Hitta dina delade filer i OneDrive

I den här manualen visar vi hur du hittar de filer du delar med andra via OneDrive, samt vilka filer som delas till dig till din OneDrive.

 

  1. Gå till www.O365.umu.se och logga in med ditt UmU-ID.
  2. Skriv OneDrive i sökrutan och klicka på OneDrive.
    Hitta dina delade filer i OneDrive. Office portalen sök onedrive välj onedrive
  3. Klicka på Delat på den vänstra menyn.
  4. Först kommer du till i Delas med dig – Här ser du filer / mappar som andra delar med dig.
    Hitta dina delade filer i OneDrive. välj delat och sedan delas med dig
  5. Välj Delas av dig – Här ser du filer/mappar som du delar med andra.
    Hitta dina delade filer i OneDrive. välj delat och sedan delas av dig

Hantera aviseringar i OneDrive

I denna manual visar vi hur du hanterar dina aviseringar i OneDrive. Exempelvis om du vill stänga av aviseringar om någon skriver i ett Word dokument, kommentarer mm.

  1. Logga in med ditt umu-id via O365.umu.se. Öppna därefter OneDrive i vänster menyn.
  2. OneDrive i webben öppnas nu upp i din webbläsare. Klicka på kugghjuls-symbolen för inställningar i det övre högra hörnet.
  3. Klicka sedan på OneDrive-inställningar
    hantera aviseringar onedrive - inställnings icon - onedrive inställningar
  4. Du får nu fram dina alternativ för olika aviseringsinställningar. Standardinställningarna är att alla är i bockade. Klicka av dem aviseringar du inte längre vill ska gälla.
    hantera aviseringar onedrive - Onedrive inställningar

    1. Bocka ur påminnelser för missad e-postdelning om du vill ha en avisering om misslyckas att dela ditt dokument (rekommenderas att vara på).
    2. Bocka ur E-postmeddelande när OneDrive identifierar att många filer tas bort på en gång om du inte vill få ett E-postmeddelande om många filer från din OneDrive tas bort på en gång (rekommenderas att vara på).
    3. Bocka ur E-postavisering när andra svarar på dina kommentarer om du inte vill ha avisering via E-post om någon svarar på dina kommentarer i ett dokument.
    4. Bocka ur E-postmeddelande när andra kommenterar mina dokument om du inte vill ha avisering via E-post om andra kommenterar i dina dokument.
    5. Bocka ur E-postavisering när länken i ett delningsmeddelande som du skickade har klickats på om du inte vill ha avisering om någon har klickat på din länk (fil) som
    6. Bocka ur E-postmeddelande när andra laddar upp filer i dina filbegäranden om du inte vill ha avisering via E-post om andra laddar upp filer i din delade mapp

 

 

Sluta synka profilmappar i Onedrive (Windows)

1. Starta utforskaren, högerklicka på molnet och välj sedan Inställningar.

2. Välj Hjälp & Inställningar.

3. Gå till fliken Säkerhetskopiering och välj Hantera säkerhetskopiering.

4. Välj Stoppa säkerhetskopiering av profilmappen du inte vill ska synkas till Onedrive.

5. Välj Stoppa säkerhetskopiering.

6. En informationsruta kommer upp som du bara kan stänga.

7. Då filerna flyttats till Onedrive så behöver du själv flytta tillbaka dessa, använd länken i mappen (i detta fall Bilder-mappen) för att hitta dem.
När du hittat filerna så flyttar du dem till respektive mapp på datorn.

Logga in på Onedrive (Windows)

1. Starta Onedrive och logga in med ditt UMUid, umuid@ad.umu.se

2. När du valt plats (standard är att föredra), klicka på Nästa.

3. Här kan du välja om du vill att vissa utvalda profil-mappar ska hanteras i Onedrive.
Ibockade mappar kommer att synkas upp i molnet och vissa filer kommer bara vara tillgängliga med internetanslutning (om Files on demand är påslaget).
Vill du inte att mapparna ska synkas upp i molnet väljer du att bocka ur dessa.

