Ställ in tysta timmar i Teams för mobiltelefon

Du som använder Teams i din mobiltelefon har möjlighet att ställa in så kallade tysta timmar. Tysta timmar innebär att du kan stänga av alla aviseringar för Teams under vissa tider, exempelvis under kvällar och helger.

Ställ in och aktivera dina tysta timmar

  1. Öppna Teams-appen i mobiltelefonen.
  2. Klicka på menyn längst uppe till vänster (de tre strecken)
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar hur du hittar menyn.
  3. Tryck på ”Aviseringar”.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams om hur du hittar dina aviseringar.
  4. Välj ”Under tyst tid”.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar var du hittar menyn under tyst tid.
  5. Här kan du välja om du vill ha tysta timmar, tysta dagar eller både och. Du kan också ställa in undantag om du vill att någon typ av innehåll alltid ska synas oavsett tysta timmar, exempelvis om någon gör ett omnämnande. Observera att du bara kan ställa in undantag i Android.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar hur du hittar menyn för att ställa in tysta timmar i mobilen.

Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Synkronisera filer från en kanal

  1. Klicka på det team som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  3. Välj Öppna i Sharepoint.
    Bild från Teams hur du synkroniserar filer i 0365
  4. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive
    Så lägger du till en kanal från Teams som shortcut i din utforskare

Synkronisera filer från ett team

  1. Klicka på det team som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  3. Välj Öppna i Sharepoint.
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive

Synkronisera dina filer från ett delat bibliotek

  1. Gå till det delade biblioteket. Detta gör du enklast genom att använda din OneDrive via: O365.
  2. Klicka på det delade bibliotek som du vill synkronisera.
  3. Välj Go to site/Gå till webbplats.
    Bild från Teams hur du synkroniserar filer i 0365
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive

Så hittar du dina synkroniserade filer

Du hittar nu dina filer i din utforskare/finder under fliken Umeå Universitet.

Bild från din utforskare hur det ser ut när du synkroniserat mappar

Aktivera nya mötesutseendet i Microsoft Teams

1.Gå till din profil uppe i högra hörnet och välj Inställningar
Min profil Teams

2. Välj Allmänt i menyn och klicka i rutan Aktivera nytt mötesutseende längre ner på sidan

3. Starta om Teams

4. Du har nu det nya mötesutseendet.

Ställ in dina aviseringar i Teams

När du vill justera och ställa in dina inställningar för aviseringar i Microsoft Teams finns två alternativ; för hela applikationen och för vardera kanal.

Ställ in aviseringar för Teams-applikationen

1. Klicka på din profil uppe i högra hörnet inne i Microsoft Teams.

Min profil Teams

2. En meny visas nu. Välj Inställningar.

3. Välj sedan fliken Aviseringar och ställ in under de olika rubrikerna.

Inställningar för aviseringar i Teams

Om du har valt att få en avisering via e-post – observera att du  tyvärr inte får denna avisering om du är inloggad eller har applikationen öppen i bakgrunden. Då räknas du som aktiv och får enbart notiser i appen.

Ställ in aviseringar för en kanal i Teams

  1. Gå till den kanal du vill anpassa dina aviseringar på och välj de tre prickarna.
  2. Välj menyn Kanalmeddelanden.
  3. I nästa meny väljer du sedan hur du vill bli aviserad när något händer i just denna specifika kanal.
  4. Välj Anpassade för att få fler alternativ för aviseringarna.

Observera att dessa inställningar är för enbart dig och per kanal och inte per team. Om du till exempel bara intresserad av det som händer i kanalen Teams men inte i kanalen för Planner, avaktivera då aviseringar från Planner-kanalen för att minska bruset. Aviseringar anpassade Teams

Bjuda in flera användare till ett team i Teams

Det kan vara tidskrävande att bjuda in medlemmar en och en till ett team i Teams. Här finns två tips på sätt att erbjuda medlemmarna att själva ansluta till teamet. Observera att dessa alternativ endast fungerar för användare med Umu-konton. 

