Hantera aviseringar i OneDrive

I denna manual visar vi hur du hanterar dina aviseringar i OneDrive. Exempelvis om du vill stänga av aviseringar om någon skriver i ett Word dokument, kommentarer mm.

  1. Logga in med ditt umu-id via O365.umu.se. Öppna därefter OneDrive i vänster menyn.
  2. OneDrive i webben öppnas nu upp i din webbläsare. Klicka på kugghjuls-symbolen för inställningar i det övre högra hörnet.
  3. Klicka sedan på OneDrive-inställningar
    hantera aviseringar onedrive - inställnings icon - onedrive inställningar
  4. Du får nu fram dina alternativ för olika aviseringsinställningar. Standardinställningarna är att alla är i bockade. Klicka av dem aviseringar du inte längre vill ska gälla.
    hantera aviseringar onedrive - Onedrive inställningar

    1. Bocka ur påminnelser för missad e-postdelning om du vill ha en avisering om misslyckas att dela ditt dokument (rekommenderas att vara på).
    2. Bocka ur E-postmeddelande när OneDrive identifierar att många filer tas bort på en gång om du inte vill få ett E-postmeddelande om många filer från din OneDrive tas bort på en gång (rekommenderas att vara på).
    3. Bocka ur E-postavisering när andra svarar på dina kommentarer om du inte vill ha avisering via E-post om någon svarar på dina kommentarer i ett dokument.
    4. Bocka ur E-postmeddelande när andra kommenterar mina dokument om du inte vill ha avisering via E-post om andra kommenterar i dina dokument.
    5. Bocka ur E-postavisering när länken i ett delningsmeddelande som du skickade har klickats på om du inte vill ha avisering om någon har klickat på din länk (fil) som
    6. Bocka ur E-postmeddelande när andra laddar upp filer i dina filbegäranden om du inte vill ha avisering via E-post om andra laddar upp filer i din delade mapp

 

 

Använd Google Drive app för att exportera filer (Windows)

I denna manual visar vi hur ni använder GoogleDrive app på din Windowsdator för att ladda ned (kopiera) dina filer. Har du inte laddat ned eller installerat Google Drive app se manual: länka.

Steg 1. Hitta Google Drive appen och dina filer

  1. Gå till aktivitetshanteraren i höger hörn och klicka på Pil och Google Drive ikon. 
    hitta google drive app - aktivetsfältet
  2. Om du inte hittar ikonen är du inte inloggad. Gå till sökrutan i Windows aktivitetsfält och sök på Google Drive.Sök google drive i aktivetssökrutan
  3. Klicka på kugghjulet och välj Inställningar
    Googe drive app inställningar
  4. Under fliken Min PC kan du ladda upp filer eller mappar från din dator till din GoogleDrive.
  5. Välj fliken Google Drive för att se dina filer från din GoogleDrive.

Google drive inställningar

Skillnaden på Streama och Spegla filer

Under fliken Google Drive väljer du inställningar för hur du vill hantera dina filer. Du kan välja mellan att Streama eller Spegla dina filer. Här beskriver vi skillnaden mellan dem.

  1. Välj Streama filer om du vill lagra alla dina drive-filer endast i molnet. Detta innebär att du inte kan öppna filerna på din dator utan endast i webben.
  2. Välj Spegla filer om du vill lagra alla dina drive-filer i molnet och på din dator. Detta innebär att du kan få åtkomst till alla dina drive-filer via Findern och alla filer är automatiska tillgängliga offline. Läs mer om Streama och spegla filer här
  3. När du ha läst och valt alternativ – välj sedan Öppna i Utforskaren för att komma till mappen med dina GoogleDrive filer i Utforskaren.
    Google drive inställningar - välj stream elle spegla filer - öppna i utforskaren

Steg 2 Ladda ned filer från Google Drive app till din dator

Här visar vi hur du laddar ned filer från Google Drive appen till din dator. **Observera** du kan inte ladda ned filer som är skapad med Googles format (ex. Google, Dokument, Kalkylark, Presentation, Formulär mm.). Om du har många filer som är skapade i Googles Format rekommenderar vi Google Takeout, se manual här (LÄNKA).