4. Du får upp en några inforutor som du kan klicka nästa på, vid rutan nedan välj Senare.

5. Nu ska konfigurationen av Onedrive vara klar.

Ändra inställningar för delade filer i Microsoft 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 så använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint (det vill säga Teams) eller Onedrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill ändra inställningar.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill sluta dela.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Hantera åtkomst.
  8. För att ändra dina inställningar – klicka på de tre prickarna.
    Ändra inställningar Office 365
  9. Här kan du välja om om du vill att de som har åtkomst ska kunna redigera eller bara läsa. Klicka i området i bilden nedan.
    Observera att denna inställning påverkar alla personer du har delat filen/mappen med.Ändra inställningar visa Office 365
  10. Klicka Spara när du är färdig.
  11. När du klickar på krysset får du upp en kontrollfråga – om du är säker på att du vill ändra länkinställningen. För att ändra inställningen klicka på Ändra det annars väljer du Avbryt.
  12. Klart!

Sluta dela filer i Microsoft 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 så använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint (det vill säga Teams) eller Onedrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill sluta dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill sluta dela.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Hantera åtkomst.
    Hantera åtkomst i Office 365
  8. Under Hantera åtkomst kan du se en lista på den/de du har delat ut filen till. Klicka i området enligt bilden nedan.
    Personer med åtkomst Office 365
  9. För att sluta dela till en eller flera personer – klick på krysset bredvid namnet.
    Sluta dela filer i Office 365
  10. När du klickar på krysset får du upp en kontrollfråga – om du är säker på att du vill ta bort åtkomst och sluta dela. För att sluta dela välj Ta bort annars väljer du Avbryt.
    Kontroll ta bort åtkomst Office 365
  11. Nu har du tagit bort åtkomsten och slutat dela din mapp/fil.

Dela filer i Microsoft 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint, Teams eller OneDrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Teams och Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill dela. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny (se bilden ovan).
  6. Här kan du välja mellan att klicka på de tre prickarna och klicka på Dela i menyn som kommer upp. Du kan också trycka på ikonen med pilen för att direkt komma till dela-vyn.
  7. I dela-vyn hittar du inställningar för hur du vill dela mappen/filen. Börja med att klicka på det inramade området (se bild nedan) för att ställa in vem eller vilka som ska ha åtkomst till mappen/filen.

    Här finns tre alternativ för hur du kan dela mappen/filen:

    1. Personer i Umeå universitet som har länken
      Detta alternativ gör att alla inom organisationen som har länken kan komma åt filen. Ditt gäller oavsett om de får länken direkt av dig eller av någon annan.
    2. Personer med åtkomst
      Detta alternativ gör att mappen/filen bara kan användas av de som redan har tillgång till den. Använd bara det här alternativet om du bara vill skicka en länk till någon som redan har åtkomst.
    3. Personer som du anger kan visa – Detta ger åtkomst endast till de personer du anger, även om andra användare kanske redan har åtkomst. Om någon vidarebefordrar delningsinbjudan kan den bara användas av de som redan har åtkomst till mappen/filen.
  8. Under Övriga inställningar väljer du om det bara ska vara möjligt att läsa filen, granska eller om det ska vara möjligt att redigera den. Klicka på pennan för att ändra inställningen. Denna inställning påverkar inte de som du eventuellt har gett möjlighet att redigera filen sedan tidigare. Du kan också välja att blockera möjligheten att ladda ner filen till sin egen dator.
  9. Efter att du har gjort din inställning, klicka på Använd.
  10. Fyll i namnet på den person, grupp eller e-postadress som du vill dela din mapp/fil med. När du börjar skriva kommer alternativ att visas automatiskt. Du kan välja att dela mappen/filen med flera samtidigt.
  11. När du har valt vilka du vill skicka till finns två alternativ för hur du delar mappen/filen.
    1. Klicka på Skicka. Mottagaren får då ett e-postmeddelande som ger åtkomst till mappen/filen. Du får också en bekräftelse via e-post om delningen.
    2. Klicka på Kopiera. Du får då en länk som du kan skicka via e-post eller chatt.
  12. Nu har du delat din mapp/fil!

