Att beställa/ändra/avbeställa Gemensam filyta

/i ,

Hur beställer, förändrar eller avbeställer jag gemensam filyta?
OBS! kan bara beställas av Prefekt eller motsvarande samt IT-ansvarig vid institutionen

  1. Gå till https://administrationsverktyg.umu.se/Filyta
  2. Välj kostnadsställe samt fyll i eventuell fakturareferens
  3. Klicka på knappen Fortsätt
  4. Du kommer till en sida där du kan beställa Gemensam filyta. Endast en gemensam filyta för institutionen kan beställas.
    Alla anställda kommer att få åtkomst till denna mapp, dock kan man skapa undermappar som har begränsad åtkomst. Se att skapa under mappar för gemensam filyta.

Beställa Gemensam filyta

Gemensam filyta beställs genom att:

  1. Klicka i rutan Gemensam filyta för organisationen
  2. Skriv ett önskat namn på den gemensamma filytan (undvik namn med mellanslag)
  3. Klicka på länken Kontrollera om namnet är tillgängligt
    1. Om namnet ej är tillgängligt upprepa steg 2 & 3
  4. Klicka på Spara ändringar

Avbeställa Gemensam filyta

Gemensam filyta avbeställs genom att

  1. Klicka ur rutan Gemensam filyta för organisationen
  2. Klicka på Spara ändringar
    OBS! Om mappen som skall avbeställas ej är tom kommer avbeställningen ej att lyckas. Det kommer även ett medelande när du klickat på Spara ändringar. Då måste du se till att mappen töms och sedan göra om ovanstående procedur.

Bekräftelser på beställning/avbeställning

Via webbsidan

När man klickar på knappen Spara ändringar får man en bekräftelse på vad som är utfört i form av

  • Beställda filytor
  • Avbeställda filytor
  • Om det blev några fel i beställningen/avbeställningen

Via e-post

En e-postbekräftelse skickas även till dig som beställt eller avbeställt filytor.

Övrig information

  • Det är viktigt att den som beställer gemensam filyta går ut med informationen till personalen angående vilken sökväg det är. Ex. \\gemfilyta.ad.umu.se\gem$\”Mappnamn”
  • Tjänsten kan bara ha ett kostnadsställe per institution eller motsvarande.
  • Tjänsten faktureras månadsvis baserat på antalet beställda filytor samt total lagringsvolym.
  • Som användare av ”Min filyta” kan du se storleken på din filyta via Servicedesk, Mina Sidor, Min filyta
  • Om alla på enheten/institutionen använder sin personliga filyta så kan den monteras automatiskt för alla via en så kallade GPO, om ni inte har en lokal resurs som kan hantera detta så kan ni få hjälp med detta genom att kontakta ITS. Det sker mot löpande konsulttaxa.

Att beställa/ändra/avbeställa personlig filyta

/i , ,

Hur beställer, förändrar eller avbeställer jag personlig filyta
OBS! kan bara beställas av prefekt eller motsvarande samt IT-ansvarig vid institutionen

1. Gå till https://administrationsverktyg.umu.se/Filyta
2. Välj kostnadsställe samt fyll i eventuell fakturareferens
3. Klicka på knappen Fortsätt
4. Nu kommer du till en sida där du kan beställa personliga filyta. Personlig filyta kan beställas för individer, alla nu anställda och alla kommande anställningar vid institutionen.

Beställa
Personlig filyta för valda individer skapas genom att
1. Klicka samma bokstav som personens efternamn börjar på
2. Klicka i en checkruta för den användare som du skall beställa filyta för. (Du kan välja flera användare under olika ”bokstäver”)
3. Klicka på Spara ändringar

Personlig filyta för alla anställda skapas genom att
1. Klicka på länken Välj alla. (om du gör detta valet kan det vara smart att klicka i rutan Ge tjänsten till alla kommande anställningar)
2. Klicka på Spara ändringar

Förändra
Lägga till Personlig filyta för ytterligare individer genom att
1. Klicka samma bokstav som personens efternamn börjar på
2. Klicka i en checkruta för den användare som du skall beställa filyta för. (Du kan välja flera användare under olika ”bokstäver”)
3. Klicka på Spara ändringar

Ändra så att all personal får Personlig filyta genom att
1. Klicka på länken Välj alla. (om du gör detta valet kan det vara smart att klicka i rutan Ge tjänsten till alla kommande anställningar)
2. Klicka på Spara ändringar

Avbeställa
Personlig filyta för valda individer genom att
1. Klicka samma bokstav som personens efternamn börjar på
2. Klicka ur en checkruta för den användare som du skall avbeställa filyta för. (Du kan välja flera användare under olika ”bokstäver”)
3. Klicka på Spara ändringar
OBS! Om mappen som skall avbeställas ej är tom kommer avbeställningen ej att lyckas. Det kommer även ett medelande när du klickat på Spara ändringar. Då måste du se till att mappen töms och sedan göra om ovanstående procedur.