Bjud in med en kod

Alla team har en kod som kan användas för att ansluta till teamet. Om medlemmar ansluter till teamet via denna kod så ansluts de per automatik och det krävs inget godkännande av dig som ägare/administratör.

Observera att det endast är UmU konton som kan ansluta med en kod. Tänk också på att vem som helst på UmU som har koden kan ansluta till teamet via koden och eftersom du som ägare inte behöver godkänna medlemskapet så kan det vara svårt att hålla koll på vilka som ansluter.

Ta fram teamets kod

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn. Klicka på Hantera team.
    Hantera team i Teams
  2. Under Hantera team går du sedan till inställningar och väljer Teamkod.Teamkod
  3. När du valt Skapa får du fram koden och kan kopiera och dela den till dina blivande medlemmar.

Anslut till team med kod

  1. Gå till Microsoft Teams och välj Team-fliken och sedan Gå med i eller skapa ett team.Gå med i eller skapa ett team
  2. Användaren får då alternativet att skapa ett team eller ansluta med en kod, det är här de klistrar in koden och väljer att ansluta till teamet.
    Anslut till team med en kod

Bjuda in med länk

Det går också att bjuda in medlemmarna genom att skicka en länk till teamet. Då måste du som ägare acceptera eller avslå när personer begär att ansluta.

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn, klicka på Hämta länk till teamet.
    Hämta länk till teamet
  2. Du får då upp en länk att kopiera och skicka till medlemmarna. Skicka länken till de personer som du önskar ska ansluta till teamet.
    Länk att dela för att bjuda in medlem till Team
  3. När de klickar på länken så kan de begära att ansluta till teamet och du som ägare får både en avisering i Teams och ett mejl om att någon begärt att ansluta till teamet. Du kan därmed ta ställning om personen ska få åtkomst eller inte genom att acceptera eller avslå.
    Begära ansluta Teams
  4. Du hittar även förfrågningar till att ansluta till teamet under Hantera team och Väntande förfrågningar.
    Väntande förfrågningar Teams

Vanliga frågor om Teams

Möten i Teams

Kommer Skype att försvinna?

Ja, Microsoft kommer på sikt att sluta uppdatera Skype och istället endast satsa på Microsoft Teams.

I dagsläget går det inte att ringa till externa personer direkt via Teams. Detta kan du göra som vanligt via Skype, tills nya beslut är tagna.

Hur många personer kan man se på samma gång under ett möte?

Det är möjligt att se 49 personer samtidigt under ett möte.

Avslutas mötet automatiskt om det går över utsatt tid?

Nej, mötet avslutas först när någon väljer att avsluta mötet eller alla deltagare har lämnat det.

Hur många kan delta i ett Teamsmöte?

250 personer kan delta i ett möte.

Kan jag boka ett Teams-möte via Outlook?

Ja, du kan schemalägga ett Teams-möte direkt i Outlook. För att göra detta krävs att du har Teams installerat på din dator.

Kan jag räcka upp handen under ett Teams-möte?

Ja, det är möjligt att räcka upp handen under ett möte.

Räcka upp handen i ett Teams-möte

Går det att använda en Whiteboard i ett Teams-möte?

Ja, det går att använda Whiteboard i ett Teams-möte. Du startar en whiteboard genom att klicka på knappen för att dela skärm.När du klickat där kan du välja Whiteboard långt till höger. Om du vill få fler funktioner så rekommenderar vi att ladda ner Microsoft Whiteboard till din dator.

Kan jag moderera ett möte i Teams?

Ja, du kan välja att stänga av deltagares mikrofon, bjuda in fler eller ta bort deltagare under pågående möte. Du kan också välja ifall deltagare ska få möjligheten att aktivera sin mikrofon under mötets gång och om chatten ska vara tillgänglig

Kan jag sätta upp en lobby för Teams möten?

Ja! Du kan välja att stänga ute alla, externa eller ingen alls. Du som skapare av mötet kommer alltid att kunna ansluta till mötet.

