Importera publikationer till DiVA

/i , ,

För att förenkla registreringen i DiVA kan du importera information om publikationer från andra databaser (till exempel Pubmed och Scopus). Du kan också importera publikationslistor från ORCID till DiVA, och tvärtom.

Sök på titel innan du importerar

Importer till DiVA resulterar ibland i dubblerade poster. Kontrollera därför först om dina publikationer redan finns registrerade i DiVA genom söka i DiVA på publikationens titel eller på ditt namn.

Sök i DiVA

Om du vill ändra något (till exempel lägga till ditt Umu-id) så kan redan registrerade poster redigeras. Om posten är låst för redigering ska du i första hand kontakta en DiVA-administratör vid din institution. I andra hand kan du kontakta biblioteket.

Om du ska importera många publikationer kan du istället kontrollera dubbletter i samband med själva importen. Under steg 5 och i slutet av denna manual kan du läsa hur du gör.

 

Importera till DiVA

1. Sök fram och exportera dina publikationer

Börja med att söka fram och exportera dina publikationer från en lämplig databas. När du ska exportera information från databaser behöver du välja format för exporten. Följande referensformat kan användas i DiVA:

  • BibLaTex
  • BibTex
  • EndNote XML
  • ISI
  • MODS
  • RIS

Här kan du läsa om hur det fungerar i några av de vanligaste databaserna:

  1. Gör en sökning och markera posterna som du vill importera. Du kan också ändra antal träffar eller klicka ”alla på sidan”. Det går även att välja ”250 framåt”.
  2. Välj Exportera, och från listan väljer du MODS.
Endnote Desktop
  1. Öppna Endnote och markera alla referenser som du vill importera.
  2. Välj File > Export…
  3. Välj XML som filformat och Output style = Show all fields. Filen sparas på din dator.
Endnote Online

Om du använder Endnote Online går det inte exportera till filformatet XML. Istället gör du följande:

  1. Välj vilka referenser du vill exportera från ditt bibliotek och spara dessa till Quick List, alternativt till en mapp.
  2. Gå till Format > Export references.
  3. Under ”References” väljer du Quick List, alternativt den mapp med referenser som du vill exportera.
  4. Du väljer antingen BibTex Export eller RefMan (RIS) Export som export style.
  1. Gör en sökning och markera posterna som du vill importera.
  2. Klicka på Export och sedan Citations ovanför träfflistan.
  3. Välj Format: RIS och Include: Citation & Abstract.
  4. Klicka på Export.

Från din ORCID-profil kan du exportera publikationer till DiVA. Du kan välja att antingen exportera alla poster eller markera de poster du vill exportera. Så här importerar du till DiVA:

  1. Klicka på knappen Actions under rubriken “Works”.
  2. Klicka på Export (all) works när du har valt poster och sedan på Export selected works to BibTex.
  3. Spara filen (filändelse .bib).
a) Importera enstaka publikationer

I DiVA kan du importera enskilda publikationer från Pubmed med hjälp av Pubmed ID (PMID). Sök fram dina publikationer i Pubmed så att du har PMID till hands inför importen i steg 3.

b) Importera flera publikationer

Du kan importera flera referenser från Pubmed till DiVA med hjälp av ett referenshanteringsprogram:

  1. Välj Send to i träfflistan och därefter Citation manager.
  2. Filen som laddas ned öppnar du sedan i valfritt referenshanteringsprogram.
  3. Därefter kan du exportera referenserna som BibTex-format eller RIS-format.
  4. Denna fil importerar du sedan som vanligt till DiVA, se steg 3.
  1. Gör en sökning och markera posterna som du vill importera.
  2. Klicka på Export ovanför träfflistan.
  3. Välj RIS Format. Kryssa i Citation information, Bibliographical information och Abstract & keywords (alla rutor under dessa ska vara ikryssade).
  4. Klicka på Export.
  1. Gör en sökning och markera önskade poster. Du kan välja att antingen markera alla träffar, markera posterna på sidan som visas eller välja poster inom ett visst nummerspann (via knappen ”Add to marked list”).
  2. Klicka på knappen Export ovanför träfflistan. Välj format Plain text file.
  3. Du får då upp rutan ”Export Records to Plain Text File”. Här väljer du Full record.
  4. Klicka på Export.