  1. Gå till utforskaren > Den här datorn >Google Drive > Min enhet. 
  2. I bilden nedan visar vi på hur du ser skillnad mellan Google och Microsoft/övriga filformat.
    • Ruta A representerar Google, Dokument, Formulär, Presentation. Detta kan du inte ladda ned på din dator.
    • Ruta B representerar ett PowerPoint dokument (Microsoft), en PNG fil (övrigt filformat) och Excel dokument (Microsoft). Dessa filtyper kan du ladda ned på din dator.
    • Ruta C representerar en mapp. Du kan ladda ned mappar på din dator. **Observera** att den mappen måste enbart innehålla filtyper som inte är Googles egna format.
      Google drive app - ladda ned filer - förklaring av dokument typer och välj rätt
  3. För att ladda ned dokument från din Google Drive app, dra och släpp Microsoft/övriga filformats dokument från din Google Drive mapp i utforskaren till lämplig plats på din dator. Bilden nedan visar på hur jag drar och släpper en Microsoft Excel fil från mina Google Drive app till Skrivbordet.
    • **Observera** när du drar och släpper en fil kopierar du filen. Se till att inte arbeta något mer i dina filer i Google Drive efter du har kopierat.
    • Tips: Se till att skapa en struktur hur du drar och släpper filer. Exempelvis skapa en mapp på skrivbordet som heter Google Drive app filer.
    • **Observera** Om du har många filer i din Google Drive mapp är det viktigt att du har plats på datorn innan du kopierar dina filer.
      Google Drive app - dra och släpp filer
  4. **Observera** om du drar och släpper en fil som är ett Google Format kommer ett felmeddelande som ser ut så här. 
    Google Drive app - dra och släpp - felmeddelande

Steg 3 Ladda upp filer till OneDrive

Efter du har kopierat dina filer från Google Drive mapp till din dator är det lämpligt att ladda upp dem i Microsoft OneDrive. I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare kommer upp. Välj skrivbord och den mapp du kopierade dina Google Drive filer till och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta kan eventuellt visa sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta.
  9. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.
  10. Du kan även synkronisera dina OneDrive filer till datorn. 

Exportera Google data via Google Takeout: Komplett användarguide

Detta är en komplett användarguide för dig som vill exportera filer från Googles produkter till din dator, för att sedan ladda upp filerna på en säker molnlagringsyta. 

Vad är Google Takeout?

Google Takeout är en tjänst från Google som gör det möjligt för användare av Google-produkter att exportera sina data till sin dator eller andra lagringsplatser.

Du kan exportera och ladda ned data från de Google-produkter som du använder, till exempel:

  • e-postmeddelanden från Gmail
  • filer från Drive
  • uppgifter från Kalender
  • foton från Foto
  • videor från YouTube

När är det lämpligt att använda Google Takeout?

Det finns flera anledningar till varför du bör använda Google Takeout.

  • Om du har använt Googles egna format, exempelvis Google Dokument, Kalkylark och Presentationer, är Google Takeout väldigt användbart eftersom tjänsten konverterar data från Googles format till Microsofts format (exempelvis Google Dokument till Microsoft Word). Har du skapat flertalet Google filer i deras format kan du med hjälp av Google Takeout genomföra din överföring i en enda export viket är tidsbesparande.
  • Om du har stor mängd av olika filtyper – som inte är Googles egna format – rekommenderar vi Google Drive applikationen (länka manual). Med hjälp av Google Drive applikationen kan du överföra filer till din slutdestination, exempelvis OneDrive eller trygg fil yta beroende på vad filerna har för informationsklassning.
  • Om du har väldigt få filer rekommenderar vi att ni laddar ned era filer från Google drive på webben till eran dator. **Observera** du kan enbart exportera en fil i taget med hjälp av Google Drive på webben. Om du har flera filer rekommenderar vi därför Google Takeout vilket gör att processen går snabbare.

Hur använder jag Google Takeout?

I denna användarguide som kommer nedan redogör vi för hur du använder Google Takeout för att exportera dina filer från Googles produkter till din dator till lämplig slutdestination. Guiden består av sex steg och kommer även att innehålla tips för att undvika fallgropar i exporten.

 

Logga in på ditt Google Apps-konto

  1. Klicka här för att logga in.
  2. Klicka på den blå knappen Logga in via Umeå universitet.
  3. Skriv in ditt Google Apps-Umu-id (Umu-id@gapps.umu.se) och ditt lösenord.

Steg 1: Hitta Google Takeout och logga in med rätt konto

  1. Gå till Google Takeout
  2. Välj ditt Gapps-konto i listan. **Observera** om du har flera Google konton är det viktigt att välja rätt.
  3. Finns inte ditt Gapps-konto i listan. Välj Använd ett annat konto och logga in med ditt Umu-id@gapps.umu.se
    google takeout - Välj konto
  4. **Observera**. Om du redan är inloggad till ett Google konto när du går till webbadressen för Google Takeout måste du kontrollera att du är inloggad på ditt Gapps-konto. Gör så här:
    1. Klicka på symbolen för ditt Google konto i höger hörn av webbläsar-fönstret.
    2. Kontrollera att du är inloggad med ditt umu-id@gapps.umu.se
    3. Om du inte är inloggad med ditt Gapps-konto, välj det i listan bland utloggade konton.
    4. Om du inte ser ditt Gapps-konto. Klicka på Lägg till ytterligare ett konto, och logga in med ditt umu-id@gapps.umu.se
      google takeout - inloggad med fel konto - byt konto
  5. Du kommer till Umu log-in sidan. Skriv in ditt Umu-id och lösenord, och klicka Sign-in.
    Umu log in sida
  6. Nu är du inloggad i Google Takeout med ditt google-konto. Gå vidare till steg 2.