Ändra deltagarinställningar för ett Teams-möte

Går det att dela upp mötet i breakout rooms?

Ja, det är möjligt att dela upp i mindre grupper (d.v.s. breakout rooms). Det är dock endast organisatören som kan göra detta i dagsläget. Inom kort kommer Microsoft lansera möjligheten att flera i ett möte kan skapa breakout rooms.

Kan jag bjuda in ett helt team till ett möte?

Ja, om du bokar mötet via Teams så kan du lägga till mötet i en kanal i ett team. När du gör det så publiceras ett inlägg i kanalen där det står att du bokat ett möte och samtliga i teamet kommer att få en kallelse via e-post till deras Outlook.

Schemalägga ett möte i Teams

Kan jag spela in ett möte?

Ja, om du klickar på de tre prickarna i ett möte så kan du där välja att spela in. Det är viktigt att du alltid informerar deltagarna innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade. Samtliga deltagare i mötet får upp en informationsruta om att mötet spelas in.

Spela in ett möte i Teams

Team

Hur stort lagringsutrymme finns i ett team?

I ett team finns 1 TB lagringsutrymme.

Vad är skillnaden mellan att ett privat eller offentligt team?

Det finns några skillnader mellan att ha ett privat och ett offentligt team. Kom ihåg: om du råkar välja fel så går det att byta i efterhand.

Privat team: Ett privat team är bara tillgängligt för de personer som du bjuder in eller godkänner. I de flesta fall ska du välja ett privat team.

Offentlig team: Ett offentligt team är tillgängligt för alla vid Umeå universitet. Det innebär att när någon söker efter team så kan de hitta ditt team i en lista och sedan gå med utan att du behöver godkänna det. För de som är medlemmar i teamet är alla filer och allt innehåll sökbart.

Kom ihåg att både studenter och anställda kan se och gå med i offentliga team.

Hur många kanaler kan jag skapa?

Det är möjligt att skapa 200 standardkanaler och 30 privata kanaler i ett team.

Vad är en privat kanal?

En privat kanal är endast tillgänglig för de personer som du vill ska ha åtkomst till kanalen. Personerna du bjuder in måste vara medlemmar i det team där den privata kanalen finns. Du kan alltså inte bjuda in en person till en privat kanal som inte är medlem i teamet.

Observera att om du har skapat en privat kanal kan du inte göra den öppen i efterhand.

Skapa en privat kanal

Kan alla i ett team skapa kanaler?

Det beror på vilken inställning teamets ägare valt. Under rubriken Hantera team kan teamets ägare välja medlemmarnas behörigheter och inställningar.

Hantera teaminställningar och behörigheter i Teams

När jag skapar ett team, vilket typ ska jag använda?

När du skapar ett team finns fyra alternativ (Klass, PLC, Personal, Annat). Välj alternativet ”Annat” för att få ett team som går att bygga helt efter dina behov.

Vad är skillnaden mellan att vara ägare och medlem i ett team?

En ägare av ett team är den som administrerar teamet. Ägaren kan lägga till och ta bort medlemmar samt bestämma vilka behörigheter medlemmarna ska ha. Du kan ha flera ägare av ett team.

Lägga till medlemmar och ändra till ägare m.m

Vad händer om någon raderar en fil av misstag i teamet?

Om någon av misstag raderar filer i ett team så finns filerna att hämta från teamets papperskorg i Sharepoint. Där finns filerna lagrade i 30 dagar. Efter 30 dagar ligger filerna i en sekundär papperskorg i 60 dagar innan de försvinner. Dina filer lagras i papperskorgen i 90 dagar.

Ta bort och återställa filer i Teams

Vad är skillnad mellan chatt och inlägg i ett team?

Chattfunktionen är ersättaren av Skype och tillåter dig att kommunicera med enstaka kollegor eller grupper i text och samtal. Du kan även dela skärm. Bara du och den du samtalar med kan se er chatt. Inlägg är någonting du skriver i ett team, ungefär som att skapa en tråd i ett forum.

