Teams – Sida 2

Inställningar för telefoni i Teams

2022-09-23/i Anställd, Microsoft 365, Svenska, Teams

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams.

OBS! Vyn visas endast för dig som flyttat telefonin från Skype till Teams. Vy över flik Samtal i Teams

Lägg till nya kontakter.
Skriv numret du vill ringa eller sök på ett namn och ring direkt.
Välj om du vill vidarekoppla och hitta andra inställningar för samtal.
Inställningar för ljudenheter. Välj vilken ljudenhet du vill använda.
Klicka på din profil för att ändra status och ange statusmeddelande. Du kan även schemalägga din frånvaro.

Inställningarna når du genom att klicka på din profil uppe till höger, välj ”Hantera konto” och sedan ”Samtal”. 

Vy över samtalsinställningar i Teams

Under Telesvarsregler kan du ställa in regler för vad som ska hända när du inte besvarar samtal samt regler för vidarekoppling. Genom Ring även kan du välja att det även ska ringa till t ex din mobiltelefon när det ringer i Teams.

Under Ringsignaler kan du lyssna på och välja olika ringsignaler för dina samtal.

Ta bort grupper i Microsoft 365

2022-05-16/i Anställd, Microsoft 365, Outlook, Planner, Sharepoint, Svenska, Teams

Ta bort grupper i verktyget

Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen.

Ta bort grupp i Planner

Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
För att ta bort, gå till den grupp du vill ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinställningar.
Längst ner i dialogfönstret för Planinställningar hittar du länken för att ta bort gruppen.

Ta bort grupp i Sharepoint

Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort.

Skärmdump site information Sharepoint

Ta bort grupp i Teams

Gå till din teamsklient och välj Team i menyn till vänster.
I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn.

Skärmdump som visar ta bort team i Teams

Administrera grupper via Outlook (Office 365)

Du som flyttat din e-post till Office 365 kan enkelt administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.

Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
Välj Grupper i menyn till vänster.
Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar i den övre menyn. I den meny som presenteras kan du administrera din grupp.

Skärmdump som visar Gruppinställningar i Outlook

Förbered och skapa Breakout rooms innan Teamsmötet

2022-03-23/i Anställd, Svenska, Teams

I denna manual beskriver vi hur du som mötesorganisatör använder dig av digitala breakout rooms (digitala grupprum) i Teams för att kunna skapa meningsfulla diskussioner och utbyte av idéer. Observera att för att använda grupprum måste du använda skrivbordsapplikationen för Teams.

Vi rekommenderar att du förbereder dina grupprum innan Teamsmötet. Det är enbart mötesorganisatören (den som skickar ut bokningen) som kan genomföra detta. (Du kan skapa dina grupprum direkt i mötet också se denna manualen). För att förbereda grupprummen innan mötet gör så här:

Gå till Teams kalendern och dubbelklicka på mötesbokningen som du vill skapa grupprum inom.
Klicka på Separat rum. (Ser du inte separat rum, klicka på fler och välj separat rum)
Klicka på Skapa rum
Klicka på Pilen och välj hur många rum du vill ha och klicka Lägg till rum. (Du kan ändra antal rum senare, oroa dig inte).
Nu är är det dags att tilldela deltagare i de rum du har skapat. Klicka på Tilldela deltagare.
Välj Automatiskt om du vill tilldela deltagarna automatiskt enligt antal rum (i detta fall 2 rum) du har skapat.
Välj Manuellt om du vill välja själv vilket rum deltagarna ska vara i.
Klicka Nästa.
Valde du automatisk tilldelning gå till punkt 12.
Valde du manuell tilldelning då är det nu dags att välja vilket rum personerna ska vara i. Alla personer inbjudna till mötet samlas i en lista. Markera bockruta bredvid person och klicka på Pilen och välj sedan vilket rum.
Fortsätt på samma sätt med de övriga personerna och klicka sedan på Tilldela. Det kan då se ut så här:
Nu är dina rum klara att användas. Innan vi visar hur du startar rummen under Teamsmötet kommer här några fler tips på hur du kan göra för att göra rummen bättre.

Övriga smarta inställningar innan mötet startar

Efter du har tilldelat personer kan du ställa in fler inställningar, ändra antal eller ta bort rum och byta namn på rummen.