Flytta dokument från Shared with everyone i Microsoft 365

  1. Logga in på Microsoft 365 med ditt Umu-id och ditt lösenord.
  2. Klicka på Onedrive i vänstermenyn.
  3. Hitta mappen Shared with everyone.
    Shared with everyone Teams
  4. Markera samtliga dokument/mappar i mappen.
  5. Klicka sedan på de tre prickarna och välj Flytta till.
    Flytta filer Teams
  6. Till höger får du upp en ruta där du kan välja var du vill flytta filerna. Välj Din Onedrive och välj vilken mapp du vill flytta filerna till.
    Din Onedrive Teams
  7. När du har flyttat dina filer, högerklicka på mappen Shared with everyone.
  8. Välj sedan Ta bort.
    Ta bort filer Teams

OBS! Om du når dina dokument från Onedrive i din utforskare/filhanterare kan du flytta filerna där också. Markera då filerna och dra till en annan mapp i utforskaren.

Synkronisera filer från OneDrive, Teams eller SharePoint till din dator

Du kan synkronisera mappar, filer och hela bibliotek från Office 365 till din dator. Det innebär att du kan arbeta med samma filer som du har i Teams, SharePoint eller OneDrive. I denna manual visar vi hur du synkroniserar från din OneDrive, ett Team, en Teamkanal och ett delat SharePoint bibliotek. Vår rekommendation är att ni inte synkroniserar för många filer.

Synkronisera mina egna filer från OneDrive till din dator

  1. Gå till O365 och välj OneDrive
  2.  Klicka på Mina filer och sedan Synkronisera.
    synkronisera filer från din OneDrive - välj mina filer och synkronisera
  3. Säkerhetsruta visar sig, klicka Öppna. OneDrive app öppnas.
  4. Klicka på rutan bredvid ”Synkronisera alla filer och mappar i OneDrive” för att synkronisera alla dina filer från OneDrive till datorn.
  5. Klicka på vit ruta bredvid mapp-namn för att välja specifika mappar att synkronisera till din dator.
  6. Glöm inte skrolla nedåt. 
  7. Klicka på Starta synkronisering när du är klar.
    synkronisera filer från din OneDrive - Onedrive app öppnas - välj vilka mappar du vill synkronisera
  8. Synkroniseringen från din OneDrive är nu klar. Det skapas en ny flik i din utforskare/Finder – ”OneDrive – Umeå Universitet”. Du kan nu arbeta med dessa filer från din dator. Observera att det är samma filer som finns på OneDrive för webben. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från din OneDrive - utforskaren

Synkronisera filer från ett helt Team till din dator

  1. Välj de Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
  2. Välj kanalen allmänt och klicka på fliken Filer
    synkronisera filer från team - klicka fliken filer
  3. Klicka på Dokument
    synkronisera filer från team - klicka på dokument
  4. Du kommer till alla filer som är kopplade till Teamet. Klicka sedan på Synkronisera. 
    synkronisera filer från team - klicka på synkronisera
  5. OneDrive appen startas. Kontrollera att alla mappar och filer är markerade. När du är klar, klicka på starta synkronisering.
    synkronisera filer från team - onedrive öppnas klicka starta synkronisering
  6. Synkroniseringen från ett helt Team är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamet. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från ett helt team - utforskaren

Synkronisera filer från en specifik kanal i ett Team

  1. Klicka på det Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från till din dator. Tillexempel kanalen Education som bilden visar.
    synkronisera filer från teamkanal - välj team
  3. Klicka på fliken Filer
    synkronisera filer från teamkanal - klicka på fliken filer
  4. Klicka på Synkronisera
    synkronisera filer från teamkanal - klicka på synkronisera
  5. OneDrive öppnas. Kontrollera att rätt filer är valda (som ni ser är det samma mappar som bilden i steg 4). Klicka Starta synkronisering.
    synkronisera filer från teamkanal - onedrive öppnas välj starta synkronisering
  6. Synkroniseringen från en specifik Teamkanal är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamkanalen. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från teamkanal - utforskaren

Synkronisera dina filer från ett delat SharePoint bibliotek

  1. Gå till det delade biblioteket. Detta gör du enklast genom att använda din OneDrive via: O365.
  2. Klicka på det delade bibliotek som du vill synkronisera (exempelvis som bilden visar, val av Teamet Arbetsgrupp).
  3. Välj Gå till webbplats.
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj sharepoint gruppwebbplats - klicka gå till webbplatsen
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj fliken dokument
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj tre prickar sedan synkronisera eller lägga till genväg i OneDrive
  6. Synkroniseringen från ett delat dokumentbibliotek är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i SharePoint. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från ett helt team - utforskaren