 

2. Spara filen

Spara den exporterade filen till din dator. Om du inte får upp en fråga om var du vill spara exporterad fil så laddas den vanligtvis ner till Hämtade filer på datorn.

3. Importera

För att genomföra importen till DiVA behöver du logga in i DiVA administration.

  1. Logga in i DiVA med ditt Umu-id.
  2. Välj ingången ”Importera uppgifter om publikation”.
  3. Klicka på Importera från externa databaser (uppe till höger).

Ingången importera referenser i Diva

a) Importera enstaka Pubmed-poster med PMID

Om du ska importera enstaka publikationer från Pubmed fyller du i publikationens PMID i fältet PubMedID och klickar på Importera. Det går bara att importera en publikation i taget med den här funktionen.

b) Importera en exporterad fil

Om du har exporterat en fil väljer du format i listan innan du importerar. För databaserna beskrivna i steg 1 väljer du följande format:

  • Annat lärosätes DiVA: MODS V3
  • Annat referenshanteringsprogram: RIS eller BibTex
  • Endnote: EndNote XML
  • Endnote Online: RIS eller BibTex
  • IEEE: RIS
  • ORCID: BibTex
  • Scopus: RIS
  • Web of Science: ISI

Välj sedan den nedsparade exportfilen för att ladda upp den till DiVA.

Två olika fält för att importera i Diva

4. Bekräfta importen

När importen är klar får du upp ett meddelande att filuppladdningen lyckades. Klicka på Importera.

5. Granska de importerade posterna

De importerade posterna hamnar i en lista. Om du har importerat en publikation som redan finns registrerad i DiVA med DOI eller någon annan identifikator så visas den som en dubblett i listan. Du kan då radera dubbletten från importlistan (den redan registrerade posten ligger kvar i DiVA).

Klicka på en post för att komma till registreringsformuläret. Granska uppgifterna för varje publikation noga. Använd gärna manualen för att registrera forskningspublikationer i DiVA:

Registrera forskningspublikation i DiVA

  • Publikationstyp och eventuell underkategori.
  • Författaruppgifter. Klicka på Koppla personpost för att fylla i dina uppgifter automatiskt eller ange Umu-id för Umu-affilierade författare. Ange den organisationstillhörighet som uppges i publikationen.
  • Typ av innehåll (refereegranskat, övrigt vetenskapligt, övrigt).
  • Nationell ämneskategori. Välj från ämnesträdet eller använd funktionen ”Förslag på nationell ämneskategori”.
  • Abstract. Kontrollera gärna att abstractet ser bra ut, till exempel att styckesindelning ser ut som i publikationen.

 

På nästa sida kan du välja att ladda upp en fulltext av publikationen. Klicka sedan på Fortsätt.

6. Skicka in

  • På sista sidan i registreringsformuläret får du en översikt över informationen för den publikationen. Du kan här gå tillbaka i formuläret om du vill lägga till eller ändra något.
  • När du kontrollerat informationen klickar du på Skicka in.
  • Om du har importerat flera publikationer kommer du nu tillbaka till importlistan och kan granska nästa post.

En registrerad publikation blir synlig i DiVA inom några minuter. Det kan dock dröja upp till ett dygn innan nya publikationer visas på personal- och institutionssidor.

Kontrollera dubbletter

Kontrollerade du om publikationerna fanns registrerade i DiVA innan du påbörjade importen? Om du inte gjorde det behöver du nu se till att din import inte orsakade några dubblerade poster. Kontakta biblioteket om du är osäker.

  1. Gå till “Ändra / Radera post” i DiVA administration.
  2. Sök på antingen namn eller Umu-id.
  3. Sortera publikationerna på titel.
  4. Om du har råkat registrera en dubblett kan du själv ta bort den genom att klicka på krysset till höger.