Inställningar

Klicka på kugghjulet
Klicka här för att tilldela presentatörer i mötet som kan hjälp dig att starta, lägga till eller ta bort personer i grupprummen under teamsmötet. (En lista kommer upp, skriv namnet på personen som du vill ha hjälp ifrån).
Klicka här för att ange en specifik tidsgräns på grupprummen. (Du får välja tid i lista under).
Klicka här för att flytta personer automatiskt till rum när du klickar på starta rum i teams mötet (Vi rekommenderar att ni har denna påslagen. Det innebär att personerna i rummen skickas ut automatiskt när du klickar på ”Öppna” för att starta rummen under teamsmötet).
Klicka här för att tillåta att de andra kan komma tillbaka till huvudmötet. (Exempelvis om de vill ställa frågor till dig i huvudmötet).

Lägg till fler rum, ta bort rum och byt namn på rum

Klicka här för lägga till fler rum
Klicka här för att ta bort rum
Klicka på tre pickar och redigera för att byta namn på rummet.

Under Teamsmötet

I Teamsmötet är det nu dags att starta rummen. Detta tar enbart några få sekunder att göra eftersom du redan har förberett rummen.

Klicka på Rum. (Om det är personer som har anslutit till mötet efter du skapade rummen kommer personerna att synas ovanför knappen Tilldela deltagare. Klicka då på Tilldela deltagare och välj vilket rum den personen ska vara med i).
Klicka på Öppna. (Rummen kommer då att öppnas och det tar ca 10 sekunder innan alla skickas ut till sina rum).
Som mötesorganisatör – du som är ägare av mötet och startar grupprummen – stannar kvar i huvudmötet och de personer du har valt slussas ut i rummen. För att skicka ett meddelande till alla i rummen klicka på trumpet-ikonen och skriv ditt meddelande. Tillexempel ”5 minuter kvar”.
Du kan även assistera personerna i rummen eller höra hur det går för dem genom att gå med i ett specifikt rum. Välj det rum du vill gå med i och klicka på tre prickar och Anslut till rum.
Det kommer då att se ut så här. Du kommer ha två teamsmöten igång samtidigt. Rum 1 (den vänstra) är aktivt och huvudmötet (den högra) blir Parkerad.
Klicka på Lämna under Rum 1 för att lämna grupprummet.
Klicka på Återuppta på huvudmötet för att starta igång huvudmötet igen.
Klicka på Stäng för att stänga alla rum. (Det tar ca 10 sekunder innan alla kommer tillbaka till huvudmötet).

Boka en livehändelse i Teams

2021-09-28/i Microsoft 365, Svenska, Teams

Gå till kalendern och tryck på pilen till höger om Nytt möte. Välj sedan Livehändelse.
Till vänster lägger du till en rubrik, eventuellt en plats, datum, start- och sluttid samt en beskrivning.
Till höger bjuder du in personer som ska vara med i händelsegruppen. Händelsegruppen består av dig som är organisatör, producenter och presentatörer som tillsammans ansvarar för livehändelsen. Som organisatör kan du välja att vara antingen producent eller presentatör under själva händelsen.
Organisatör – Schemalägger livehändelsen och ansvarar för behörigheter för deltagarna och händelsegruppen.
Producent – Ser till att deltagarna kan visa händelsen utan problem, startar och avslutar händelsen, kontrollerar vad som delas samt har samma uppgifter som en presentatör.
Presentatör – Delar video, ljud eller skärmbild under händelser samt modererar frågestunden.
När du är färdig klickar du på Nästa.
Välj behörigheter för livehändelsen. Du kan antingen välja att endast angivna användare och grupper kan se händelsen, eller att hela organisationen kan titta på den. I båda fallen krävs inloggning med Umu-id.
Sedan väljer du hur händelsen ska produceras. Du kan antingen välja att producera den via Teams genom att dela innehåll från presentatörens webbkamera och skärm, eller att använda ett externt program eller enhet.
Tryck på Schemalägg när du är klar.
Ett nytt fönster öppnas. Här kan du bjuda in deltagare genom att klicka på Hämta länk för deltagare.
Nu kan du skicka en länk till händelsen via exempelvis e-post eller annan kanal.

Boka ett möte i Teams eller Outlook

2021-09-27/i E-post, Microsoft 365, Svenska, Teams

Denna manual visar både hur du bokar ett möte i Teams och hur du bokar ett möte i Outlook.

