Lägga till behörighet till externa gäster för Sharepoint/Teams

I denna guide så går vi igenom hur man lättast ordnar med behörigheter för externa gäster som ska medverka i en sharepoint-yta eller vara delaktig i Teams.


1. Efter att du skapat din sida i Sharepoint så ska möjligheten att koppla Teams till sidan finnas nere till vänster (Lägg till Microsoft Teams), genom Teams är det lättare att lägga till externa gäster med rätt behörighet än att använda det verktyg som finns tillgängligt via Sharepoint.
En annan fördel är att man då förberett möjligheten att gå vidare och jobba via Teams vilket kan vara problematiskt om man byggt upp medlemmar och gäster via Sharepoint innan.

2. Klicka på Fortsätt.

3. Välj om du vill ha några flikar eller boka ur till att börja med, klicka sedan på Lägg till Teams.

4. När Teams är kopplad så ska du hitta Teams till vänster, klicka på den och öppna Teams antingen via skrivbordsappen eller webbappen.

5. Nu ska du vara inne i ditt Team, klicka på ”…” och välj Lägg till medlem

6. Skriv in mailadressen till din gäst/medlem och klicka på Lägg till, när du lagt till alla gäster/medlemmar så klickar du sedan på stäng.
När detta är gjort så kommer det skickas ut ett mail med beskrivning hur den som blivit inbjuden ska ansluta till Teamet/Sharepointsidan.

7. Kolla om alla medlemmar finns inlagda på Teams-ytan.

8. Gå sedan tillbaka till SharePoint-siten och se om gästerna/medlemmarna även dykt upp där.
Ifall alla gäster/medlemmar är där som tänkt så kommer dem kunna utnyttja sidan precis vanliga användare.

Nedan följer en kortare beskrivning vart du som site-ägare kan gå för att göra mer avancerade behörighetsinställningar.

1. Klicka på kugghjulet uppe till höger och välj Webbplatsbehörigheter

2. Längst ner på sidan hittar du Inställningar för avancerade behörigheter klicka där.

3. Nu har du nått det avancerade behörighetsgränssnittet.

Arbeta med flera organisationer i Teams

Om du arbetar i flera organisationer som använder Teams (exempelvis Umeå universitet och Region Västerbotten) och vill använda Teams inom respektive organisation så kommer här instruktioner för hur du kan underlätta ditt arbete.

Ett sätt att göra det smidigare när du är medlem i flera organisationer är att använda olika gränssnitt för olika organisationer. Exempelvis kan du använda Teams-appen på datorn när du arbetar i organisationen Umeå universitet och använda webbgränssnittet för Teams när du arbetar med organisationen Region Västerbotten. Då blir det enklare att hålla isär de två organisationerna. För att detta ska fungera behöver du också vara inloggad på båda dina konton samtidigt.

Logga in i organisationen Umu på din dator

  1. Öppna Teams på din dator. Om du inte har installerat Teams gå till O365.umu.se för att installera appen.
  2. Logga in genom att fylla in Umu-id@ad.umu.se och ditt lösenord.
  3. Nu kan du arbeta i Umeå universitets organisation i din app på datorn.

Logga in i annan organisation i webbgränssnittet

  1. Öppna ett nytt Inkognito/In-Private-fönster i din webbläsare.
    Det gör du genom att högerklicka på din webbläsare och klicka på Nytt InPrivate-fönster/Nytt Inkognitofönster (om du använder Google Chrome).
    Inkoknitoläge Teams webb
  2. Gå till på www.office.com och logga in med den e-postadress och det lösenord som du har fått.
  3. Klicka dig vidare till Teams och använd Teams via  webbläsaren när du arbetar på ditt sekundära konto.

Arbeta som gäst i team i extern organisation

Om du har blivit inbjuden som gäst till ett team som tillhör en extern organisation, exempelvis Region Västerbotten, så kommer du inte att se dessa team bland dina team som tillhör organisationen Umeå universitet.

För att arbeta med team som tillhör en extern organisation behöver du därför växla mellan de olika organisationerna. Såhär gör du för att växla mellan de olika organisationerna:

  1. Klicka på din profilbild längst upp till höger.
  2. Du får nu upp en lista på de organisationer du har blivit inbjuden till. I exemplet nedan ser du hur det kan se ut när man är medlem i flera organisationer.
    Organisationer i Teams

Om du arbetar i Teams via webbläsare så kan du bläddra bland dina organisationer genom att klicka på pilen längst upp till höger bredvid din profilbild.

Växla organisation i Teams

Tips för dig som är medlem i flera organisationer

Om du ofta jobbar i team som externa organisationer har bjudit in dig till så är ett tips att använda Teams på din dator för organisationen Umeå universitet och att använda Teams i din webbläsare för externa organisationer.

På detta sätt kan du enkelt arbeta i båda organisationer men slipper sitta och växla mellan organisationer.

