Aktivera veckonumrering i Outlook för Windows

När du börjar använda din kalender i Outlook är veckonumreringen avaktiverad. Vill du aktivera den gör du det själv via kalenderalternativen.

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Alternativ i vänstra hörnet.
  3. Klicka på Kalender.
  4. Scrolla ner till Visningsalternativ, där markerar eller avmarkerar du kryssrutan Visa veckonummer i månadsvyn och i datumbläddringen.

  5. Du har nu veckonumrering i din kalender i Outlook

Kontrollera kontoinställningar Outlook för M365 (Mac)

Det händer att det ibland sparas felaktiga uppgifter i mailkontot för Outlook, du kan själv kontrollera att uppgifterna stämmer, hittar man något som inte ser rätt ut så kan du också redigera/uppdatera.

1. Starta Outlook och gå till inställningar …

2. Tryck på Konto.

3. Kontrollera att du har skrivit in rätt uppgifter enligt nedan.

 

Ställ in Outlook på Mac med mailkonto i M365/O365

OBS! Om du har ett konto sedan tidigare behöver du först ta bort kontot innan du fortsätter med denna instruktion.

Ta bort konto i Outlook för Mac

1. Starta Outlook och skriv in din epostadress.

2. Skriv in UMUid@ad.umu.se, ex abcd1234@ad.umu.se och klicka Nästa.

3. Du ska nu länkas om, skriv in det lösenord för UMUid och klicka på Logga in.

4. Om du har MFA aktiverat, godkänn då inloggningen på din enhet.

5. Nu ska kontot vara klart att användas, klicka på Klar

Synka dina kontakter i Outlook (iPhone, Android)

1. Starta Outlook i mobilen.

2. Gå till kugghjulet nere till vänster.

3. Gå in på ditt konto för Umu-eposten.

4. Bocka i att synka kontakter/spara kontakter, efter några minuter så ska dina kontakter dyka upp på ditt konto.

Observera! Kontakterna sparas ner från Outlook till din enhet. Om du sparar nya kontakter i din enhet kommer de inte synkas till kontaktboken i Outlook.

Ställ in Outlook på Android med mailkonto i M365/O365

1. Börja med att tanka ner Outlook från Play Store.

2. Om du ex. har MS Authenticator installerat och ditt UMUid inlagt så ska ett konto hittas automatiskt.
Markera då kontot och klicka på fortsätt, kontot kommer läggas till och du är klar.
Ibland funkar inte detta, hoppa då till Steg 3.

3. Hittas inget konto så ska du kunna klicka dig vidare för att lägga till ett.

4. Skriv in din mailadress.

5. Du ska nu länkas om till en inloggning från Microsoft, skriv in UMUid@ad.umu.se

6. Du ska nu länkas vidare till inloggning för Umeå Universitet, skriv in ditt lösenord.

7. Om du försöker lägga till kontot på samma enhet som du har MFA tillagt så ska du få upp en fråga att godkänna inloggningen.

8. Öppna MS Auth för att skriva in siffran och godkänna inloggningen.

9. Nu ska kontot vara tillagt i appen.

 

 

 

 

 

Ställ in Outlook på iPhone med mailkonto i M365/O365

Om du har använt Outlook-appen sedan tidigare

Om du har använt Outlook-appen i iPhone för e-post före flytten av e-post till molnet behöver du ta bort kontot i appen och lägga tillbaka det igen för att få e-posten att fungera. Starta Outlook-appen, gå till Inställningarna (kugghjulet), välj ditt konto under E-postkonton och välj sedan Ta bort konto. Gå sedan vidare till steg 2 i denna instruktion.

Om du aldrig använd Outlook-appen

1. Börja med att tanka ner Outlook från App Store.

2. Om du har MS Authenticator installerat och ditt Umu-id inlagt så ska ett konto hittas automatiskt.
Välj då Lägg till, kontot kommer läggas till och du är klar.
Ibland funkar inte detta, hoppa då till Steg 3.

3. Hittas inget konto, så ska du bli tillfrågad att lägga till ett konto.

Om du kommer till ett fönster där du ombeds logga in i Google: gör inte det utan backa tillbaka till föregående ruta och välj ”Hoppa över”, skriv därefter in din e-postadress och välj att lägga till det kontot.