Boka möte i Teams:

Gå till kalendern och tryck på Nytt möte uppe i det högra hörnet.
Mötesvyn öppnas gå igenom dessa instruktioner

A) Lägg till en rubrik till mötet

B) Lägg till deltagare genom att skriva in namn eller mailadress

C) Välj ett datum och start- och sluttid.

D) Lägg till en fysisk plats om mötet ska hållas på en fysisk plats/konferensrum.

E) Skriv in en agenda/syfte/beskrivning på mötet så att den inbjudne vet vad mötet handlar om.

När du fyllt i fälten som behövs trycker du på Spara. Det skapas ett möte i Teams automatiskt som du kan se länken till nu när du sparat din bokning.

Boka möte i Outlook:

Gå till kalendern och tryck på Nytt Teams-möte uppe i navigeringsmenyn.
Lägg till en rubrik, deltagare, datum, start- och sluttid, eventuellt en plats och slutligen en beskrivning på vad mötet handlar om. Till skillnad från Teams ser du redan här länken till mötet innan du sparat bokningen.
Klicka på kugghjulet och sen på Mötesalternativ för att göra inställningar gör lobby, välja om deltagare får ha kamera och mikrofon på samt om chatt och reaktioner ska vara påslagna under mötet.
När du är färdig med din bokning klickar du på Skicka.

Kom igång med Microsoft Lists

2021-08-17/i Lists, Microsoft 365, Teams

Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. I denna manual beskriver vi några olika användningsområden för Lists.

Det finns flera sätt att komma åt Lists. Du kan logga in via Microsoft 365-portalen, hitta verktyget via Teams eller via SharePoint. Observera att utseendet på menyerna kan skilja sig något åt om du använder Mac eller dylikt.

Kom igång med Lists via Teams

Gå till det team där du vill lägga till Lists.
I menyn längst upp i ditt hörn, tryck på plustecknet.
Välj Lists. Om det inte finns med i listan så kan du söka fram det.
I nästa ruta klicka Spara.
Klicka på din nya flik.
Här kan du välja om du vill skapa en tom lista, använda en befintlig list m.m.

För att skapa en ny lista, se rubriken Skapa en ny lista.

Kom igång med Lists via Microsoft 365-portalen

Såhär hittar du Lists i Office365-portalen:

Gå till m365.umu.se
Du hittar dina mest använda appar i vänsterkolumnen. Om du inte hittar Lists bland dina appar – kan du söka efter Lists i sökfältet.
Klicka på ikonen för Lists.
Du kommer nu att se dina befintliga listor och favoriter. Här kan du även markera favoriter eller ta bort markering som favorit och skapa nya listor.

För att skapa en ny favorit:

Håll musen över listan
Klicka på stjärnan i höger hörn.

Skapa en ny lista

För att skapa en ny lista:

Klicka på Ny lista i övre högra hörnet på skärmen.
Du får nu upp ett antal olika inställningar för din nya lista. Du kan exempelvis göra en tom lista (du skapar själv alla dina kolumner), utgå från en Excel-fil (konvertera befintlig Excel-fil till en lista) eller utgå från en mall. I detta exempel utgår vi från mallen som kallas Ärendeuppföljning.
I nästa ruta väljer du dina inställningar. Du fyller i titeln, en beskrivning av listans syfte och väljer en lämplig färg och ikon.
Under Spara i väljer du var du vill spara din lista. Om du vill att listan ska vara privat eller om du vill dela den med utvalda personer väljer du Mina listor. Du kan även bläddra dig fram till ett team eller en SharePoint-sida och spara listan där.
Klicka på Skapa för att skapa din nya lista.

Lägg till objekt till lista

Gå till den lista du just har skapat.
Klicka på Nytt objekt i vänstra hörnet.
I rutan som öppnas får du upp ett antal inställningar du kan fylla i för ditt nya objekt. Rubriken Ärende är markerad som obligatorisk. Du kan lägga till bilder, bifoga filer och fylla i olika inställningar som exempelvis problembeskrivning, prioritet, datum för rapportering av ärendet vem du ska tilldela ärendet till. Klicka på Spara när du är klar.

Dela din lista med deltagare

Om du vill kan du skapa innehåll först för att sedan dela innehållet med en deltagare.