Flytta dokument från Shared with everyone i Office 365

  1. Logga in på Office 365 med ditt Umu-id och ditt lösenord.
  2. Klicka på Onedrive i vänstermenyn.
  3. Hitta mappen Shared with everyone.
    Shared with everyone Teams
  4. Markera samtliga dokument/mappar i mappen.
  5. Klicka sedan på de tre prickarna och välj Flytta till.
    Flytta filer Teams
  6. Till höger får du upp en ruta där du kan välja var du vill flytta filerna. Välj Din Onedrive och välj vilken mapp du vill flytta filerna till.
    Din Onedrive Teams
  7. När du har flyttat dina filer, högerklicka på mappen Shared with everyone.
  8. Välj sedan Ta bort.
    Ta bort filer Teams

OBS! Om du når dina dokument från Onedrive i din utforskare/filhanterare så kan du flytta filerna där också. Markera då filerna och dra till en annan mapp i utforskaren.

Publicera inlägg i flera kanaler i Teams

Det finns tillfällen då du har ett behov av att publicera samma information på flera olika platser. I Teams finns en lösning på detta som innebär att du skriver ditt inlägg i en kanal men publicerar det i flera. Om du gör förändringar i inlägget så behöver du bara ändra på ett enda ställe.

  1. Gå till kanalen där du vill skapa inlägget.
  2. Klicka på Ny konversation. Välj sedan att klicka på knappen för formatering.
    Ny konversation Teams  Formatera inlägg Teams
  3. När du har öppnat alternativen för formatering får du upp ett fält med inställningar för ditt inlägg. Klicka på alternativet Publicera i flera kanaler.
    Publicera i flera kanaler Teams
  4. När du har klickat på Publicera i flera kanaler kommer ett nytt fält att visa sig. I fältet kommer automatiskt den kanal du befinner dig i synas. Klicka på Välj kanaler..
    Välja fler kanaler Teams
  5. Du får nu upp en lista på dina team och kan välja vilket/vilka team du vill publicera i. Bocka i de kanaler där du vill publicera inlägget.  Du kan välja hur många kanaler du vill så länge du är medlem och har behörighet att publicera i den kanalen.
  6. Välj Uppdatera när du valt dina kanaler.
    Välja kanaler i Teams
  7. När du har klickat på Uppdatera så kommer du att se kanalerna i listan över mottagare för inlägget. När du har skrivit din rubrik och ditt inlägg klickar du på pilen nere till höger för att publicera.
    Valda kanaler Teams
  8. Ditt inlägg är nu publicerat i de olika kanalerna!

Observera att om du redigerar ditt inlägg så sker förändringarna automatiskt i alla kanaler.

Redigera ditt inlägg

För att redigera ditt inlägg:

  1. För du din muspekare över det publicerade inlägget och klickar på de tre prickarna som visar sig i det övre högra hörnet av inlägget.
    redigera inlägg Teams
  2. Välj Redigera.

Kopiera en Planner (Tasks by Planner and To do)

Du har gjort en Planner (Tasks by Planner and To do) som du vill återanvända. I denna manual beskriver vi hur du kopierar en befintlig Planner exempelvis till ett annat team, kanal eller om du vill ha en likadan planner i samma kanal.

Kopiera en Planner

  1. Gå till din Planner i Teams och klicka på jordgloben för att öppna din Planner i webbgränssnittet.
    Öppna planner i Teams
  2. När du har öppnat din Planner i webbgränssnittet, klicka på de tre prickarna.
    Planner i webbgränssnittet
  3. I menyn som dyker upp, välj alternativet Kopiera planen.
    Kopiera Planner i Teams
  4. I menyn som öppnas kan du vilka delar av din planner som du vill kopiera och till vilket Team du vill kopiera din Planner. Klicka sedan på Kopiera planen för att skapa din Planner.
    Inställningar kopiera planner

Lägg till din nya planner till en kanal

För att din nya Planner ska synas i ditt team så behöver du lägga till den i en kanal.

  1. Gå till kanalen där du vill lägga till din Planner. Klicka sedan på plustecknet bredvid dina flikar.
    Lägg till planner i kanal Teams
  2. Välj Tasks by Planner and To do.
  3. I menyn som dyker upp väljer du från den nedre listan – redan existerande planer. Här finns din nya Planner listad. Klicka Spara när du har valt din planner.
    Välj befintlig planner
  4. Klart! Nu finns din Planner som en ny flik.

 

Vanliga frågor om Whiteboard

Whiteboard FAQ

Vem kan använda Whiteboard?

Whiteboard är idag tillgängligt för alla studenter och anställda. Externa kan i dagsläget inte delta i en Whiteboard.

Kan vi arbeta på whiteboarden samtidigt?

Ja det kan ni! I verktyget kan ni arbeta tillsammans, i realtid, på er whiteboard.

Kan jag exportera resultatet?

Ja, det går att exportera resultatet till en PNG eller SVG. Du kan även välja att publicera i ett team, skicka till en OneNote eller i ett epostmeddelande.

Måste jag använda webbgränssnittet?

Nej, det finns en app att ladda ner till Windows och iOS.

Varför kan jag inte se de mallar som min kollega monterar på Whoteboarden?

Tyvärr krävs det att alla deltagare arbetar från den nedladdade appen för att kunna ta del av visst material.

Var hittar jag Whiteboard?

Det finns flera versioner av Whiteboard att använda. Du hittar mer information i manualen för att skaffa Whiteboard.

Skaffa/ladda ner Whiteboard

Hur sparar jag min Whiteboard?

Din Whiteboard sparas automatiskt och finns tillgängligt på “startsidan” för Whiteboard.

Gör en omröstning i en kanal i Teams

  1. Gå till den kanal du vill skapa en omröstning i
  2. Välj ”Ny konversation
    Skapa ny konversation i Teams
  3. När du skapar ditt inlägg klickar du de tre prickarna och väljer sedan ”Forms
    Skapa en omröstning i TeamsForms ikon
  4. Skriv in din fråga, svarsalternativ, bestäm om det ska gå att välja flera alternativ m.m.
    Skriv en fråga till omröstning i Teams
  5. När du är redo klickar du på ”Spara
  6. Du ser nu en förhandsvisning och du kan välja att skicka eller redigera din fråga
  7. Välj skicka om du är nöjd med din fråga och låt dina kollegor svara på din omröstning direkt i er kanal!
    Gör en omröstning i Teams

Hitta och installera Whiteboard

Whiteboard finns i olika versioner; som webbapp, som skrivbordsapp för Windows och som mobilapp till iOS.

Hitta till Whiteboards webbapp

För att få tillgång till Whiteboard på webben:
  1. Gå till universitetets webbsida för Office 365
  2. Logga in med ditt Umu-id och lösenord
  3. Du hittar verktyget i vänsterspalten längst ned.

Alternativ 1 för att ladda ned Whiteboard till Windows

  1. Öppna Software center på din dator.
    Bild föreställande ikonen för Software center i Windows
  2. Leta fram Microsoft Whiteboard i listan över applikationer.
    Ikon föreställande app för Microsoft Whiteboard
  3. Klicka på ikonen för Microsoft Whiteboard.
  4. Klicka sedan ’Install/Installera’.

Alternativ 2 för att ladda ned Whiteboard till Windows

  1. Öppna Microsoft store på din dator.
  2. Använd sökfunktionen för att hitta Microsoft Whiteboard.
    Bild som visar hur du söker efter appen i Microsoft store
  3. När du har hittat appen, välj ’Hämta
    Ikon som visar hur Whiteboard ser ut i Microsoft storeBild som föreställer hur knappen för att ladda ner Whiteboard ser ut
  4. Om du får en fråga om att logga in, välj ’Nej, tack’.
  5. Nu startar din nedladdning och installation av Microsoft Whiteboard. Det kan ta lite tid att installera.
  6. Microsoft Whiteboard finns nu på din dator redo att användas!
  7. När du öppnar appen första gången kan du få frågan om att logga in. Logga då in med: umuid@ad.umu.se + Umui-id  lösenord.

 

 

 

 

 

Ställ in tysta timmar i Teams för mobiltelefon

Du som använder Teams i din mobiltelefon har möjlighet att ställa in så kallade tysta timmar. Tysta timmar innebär att du kan stänga av alla aviseringar för Teams under vissa tider, exempelvis under kvällar och helger.

Ställ in och aktivera dina tysta timmar

  1. Öppna Teams-appen i mobiltelefonen.
  2. Klicka på menyn längst uppe till vänster (de tre strecken)
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar hur du hittar menyn.
  3. Tryck på ”Aviseringar”.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams om hur du hittar dina aviseringar.
  4. Välj ”Under tyst tid”.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar var du hittar menyn under tyst tid.
  5. Här kan du välja om du vill ha tysta timmar, tysta dagar eller både och. Du kan också ställa in undantag om du vill att någon typ av innehåll alltid ska synas oavsett tysta timmar, exempelvis om någon gör ett omnämnande.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar hur du hittar menyn för att ställa in tysta timmar i mobilen.

Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Synkronisera filer från en kanal

  1. Klicka på det team som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  3. Välj Öppna i Sharepoint.
    Bild från Teams hur du synkroniserar filer i 0365
  4. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive
    Så lägger du till en kanal från Teams som shortcut i din utforskare

Synkronisera filer från ett team

  1. Klicka på det team som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  3. Välj Öppna i Sharepoint.
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive

Synkronisera dina filer från ett delat bibliotek

  1. Gå till det delade biblioteket. Detta gör du enklast genom att använda din OneDrive via: O365.
  2. Klicka på det delade bibliotek som du vill synkronisera.
  3. Välj Go to site/Gå till webbplats.
    Bild från Teams hur du synkroniserar filer i 0365
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive

Så hittar du dina synkroniserade filer

Du hittar nu dina filer i din utforskare/finder under fliken Umeå Universitet.

Bild från din utforskare hur det ser ut när du synkroniserat mappar