Lägg till bakgrundsbild i Teams

Nu finns officiell bakgrunder för Umeå universitet till dina möten i Zoom. Det finns både bilder som är tagna på campus i Umeå och bakgrunder med Umeå universitets logotyp på. 

Om du använder Teams som applikation i din dator och har tjänsten Klienthantering finns bilderna redan inlagda i Teams. De allra flesta har Klienthantering.

Om du inte har Klienthantering måste du lägga in bilderna manuellt.

Lägg till bakgrundsbild om du har Klienthantering

  1. När du är i ett möte i Teams, klicka på de tre prickarna Fler åtgärder och välj sedan Visa bakgrundseffekter.
  2. Där finns flera bilder som du kan välja mellan. Om du scrollar ner hittar du bilderna som är tagna vid campus.
  3. Välj bild och klicka på Använd.

Lägg till bakgrundsbild om du saknar Klienthantering

  1. Gå in på universitetets bildbank Mediabanken. Där hittar du alla officiella bakgrunder.
  2. Klicka på den bild du vill ladda ned. Välj den högupplösta versionen för bästa resultat.
  3. När du är i ett möte i Teams, klicka på de tre prickarna Fler åtgärder och välj sedan Visa bakgrundseffekter.
  4. Klicka på Lägg till ny och leta upp bilden du vill lägga till, klicka sedan Öppna.
  5. Markera sedan bilden och klicka på Använd.

Tips för bra samarbete i Teams 

Innan ni börjar samarbeta i Teams kan det vara bra att tänka igenom ett par saker.

Skapa grundläggande struktur

  • Vad är huvudsyftet med teamet? 
  • Vad ska teamet heta? – Sätt ett tydligt namn som är tydligt för alla medlemmar och anknyter till syftet.
  • Vad har ni för behov i gruppen? 
  • Vilka kanaler vill ni ha, till att börja med, och varför?

Anpassa behörigheter

  • Bestäm vilka behörigheter medlemmarna ska ha för hantering av kanaler, flikar och meddelanden.
  • Ställ in minst två ägare av teamet.

Skapa ny kanal vid behov, men se över vad den har för syfte och om den verkligen behövs

  • Överlägg gärna förslaget med någon i teamet.
  • Gör inte för specifika och små kanaler.
  • Sätt ett tydligt och beskrivande namn.
  • Sätt en beskrivning och syfte med kanalen. 

Kommunicera tydligt i teamet

  • Använd rubrik för att skapa tydlighet och göra det enkelt att se vad inlägget handlar om  
  • Använd @ för att avisera en person eller hela teamet för att säkerställa att en specifik medlem eller hela teamet får avisering om att du skrivit inlägget 
  • Svara på ett inlägg genom att klicka på Svara och inte genom att starta en ny konversation. På så sätt hänger trådarna ihop. Format i konversation i teamsKlicka på A ner till vänster för att få fram en utökad vy där du kan formatera ditt inlägg.

Aviseringar i Teams

  • Ställ in dina personliga aviseringar för hela applikationen, hur du vill bli notifierad när någon skriver osv. 
  • Sätt igång kanalmeddelanden för de team/kanaler du är aktiv och vill veta när någon uppdaterat 

Flytta gemensamma filer

  • Skapa mappar i respektive kanal  
  • Överför gemensamma filer till teamet och ta bort från befintliga ytor så att ni inte lagrar dokument på flera ställen 
  • Bestäm att alla filer hädanefter läggs i teamet/kanalen och inte någon annanstans 
  • Synkronisera teamets filer till din utforskare om du jobbar mycket med filerna och vill ha åtkomst till dem direkt från datorn. 

Digitala möten

  • Precis som för fysiska möten är det bra om du som håller i mötet har förberett en agenda.
  • Om det är många deltagare i mötet så är det bra om du som inte pratar stänger av din mikrofon för att undvika störande bakgrundsljud. Slå på mikrofonen när du ska prata. Om ni bara är några få deltagare i mötet brukar det bli ett mer aktivt möte om alla har igång sina mikrofoner.
  • Mötet blir också mer aktivt om alla deltagare har igång sin kamera. Om någon har väldigt långsam internetuppkoppling kan det däremot vara klokt att endast använda mikrofonen för att undvika störningar.
  • Alla deltagare kan använda chatten för att dela dokument och länkar med varandra under mötets gång. Chatten sparas även efter att mötet är avslutet, så du kan återvända till chatten för att se vad som skrevs där.
  • Du kan dela hela din skärm, ett fönster, en PowerPoint-fil eller en whiteboard med mötesdeltagarna.