Klicka på Dela i menyn för din lista.
Fyll i e-postadress eller namn på den du vill dela listan med. Där kan du välja vilken behörighet personen ska ha – om personen ska kunna se eller redigera innehållet.
Du väljer om personen ska få en avisering om delningen genom att bocka i eller ur Meddela användare.
Klicka sedan Bevilja åtkomst för att dela listan.

Sortera dina objekt i vyer

För att förenkla ditt arbete kan du ordna din lista i olika typer av vyer. Du hittar alla vyer genom att klicka på Alla objekt i högra hörnet på din lista. Några exempel på vyer:

Filtrera efter tilldelad person – vilka ärenden som är tilldelade till vem och vad som inte är tilldelat.
Filtrera efter prioritet – om ärendet har hög eller låg prioritet.
Filtrera efter datum – du kan få en kalendervy eller kortvy.

Alla objekt Lists Office 365

Lägga till regler

För att förenkla ditt arbete i Lists kan du skapa regler för att automatisera processer utifrån dina listdata. Med en regel kan du meddela dig själv eller andra när något ändras i listan. Såhär skapar du en regel:

Öppna din lista.
Klicka på Automatisera till höger i din lista.
Klicka på Skapa en regel.
En ny ruta öppnas med olika alternativ för regler. Du kan välja att en notifiering skickas som e-post till dig eller andra vid förändring av en kolumn, när ett kolumnvärde ändras, när ett nytt objekt skapats eller när ett objekt raderats. Klicka på den typ av regel du vill skapa.
I nästa ruta väljer du vad som utlöser regeln och vilken åtgärd som ska ske. Beroende på vilken typ av regel du har valt får du olika alternativ. Du kan exempelvis välja vilken kolumn som avses, ett värde för kolumnen och vem som ska bli meddelad. Klicka Skapa när du är klar.

Mallar

När du använder mallar i Lists får du listor med fördefinierade format som du sedan kan anpassa till just ditt arbete. För att se vad mallen ska användas till och vilka rubrik/kolumner som finns i mallen – klicka på någon av mallarna när du ska skapa en ny lista.

Beskrivning av några av mallarna:

Ärendeuppföljning: Med denna mall kan du följa upp, hantera och avsluta ärenden. Ange prioritet och ha full koll på hur ett ärende fortskrider i statuskolumnen. Håll igång produktiviteten i teamet genom att skicka meddelanden när de tilldelas ärenden.
Evenemangsplan: Samla all viktig evenemangsinformation på en enda plat för en lyckad evenemangsplanering. Spåra talarnas namn och e-postadresser, start- och sluttider, rumskapacitet med mera.
Introduktionschecklista: Checklistan hjälper till att hantera introduktionen av nya medarbetare och hjälper dem att lyckas under deras första veckor på arbetet. Nya medarbetare kan få tips om relevanta kontakter och resurser.

Skapa Breakout rooms under ett Teamsmöte

2021-08-16/i Microsoft 365, Teams

I denna manual beskriver vi hur du som mötesorganisatör använder dig av digitala breakout rooms (digitala grupprum) när du redan är inne i ett Teamsmöte för att kunna skapa meningsfulla diskussioner och utbyte av idéer.

Skapa grupprum

Starta ditt möte.
Klicka på symbolen för Grupprum i möteskontrollerna.
I nästa ruta väljer du dina inställningar:
1. 1. Hur många rum du vill använda (1-50)
  2. Om du vill att Teams ska tilldela personer till rum (Automatiskt) eller om du själv vill välja personer för varje rum själv (Manuellt). Om du väljer att personer ska tilldelas till breakout-rum kan inte ändras senare i mötet.
Välj Skapa rum/Create rooms.

Tilldela deltagare till grupprum (manuellt)

Om du valde inställningen att manuellt tilldela deltagare till grupprum när du skapade ditt rum, följ stegen nedan. Om du valde att automatiskt tilldela deltagare till grupprum så kommer de automatiskt att tilldelas till rummen när du öppnar rummen.

Välj Tilldela deltagare.
Välj vilka personer som ska dela ett grupprum genom att markera kryssrutorna bredvid deras namn.
Välj Tilldela och välj sedan ett rum för dessa personer.
Upprepa steg 2 och 3 tills alla deltagare är med i ett grupprum.

Ändra namn på grupprum

Du kan byta namn på varje rum så att det återspeglar medlemmarna i gruppen, ett tema eller liknandee.

