Manual

I denna manual visar vi hur du ändrar dokumentbiblioteksvyn i SharePoint. 

1. Gå till SharePoint gruppwebbplats och välj fliken Dokument i vänster menyn.
2. Klicka på Alla dokument. 
   
3. Välj Kompakt lista för att göra dokumentbiblioteket mer kompakt. Det ser ut så här:
4. 
5. Välj Paneler för att göra dokumenten till paneler. Det ser ut så här:
   
6. Observera! Om du ändrar vy inom ett dokumentbibliotek och klickar på en mapp i samma dokumentbibliotek kommer den vyn fortsätta att vara aktiverad. Om du istället klickar ned/uppdaterar internetfönstret kommer vyn gå tillbaka till standard vyn dvs. Lista. Detta innebär att om du vill se dina dokument i panelvy hela tiden måste du klicka på Alla dokument och ändra varje gång du öppnar ett dokumentbibliotek. För att få vyn som standard måste du vara administartör för SharePoint gruppwebbplatsen – skapa en ny vy –  välja vy och klicka Ange aktuell vy som standard. (se nästa rubrik).

Skapa ny vy

Du kan också skapa egna vyer och göra dem publika för alla medlemmar i SharePoint gruppwebbplatsen.

1. Välj Skapa ny vy
   

Dialogruta visar sig.

1. Skriv in ett namn på din nya vy.
2. Välj om du vill ha List vy, kalender vy eller Galleri (panel) vy. 
3. Bocka i ruta om du vill göra den offentlig för andra medlemmar i SharePoint gruppwebbplatsen.
4. Klicka Skapa när du är klar.
   
5. Dina vyer samlas under samma fliken Alla dokument. Bilden nedan visar att jag har skapat tre stycken vyer.
6. Välj din vy
7. Klicka på Spara vy som för att spara din vy.
8. Klicka på Ange aktuell vy som standard för att göra vyn som standard när SharePoint dokumentbiblioteket öppnas. (Observera att du måste vara administratör för att göra detta).
9. Klicka på Redigera aktuell vy för att redigera vyn (exempelvis ta bort vy, lägga till eller sortera kolumner).
10. Klicka på Formatera aktuell vy för att för att formatera vy (exempelvis radformat och regler).
    

I denna manual beskriver vi hur du som administratör eller ägare till ett dokumentbibliotek kan ändra behörigheterna så att rätt personer har tillgång till de filer och mappar de behöver samtidigt som du begränsar andras åtkomst.

Hantera åtkomst för filer och mappar i SharePoint

Om du är ägare av en Sharepoint webbplats/Team kan du hantera åtkomst på mappar och filer på ett enkelt sätt.

1. Gå till det bibliotek du vill ändra behörigheter till.
2. Klicka på Dokument i vänster-menyn.
3. Markera vilka filer/mappar du vill hantera åtkomsten för.
4. Klicka på tre prickar och Hantera åtkomst.
   
5. En meny till vänster visas. Scrolla ned till gruppwebbplatsnamn Members och klicka på pilen.
6. Välj Kan redigera om du vill att medlemmarna i webbplatsen (teamet) kan göra ändringar.
7. Välj Kan visa om du vill att medlemmarna enbart ska kunna visa och inte redigera.
8. Välj Sluta dela om du vill ta bort tillgång för medlemmar att se filen eller mappen du markerar.
9. Välj Avancerat om du vill ställa in avancerade behörigheter (exempelvis: att specifika personer/grupper får till gång olika mappar, att vissa personer ska visa men inte redigera, medans andra personer/grupper ska kunna redigera.). (Se mer under nästa rubrik Anpassa behörigheter för ett SharePoint dokumentbibliotek avancerat).
   

Anpassa behörigheter för ett SharePoint dokumentbibliotek (avancerat)

Som administratör eller ägare till ett dokumentbibliotek kan du ändra behörigheterna på ett helt dokumentbibliotek så att rätt personer har tillgång till de data de behöver samtidigt som du begränsar andras åtkomst.

1. Gå till det bibliotek du vill ändra behörigheter till.
2. Klicka på kugghjulet i höger hörn och välj sedan Inställningar för bibliotek.
   