För att skapa gemensamma ytor för samarbete så rekommenderar vi att du att skapar ett team. Konversationerna i teamet är synliga för alla i teamet och till skillnad från i chatten, knyts konversationerna ihop i trådar för att hålla ihop det aktuella ämnet.

I chatten kommunicerar ni i ett ständigt flöde medan konversationer i team delas upp i trådar för enklare uppföljning i samarbetet. En tumregel kan vara att använda chatten till mer “vardagligt” snack och korta avstämningar medan konversationer i team kan ses som ett mer formellt forum med sådant som kan vara bra att kunna följa upp vid ett senare tillfälle

Kan jag flytta filer till en annan kanal eller ett annat team?

Ja, det går att flytta filer. Du klickar på de tre prickarna och väljer sedan att flytta. Du kan även öppna filerna i Sharepoint för enklare hantering av filerna.

Går det att skapa ”underkanaler”?

Nej, du kan bara skapa kanaler i ett team.

Kan jag byta namn på ett team?

Ja, det går att byta namn på ett team. När du skapar ditt team skapas automatiskt en Sharepoint-sida och dessa går inte byta namn på. Det innebär att när du byter namn på ditt team i Teams är detta bara ett visningsnamn. Sharepoint-sidan kommer fortfarande att behålla ursprungsnamnet.

Kan jag byta namn på en kanal?

Ja, det går att byta namn på en kanal. Det gör du genom att klicka på de tre prickarna och välja ”Redigera den här kanalen”. Kom ihåg att ditt ursprungliga namn kommer att finnas kvar i det tillhörande dokumentbiblioteket i Sharepoint.

Varför finns teamets filer i Sharepoint?

När man skapar ett team så skapas också en Sharepoint i bakgrunden. Det är där filerna i teamet lagras. Filerna lagras rent tekniskt i din Sharepoint-sida men du kan hantera dem direkt i Teams. Sharepoint gör det möjligt att dela filer i Office 365.

Kan jag bjuda in en extern deltagare till Teams?

Du kan lägga till externa personer som en gäst i Teams. Alla som har ett e-postkonto, till exempel Outlook, Gmail eller liknande, kan gå med i ditt team som gäst.

Lägga till gäster i ett team i Teams

Vad får en extern deltagare (gäst) göra i ett team?

En gäst kan göra allt som övriga deltagare i ett team kan göra, förutom att lägga till flikar. Ägaren av teamet kan även ställa in om gästen ska få skapa kanaler eller inte i ett team.
Teaminställningar och behörigheter i Teams

Kan man lägga till AD-grupper i ett team?

Nej, i dagsläget är detta inte möjligt. Vi hoppas kunna erbjuda detta framöver.

Varför har jag inte Spara automatiskt-funktionen i Word?

Det beror på vilken version av officepaketet du har. Om du laddar ner Office från portalen (o365.umu.se) så får du möjlighet att använda Spara automatiskt i Word, Excel och Powerpoint.

Kan jag skapa mappar för filer?

Ja, du kan bygga din mappstruktur precis som på din dator. Skapa mappar i filytan för respektive kanal precis som du vill.

Finns det några skillnader mellan att redigera i skrivbordsapparna för Word, Excel, Onenote och Powerpoint eller direkt i Teams?

I skrivbordsapparna finns fler avancerade funktioner än i Teams, exempelvis möjligheten att arbeta utifrån mallar och den grafiska profilen. Förutom detta finns ingen skillnad.

Om du väljer att öppna dokumentet i skrivbordsapp och sparar så kommer det sparas automatiskt i teamet. Du behöver alltså inte ladda ner en kopia och alla medlemmar få åtkomst till dina ändringar. Om du arbetar i skrivbordsappen samtidigt som dina kollegor rekommenderar vi att ni laddar ner Office-paketet från Office 365-portalen för att få funktionen “Spara automatiskt”. Precis som när du arbetar i webbgränssnittet kommer dina kollegor att se var redigering pågår (annars behöver ni spara regelbundet för att dina kollegor ska se dina ändringar).

Hur blir jag aviserad att något händer i Teams?

Du kan ställa in aviseringar generellt för hela programmet. Du kan även ställa in aviseringar för specifika kanaler i ett team. Här kan du välja hur du vill bli aviserad för respektive kanal.

Hantera aviseringar i Teams 

Kan studenter använda Microsoft Teams?

Ja, studenter har tillgång till Office 365.

Kan jag se tidigare versioner av ett dokument?

Ja, du kan se tidigare versioner och även återgå till tidigare versioner om du vill.

Visa tidigare versioner av Office-filer

Kan jag flytta inlägg mellan olika team eller kanaler?

Nej, det går tyvärr inte att flytta inlägg mellan olika team eller kanaler.

Chatt

Kan jag ha en chatt med flera personer?

Ja, det går att skapa en chatt med flera personer. Ange namnen efter varandra när du startar en ny chatt. Du kan också bjuda in fler personer till en befintlig chatt genom att klicka på ikonen med pluset längst upp i högra hörnet.

Starta en chatt i Teams

Kan jag radera en chatt?

Nej, det går inte att radera en hel chatt. Du kan radera dina egna chattmeddelanden, men då får du radera ett meddelande i taget. Det gör du genom att klicka på tre prickarna på ditt meddelande och sedan klicka på Ta bort.

Jag vill inte vara med i chatten, kan jag gå ur den?

Ja, du kan välja att gå ur en chatt genom att klicka på de tre prickarna som dyker upp om du för muspekaren till chattens namn och sedan klicka på Lämna.

Lägg till bakgrundsbild i Teams

Nu finns officiell bakgrunder för Umeå universitet till dina möten i Zoom. Det finns både bilder som är tagna på campus i Umeå och bakgrunder med Umeå universitets logotyp på. 

Om du använder Teams som applikation i din dator och har tjänsten Klienthantering finns bilderna redan inlagda i Teams. De allra flesta har Klienthantering.

Om du inte har Klienthantering måste du lägga in bilderna manuellt.

Lägg till bakgrundsbild om du har Klienthantering

  1. När du är i ett möte i Teams, klicka på de tre prickarna Fler åtgärder och välj sedan Visa bakgrundseffekter.
  2. Där finns flera bilder som du kan välja mellan. Om du scrollar ner hittar du bilderna som är tagna vid campus.
  3. Välj bild och klicka på Använd.

Lägg till bakgrundsbild om du saknar Klienthantering

  1. Gå in på universitetets bildbank Mediabanken. Där hittar du alla officiella bakgrunder.
  2. Klicka på den bild du vill ladda ned. Välj den högupplösta versionen för bästa resultat.
  3. När du är i ett möte i Teams, klicka på de tre prickarna Fler åtgärder och välj sedan Visa bakgrundseffekter.
  4. Klicka på Lägg till ny och leta upp bilden du vill lägga till, klicka sedan Öppna.
  5. Markera sedan bilden och klicka på Använd.

Tips för bra samarbete i Teams 

Innan ni börjar samarbeta i Teams kan det vara bra att tänka igenom ett par saker.

Skapa grundläggande struktur

  • Vad är huvudsyftet med teamet? 
  • Vad ska teamet heta? – Sätt ett tydligt namn som är tydligt för alla medlemmar och anknyter till syftet.
  • Vad har ni för behov i gruppen? 
  • Vilka kanaler vill ni ha, till att börja med, och varför?

Anpassa behörigheter

  • Bestäm vilka behörigheter medlemmarna ska ha för hantering av kanaler, flikar och meddelanden.
  • Ställ in minst två ägare av teamet.

Skapa ny kanal vid behov, men se över vad den har för syfte och om den verkligen behövs

  • Överlägg gärna förslaget med någon i teamet.
  • Gör inte för specifika och små kanaler.
  • Sätt ett tydligt och beskrivande namn.
  • Sätt en beskrivning och syfte med kanalen. 

