Skaffa Microsoft Whiteboard för Windows

Whiteboard finns i olika versioner; som webbapp, som skrivbordsapp för Windows och som mobilapp till iOS.

Hitta till Whiteboards webbapp

För att få tillgång till Whiteboard på webben:
  1. Gå till universitetets webbsida för Office 365
  2. Logga in med ditt Umu-id och lösenord
  3. Du hittar verktyget i vänsterspalten längst ned.

Alternativ 1 för att ladda ned Whiteboard till Windows

  1. Öppna Software center på din dator.
    Bild föreställande ikonen för Software center i Windows
  2. Leta fram Microsoft Whiteboard i listan över applikationer.
    Ikon föreställande app för Microsoft Whiteboard
  3. Klicka på ikonen för Microsoft Whiteboard.
  4. Klicka sedan ’Install/Installera’.

Alternativ 2 för att ladda ned Whiteboard till Windows

  1. Öppna Microsoft store på din dator.
  2. Använd sökfunktionen för att hitta Microsoft Whiteboard.
    Bild som visar hur du söker efter appen i Microsoft store
  3. När du har hittat appen, välj ’Hämta
    Ikon som visar hur Whiteboard ser ut i Microsoft storeBild som föreställer hur knappen för att ladda ner Whiteboard ser ut
  4. Om du får en fråga om att logga in, välj ’Nej, tack’.
  5. Nu startar din nedladdning och installation av Microsoft Whiteboard. Det kan ta lite tid att installera.
  6. Microsoft Whiteboard finns nu på din dator redo att användas!
  7. När du öppnar appen första gången kan du få frågan om att logga in. Logga då in med: umuid@ad.umu.se + Umui-id  lösenord.

 

 

 

 

 

Ställ in tysta timmar i Teams för mobiltelefon

Du som använder Teams i din mobiltelefon har möjlighet att ställa in så kallade tysta timmar. Tysta timmar innebär att du kan stänga av alla aviseringar för Teams under vissa tider, exempelvis under kvällar och helger.

Ställ in och aktivera dina tysta timmar

  1. Öppna Teams-appen i mobiltelefonen.
  2. Klicka på menyn längst uppe till vänster (de tre strecken)
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar hur du hittar menyn.
  3. Tryck på ”Aviseringar”.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams om hur du hittar dina aviseringar.
  4. Välj ”Under tyst tid”.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar var du hittar menyn under tyst tid.
  5. Här kan du välja om du vill ha tysta timmar, tysta dagar eller både och. Du kan också ställa in undantag om du vill att någon typ av innehåll alltid ska synas oavsett tysta timmar, exempelvis om någon gör ett omnämnande.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar hur du hittar menyn för att ställa in tysta timmar i mobilen.

Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Synkronisera filer från en kanal

  1. Klicka på det team som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  3. Välj Öppna i Sharepoint.
    Bild från Teams hur du synkroniserar filer i 0365
  4. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive
    Så lägger du till en kanal från Teams som shortcut i din utforskare

Synkronisera filer från ett team

  1. Klicka på det team som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  3. Välj Öppna i Sharepoint.
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive

Synkronisera dina filer från ett delat bibliotek

  1. Gå till det delade biblioteket. Detta gör du enklast genom att använda din OneDrive via: O365.
  2. Klicka på det delade bibliotek som du vill synkronisera.
  3. Välj Go to site/Gå till webbplats.
    Bild från Teams hur du synkroniserar filer i 0365
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive

Så hittar du dina synkroniserade filer

Du hittar nu dina filer i din utforskare/finder under fliken Umeå Universitet.

Bild från din utforskare hur det ser ut när du synkroniserat mappar

Aktivera nya mötesutseendet i Microsoft Teams

1.Gå till din profil uppe i högra hörnet och välj Inställningar
Min profil Teams

2. Välj Allmänt i menyn och klicka i rutan Aktivera nytt mötesutseende längre ner på sidan

3. Starta om Teams

4. Du har nu det nya mötesutseendet.

Dela filer från ett team till ett annat

Länka in en fil som en flik

  1. Gå till det team och kanal som har filer du vill dela till personer utanför teamet 
  2. Välj fliken Filer och Öppna i Sharepoint
    Öppna fil i Sharepoint från Teams

3. I Sharepoint letar du upp den mapp/fil du vill dela och väljer ikonen för att dela
Ikon för att dela fil i Sharepoint

4. Nu kan du se över behörigheten innan du delar filen. Klicka på ”Personer i Umeå universitet …” för att justera inställningarna. Kopiera sedan länken.

Inställningar behörighet för en fil

Kopiera länk

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. När du ställt in önskad behörighet godkänner du och går tillbaka till teamet och kanalen där du vill dela länken och väljer +

+ kanal i teams

6. Välj Webbplats

7. Välj ett namn till fliken och klistra in länken 

8. Medlemmar i det andra teamet kan nu se filerna du gett dem behörighet att se från det första teamet 

Delat filer i annat Team

 

 

 

 

 

 

Andra sätt att länka in en fil

Denna metod fungerar bra exempelvis när du vill länka till en fil i inlägg i Teams, e-post, Onenote, Word m.m.

  1. Följ steg 1-4 ovan.
  2. Skriv en text som beskriver innehållet i länken, exempelvis ”Mötestider för trivselgruppen”.
  3. Markera texten och högerklicka.
  4. Välj Hyperlänk.
  5. Klistra in länken i fältet.
  6. Klicka på spara.
  7. Klart!

Ta bort behörighet till länk 

  1. Skulle du efter en tid vilja återkalla behörigheten till den länk du tidigare delat går du tillbaka till ursprungsteamet 
  2. Välj fliken Filer och sedan Öppna i Sharepoint
  3. Istället för att välja dela-ikonen väljer du denna gång de tre prickarna och sedan Hantera behörighet
  4. lj de tre prickarna till höger om den länk du vill ändra eller återkalla 
  5. För att ta bort länken väljer du nu krysset längst till höger 
  6. Länken är nu inte längre tillgänglig för andra än de i ursprungsteamet 

Ställ in dina aviseringar i Teams

När du vill justera och ställa in dina inställningar för aviseringar i Microsoft Teams finns två alternativ; för hela applikationen och för vardera kanal.

För Teams-applikationen

  1. Gå till din profil uppe i högra hörnet inne i Microsoft Teams > Inställningar 
  2. Välj sedan fliken Aviseringar och ställ in under de olika rubrikerna.
    Min profil TeamsInställningar för aviseringar i Teams

 

 

 

 

 

 

 

 

För en kanal i Teams

  1. Gå till den kanal du vill styra aviseringar på och välj de tre prickarna > Kanalmeddelanden 
  2. Här väljer du sedan om hur du vill bli aviserad när något händer i just denna specifika kanal 

Observera att dessa inställningar är för enbart dig och per kanal och inte per team. Är du till exempel bara intresserad av det som händer i kanalen Teams men inte i kanalen för Planner, avaktivera då aviseringar från Planner-kanalen för att minska bruset.

Aviseringar för en kanal i Teams

Bjuda in flera användare till ett team i Teams

Det kan vara tidskrävande att bjuda in medlemmar en och en till ett team i Teams. Här finns två tips på sätt att erbjuda medlemmarna att själva ansluta till teamet. Observera att dessa alternativ endast fungerar för användare med Umu-konton. 

Bjud in med en kod

Alla team har en kod som kan användas för att ansluta till teamet. Delar du denna ansluts personerna per automatik och det krävs inget extra av dig som ägare/administratör. Observera att det endast är personer med Umu-konton som kan ansluta med en kod.

Ta fram teamets kod

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn. Klicka på Hantera team.
    Hantera team i Teams

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Under Hantera team går du sedan till inställningar och väljer Teamkod.Teamkod

3. När du valt Skapa får du fram koden och kan kopiera och dela den till dina blivande medlemmar.

Anslut till team med kod

1. Gå till Microsoft Teams och välj Team-fliken och sedan Gå med i eller skapa ett team.

Gå med i eller skapa ett team

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Användaren får då alternativet att skapa ett team eller ansluta med en kod, det är här de klistrar in koden och väljer att ansluta till teamet.

Anslut till team med en kod

 

 

 

 

 

Bjuda in med länk

1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn, klicka på Hämta länk till teamet.

Hämta länk till teamet

 

 

 

 

 

 

 

2. Då får du upp en länk att kopiera och skicka till medlemmarna. När de klickar på länken får de direkt åtkomst och medlemskap i teamet.

Länk att dela för att bjuda in medlem till Team

OneDrive FAQ

Hur överför jag filer till OneDrive?
Du kan antingen ladda upp filer direkt från OneDrive i portalen (o365.umu.se) eller i OneDrive i utforskaren på datorn genom att dra och släppa filerna i mappen OneDrive – Umeå universitet. 

Filer i OneDrive

Kan jag skapa mappar i OneDrive?
Ja, du kan skapa mappar i OneDrive. Antingen direkt i utforskaren eller i OneDrive på portalen (o365.umu.se). 

Kan jag ge en kollega åtkomst till en fil i min OneDrive?
Ja, du kan välja att dela enskilda filer eller mappar till en kollega. Om du delar ett dokument så kommer kollegan ha tillgång till senaste versionen. Det innebär att om du ändrar i dokumentet så kommer även kollegan se det utan att du behöver skicka dokumentet på nytt. 

Du kan välja om kollegan ska kunna redigera dokumentet eller bara läsa det. Om du väljer att hen ska redigera så kommer ni även kunna redigera dokumentet samtidigt. 

Dela filer och mappar

Kan jag se vilka filer som jag har delat med andra?
Ja, i OneDrive på portalen (o365.umu.se) så kan du se vilka filer som du har delat. 

Visa filer som delas i OneDrive

Kan jag se vilka filer som andra har delat med mig?
Ja, förutom att du får ett mejl när någon har delat en fil med dig så kan du i OneDrive på portalen (o365.umu.se) se vilka filer som andra har delat med dig.  

Visa filer som delats med mig

Kan jag sluta dela ett dokument?
Ja, i OneDrive på portalen (o365.umu.se) kan du sluta dela ett dokument.  

Sluta dela OneDrive-filer

Vad händer om jag av misstag raderar en fil i min OneDrive?
Om du av misstag raderar filer i din OneDrive så finns filerna att hämta från papperskorgen via OneDrive i portalen (o365.umu.se), där finns de lagrade i 30 dagar. Efter 30 dagar ligger filerna i en sekundär papperskorg i 60 dagar innan de försvinner. Dina filer lagras i papperskorgen i totalt 90 dagar. Detsamma gäller filer i team eller delade bibliotek. 

Var lagras filerna rent fysiskt?
Filerna som du lagrar i OneDrive lagras i Microsoft Datacenter. Umeå universitet har beslutat att all data ska lagras inom Europa

Mer om vad du får lagra i vilken tjänst

Kan jag använda OneDrive om jag använder en Mac-dator?
Ja, det går bra att använda OneDrive om du använder Mac.

Teams FAQ

Möten i Teams

Kommer Skype att försvinna?

Ja, Microsoft kommer på sikt att sluta uppdatera Skype och istället endast satsa på Microsoft Teams.

I dagsläget går det inte att ringa> till externa personer direkt via. Detta kan du göra som vanligt via Skype, tills nya beslut är tagna.

Hur många personer kan man se på samma gång under ett möte?

Det är möjligt att se 49 personer samtidigt under ett möte.

Avslutas mötet automatiskt om det går över utsatt tid?

Nej, mötet avslutas först när någon väljer att avsluta mötet eller alla deltagare har lämnat det.

Hur många kan delta i ett Teamsmöte?

250 personer kan delta i ett möte.

Kan jag boka ett Teams-möte via Outlook?

Ja, du kan schemalägga ett Teams-möte direkt i Outlook. För att göra detta krävs att du har Teams installerat på din dator.

Kan jag räcka upp handen under ett Teams-möte?

Ja, det är möjligt att räcka upp handen under ett möte.

Går det att använda en Whiteboard i ett Teams-möte?

Ja, det går att använda Whiteboard i ett Teams-möte. Du startar en whiteboard genom att klicka på knappen för att dela skärm.När du klickat där kan du välja Whiteboard långt till höger. Om du vill få fler funktioner så rekommenderar vi att ladda ner Microsoft Whiteboard till din dator.

Kan jag moderera ett möte i Teams?

Ja, du kan välja att stänga av deltagares mikrofon, bjuda in fler eller ta bort deltagare under pågående möte. Du kan också välja ifall deltagare ska få möjligheten att aktivera sin mikrofon under mötets gång och om chatten ska vara tillgänglig

Kan jag sätta upp en lobby för Teams möten?

Ja! Du kan välja att stänga ute alla, externa eller ingen alls. Du som skapare av mötet kommer alltid att kunna ansluta till mötet.

Går det att dela upp mötet i breakout rooms?

Ja, under mötets gång finns funktionen att dela upp mötet i mindre grupper.

Team

Hur stort lagringsutrymme finns i ett team?

I ett team finns 1 TB lagringsutrymme.

Hur många kanaler kan jag skapa?

Det är möjligt att skapa 200 standardkanaler och 30 privata kanaler i ett team.

Vad är en privat kanal?

En privat kanal är endast tillgänglig för de personer som du vill ska ha åtkomst till kanalen. Personerna du bjuder in måste vara medlemmar i det team där den privata kanalen finns. Det fungerar alltså inte att bjuda in en person till en privat kanal som inte är medlem i teamet. Observera att om du har skapat en privat kanal kan du inte göra den öppen i efterhand.

Skapa en privat kanal

Kan alla i ett team skapa kanaler?

Det beror på vilken inställning teamets ägare valt. Under rubriken Hantera team kan teamets ägare välja medlemmarnas behörigheter och inställningar.

Hantera teaminställningar och behörigheter i Teams

När jag skapar ett team, vilket typ ska jag använda?

När du skapar ett team finns fyra alternativ (Klass, PLC, Personal, Annat). Välj alternativet ”Annat” för att få ett team som går att bygga helt efter dina behov.

Hur vet jag om jag ska skapa ett privat eller offentligt team?

I de flesta fall ska du välja ett privat team. Offentliga team är tillgängliga för alla vid Umeå universitet medan det för privata är möjligt att välja vilka som ska vara medlemmar. Om du råkar välja fel så går det att byta till offentligt eller privat i efterhand.

Vad är skillnaden mellan att vara ägare och medlem i ett team?

En ägare av ett team är den som administrerar teamet. Ägaren kan lägga till och ta bort medlemmar samt bestämma vilka behörigheter medlemmarna ska ha. Du kan ha flera ägare av ett team.

Lägga till medlemmar och ändra till ägare m.m

Vad händer om någon raderar en fil av misstag i teamet?

Om någon av misstag raderar filer i ett team så finns filerna att hämta från teamets papperskorg i Sharepoint. Där finns filerna lagrade i 30 dagar. Efter 30 dagar ligger filerna i en sekundär papperskorg i 60 dagar innan de försvinner. Dina filer lagras i papperskorgen i 90 dagar.

Vad är skillnad mellan chatt och inlägg i ett team?

Chattfunktionen är ersättaren av Skype och tillåter dig att kommunicera med enstaka kollegor eller grupper i text och samtal. Du kan även dela skärm. Bara du och den du samtalar med kan se er chatt. Inlägg är någonting du skriver i ett team, ungefär som att skapa en tråd i ett forum.

För att skapa gemensamma ytor för samarbete så rekommenderar vi att du att skapar ett team. Konversationerna i teamet är synliga för alla i teamet och till skillnad från i chatten, knyts konversationerna ihop i trådar för att hålla ihop det aktuella ämnet.

I chatten kommunicerar ni i ett ständigt flöde medan konversationer i team delas upp i trådar för enklare uppföljning i samarbetet. En tumregel kan vara att använda chatten till mer “vardagligt” snack och korta avstämningar medan konversationer i team kan ses som ett mer formellt forum med sådant som kan vara bra att kunna följa upp vid ett senare tillfälle

Kan jag flytta filer till en annan kanal eller ett annat team?

Ja, det går att flytta filer. Du klickar på de tre prickarna och väljer sedan att flytta. Du kan även öppna filerna i Sharepoint för enklare hantering av filerna.

Går det att skapa ”underkanaler”?

Nej, du kan bara skapa kanaler i ett team.

Kan jag byta namn på ett team?

Ja, det går att byta namn på ett team. När du skapar ditt team skapas automatiskt en Sharepoint-sida och dessa går inte byta namn på. Det innebär att när du byter namn på ditt team i Teams är detta bara ett visningsnamn. Sharepoint-sidan kommer fortfarande att behålla ursprungsnamnet.

Kan jag byta namn på en kanal?

Ja, det går att byta namn på en kanal. Det gör du genom att klicka på de tre prickarna och välja ”Redigera den här kanalen”. Kom ihåg att ditt ursprungliga namn kommer att finnas kvar i det tillhörande dokumentbiblioteket i Sharepoint.

Varför finns teamets filer i Sharepoint?

När man skapar ett team så skapas också en Sharepoint i bakgrunden. Det är där filerna i teamet lagras. Filerna lagras rent tekniskt i din Sharepoint-sida men du kan hantera dem direkt i Teams. Sharepoint gör det möjligt att dela filer i Office 365.

Kan jag bjuda in en extern deltagare till Teams?

Du kan lägga till externa personer som en gäst i Teams. Alla som har ett e-postkonto, till exempel Outlook, Gmail eller liknande, kan gå med i ditt team som gäst.

Lägga till gäster i ett team i Teams

Vad får en extern deltagare (gäst) göra i ett team?

En gäst kan göra allt som övriga deltagare i ett team kan göra, förutom att lägga till flikar. Ägaren av teamet kan även ställa in om gästen ska få skapa kanaler eller inte i ett team.
Teaminställningar och behörigheter i Teams

Kan man lägga till AD-grupper i ett team?

Nej, i dagsläget är detta inte möjligt. Vi hoppas kunna erbjuda detta framöver.

Varför har jag inte Spara automatiskt-funktionen i Word?

Det beror på vilken version av officepaketet du har. Om du laddar ner Office från portalen (o365.umu.se) så får du möjlighet att använda Spara automatiskt i Word, Excel och Powerpoint.

Kan jag skapa mappar för filer?

Ja, du kan bygga din mappstruktur precis som på din dator. Skapa mappar i filytan för respektive kanal precis som du vill.

Finns det några skillnader mellan att redigera i skrivbordsapparna för Word, Excel, Onenote och Powerpoint eller direkt i Teams?

I skrivbordsapparna finns fler avancerade funktioner än i Teams, exempelvis möjligheten att arbeta utifrån mallar och den grafiska profilen. Förutom detta finns ingen skillnad.

Om du väljer att öppna dokumentet i skrivbordsapp och sparar så kommer det sparas automatiskt i teamet. Du behöver alltså inte ladda ner en kopia och alla medlemmar få åtkomst till dina ändringar. Om du arbetar i skrivbordsappen samtidigt som dina kollegor rekommenderar vi att ni laddar ner Office-paketet från Office 365-portalen för att få funktionen “Spara automatiskt”. Precis som när du arbetar i webbgränssnittet kommer dina kollegor att se var redigering pågår (annars behöver ni spara regelbundet för att dina kollegor ska se dina ändringar).

Hur blir jag aviserad att något händer i Teams?

Du kan ställa in aviseringar generellt för hela programmet. Du kan även ställa in aviseringar för specifika kanaler i ett team. Här kan du välja hur du vill bli aviserad för respektive kanal.

Hantera aviseringar i Teams 

Kan studenter använda Microsoft Teams?

Ja, studenter har tillgång till Office 365.

Kan jag se tidigare versioner av ett dokument?

Ja, du kan se tidigare versioner och även återgå till tidigare versioner om du vill.

Visa tidigare versioner av Office-filer