4. Skriv in din mailadress.

5. Om du har MFA aktiverat så får du denna fråga innan inloggning.

6. Du ska nu länkas om till en inloggning från Microsoft, skriv in UMUid@ad.umu.se

7. Du ska nu länkas vidare till inloggning för Umeå Universitet, skriv in ditt lösenord.

8. Om du försöker lägga till kontot på samma enhet som du har MFA tillagt så behöver du klicka på Dölj för att se koden.
Efter 5 sekunder kommer du tillbaka till MS Authenticator och kan skriva in koden som visas.

Om du har MFA på en annan enhet skriv in koden som visas där.

9. Du är nu klar, Outlook kommer fråga dig om att lägga till ett till konto, välj Kanske senare.

Manual för att synka dina kontakter i Outlook (iPhone)

Hantera aviseringar i OneDrive

I denna manual visar vi hur du hanterar dina aviseringar i OneDrive. Exempelvis om du vill stänga av aviseringar om någon skriver i ett Word dokument, kommentarer mm.

  1. Logga in med ditt umu-id via O365.umu.se. Öppna därefter OneDrive i vänster menyn.
  2. OneDrive i webben öppnas nu upp i din webbläsare. Klicka på kugghjuls-symbolen för inställningar i det övre högra hörnet.
  3. Klicka sedan på OneDrive-inställningar
    hantera aviseringar onedrive - inställnings icon - onedrive inställningar
  4. Du får nu fram dina alternativ för olika aviseringsinställningar. Standardinställningarna är att alla är i bockade. Klicka av de aviseringar du inte längre vill ska gälla.
    hantera aviseringar onedrive - Onedrive inställningar

    1. Bocka ur påminnelser för missad e-postdelning om du vill ha en avisering om du misslyckas att dela ditt dokument (rekommenderas att vara på).
    2. Bocka ur E-postmeddelande när OneDrive identifierar att många filer tas bort på en gång om du inte vill få ett E-postmeddelande om många filer från din OneDrive tas bort på en gång (rekommenderas att vara på).
    3. Bocka ur E-postavisering när andra svarar på dina kommentarer om du inte vill ha avisering via E-post om någon svarar på dina kommentarer i ett dokument.
    4. Bocka ur E-postmeddelande när andra kommenterar mina dokument om du inte vill ha avisering via E-post om andra kommenterar i dina dokument.
    5. Bocka ur E-postavisering när länken i ett delningsmeddelande som du skickade har klickats på om du inte vill ha avisering om någon har klickat på din länk (fil) som
    6. Bocka ur E-postmeddelande när andra laddar upp filer i dina filbegäranden om du inte vill ha avisering via E-post om andra laddar upp filer i din delade mapp

 

 

Logga in med multifaktorautentisering, Freja eID+ och Microsoft Authenticator

Denna manual beskriver hur du loggar in med multifaktorautentisering på Umeå universitetets system.

Multifaktorautentisering, MFA, är en tjänst som ger dig ett utökat skydd vid inloggning i vissa av universitetets system. Med multifaktorautentisering loggar du in i två steg vilket ger dig ett extra lager skydd ovanpå ditt Umu-id och ditt lösenord. Universitet använder både Microsoft Authenticator och Freja eID+ som tvåstegsverifiering. Inloggningen kan därför se olika ut beroende på vilket system du loggar in på.

Freja eID+

Freja eID+ är en kostnadsfri statligt godkänd digital legitimation som gör det möjligt att logga in och verifiera dig i vissa av universitetets system och tjänster. Du kan därmed bevisa din identitet i en applikation i din telefon istället för att du behöver en fysisk ID-handling.

Följ denna manual för att följa inloggningen med Freja eID+.

Microsoft Authenticator

Appen Microsoft Authenticator innebär att du loggar in i vissa tjänster vid universitet genom att använda appen Microsoft Authenticator på din telefon eller dosa, utöver ditt Umu-id och lösenord.

Följ denna manual för att följa inloggningen med Microsoft Authenticator.

Logga in med Freja eID+ eller Microsoft Authenticator

När du loggar in på vissa av universitetets system, till exempel Skyddade dokument, kommer du behöva välja att antingen logga in med Freja eID+ eller Microsoft Authenticator. Då ser det ut så här efter att du skrivit ditt Umu-id och lösenord:

Om du loggar in med dosa ska du välja alternativet Microsoft Authenticator. Det gäller även dig som använder Microsoft Authenticator-appen på din mobila enhet.

Däremot, om du bara vill logga in i Office 365 finns enbart Microsoft authenticator som alternativ. Då hänvisas du direkt till Microsoft authenticator efter att du skrivit in ditt Umu-id och lösenord, du behöver alltså inte välja vilken metod du vill logga in med.