Kommunicera tydligt i teamet

  • Använd rubrik för att skapa tydlighet och göra det enkelt att se vad inlägget handlar om  
  • Använd @ för att avisera en person eller hela teamet för att säkerställa att en specifik medlem eller hela teamet får avisering om att du skrivit inlägget 
  • Svara på ett inlägg genom att klicka på Svara och inte genom att starta en ny konversation. På så sätt hänger trådarna ihop. Format i konversation i teamsKlicka på A ner till vänster för att få fram en utökad vy där du kan formatera ditt inlägg.

Aviseringar i Teams

  • Ställ in dina personliga aviseringar för hela applikationen, hur du vill bli notifierad när någon skriver osv. 
  • Sätt igång kanalmeddelanden för de team/kanaler du är aktiv och vill veta när någon uppdaterat 

Flytta gemensamma filer

  • Skapa mappar i respektive kanal  
  • Överför gemensamma filer till teamet och ta bort från befintliga ytor så att ni inte lagrar dokument på flera ställen 
  • Bestäm att alla filer hädanefter läggs i teamet/kanalen och inte någon annanstans 
  • Synkronisera teamets filer till din utforskare om du jobbar mycket med filerna och vill ha åtkomst till dem direkt från datorn. 

Digitala möten

  • Precis som för fysiska möten är det bra om du som håller i mötet har förberett en agenda.
  • Om det är många deltagare i mötet så är det bra om du som inte pratar stänger av din mikrofon för att undvika störande bakgrundsljud. Slå på mikrofonen när du ska prata. Om ni bara är några få deltagare i mötet brukar det bli ett mer aktivt möte om alla har igång sina mikrofoner.
  • Mötet blir också mer aktivt om alla deltagare har igång sin kamera. Om någon har väldigt långsam internetuppkoppling kan det däremot vara klokt att endast använda mikrofonen för att undvika störningar.
  • Alla deltagare kan använda chatten för att dela dokument och länkar med varandra under mötets gång. Chatten sparas även efter att mötet är avslutet, så du kan återvända till chatten för att se vad som skrevs där.
  • Du kan dela hela din skärm, ett fönster, en PowerPoint-fil eller en whiteboard med mötesdeltagarna.

Bjuda in medlem till ett team eller en kanal i Teams

Observera att det går att bjuda in interna och externa medlemmar samtidigt. 

Bjuda in en intern medlem

  1. Gå till teamet som medlemmen ska bjudas in till.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn > Lägg till medlem.
  3. Sök och välj personens namn i listan och klicka sedan på lägg till. Vill du lägga till fler medlemmar samtidigt går det utmärkt genom att söka på nytt. 
  4. När du valt vilka personer du vill lägga till tar du ställning till vilken behörighet den nya medlemmen ska få: Medlem eller ägare.
Tänk på att alla studenter också finns i vårt system. För att vara säker på att du bjuder in rätt person ange Umu-id eller e-postadress.

Bjuda in en extern medlem

För att bjuda in en extern medlem finns två alternativ, alternativ 1 är att föredra.  

Alternativ 1:

  1. Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn. 
  2. Välj ”Lägg till medlem” > skriv in personens e-postadress i rutan och välj lägg till. Personen får per automatik behörigheten ”Gäst”. Detta går inte att ändra. 

Alternativ 2:

  1.  Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Välj ”Hämta länk till teamet” > Kopiera > Skicka till berörd person.

Läs mer om de olika behörigheterna

Bjuda in intern medlem

Skapa en kanal i Teams

  1. Gå in i det team där du vill lägga till en kanal.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn och välj sedan Lägg till kanal
    Lägg till kanal

  3. Välj ett kanalnamn och beskriv din kanal. Namnet på kanalen ska beskriva vad samarbetet handlar om. Undvik förkortningar och allmängiltiga namn. Välj också om kanalen ska vara tillgänglig för alla i teamet eller endast några utvalda. Skapa en kanal
  4. Innan du väljer att slutföra och lägga till din kanal ska du ta ställning till om du vill att kanalen automatiskt ska synas i listan under teamet. När detta är gjort avslutar du med ”Lägg till”. Du har nu skapat en kanal till ditt team.Lägg till