Steg 2: Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export

I detta steg visar vi hur du väljer vilka produkter du vill exportera data ifrån.

  1. Innan du väljer produkter börja med att skrolla ned i listan för att se olika typer av produkter som du kan exportera data ifrån.
  2. Varje produkt har en bock-ruta. Bocka i ruta vid den produkt du vill exportera data ifrån.
    • Tips: För att underlätta exporten bocka bara i produkter som du har filer lagrad i (exempelvis Google Drive).
    • **Observera** Om du vill exportera data från Gmail kontakta servicedesk.
  3. Klicka på Avmarkera alla för att avmarkera alla produkter. (Ett tips är att göra detta om du exempelvis mest riktar in dig på att exportera från ett fåtal produkter).
  4. Här kan du se hur många produkter du har markerat.
    Google takeout startsida
  5. För att demonstrera Google Takeout, låt säga att jag vill exportera data från alla produkter. Då ser det ut så här:
    1. Klicka Markera alla 
      google take out markera alla
    2. Kontrollera att 38 av 38 produkter är markerade
      Google takeout - kontrollera att alla produkter är markerade
    3. Skrolla längst ned på sidan och klicka på Nästa Steg. 
      Google take out - skrolla längst ned och klicka nästa steg
    4. Nu är detta steg klart gå sedan vidare till Steg 3 i manualen.

Steg 3. Välj filtyp, frekvens och mål

I detta steg visar vi hur du bör agera vid val av filtyp, frekvens och mål av din export.

Visningsmetod

Det första valet du ska göra handlar om hur och var du får dina exporterade filer. **Observera** I detta moment kan ni välja olika alternativ. Vi rekommenderar valet – Skicka en hämtningslänk via e-post.

Varför?

  • Väljer du Lägg till i Drive kommer din data att försvinna eftersom vi stänger ned Google Drive.
  • Väljer du Lägg till Dropbox exporterar du data från ditt gApps till ett privat Dropbox konto. Då sparas data på en server på amerikansk mark. Det innebär att du inte följer datalagen.
  • Väljer du Lägg till i OneDrive exporterar du data från ditt gApps till ett privat Microsoft konto. Du kan tyvärr inte exportera data direkt till ditt UmU Microsoft 365 konto.
  • Väljer du Lägg till Box exporterar du data från ditt gApps till ett privat Box konto. Då sparas data på en server på amerikansk mark. Det innebär att du inte följer datalagen.

Vi rekommenderar därför att du väljer alternativet Skicka en hämtningslänk via e-post. Gör så här:

  1. Klicka på Pilen
  2. Välj Skicka en hämtningslänk via e-post.
    Google Takeout - steg 3 välj frekvens och mål - visningsmetod

**Observera** Vad innebär detta rent praktiskt?

  • Du får ett e-postmeddelande med en nedladdningslänk när filerna är klara. (mer info kommer i steg 4).
  • Du har en vecka på dig att ladda ned filerna. (mer info kommer i steg 4).

Frekvens

Här väljer du hur ofta du vill exportera. Eftersom vi stänger ned ditt gApps konto är detta är en export.

  1. Välj Exportera en gång.
    google takeout - steg 3 - frekvens - exportera en gång

Filtyp och filstorlek

Här väljer du filtyp och filstorlek.

  1. Klicka på Pil. Du kan välja mellan .zip eller .tgz. Vet du inte vad du ska välja – välj .zip.
  2. Klicka på Pil vid 2GB. Du kan välja mellan 1, 2, 4, 10, 50GB. Är du osäker välj 2GB.
  3. Avsluta med att klicka på Skapa Export.
    filtyp och filstorlek
  4. Nu är din export klar. En ruta visas som förklarar exportens förlopp. Se bild.
    exportens förlopp

Säkerhetskontroll

**Observera** Innan din export startar kan det vara så att du får ett mail där du behöver bekräfta din identitet. Mailet ser ut så här:

  1. Klicka på Kontrollera aktivitet
    Google takeout steg 3 - Säkerhetskontroll av identitet innan export startar
  2. Klicka på Ja, det var jag
    Google takeout - kontrollera att du är du take out mail
  3. Nu påbörjas exporten, ett mail med nedladdningslänk kommer till dig e-post.**Observera**Beroende på hur många filer du exporterar kan exportprocessen kan timmar och till och med flera dagar, innan du får ett mail med nedladdningslänken. Gå vidare till steg 4.

Steg 4 Ladda ned dina exporterade filer

I detta steg visar vi hur du laddar ned dina exporterade filer via nedladdningslänk från din e-post till din dator. Beroende på hur många filer du exporterar kan det kan ta lite tid innan du får ett mail med nedladdningslänken. Om du känner att du har väntat länge kan du kontrollera om du fått ett säkerhetsmail från Google att bekräfta din identitet (se föregående rubrik).

  1. Gå till din e-postinkorg och sök på Takeout eller leta efter ett mail från noreply@google.com. Mailet ser ut så här:
  2. