Kalendervy i Microsoft Lists

Använd Microsoft Lists för att skapa en enkel lista av events och addera sedan en kalendervy.

Skapa en ny lista

Skapa en ny lista i appen Lists, antingen från office365 portalen eller genom att addera lists appen direkt i ett team. När du skapar din lista välj att skapa från en blank lista så att du själv kan sätta upp de kolumner du önskar.

Byt namn på kolumn

  1. Klicka på Titel.
  2. Välj Kolumninställningar i rullgardiner.
  3. Klicka på Byt namn.
  4. Skriv in det namn du vill ha och välj Spara.

Lägg till datumkolumn och andra kolumner

  1. Tryck på Lägg till kolumn.
  2. Välj vilken typ av kolumn du vill använda. För att kunna använda dig utav en kalendervy krävs åtminstone en kolumn för Datum och tid.
  3. I panelen Skapa en kolumn under namn anger du en rubrik.
  4. Fyll i informationen i den typ av kolumn du har valt.
  5. Repetera stegen tills du har alla kolumner du vill. En kolumn för exempelvis Plats är vanligt förekommande.

Skapa kalendervy

  1. För att skapa kalendervyn: Gå till Alla objekt uppe till höger i din lista
  2. Välj Skapa ny vy i rullgardins-menyn som dyker upp.
  3. Namnge vyn.
  4. Där det står Visa som, välj Kalender.
  5. Start- och slutdatum måste ställas in med datumkolumnen i din lista, se till att Datum är valt för båda.
  6. Checka i Gör den här till en offentlig vy för att alla som använder listan kan se. Klicka sedan på Skapa
  7. Om du vill ställa in kalendervyn som standard och att den visas varje gång du öppnar vyn, välj Ange aktuell vy som standard.

Överblick av kalendervyn

Till vänster är kalendern, och till höger är eventfönstret som visar alla event för dagen som du valt. Om du klickar på de olika dagarna i kalendern ändras innehållet i fönstret till höger.

Fönstret till höger är hopfällbart vilket innebär att du kan dölja det om du vill.

 

Använd pilarna för att förflytta dig framåt och bakåt. Till höger om pilarna har du en månadskalender där du också kan bläddra framåt och bakåt i tid.

 

Du kan öppna events och se mer detaljer genom att klicka på dem. Du kan även välja att redigera ett event och lägga till en kommentar.

 

Du kan också lägga till nya objekt direkt från kalendern.

 

Du kan växla tillbaka till listvyn om du vill. Gå till menyn för vyn och välj Alla objekt i rullgardinsmenyn.

Vanliga frågor om Microsoft Listor

Microsoft Lists är en Microsoft 365-app som hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. Här kan du se favoriter, nyligen arbetade listor, söka i alla dina listor, skapa nya listor, anpassa färger och ikoner för listornas titlar och lägga till kommentarer.

 

Vad är skillnaden mellan ”Microsoft att göra” och ”listor”?

Att göra (To do) är för den detaljerade, dagliga och personliga användningen. Microsoft Lists är bättre för storskaliga teamprojekthantering såsom processhantering eller arbetsflödeshantering.

 

Hur kommer jag åt Microsoft Lists?

Du behöver först komma igång med Microsoft 365, Microsoft Teams eller SharePoint. Logga in på office.com och klicka på appfönstret. Om du inte hittar Lists bland apparna kan du använda sökfältet. Klicka på Listor och sedan anger du Microsoft-listor

Från Teams kan du redan innan du går in i ett team söka efter Lists i appar. Klicka på Listor och välj Lägg till ett team. Skriv in de teamet eller kanalnamnet som du vill lägga till. Om du redan befinner dig i ett team kan du lägga till en lista i kanalen genom att klicka på + i teamet, välj Listor och klicka på Spara.

Välj redan befintliga listor eller skapa en helt ny oavsett om du är i teams eller i Lists.

 

Hur skapar jag en lista i Microsoft-team?

  1. Välj befintlig lista.
  2. Välj ett team, välj en lista och klicka på Nästa.
  3. Ange ett listnamn. Om du vill anger du också en beskrivning och väljer färg och ikon.
  4. Välj Skapa.

 

Hur tar jag bort en kolumn i en lista i Microsoft?