För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
Välj Byt namn på rum.
Skriv in det nya namnet.
Klicka på Byt namn på rum.

Sätt en tidsgräns för grupprum

När du bestämmer en tidsgräns för grupprummen så visar en klocka när grupprummen stängs. När tiden är slut stängs rummen och deltagarna skickas tillbaka till huvudmötet.

Klicka på de tre punkterna högst upp i fönstret Grupprum.
Välj sedan Rumsinställningar.
I nästa ruta aktiverar du tidsgränsen genom att klicka på sliders Ange en tidsgräns. Klicka på respektive pil för att välja antal timmar och minuter.
Klicka sedan på Inställningar för att återgå till huvudfönstret för Grupprum.

Öppna grupprum

Som standard flyttas mötesdeltagare till sina tilldelade rum så fort du öppnar rummet. För att inaktivera denna inställning, se rubriken Inaktivera automatisk flyttning nedan.

Om du vill öppna alla rum samtidigt väljer du Starta rum.
Om du vill öppna ett specifikt rum:
1. Klicka på de tre punkterna bredvid rummets namn
2. Välj Öppna rum.

Du kan öppna och stänga grupprum mer än en gång under ett möte.

Inaktivera automatisk flyttning

När du inaktiverar att deltagare flyttas automatiskt till grupprum när de öppnas så får deltagarna ett meddelande där de uppmanas att ansluta till ett grupprum. De väljer Anslut till rum (på en mobil enhet) innan de flyttas.

Klicka på de tre punkterna längst upp i högra hörnet i fönstret Grupprum.
Välj sedan Rumsinställningar.
Ställ om reglaget så att inställningen Flytta personer automatiskt till öppna rum är inaktiverad.

Interagera med rumsdeltagarna

För dig som mötesorganisatör är det möjligt att interagera med rumsdeltagarna. Du kan ansluta till vilket grupprum som helst, bidra till alla rumschattar och skicka meddelanden till alla. För att ansluta till ett grupprum:

För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
Välj sedan Anslut till rum.
När du vill återgå till huvudmötet så väljer du Återgå.

Skicka meddelanden till alla grupprum

Klicka på de tre punkterna längs upp till höger i fönstret Grupprum.
Välj sedan Gör ett meddelande.
Skriv in meddelandet och välj Skicka.

Deltagarna får en avisering i möteschatten och kan läsa meddelandet.

Chatta i ett grupprum

Varje grupprum har en egen chatt och alla chattar är tillgängliga under dina chattar i Teams. Här hittar du även chatten för själva mötet, som du kan använda för att skriva till alla mötesdeltagare.

När du har anslutit till ett grupprum hittar du chatten genom att klicka på symbolen för Chatt i möteskontrollerna.

Du kan se chatthistorik och delade filer även efter att grupprummen är stängda.

Stänga grupprum

När du stänger rummen kommer deltagarna att återgå till huvudmötet. Du kan välja att stänga rum individuellt alternativt att stänga alla rum samtidigt.

För att stänga rum individuellt:

För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
Välj sedan Stäng rum.

För att stänga alla rum samtidigt:

Välj Stäng rum.

När rummen inte längre innehåller några deltagare så ändras deras status till Stängd. När alla är tillbaka från sina grupprum och är redo att mötas som en större grupp igen väljer du Fortsätt.

Lägga till Team till Sharepoint-yta

2021-06-22/i Anställd, Microsoft 365, Sharepoint, Student, Svenska, Teams

I denna manual beskriver vi hur du som idag är ägare av en Sharepoint-yta kan lägga till ett Team till din yta.

Gå till startsidan för din Sharepoint-ytan och klicka på Lägg till Microsoft Teams längst ner till vänster.
Du får nu upp ett nytt fönster till höger. Klicka på Fortsätt.
I nästa fönster väljer du om du vill lägga till sidor (exempelvis dokument-bibliotek eller startsida) som flikar i teamet. Du kan även göra det senare. När du är färdig, klicka sedan på Lägg till Teams.
När ditt nya Team är kopplat så kommer du att få en genväg till teamet upp i menyn till vänster. Du kommer också att kunna se det i din app för Teams.
Klart! Du har nu ett team som är ihopkopplat med en befintlig Sharepoint-yta.

Om du sedan vill flytta filer från ditt dokumentbibliotek till en kanals filyta så finns också instruktioner för hur du flyttar filer mellan kanal eller team.