Personlig filyta för alla anställda genom att
1. Klicka på länken Alla valda
2. Klicka på länken Rensa valda. (om du gör detta valet kan det vara smart att klicka ur rutan Ge tjänsten till alla kommande anställningar om den är i kryssad)
3. Klicka på Spara ändringar
OBS! Om mappen som skall avbeställas ej är tom kommer avbeställningen ej att lyckas. Det kommer även ett medelande när du klickat på Spara ändringar. Då måste du se till att mappen töms och sedan göra om ovanstående procedur.

 

Beställnings, förändrings eller avbeställnings bekräftelser

Via webbsidan
När man klickar på knappen Spara ändringar får man en bekräftelse på vad som är utfört i form av
• Beställda filytor
• Avbeställda filytor
• Om det blev några fel i beställningen/avbeställningen

Via e-post
En e-postbekräftelse skickas även till dig som beställt eller avbeställt filytor.

Övrig information
• Tjänsten kan bara ha ett kostnadsställe per institution eller motsvarande.
• Om e-postutskicket skall gå till en annan roll, ex. IT-ansvarig, vid enheten/institutionen meddela detta till ITS så kan vi ändra det för berörd enhet/institution.
• Tjänsten faktureras månadsvis baserat på antalet beställda filytor samt total lagringsvolym.
• Som prefekt eller IT-ansvarig kan du se hur vilka på din institution som har filyta via Servicedesk.
• Som användare av ”Min filyta” kan du se storleken på din filyta via Servicedesk, Mina Sidor, Min filyta
• Om alla på enheten/institutionen använder sin personliga filyta så kan den monteras automatiskt för alla via en så kallade GPO. Om ni inte har en lokal resurs som kan hantera detta så kan ni få hjälp med detta genom att kontakta ITS. Det sker mot löpande konsulttaxa.

Byt Lösenord/Ge ny tillfällig identitet som katalogansvarig/IT-ansvarig

/i ,

Obs! Anställda och studenter kan numera själva återställa sitt lösenord med hjälp av bl.a. BankID via administrationsverktyget Mina inställningar, återställning på det sätt denna manual beskriver ska endast användas vid nödfall.

 

https://administrationsverktyg.umu.se/PersonalAdministration

Som katalogansvarig eller IT-ansvarig kan du hjälpa personal på institutionen/enheten som glömt sitt lösenord.

Du måste logga in med ditt Umu-id för att göra förändringen.

  • Klicka dig fram till rätt person i listan med personal
  • Klicka på Skapa ny aktiveringskod

OBS! Personens konto kommer i och med detta att inaktiveras till dess att personen har återaktiverat sitt konto med hjälp av den tillfälliga identiteten. 

  • Klicka på aktiveringskoden som skapades och välj om du vill hämta identitetshandlingarna på svenska eller engelska.
  • En ny sida öppnas och innehåller användarnamn och lösenord som skall användas för att återställa kontot med nytt lösenord.
  • Om du klickar på skriv ut kan du skriva ut identitetshandlingarna eller välja att ladda ned dem som PDF.

Överlämna dokumentet till berörd anställd/anknuten som därefter kan återställa sitt lösenord genom samma förfarande som nya konton aktiveras.

Beställning och avslutning av VPN-konto

/i , ,

Manual som instruerar hur man beställer och/eller avslutar sitt VPN-konto.

Läs mer

Begär ny tillfällig identitet

/i ,

https://administrationsverktyg.umu.se/KontoAktivering

Här kan du begära en ny tillfällig identitet om du inte redan erhållit någon. Du kan också begära en ny tillfällig identitet om du tappat bort uppgifterna eller på annat sätt inte längre kan använda dem.

  1. Välj alternativet Jag behöver beställa en ny aktiveringskod
  2. På nästa sida anger du din kontaktinformation så att någon av Servicedesk-personal kan kontakta dig. Observera att viss information är obligatorisk!
  3. Klicka på Skicka.

Lägga till en extra brevlåda/funktionsbrevlåda i Outlook (Windows)

/i ,

I Outlook kan du lägga till en extra brevlåda/funktionsbrevlåda.

1. Klicka på Arkiv.

2. Klicka på Kontoinställningar och sedan kontoinställningar…

3. Välj fliken Datafiler, markera ditt konto och klicka på Inställningar/Ändra

Välj sedan Fler inställningar

4. Välj fliken Avancerat, klicka på Lägg till…

5. Skriv in namnet på den låda du vill lägga till (ex. its-servicedesk) och klicka OK.

6. Klicka OK och stäng ner fönstren, nu ska funktionsbrevlådan vara listad under ditt vanliga konto i Outlook.

 

Fungerar det inte som det ska?