 

Publikationslistor i ORCID

ORCID är ett unikt id som särskiljer dig från andra forskare. På din ORCID-profil kan du samla dina publikationer men också annat, såsom utmärkelser, finansiering, och annan forskningsoutput (till exempel forskningsdata eller kod). Om du inte redan har ett ORCID-konto kan du registrera ett konto genom att gå till Create your ORCID iD.

Importera poster från DiVA till ORCID

Du kan enkelt importera poster från DiVA till ORCID för att hålla din ORCID-profil uppdaterad. Tänk på att du kan behöva justera typ och andra uppgifter för varje post i efterhand.

  1. Gå till Utsökning i DiVA.
  2. Skriv in ditt Umu-id i sökfältet “Person, id”.
  3. Längst ner på sidan finns “Välj format och sortering”. Här väljer du formatet BibTex.
  4. Välj hur många poster du vill exportera under “Antal träffar”. Det är förinställt på 50 poster, men du kan välja upp till 9 999 poster.
  5. Klicka på Skapa länk och kopiera länken som genereras under “Utsökningslänk”.
  6. Klistra in länken i en ny flik i webbläsarens adressfält och tryck på enter. En BibTex-fil skapas.
  7. Spara filen som skapats.
  8. Logga in på ditt ORCID-konto.
  9. Klicka på Add vid rubriken “Works”. Välj Add BibTex.
  10. Klicka på Choose BibTex file to import och välj den sparade BibTex-filen. Observera att om filen du sparat har fått ändelsen “.txt” måste du välja ”Alla filer” i rullisten för att den ska visas.
  11. Välj Select all för att importera alla poster, eller markera de poster du vill importera. Klicka på Import works to your record.
  12. Du kan redigera informationen om de importerade posterna och komplettera om någonting saknas. Dessutom kan du välja om posterna ska vara tillgängliga för alla, endast för utvalda, eller enbart för dig.

 

Kontakta biblioteket

Kontakta biblioteket om du har frågor om DiVA. Välj kategorin Publicering, avhandlingar och forskningsdata.

Kontakta biblioteket

Skapa tavelvy i Microsoft Lists

/i , , ,

Microsoft Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och arbeta i listor med vem du vill. I dina listor kan du skapa olika filter och vyer beroende på hur du vill se listans innehåll. I denna manual beskriver vi hur du skapar en tavelvy. 

En tavelvy kan vara användbar vid uppgiftshantering i till exempel projekt som kräver översikt och tydlig visualisering av status på uppgifter. Tavelvyn skiljer sig från den klassiska listvyn genom att visa varje rad som ett eget kort.

Skapa tavelvy:

  1. Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en tavelvy i. 
  2. Klicka på + till höger om Alla objekt i menyraden

  3. I rutan som dyker upp väljer du vilken typ av vy du vill skapa och vad vyn ska heta: 
    1. Ge din nya vy ett namn.  
    2. Under Visa som väljer du vilken typ av vy. Välj här Tavla för en tavelvy
    3. Välj sedan hur du vill organisera din tavla genom att klicka på Välj kolumn.
    Om du har färdiga kolumner väljer du den en av dessa alterantivt valet att skapa en ny kolumn som du vill organisera din tavelvy utefter. Ett vanligt exempel är att organisera efter status, plats eller datum. Detta går att ändra i efterhand.
    4. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra som har tillgång till listan bockar du i rutan Gör den här till en offentlig vy under synlighet. Om du vill att vyn ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.  
    5. När du är redo, klickar du på Skapa.

  4. Nu har du skapat din nya Tavelvy! Alla dina vyer syns som flikar ovanför innehållet och du kan enkelt gå mellan dessa beroende på ditt behov.
    I vyn kan du skapa nya buckets (alternativ i den kolumn nu valt att organisera efter) och hantera dina nuvarande buckets. Du kan dra dina objekt till den bucket den ska tillhöra, och även lägga till fler objekt genom att klicka på + i det högra hörnet på dina buckets. Klicka enkelt på ett av korten för att få all information eller ändra redan tillagd information. I bucketen Otilldelade objekt hittar du kort som saknar information i den kolumn du valt att organisera tavlan efter.