  1. Gå till listan eller biblioteket som du vill ta bort en kolumn från.
  2. Markera kolumnrubriken för den kolumn som du vill ta bort och välj Kolumninställningar > Redigera.
  3. Välj Ta bort längst ned i fönstret.

 

Hur tar jag bort en lista i Microsoft-listor?

  1. Klicka på Webbplatsinnehållet.
  2. Markera listan som du vill ta bort och klicka på Ta bort.

Om du skapar den nya listan i SharePoint klickar du på Inställningar och sedan välj Listinställningar. Välj OK i bekräftelsedialogrutan.

 

Hur delar jag en lista från hemsidan?

  1. Tryck på listan på startskärmen och tryck redan på Öppna och sedan Dela.
  2. Ange vem du vill dela med, antingen en individ eller en hel grupp.
  3. Välj vilka behörigheter som individen eller gruppen ska få ha till listan.
  4. Välj bevilja åtkomst.

Du kan också dela en lista som är öppen för tillfället.

  1. Välj Dela i verktygsfältet längst upp.
  2. Ange vem/vilka du vill dela med och vilka behörigheter de ska ha till listan.
  3. Välj Använd och klicka sedan på Skicka.

Mottagaren/mottagarna får ett e-postmeddelande med en länk till listan.

 

Hur tilldelar jag uppgifter i Listor?

Du kan tilldela uppgifter till alla medlemmar i en delas lista, inklusive dig själv. Om du vill tilldela en uppgift i en delad lista öppnar du aktivitetens detaljvy och väljer Tilldela till. Välj sedan medlemmen i den delade listan som du vill tilldela uppgiften.

 

Hur tar jag bort en lista i Microsoft Teams?

I Teams går du till kanalen som innehåller listan som du vill ta bort. Tryck på Mer högst upp på skärmen, gå till höger och listnamnet och välj sedan Ta bort.

 

Kan jag länka Microsoft-listor?

Om du vill dela en lista öppnar du delningsmenyn genom att välja delningsikonen längst upp till höger i en lista som du har skapat. När delningsmenyn öppnas väljer du Skapa, Kopiera länk och klistrar sedan i delningslänken i din favoritapp för e-post eller chatt som skickas till dina medarbetare.

Microsoft Lists

Lists är en app i Office 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. I denna manual beskriver vi några olika användningsområden för Lists.

Det finns flera sätt att komma åt Lists. Du kan logga in via Office 365-portalen, hitta verktyget via Teams eller via SharePoint. Observera att utseendet på menyerna kan skilja sig något åt om du använder Mac eller dylikt.

Kom igång med Lists via Teams

  1. Gå till det team där du vill lägga till Lists.
  2. I menyn längst upp i ditt hörn, tryck på plustecknet.
  3. Välj Lists. Om det inte finns med i listan så kan du söka fram det.
  4. I nästa ruta klicka Spara.
  5. Klicka på din nya flik.
  6. Här kan du välja om du vill skapa en tom lista, använda en befintlig list m.m.

För att skapa en ny lista, se rubriken Skapa en ny lista.

Kom igång med Lists via Office 365-portalen

Såhär hittar du Lists i Office365-portalen:

  1. Gå till O365.umu.se
  2. Du hittar dina mest använda appar i vänsterkolumnen. Om du inte hittar Lists bland dina appar – kan du söka efter Lists i sökfältet.
    Hitta Lists Office 365
  3. Klicka på ikonen för Lists.
  4. Du kommer nu att se dina befintliga listor och favoriter. Här kan du även markera favoriter eller ta bort markering som favorit och skapa nya listor.

För att skapa en ny favorit:

  1. Håll musen över listan
  2. Klicka på stjärnan i höger hörn.
    Skapa favorit Lists Office 365

Skapa en ny lista

För att skapa en ny lista:

  1. Klicka på Ny lista i övre högra hörnet på skärmen.Skapa favorit Lists Office 365
  2. Du får nu upp ett antal olika inställningar för din nya lista. Du kan exempelvis göra en tom lista (du skapar själv alla dina kolumner), utgå från en Excel-fil (konvertera befintlig Excel-fil till en lista) eller utgå från en mall. I detta exempel utgår vi från mallen som kallas Ärendeuppföljning.
    Skapa ny lista Lists Office 365
  3. I nästa ruta väljer du dina inställningar. Du fyller i titeln, en beskrivning av listans syfte och väljer en lämplig färg och ikon.Skapa tom lista Lists Office 365
  4. Under Spara i väljer du var du vill spara din lista. Om du vill att listan ska vara privat eller om du vill dela den med utvalda personer väljer du Mina listor. Du kan även bläddra dig fram till ett team eller en Sharepoint-sida och spara listan där.
  5. Klicka på Skapa för att skapa din nya lista.