 

Ändra dokumentbiblioteksvy i SharePoint

I denna manual visar vi hur du ändrar dokumentbiblioteksvyn i SharePoint. 

 

  1. Gå till SharePoint gruppwebbplats och välj fliken Dokument i vänster menyn.
  2. Klicka på Alla dokument. 
    ändra dokumentiblioteksvy i SharePoint - gå till dokumentbibltiotek välj alla dokument
  3. Välj Kompakt lista för att göra dokumentbiblioteket mer kompakt. Det ser ut så här:
  4. ändra dokumentiblioteksvy i SharePoint - kompakt lista
  5. Välj Paneler för att göra dokumenten till paneler. Det ser ut så här:
    ändra dokumentiblioteksvy i SharePoint - paneler
  6. Observera! Om du ändrar vy inom ett dokumentbibliotek och klickar på en mapp i samma dokumentbibliotek kommer den vyn fortsätta att vara aktiverad. Om du istället klickar ned/uppdaterar internetfönstret kommer vyn gå tillbaka till standard vyn dvs. Lista. Detta innebär att om du vill se dina dokument i panelvy hela tiden måste du klicka på Alla dokument och ändra varje gång du öppnar ett dokumentbibliotek. För att få vyn som standard måste du vara administartör för SharePoint gruppwebbplatsen – skapa en ny vy –  välja vy och klicka Ange aktuell vy som standard. (se nästa rubrik).

Skapa ny vy

Du kan också skapa egna vyer och göra dem publika för alla medlemmar i SharePoint gruppwebbplatsen.

  1. Välj Skapa ny vy
    skapa ny vy i sharepoint dokumentbibliotek

Dialogruta visar sig.

  1. Skriv in ett namn på din nya vy.
  2. Välj om du vill ha List vy, kalender vy eller Galleri (panel) vy. 
  3. Bocka i ruta om du vill göra den offentlig för andra medlemmar i SharePoint gruppwebbplatsen.
  4. Klicka Skapa när du är klar.
    skap ny vy sharepoint- namn, val av vy, offentlig, skapa
  5. Dina vyer samlas under samma fliken Alla dokument. Bilden nedan visar att jag har skapat tre stycken vyer.
  6. Välj din vy
  7. Klicka på Spara vy som för att spara din vy.
  8. Klicka på Ange aktuell vy som standard för att göra vyn som standard när SharePoint dokumentbiblioteket öppnas. (Observera att du måste vara administratör för att göra detta).
  9. Klicka på Redigera aktuell vy för att redigera vyn (exempelvis ta bort vy, lägga till eller sortera kolumner).
  10. Klicka på Formatera aktuell vy för att för att formatera vy (exempelvis radformat och regler).
    skapa ny vy i sharepoint dokumentbibliotek - välj skapad vy och redigera

Vanliga frågor om SharePoint

Vad är SharePoint?

SharePoint är en gratis molnbaserad applikation som primärt används för att skapa webbplatser. Du kan använda det som ett säkert ställe för att lagra, ordna, dela och få åtkomst till information från valfri enhet. Allt du behöver är en webbläsare, som Microsoft Edge, Chrome eller Firefox.

I SharePoint kan du:

  • Bygga upp intranätplatser och skapa sidor, dokumentbibliotek och listor.
  • Lägga till webbdelar för att anpassa innehållet.
  • Visa viktiga visuella objekt, nyheter och uppdateringar med en grupp- eller kommunikationswebbplats.
  • Upptäcka, följa och söka efter webbplatser, filer och personer i hela företaget.
  • Hantera dina dagliga rutiner med arbetsflöden, formulär och listor.
  • Synkronisera och lagra filer i molnet så att alla kan arbeta med dig.
  • Få senaste nytt var du än är med mobilappen.

Hur hittar jag SharePoint?

Gå till www.o365.umu.se. Logga in med ditt UmU ID. Du kommer till Office365 Portalen. Titta till vänster i panelen och sök efter SharePoint, alternativt klicka längst ned på Fler applikationer och sedan SharePoint.

Vad är en gruppwebbplats?

Med SharePoint gruppwebbplats kan du och ditt team ansluta till delat innehåll och resurser. Använd gruppwebbplatser för att lagra och samarbeta i filer eller för att skapa och hantera listor med information samt:

  • Följa upp och hålla dig uppdaterad om projektets status
  • Ordna och redigera delat innehåll
  • Anslut till en Microsoft 365 grupp för åtkomst till gruppresurser
  • Om du behöver en webbplats för att få ut information till andra kan du använda en kommunikationswebbplats i stället.

