Microsoft 365 – Sida 3

Bookings är ett digitalt bokningsverktyg där du kan schemalägga olika typer av bokningsbara tider och möten – som personer sen kan boka in sig på. Det kan till exempel vara handledningstider, rådgivning, möten, eller andra tjänster. Här finns en beskrivning av hur du gör för att skapa din egen bokningssida.

Gå till portalen på o365.umu.se

Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Bookings.
Nu är du på Bookings startsida. För att skapa en ny bokningssida klickar du på Skapa.
Välj om du vill skapa en ny bokningssida, eller om du vill klona från en befintlig kalender (bokningssida). För att skapa en ny väljer du Skapa från början.
Nu väljer du ett namn till din bokningssida, visningsnamnet kan ändras i efterhand, däremot ändras inte adressnamnet, så tänk på att om du ändrar namn på din bokningssida ändras enbart visningsnamnet. Du kan även lägga till en logotyp som kommer att synas på startsidan för bokningssidan. På ”verksamhetstyp” väljer du det som passar bäst in på din bokningstjänst.
Här kan du välja om du vill bjuda in annan personal till bokningssidan. I sökrutan söker du efter personer inom organisationen. Du kan i efterhand lägga till fler personer som ska få åtkomst till bokningssidan. Du som skapar bokningssidan är “Administratör” och kan hantera och redigera bokningssidan. De personer du bjuder in, blir automatiskt “gäster”, och har inte samma behörigheter. Detta kan ändras när bokningssidan är skapad. Du kan även sätta upp rum och resurser som personal, om du vill ha en bokningskalender för dessa.
Här kan du anpassa dina tider för din tjänst. Klicka på Ändra om du vill ändra de förinställda tiderna. Du kan även ändra och anpassa tiderna när bokningssidan är skapad. Klicka på Nästa för att fortsätta skapandet av bokningssidan.
Nu kan du välja vem som kan boka avtalade tider. När du valt vem som kan boka, klicka på Skapa kalender.
– Ingen självbetjäning: Detta innebär att enbart personal kan lägga in tider och boka i kalendern.
– Personer i organisationen: Detta innebär att man måste ha ett Umu-ID för att kunna boka tider i bokningskalendern.
– Alla: Detta innebär att vem som helst kan boka tider på bokningssidan, både externa inom Umeå Universitet, och externa.
Nu är din bokningssida skapad. Du kan dela länken direkt om du vill. Klicka på Kom igång för att redigera din bokningssida och anpassa schemaläggningen.

Blockera eller släpp e-post som hamnat i spamfilter

2022-11-29/i Anställd, E-post, Microsoft 365, Outlook, Student, Svenska

Du kan få ett e-postmeddelande från avsändaren noreply@umu.se om att du har ett e-postmeddelande i spamfiltret. Om du anser att meddelandet är säkert kan du välja att släppa igenom det så det hamnar i din inkorg. Om meddelandet är skräppost behöver du inte göra någonting, det kommer automatiskt raderas om 30 dagar.

Så här ser meddelandet ut:

Välj Släpp för att släppa igenom meddelandet till din inkorg.

Välj Blockera avsändare för att blockera avsändaren.

Välj Granska meddelande för att granska meddelandet för att ta ställning till om du vill släppa igenom det eller inte. Du kommer då till denna vy:

Karantän listvy

Markera meddelandet och välj Släpp för att släppa meddelandet till din inkorg eller Ta bort meddelanden för att radera meddelandet.

Hänvisa samtal i Teams

2022-11-24/i Anställd, Microsoft 365, Svenska, Teams

Om du inte kan eller vill ta emot samtal i Teams kan du hänvisa dina samtal på några olika sätt.

Välj statusen stör ej

Välj statusen “Stör ej” för att hänvisa samtal och tillfälligt stänga av aviseringar.

Klicka på din profil uppe i högra hörnet, klicka sedan på statusen och välj ”Stör ej”.

För personen som ringer till dig kommer kommer samtalstoner gå fram, men du kommer inte att höra det eller få några notiser i Teams utan får ett missat samtal.

Välj status i Teams

Under ”Varaktighet” kan du välja hur länge du vill att statusen visas.

Välj att vidarekoppla samtal

Gå till fliken ”Samtal” i Teams. Längst ner till vänster kan du välja “Vidarekoppla mina samtal” och vad som ska ske vid vidarekoppling, till exempel att vidarekoppla till röstbrevlådan eller något annat telefonnummer.

OBS! Kom ihåg att ändra tillbaka inställningen till ”Vidarekoppla inte” när du vill vara nåbar igen.

Vid längre frånvaro, till exempel semester eller tjänstledighet

Om du har schemalagt dig som “Frånvarande” i din kalender i Outlook så visas du även med statusen “Frånvarande” i Teams.

Om du lägger in ett autosvar i Outlook så visas även det i Teams, i ditt statusmeddelande.

Frånvaromeddelande Outlook och Teams

När du är frånvarande i Teams hänvisas dina samtal som standard till röstbrevlådan.

Ta bort konto i Outlook för Mac

2022-11-07/i Anställd, E-post, Outlook

Starta Outlook, klicka på Outlook, Inställningar och sedan Konton.

2. Markera kontot som ska tas bort och klicka sedan på ”-” längst ner.

3. Klicka sedan på knappen ”Ta bort”.

Gör gemensamma anteckningar på delad skärm i Teams möten

2022-10-21/i Anställd, Microsoft 365, Svenska, Teams

I denna manual beskriver vi hur du kan göra gemensamma anteckningar under Teamsmöten, när du delar skärm. På så sätt kan ni arbeta tillsammans, på en digital Whiteboard.

Anslut till ditt Teamsmöte

Anslut eller starta det Teamsmöte du vill gå in i.
Klicka på Dela i den övre menyraden, för att dela din skärm.
Nu kommer en annan ruta upp, välj Skärm. Väljer du Fönster är det inte möjligt att dela anteckningar.
Nu delar du din helskärm, högst upp finns nu en menyrad med flera alternativ. Välj Pennan till höger om Ge kontroll för att börja anteckna.
Välj Alla kan kommentera och göra ändringar för att tillåta alla deltagare i mötet att anteckna på skärmen.
Nu kan alla anteckna på skärmen, och du kan rita genom att dra muspekaren över skärmen. Använd den övre menyraden för att ändra penna, lägga till reaktioner, eller lägga till post-it-lappar.

Skapa konversationer i Microsoft Lists

2022-10-13/i Anställd, Lists, Microsoft 365, Student, Svenska

I denna manual beskriver vi hur du startar upp konversationer i Microsoft Lists, via Teams. På så sätt kan du skapa trådar som är kopplade till specifika listor.

Starta konversationer i Lists genom Teams

Gå in i den Teamskanal listan du vill konversera om finns.
Välj den rad i listan du vill starta en konversation om, klicka sedan på De tre prickarna och välj Öppna, eller välj Kommentera direkt i den övre menyraden.
I denna vy visas mer information om raden i listan, Välj Konversation i menyraden för att starta konversation.
Till höger infogas nu en chattfunktion. Här kan du skriva meddelanden och tagga personer du vill omnämna.
När du startar en konversation visas den även i huvudkanalen och kan ses av medlemmarna i kanalen.
I huvudkanalen kan andra svara i konversationen, genom att klicka på Svara under inlägget.