Gör en spontan omröstning med Forms i Teamsmöte

2021-06-21/i Anställd, Forms, Microsoft 365, Student, Teams

I denna manual beskriver du hur du gör en spontan omröstning via Forms under ett pågående möte i Teams. Denna metod är lämplig när du är presentatör eller organisatör i ett möte i Teams och spontant vill skapa en omröstning. Om du vill göra en planerad omröstningar inför ett möte, se vår andra manual (se länk till höger).

Skapa ny omröstning

När du är i mötet, klicka på Pluset bland mötesverktygen, och hitta Forms antingen genom att söka efter appen, eller om den ligger i listan.
Klicka på Forms, och välj sedan Spara.
En flik för omröstning i Forms läggs nu till i mötet. Klicka på den nya fliken
Klicka på Ny omröstning.
I nästa fönster väljer du typ av fråga – du kan välja mellan tre olika frågor:
- Välj Flervalsomröstning om du vill veta vad personerna i mötet tycker om ett visst ämne.
- Välj Frågesport med flera val om du vill ställa frågor som har ett rätt eller fel svar.
- Välj Omröstning i Word-moln om du vill ställa frågor som går att visualisera i öppna text svar.
- Välj Betyg om du vill tillåta personer att ge omdöme på ett specifikt ämne.
- Välj Rankning om du vill veta hur personerna i mötet rangordnar ett visst ämne.
När du har valt typ av omröstning så får du upp ett nytt fönster där du skriver in din fråga och väljer inställningar. Du kan fylla i frågan, lägga till/ta bort svarsalternativ, inställningar för din omröstning och om du vill att det ska vara möjligt att rösta på flera alternativ. Vill du läsa mer om frågetyper och inställningar se här.
1. Frågesport med flera val – frågor där det finns ett rätt eller fel svar. Här behöver du klicka i vilket svar som är rätt.
2. Flervalsomröstning – du vill veta vad personerna i mötet tycker om ett visst ämne.
3. Omröstning med Word-moln – tillåt respondenterna svara med text. Svaren visualiseras i text framför alla deltagare (går att anonymisera).
4. Betyg – tillåt personerna i mötet att betygsätta ett specifikt ämne.
5. Rankning – verktyg som tillåter personerna i mötet att rangordna ett visst ämne.
Klicka på Spara som utkast eller Starta nu när du är färdig.
Om du väljer Spara som utkast sparas det under fliken Omröstningar. Om du väljer Starta nu, startas omröstningen direkt. Här kan du också skapa Ny omröstning, om du vill lägga till fler frågor.

Redigera fråga i omröstning

För att redigera en fråga du redan har lagt till:

Klicka på pilen bredvid Starta.
Du får nu upp alternativen att redigera frågan eller ta bort den. Klicka Redigera för att göra om frågan eller Ta bort för att ta bort den helt.
Gör dina förändringar och klicka Spara när du är nöjd.

Publicera fråga i möte

Kontrollera om du är nöjd med dina inställningar. Om inte – redigera din omröstning.
Om du är nöjd och vill publicera frågan i mötet, klicka på Starta. Du kan göra det före, under eller efter mötet.
När du har skickat din fråga kommer den att vara markerad i rött med texten Live, och frågan kommer att visas i mötet.
Efter att frågan har skickats får alla deltagare i mötet upp omröstningen på sin skärm. De får även upp en notis i form av en banderoll att en fråga har skickats.
Klicka på Visa resultat för att se svaren från undersökningen.

Avsluta omröstning

När du är klar med dina omröstningar finns det ett par saker till du kan göra via Forms i Teams

Klicka på den lilla pilen bredvid Tillbaka till fråga.
Du får nu upp ett antal val:
1. Avsluta omröstningen – avsluta så att ingen mer röstning kan ske.
2. Svarsinformation – få en tydligare bild över vad personerna har svarat.
3. Exportera resultat – data från omröstningen sparas ned i nedladdade filer på din dator.
4. Ta bort omröstning – ta bort omröstningen helt.

Se resultat från omröstningar i efterhand

Se resultatet i Teams

För att se resultatet från omröstningen i efterhand:

Gå till Teams och välj fliken Chatt.
Sök bland dina chattar efter det möte där ni har gjort omröstningen.
Välj fliken Omröstningar.