Kontrollera backup från tjänsten ”Min backup” (Crashplan)

/i ,

Detta är en manual för att kontrollera att din backup via tjänsten ”Min backup” (Crashplan) fungerar. Manualen fungerar både för dig med Windows och MacOS.

Viktig information gällande MacOS, Chrashplan kan inte göra backup på OneDrive filer. Det ser ut som om det fungerar men det kopieras ingenting. I detta fall så får OneDrive räcka som backup

Via inloggning på webbsida

  1. Gå till https://console.eu5.cpg.crashplan.com/ i en webbläsare
  2. Logga in med din Umu-id@umu.se. Du skickas sedan vidare till Umu inloggning där du loggar in med umu-id.
  3. Inloggad klickar du på enheter och klickar på din enhet (datornamn).

  4. Kontrollera storleken på backupen, backupstatus, samt när den senast kördes.
  5. Kontrollera under historik att backup körs och att det inte finns några felmeddelanden.

    (OBS! 0MB kan betyda att inga filer har ändrats sedan senaste backupen)

Via programmet på din dator

  1. Öppna programmet via startmenyn.

    Du skickas vidare till Umu:s hemsida för inloggning där du loggar in med umu-id.
  2. Kontrollera att du har en grön bock samt när backupen senast kördes.

Återställa en fil går endast göra via programmet på datorn.

  1. Prova att återskapa en fil genom att klicka på återskapa filer.
  2. Välj en fil/mapp att återskapa ta gärna en enstaka fil som inte är så stor, när du testar första gången så ta en mindre viktig fil.
  3. Återskapa den till en annan plats (en annan plats än där filen ligger i dagsläget) så att den inte skriver över någon viktig fil.

Kontrollera vilka filer du gör backup på

Som standard är inställningen att backup görs på Dokument mappen på datorn, inget mer.

Vill du ändra detta eller göra backup på fler mappar gör du det genom att klicka på knappen ”Hantera filer”

Där kan du välja fler mappar.

Starta en backup (Säkerhetskopiering) manuellt.

Öppna Min backup (Crashplan) på datorn och klicka på ”kör säkerhetskopiering”

Inställningar för telefoni i Teams

/i , , ,

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams.

 Vy över flik Samtal i Teams

  1. Lägg till nya kontakter.​
  2. Skriv numret du vill ringa eller sök på ett namn och ring direkt.​
  3. Välj om du vill vidarekoppla och hitta andra inställningar för samtal.​
  4. Inställningar för ljudenheter. Välj vilken ljudenhet du vill använda.​
  5. Klicka på din profil för att ändra status och ange statusmeddelande. Du kan även schemalägga din frånvaro. 

Inställningarna når du genom att klicka på de tre prickarna bredvid din profil uppe till höger, välj sedan ”Samtal”. ​

​

Bokningsstatus i TimeEdit

/i , , ,

TimeEdit har funktionalitet för att jobba med bokningsstatus. För att jobba aktivt med bokningsstatus krävs att du använder TE Core. I TE Viewer kan du inte välja vilken status en bokning har.

Läs mer

Om grupper i Microsoft 365

/i , ,

När du lägger till en medlem i en grupp i Microsoft 365 så får den korrekt behörighet på allt som gruppen omfattar med hjälp av tjänsten Microsoft 365 Groups. Grupper ska helst ha två ägare och det är viktigt att ta bort grupper som inte längre används. 

Vad är en Microsoft 365-grupp och hur skapas den?

Du kan samla personer som du vill samarbeta med i en Microsoft 365-grupp. I den kan ni dela olika resurser.

Det skapas alltid en Microsoft 365-grupp ”i bakgrunden” när du skapar något av detta i Microsoft 365:

  • Delat bibliotek i din OneDrive
  • Sharepoint
  • Planner
  • Team

De personer som har tillgång till t ex plannern har alltså också tillgång till M365-gruppen.