Bjuda in medlem till ett team eller en kanal i Teams

Observera att det går att bjuda in interna och externa medlemmar samtidigt. 

Bjuda in en intern medlem

  1. Gå till teamet som medlemmen ska bjudas in till.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn > Lägg till medlem.
  3. Sök och välj personens namn i listan och klicka sedan på lägg till. Vill du lägga till fler medlemmar samtidigt går det utmärkt genom att söka på nytt. 
  4. När du valt vilka personer du vill lägga till tar du ställning till vilken behörighet den nya medlemmen ska få: Medlem eller ägare.
Tänk på att alla studenter också finns i vårt system. För att vara säker på att du bjuder in rätt person ange Umu-id eller e-postadress.

Bjuda in en extern medlem

För att bjuda in en extern medlem finns två alternativ, alternativ 1 är att föredra.  

Alternativ 1:

  1. Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn. 
  2. Välj ”Lägg till medlem” > skriv in personens e-postadress i rutan och välj lägg till. Personen får per automatik behörigheten ”Gäst”. Detta går inte att ändra. 

Alternativ 2:

  1.  Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Välj ”Hämta länk till teamet” > Kopiera > Skicka till berörd person.

Läs mer om de olika behörigheterna

Bjuda in intern medlem

Skapa en kanal i Teams

  1. Gå in i det team där du vill lägga till en kanal.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn och välj sedan Lägg till kanal
    Lägg till kanal

  3. Välj ett kanalnamn och beskriv din kanal. Namnet på kanalen ska beskriva vad samarbetet handlar om. Undvik förkortningar och allmängiltiga namn. Välj också om kanalen ska vara tillgänglig för alla i teamet eller endast några utvalda. Skapa en kanal
  4. Innan du väljer att slutföra och lägga till din kanal ska du ta ställning till om du vill att kanalen automatiskt ska synas i listan under teamet. När detta är gjort avslutar du med ”Lägg till”. Du har nu skapat en kanal till ditt team.Lägg till

Skapa ett team i Teams

  1. Öppna Teams. Du hittar Teams som en app i din dator alternativt genom att logga in i Office 365 i din webbläsare. Du loggar in med ditt Umu-id. 
    Logga in i Office 365
  2.  I menyn till vänster väljer du fliken ”Team” > Gå med i eller skapa ett team (nere till vänster alt. uppe till höger) > Skapa ett team 
    Observera att utseendet på ditt Teams kan skilja sig i färg och layout.Översikt över Teams
  3. Det finns fyra olika typer av team. Om syftet är att skapa en samarbetsyta i till exempel en arbetsgrupp eller ett projekt väljer du ”Annat”.
    Mer om de olika teamtyperna
    Välj en teamtyp
  4. När du valt din teamtyp är det dags att ge teamet ett namn och en beskrivning (detta går att ändra i efterhand). Du ges också möjligheten att välja om detta är ett privat eller ett offentligt team.

    Observera att i ett privat team bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta i teamet. I ett offentligt team kan alla inom Umeå universitet ansluta till teamet för att ta del av dokument och konversationer. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga team utan inbjudan.

    Teamet kommer att vara navet i ert samarbete. I varje team kan ni sedan skapa kanaler för mer detaljerat arbete.
    Skapa en kanal

    Skapa ditt team

  5. Sista steget när du skapar ditt team är att bjuda in medlemmar. I rutan skriver du in namnet på de personer inom din organisation du vill bjuda in och väljer ”Lägg till”. Du kan därefter välja vilken behörighet de olika medlemmarna ska ha. Ägare eller privat.
    Mer om behörigheter
    Vill du bjuda in en extern medlem skriver du istället in personens e-postadress. De får då ett meddelande om att du bjudit in dem och kan delta som gäst. Lägg till medlemmar
  6. Teamet är nu skapat och redo för ert kommande arbete.