Se resultatet på O365.umu.se

Gå till o365.umu.se
Klicka på Forms i panelen till vänster. Om du inte hittar den så ligger den under Fler appar längst ned.
De omröstningar senast arbetade med i Teams senast ligger nu längst upp under Senaste. Om du inte ser några, klicka på Alla mina formulär.

Gör en planerad omröstning med Forms i Teamsmöte

2021-06-18/i Anställd, Forms, Microsoft 365, Student, Svenska, Teams

I denna manual beskriver du hur du gör en omröstning via Forms före, under och efter ett möte i Teams. Denna metod är lämplig för när du i förväg har planerat att ha en omröstning.

Lägg till fliken Omröstning

Boka ett möte i Teams.
Gå sedan till din kalender i Teams och klicka på mötet det gäller (alternativt högerklickar och väljer redigera). Du får då upp mötesvyn.
I mötesvyn, klicka på plustecknet och välj lägg till ny flik.
Välj Forms för att skapa en ny flik för omröstning.

Skapa ny omröstning

Klicka på fliken Omröstning.
Första gången du skapar en omröstning, klicka Skapa ny omröstning.
I nästa fönster väljer du typ av fråga:
1. Välj Flervalsomröstning – du vill veta vad personerna i mötet tycker om ett visst ämne.
2. Välj Frågesport med flera val om du vill ställa frågor som har ett rätt eller fel svar.
3. Välj Omröstning i Ordmoln om du vill ställa frågor som går att visualisera i öppna text svar.
4. Välj Betyg för att få insikt i deltagarnas tankar.
5. Välj Rankning föra att få veta vad personerna rangordnar specifika objekt.

Flervalsomröstning

Flervalsomröstning är en alternativ fråga perfekt för att enkelt samla in information. Gör så här för att skapa din flervalsfråga:

Markera Fråga och skriv in din fråga.
Markera Alternativrutan och skriv in det alternativ du vill ha.
Klicka på Lägg till alternativ för att lägga till fler alternativ
Markera alternativ och klicka på Papperskorgen för att ta bort alternativ.
Bocka i Flera markeringar om du vill tillåta att deltagarna svarar med flera alternativ.
Välj Registrera namn på svarande (endast synliga för skapare) om du vill se namnen på de deltagare som svarat på formuläret.
Välj Dela aggregerade resultat med svarande efter röstning om du vill att alla deltagarna ska få se resultatet efter de har röstat. Bocka ej i denna om du vill hålla svaren anonyma.
Välj Tillåt medpresentatörer att redigera din omröstning medan det är ett utkast till omröstning om du vill att medpresentatörerna ska kunna se frågorna, skapa frågor, redigera frågor på förhand. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
Klicka Spara som utkast när du är klar.

Frågesport med flera val

Frågesport med flera val är en frågetyp som tillåter dig att sätta rätt svar på en fråga. Denna frågetyp ska ni använda om ni exempelvis vill göra en tävling eller quiz.

Markera Fråga och skriv in din fråga.
Markera Alternativrutorna och skriv in de alternativ du vill ha.
Markera Bockrutan till vänster om alternativ så att det blir grön. (Detta är vad som skiljer sig jämnt emot föregående frågetyp).
Klicka på Lägg till alternativ för att lägga till fler alternativ
Markera alternativ och klicka på sopkorg för att ta bort alternativ.
Bocka i Flera svar om du vill tillåta att deltagarna svarar med flera alternativ.
Välj Registrera namn på svarande (endast synliga för skapare) om du vill se namnen på de deltagare som svarat på formuläret.
Välj Dela aggregerade resultat med svarande efter röstning om du vill att alla deltagarna ska få se resultatet efter de har röstat. Bocka ej i denna om du vill hålla svaren anonyma.
Välj Tillåt medpresentatörer att redigera din omröstning medan det är ett utkast till omröstning om du vill att medpresentatörerna ska kunna se frågorna, skapa frågor, redigera frågor på förhand. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
Klicka Spara som utkast när du är klar.