Lägg till objekt till lista

  1. Gå till den lista du just har skapat.
  2. Klicka på Nytt objekt i vänstra hörnet.
    Nytt objekt Lists Office 365
  3. I rutan som öppnas får du upp ett antal inställningar du kan fylla i för ditt nya objekt. Rubriken Ärende är markerad som obligatorisk. Du kan lägga till bilder, bifoga filer och fylla i olika inställningar som exempelvis problembeskrivning, prioritet, datum för rapportering av ärendet vem du ska tilldela ärendet till. Klicka på Spara när du är klar.
    Lägg till ärende Lists Office 365

Dela din lista med deltagare

Om du vill kan du skapa innehåll först för att sedan dela innehållet med en deltagare.

  1. Klicka på Dela i menyn för din lista.
  2. Fyll i e-postadress eller namn på den du vill dela listan med. Där kan du välja vilken behörighet personen ska ha – om personen ska kunna se eller redigera innehållet.
  3. Du väljer om personen ska få en avisering om delningen genom att bocka i eller ur Meddela användare.
  4. Klicka sedan Bevilja åtkomst för att dela listan.
    Tilldela innehåll Lists Office 365

Sortera dina objekt i vyer

För att förenkla ditt arbete kan du ordna din lista i olika typer av vyer. Du hittar alla vyer genom att klicka på Alla objekt i högra hörnet på din lista. Några exempel på vyer:

  • Filtrera efter tilldelad person – vilka ärenden som är tilldelade till vem och vad som inte är tilldelat.
  • Filtrera efter prioritet – om ärendet har hög eller låg prioritet.
  • Filtrera efter datum – du kan få en kalendervy eller kortvy.

Alla objekt Lists Office 365

 

Lägga till regler

För att förenkla ditt arbete i Lists kan du skapa regler för att automatisera processer utifrån dina listdata. Med en regel kan du meddela dig själv eller andra när något ändras i listan. Såhär skapar du en regel:

  1. Öppna din lista.
  2. Klicka på Automatisera till höger i din lista.
  3. Klicka på Skapa en regel.
    Skapa regel Lists Office 365
  4. En ny ruta öppnas med olika alternativ för regler. Du kan välja att en notifiering skickas som e-post till dig eller andra vid förändring av en kolumn, när ett kolumnvärde ändras, när ett nytt objekt skapats eller när ett objekt raderats. Klicka på den typ av regel du vill skapa.
    Skapa regel alternativ Lists Office 365
  5. I nästa ruta väljer du vad som utlöser regeln och vilken åtgärd som ska ske. Beroende på vilken typ av regel du har valt får du olika alternativ. Du kan exempelvis välja vilken kolumn som avses, ett värde för kolumnen och vem som ska bli meddelad. Klicka Skapa när du är klar.
    Regel alternativ Lists Office 365

Mallar

När du använder mallar i Lists får du listor med fördefinierade format som du sedan kan anpassa till just ditt arbete. För att se vad mallen ska användas till och vilka rubrik/kolumner som finns i mallen – klicka på någon av mallarna när du ska skapa en ny lista.

Beskrivning av några av mallarna:

  1. Ärendeuppföljning: Med denna mall kan du följa upp, hantera och avsluta ärenden. Ange prioritet och ha full koll på hur ett ärende fortskrider i statuskolumnen. Håll igång produktiviteten i teamet genom att skicka meddelanden när de tilldelas ärenden.
    Ärendeuppföljning Lists Teams
  2. Evenemangsplan: Samla all viktig evenemangsinformation på en enda plat för en lyckad evenemangsplanering. Spåra talarnas namn och e-postadresser, start- och sluttider, rumskapacitet med mera.
    Evenemangsplan Lists Teams
  3. Introduktionschecklista: Checklistan hjälper till att hantera introduktionen av nya medarbetare och hjälper dem att lyckas under deras första veckor på arbetet. Nya medarbetare kan få tips om relevanta kontakter och resurser.
    Introduktion Lists Teams