Vill du veta mer, se manual: Hitta, skapa och ta bort gruppwebbplats i SharePoint

Vad är ett dokumentbibliotek?

Ett dokumentbibliotek är en säker plats för fillagring där du och dina medarbetare enkelt kan hitta era filer, arbeta med dem tillsammans och komma åt dem från vilken enhet som helst. Du kan till exempel använda ett dokumentbibliotek på en webbplats i SharePoint lagra alla filer som är relaterade till ett visst projekt eller en viss klient. Det är enkelt att lägga till filer eller flytta filer mellan mappar – dra dem bara från en plats och släpp dem på en annan. (länk till manual ”skapa dokumentbibliotek i SharePoint”)

Kan jag dra filer från min dator till ett SharePoint dokumentbibliotek?

Ja, det kan du. Du kan dra filer och mappar från datorn för att ladda upp dem OneDrive biblioteket eller SharePoint gruppwebbplats med det moderna upplevelsen. Du kan också bläddra bland och ladda upp filer.

Om du vill skapa och ladda upp filer och mappar i ett bibliotek måste du ha deltagarbehörighet till biblioteket. Om du inte vet vilka behörigheter du har kontaktar du SharePoint administratör.

Vill du veta mer, se manual: Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

Kan jag kopiera filer i SharePoint?

Ja, du kan kopiera och flytta filer och mappar från en SharePoint bibliotek. Se manual: Flytta eller kopiera filer i SharePoint

Kan jag sluta dela en fil i SharePoint?

Ja, du kan dela och sluta dela filer om du har behörighet till att göra det inom en SharePoint grupp. Se manual: Sluta dela filer i Office 365

Vad är ett nyhetsinlägg i SharePoint?

Ett nyhetsinlägg är en funktion som du kan använda dig av för att sprida nyheter inom en befintlig SharePoint sida. Du kan använda dig av olika ”webbdelar” (information) att förmedla ditt budskap med. Exempelvis text, bild, video, mm. Se manual hur man skapar ett nyhetsinlägg här: Skapa och ta bort ett nyhetsinlägg i SharePoint

Kan jag ta bort en SharePoint gruppwebbplats?

Ja, du kan ta bort en SharePoint webbplats. Du behöver dock vara ägare av SharePoint webbplatsen. Se här hur du gör: Hitta, skapa och ta bort gruppwebbplats i SharePoint

Kan jag ta bort filer och mappar i SharePoint?

Ja, du kan ta bort filer och mappar i ditt SharePoint bibliotek. Tänk på att om du tar bort filer från ett SharePoint bibliotek som är kopplat till ett Team kommer filerna att tas bort i Teams. När du tar bort filer sparas dem i Papperskorgen.

Viktigt!: När du tar bort en mapp tas mappen och eventuella filer och undermappar i den bort. Du kan flytta eller arkivera innehållet i mappen innan du tar bort den. Du eller administratören kanske kan återställa en mapp och dess innehåll från papperskorgen. (se nästa fråga).

Hur länge lagras borttagna objekt i Papperskorgen?

I SharePoint i Microsoft 365 behålls objekt i 93 dagar från den ursprungliga platsen. De ligger kvar i webbplatsens papperskorg hela tiden, såvida inte någon tar bort dem därifrån eller tömmer Papperskorgen. I så fall går objekten till webbplatssamlingens papperskorg där de finns kvar under de 93 dagarna såvida inte:

  • Webbplatssamlinges papperskorg överskrider sin kvot och börjar tömma de äldsta objekten.
  • Objekten tas bort manuellt av administratören för webbplatssamlingen från webbplatssamlingens papperskorg.

Kan jag ta bort ett dokumentbibliotek eller Nyhetsinlägg i SharePoint?

Ja, som ägare av SharePoint gruppwebbplatsen kan du ta bort dokumentbibiotek och nyhetsinlägg. Se mer här: Skapa och ta bort ett nyhetsinlägg i SharePoint

Kan jag synkronisera filer från SharePoint till min dator?

Ja du kan synkronisera filer från SharePoint till din dator. Se mer här om hur du synkroniserar: Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Kan jag göra så att vissa personer inte kan redigera dokument i SharePoint?

Ja som ägare till en SharePoint gruppwebbplats kan du hantera behörigheter på mappar och filer. Se mer här: Anpassa behörigheter för filer, mappar och bibliotek i SharePoint