Omröstning i Word-moln

Omröstning i Word-moln är en frågetyp som tillåter deltagarna att skriva ett svar med text. Svaren kommer att ploppa upp på skärmen i form av Word-moln därav namnet. Gör så här för att skapa din Omröstning i word-moln:

Markera Fråga och skriv in din fråga.
Välj Registrera namn på svarande (endast synliga för skapare) om du vill se namnen på de deltagare som svarat.
Välj Dela aggregerade resultat med svarande om du vill att alla deltagarna ska få se resultatet. Bocka ej i denna om du vill hålla svaren anonyma.
Välj Tillåt medpresentatörer att redigera din omröstning medan det är ett utkast till omröstning om du vill att medpresentatörerna ska kunna se frågorna, skapa frågor, redigera frågor på förhand. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
Klicka Spara som utkast när du är klar.

Samla in Betyg från deltagarna

Betyg är ett verktyg som tillåter deltagare att betygsätta saker som förutbestämts av arrangören:

Markera Fråga och skriv in din fråga.
Välj Nivåer för att ange antalet nivåer på betygsättningen som deltagarna ska tillåtas ge.
Välj Symbol för att välja vilken symbol som ska representera betygsättningen.
Välj vilken etikett du vill att betygen ska ha, ange vilken etikett Nivå 1, respektive Nivå 5 ska få.
Välj Registrera namn på svarande (endast synliga för skapare) om du vill se namnen på de deltagare som svarat.
Välj Dela aggregerade resultat med svarande om du vill att alla deltagarna ska få se resultatet. Bocka ej i denna om du vill hålla svaren anonyma.
Välj Tillåt medpresentatörer att redigera din omröstning medan det är ett utkast till omröstning om du vill att medpresentatörerna ska kunna se frågorna, skapa frågor, redigera frågor på förhand. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
Klicka Spara som utkast när du är klar.

Bild över hur det ser ut när man redigerar Betyg i Forms

Rankning för olika objekt

Rankning är ett verktyg som tillåter svarande att rangordna objekt. Detta verktyg är användbart om du till exempel vill göra någon sorts utvärdering:;

Markera Fråga och skriv in din fråga.
Markera Alternativ för att skriva in alternativ för din rankning.
Håll in med muspekaren på prickarna bredvid alternativen, och dra, för att ändra plats på alternativet.
Klicka på pluset för att lägga till fler alternativ.
Välj Registrera namn på svarande (endast synliga för skapare) om du vill se namnen på de deltagare som svarat.
Välj Dela aggregerade resultat med svarande om du vill att alla deltagarna ska få se resultatet. Bocka ej i denna om du vill hålla svaren anonyma.
Välj Tillåt medpresentatörer att redigera din omröstning medan det är ett utkast till omröstning om du vill att medpresentatörerna ska kunna se frågorna, skapa frågor, redigera frågor på förhand. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
Klicka Spara som utkast när du är klar.

Hantera, skapa nya, redigera, ta bort frågor

När du är klar med dina frågor sparas dem som utkast i en Tavel-vy. Detta innebär att deltagarna kan inte se dina frågor (om du inte valde samredigering). Från denna vyn kan du hantera dina frågor.

Klicka på Ny omröstning för att skapa fler frågor
Klicka på pil för att redigera eller ta bort fråga.
Dra och slapp och släpp fråga och placera den i den ordningsföljd du vill ställa dem.

Publicera fråga i möte

Kontrollera om du är nöjd med dina inställningar. Om inte – redigera din omröstning.
Om du är nöjd och vill publicera frågan i mötet, klicka på Starta. Du kan göra det före, under eller efter mötet.
När du har skickat din fråga kommer den att vara markerad i rött med texten Live.
Alla deltagare i mötet får en notis i form av en banderoll att en fråga har skickats.
Svaren från undersökningens presenteras i procent.

Avsluta omröstning

När du är klar med dina omröstningar finns det ett par saker till du kan göra via Forms i Teams

Klicka på den lilla pilen bredvid Visningsalternativ.
Du får nu upp ett antal val:
1. Avsluta omröstningen – avsluta så att ingen mer röstning kan ske.
2. Svarsinformation – Tydligare bild över vilka svar som angetts.
3. Exportera data – data från omröstningen sparas ned i nedladdade filer på din dator.
4. Ta bort omröstning – ta bort omröstningen helt.

Se resultat från omröstningar i efterhand

För att se resultatet från omröstningen i efterhand:

Gå till o365.umu.se
Klicka på Forms i panelen till vänster. Om du inte hittar den så ligger den under Fler appar längst ned.
De omröstningar senast arbetade med i Teams senast ligger nu längst upp under Senaste. Om du inte ser några, klicka på Alla mina formulär.