Grupper som du är med i syns i menyn till vänster i Outlook, under ”Grupper”, med undantag för dina Teams som är dolda i Outlook.

Vad kan vi använda gruppen till?

Medlemmarna i gruppen kan dela olika resurser till exempel en gemensam e-postlåda och en gemensam kalender.

Gemensam e-postlåda

Den gemensamma e-postlådan kan gruppen använda för att skicka mejl inom gruppen.

E-postadressen blir gruppensnamn@o365.umu.se. Därför bör inte gruppens gemensamma e-postlåda användas för att göra externa mejlutskick.

Inställningarna till gruppens e-postlåda hittar du i Outlook. Sök upp och klicka på gruppen under ”Grupper”, klicka sedan på kugghjulet ”Gruppinställningar”.

Gemensam kalender

Den gemensamma kalendern kan användas för gemensam planering inom grupper, som en digital anslagstavla, gemensamma möten med mera. Endast medlemmarna i gruppen har tillgång till den.

Roller i Microsoft 365 grupper

Det finns tre olika roller: ägare, medlem och gäst.

Ägaren administrerar vilka som ska vara medlemmar, därför är det bra om man är minst två som är ägare av en grupp.

Medlemmar och gäster har i stort sett samma behörigheter vilket är att skapa, läsa och redigera innehåll.

Viktigt att ta bort inaktiva grupper

Om du är medlem i eller äger många grupper så kan du uppleva att det är svårt att navigera bland grupper som inte längre används. Grupper kan döljas vilket underlättar navigering, men dessa grupper kan också utgöra ett hot mot informationssäkerheten och då främst om det finns information som ingen äger och tar ansvar för. Har du dessutom bjudit in externa gäster med konton som UmU inte hanterar så kan dessa konton hamna i händerna på personer som inte är avsedda att ta del av informationen.

Därför rekommenderar vi att du tar bort grupper som inte längre används. Tänk på att om du tar bort en grupp försvinner allt innehåll kopplat till gruppen.  

Ta bort grupper i Microsoft 365

Ta bort grupper i Microsoft 365

/i , , , , , ,

Ta bort grupper i verktyget

Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen. För att ta bort en grupp behöver du vara ägare i gruppen.

Ta bort grupp i Planner

  1. Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
  2. För att ta bort, gå till den grupp du vill ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinformation.
  3. Längst ner i dialogfönstret för Planinformation hittar du länken för att ta bort gruppen ”Ta bort den här planen”. 

Ta bort grupp i Sharepoint

  1. Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
  2. Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet högst upp till höger få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort site.

Skärmdump site information Sharepoint

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ta bort grupp i Teams

  1. Gå till Teams och välj Team i menyn till vänster.
  2. I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn. 

Skärmdump som visar ta bort team i Teams

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Administrera grupper via Outlook (Office 365)

Du kan också administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.

  1. Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
  2. Välj Grupper i menyn till vänster.
  3. Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
  4. Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar (pennan) bredvid grupppens namn. I den ruta som nu öppnas kan du administrera din grupp. 

Återställa slängt och borttaget innehåll från papperskorgen (Episerver)

/i ,

Allt innehåll som du slängt i Episerver under de senaste 30 dagarna kan du hitta och återställa från papperskorgen.

Papperskorgen hittar du under det nedre kugghjulet i trädstrukturen:

 

När du sedan öppnat papperskorgen kan du lista efter innehållets namn, datum när innehållet slängdes eller namnet på den som slängt det.

När du hittat det innehåll du vill återställa, markerar du raden och väljer Återställ längst ut i högerkanten.

Utkastläget i TimeEdit Core

/i , , ,

Utkastläget, eller kort bara Utkast, är en av de funktioner i TE Core som används vid kopiering av scheman och det är för detta det oftast används. Funktionaliteten är dock mer flexibel än så och det finns fler potentiella användningsområden.

På samma sätt som ett mail-utkast inte är ett riktigt mail förrän det skickats är bokningar som utförs i ett utkast i TE Core inte riktiga bokningar förrän utkastet verkställts. Läs mer