Här finns några tips och råd kring vanliga frågor om funktionsbrevlådor och Outlook.

Adressen visas inte i ”Från…”

Om du lagt till brevlådan, men saknar alternativet under ”Från…” när du ska skicka från adressen kan det bero på följande: Alla på universitetet har sin Outlook inställt i något som heter cached mode vilket innebär att man har får tillgång till mailen även när datorn inte är kopplad till nätet. Den uppdaterar informationen mot servern med jämna mellanrum och när det kommer nya mail. Ibland blir det fel på synkroniseringen och då kan man behöva gå in och synka den manuellt för att den ska visas (finns under skicka/ta emot) eller logga in via webmail så triggas automatiskt en synkning.

E-post hamnar i ens egen utkorg

När man skickar via Outlook på sin dator läggs det skickade brevet i ens egen Skickat-mapp, inte i funktionsbrevlådan. Om det är ett problem kan man antingen flytta manuellt, eller använda webmailen. För att se hur man man kommer åt en annan brevlåda: https://manual.its.umu.se/oppna-brevladafunktionsbrevlada-via-webmail/

Det finns även ett registerhack som ITS kan hjälpa dig med. Kontakta Servicedesk.

Beställa ”Min backup” (Crashplan) för anknuten

/i , ,

OBS! Tjänsten kan bara beställas av prefekt eller motsvarande samt IT-ansvarig vid institutionen eller enheten.

För att beställa/ändra/avbeställa min backup till anknuten

1. Gå till sidan https://administrationsverktyg.umu.se/Backup och logga in med ditt Umu-id

2. Klicka på länken Hantera Backup (OBS! syns bara för Prefekter eller IT-ansvariga)

3. Ange Organisation

4. Beställ eller Avbeställ för respektive person.

Nu skickas ett mail som ser ut på följande sätt ut till dem som tjänsten är beställd för.

 

OBS! Du måste komplettera din beställning om det tillkommer anknutna till din institution/enhet, samt plocka bort de som slutat.
Meddela gärna berörd person att du har för avsikt att beställa tjänsten samt att de får ett mejl när tjänsten är beställd.

 

Min backup – Ikon visas ej i menyn på Mac

/i , ,

Om ingen CrashPlan-ikon visas i menyraden gör följande:
1. Starta programmet CrashPlan.
2. Gå till menyn Inställningar – Generellt och kryssa i Visa CrashPlan-status i menyraden.

Installera ”Min backup” (Crashplan) för MacOS

/i , ,

Denna manual hjälper dig som har MacOS att installera och logga in i den molnbaserade tjänsten ”Min backup” (Crashplan)

Innan du sätter igång måste du kontrollera om det finns en gammal version av programmet på din dator (den gamla versionen heter Code42, version 7 eller 8). Om du har en gammal version av programmet måste denna avinstalleras innan du kan gå vidare, Det gör du enklast med programmet Code42 Uninstall som du hittar om du söker i Self Service.

1. Nu är du redo att gå vidare, det gör du först genom att gå till följande adress https://console.eu5.cpg.crashplan.com/ och logga in med Umu-id@umu.se

2. Välj sedan Administration – Hämtningar (Download). Därefter klickar du på den symbol i listan som stämmer överens med det operativsystem som du har på din dator. Efter detta kommer filen för programmet ”Min backup” (Crashplan) att laddas ned.

3. Öppna sedan filen som laddades ned och välj att installera CrashPlan.

———————————————–

a. Öppna Systeminställningar

b. Välj Integritet och säkerhet

c. Välj fliken Integritet, om du kör MacOS 11

d. I vänstra delen gå till Full skivtillgång och markera CrashPlan.

———————————————–

5. När installationen är klar starta Min backup (CrashPlan) och ange Umu-id@umu.se och serveradress clients.eu5.cpg.crashplan.com:4287.

6. Logga in med Umu-id

7. Klicka på Hantera filer för att komma vidare för att välja vilka filer du vill ta backup på, standard är bara Mina dokument.

För mer hjälp kontakta Servicedesk

Rensa komplettera automatiskt för kontakt i Outlook

/i ,

Nedan följer en lösning på hur du tar bort en sparad kontakt som kommer upp som förslag när du ska lägga till en e-postadress.
Detta kan även lösa problemet ”#550 5.1.1 RESOLVER.ADR.ExRecipNotFound; not found“.

  1. Starta Outlook
  2. Skapa Ny e-post
  3. Klicka på Till… och sök efter en användare
  4. Använd pil ner och markera kontakten du vill ta bort
  5. Klicka på krysset intill för att ta bort förslaget.