3. Under rubriken Behörigheter och hantering väljer du Behörigheter för det här dokumentbiblioteket.
   
4. Du kommer till denna sida under fliken behörigheter.
   
5. Det kan hända att ett eller flera meddelanden visas i en gul ruta. Här är vad varje meddelandet betyder:
   • Vissa objekt i den här listan kan ha unika behörigheter som inte kontrolleras från den här sidan. Visa dessa objekt. Det här innebär att ett enskilt objekt i biblioteket tidigare delats med andra. När du klickar på Visa dessa objekt visas dialogrutan Undantag där det visas vilka de här objekten är. Om du är ägare till objektet klickar du på Hantera behörigheter för att göra ändringar.
   • Det finns användare med begränsad åtkomst på den här webbplatsen. Användarna kan ha begränsad åtkomst om ett objekt eller dokument under webbplatsen har delats med dem. Visa användarna. Det här innebär att om ett objekt har delats med användare, men inte hela listan, biblioteket eller undersökningen, är användarnas åtkomst begränsad till det objekt som delades med dem. Klicka på Visa användare för att se vilka de är.
   • När du delar ett objekt med en användare får de begränsad åtkomst till webbplatsen för att ge dem åtkomst till objektet. Om du tar bort delning av objektet har användaren fortsatt begränsad åtkomst till webbplatsen (och du kommer att se det här meddelandet), men de har inte åtkomst till några objekt som inte delas med dem.
   • Det här biblioteket ärver behörigheter från den överordnade nivån. (namn på webbplats). Det innebär att arvet ännu inte har brutits för listan, biblioteket eller undersökningen. Mer information om hur du gör det finns i Bryta behörighetsarv nedan.

Bryta arv av behörigheter i SharePoint

När du bryter behörighetsarvet för ett bibliotek och sedan definierar nya behörighetsinställningar blir biblioteket överordnad objekten i den. Objekten under det överordnade objektet ärver nu de nya behörighetsinställningarna (såvida inte objekten har unikt definierade behörigheter).

Utför följande steg för att bryta arvet och tilldela unika behörigheter:

1. Gå till sidan Behörigheter med hjälp av stegen i föregående avsnitt.
2. Om du vill bryta behörighetsarvet från det överordnade objektet väljer du Sluta ärva behörigheter.
   
3. En säkerhetsruta visas. (se bild). Klicka OK om du vill slutföra ”sluta ärva behörigheter”. Klicka Avbryt om du vill avbryta.
   
4. Du har nu slutat ärva behörigheter för det här dokumentbiblioteken. Nu utökas fliken behörigheter med fler alternativ.
5. Klicka på Ta bort unika behörigheter om du vill återställa behörighetsarvet igen.
   

Tilldela unika behörigheter i SharePoint

Du måste bryta arvet (föregående rubrik) från den överordnade webbplatsen innan du kan tilldela unika behörigheter. När du har brutit arvet enligt stegen i avsnittet ovan utför du följande steg för att tilldela unika behörigheter:

1. Öppna det biblioteket du vill tilldela unika behörigheter inom.
2. Gå till sidan Behörigheter med hjälp av stegen i föregående avsnitt.
3. Välj Tilldela behörigheter på fliken behörigheter. (Obs. Om listan eller biblioteket ärver från det överordnade objektet visas inte Tilldela behörigheter).
   
4. I dialogrutan Dela Dokument och dess innehåll under fliken bjud in andra kontrollerar du vilka personer du vill tilldela behörigheter till.
   1. Klicka på Ange namn eller e-postadresser… och ange vilka personer eller grupper du vill tilldela behörigheter till.
   2. Lägg till ett personligt meddelande om du vill.
   3. Markera eller avmarkera Dela allt i den här mappen, även objekt med unika behörigheter. Då beviljar eller begränsar du åtkomsten till objekt som du redan har angett unika behörigheter för. (Det här alternativet är bara tillgängligt för mappar.)
   4. Som standard tilldelas behörighetsnivån ”Redigera”, vilket innebär att de personer som du bjuder in kan göra ändringar i biblioteket. Om du vill ge en annan behörighetsnivå, till exempel Skrivskydd, klickar du på Visa alternativ och ändrar markeringen i rutan Välj en behörighetsnivå. Ett e-postmeddelande skickas till alla i rutan Bjud in personer. Om du inte vill att det här ska hända klickar du på Visa alternativ och sedan avmarkerar Skicka en e-postinbjudan.
   5. När du är klar klickar du på Dela.
      

Ändra behörighetsnivåer i SharePoint

Du måste bryta arvet från den överordnade webbplatsen innan du kan ändra unika behörigheter. När du har brutit arvet enligt stegen i avsnittet ovan utför du följande steg för att ändra unika behörigheter:

1. Öppna det biblioteket du vill ändra behörighetsnivåer inom.
2. Gå till sidan Behörigheter för biblioteket.
3. I listan ”Namn” markerar du kryssrutan bredvid namnet på den användare eller grupp som du ändrar behörighetsnivåer för.
4. Klicka sedan på Redigera användarbehörigheter.
   
5. Under Behörigheter markerar du de kryssrutor för den behörighetsnivå som du vill använda för de användare eller grupper som du valt.
6. Klicka sedan OK. 
   

Ta bort användarbehörigheter i SharePoint

Om du vill ta bort behörigheter från användare eller grupper som du har tilldelat åtkomst utför du följande steg:

1. Gå till det biblioteket där du vill ta bort användarbehörigheter.
2. Gå till sidan Behörigheter för listan, biblioteket eller undersökningen med hjälp av stegen i föregående avsnitt.
3. I listan ”Namn” markerar du kryssrutan bredvid namnet på den användare eller grupp som du vill ta bort behörigheter från.
4. Välj Ta bort användarbehörigheter.
   
5. Behörighetssidan uppdateras och visar att gruppen eller användaren inte längre har behörigheter till lista.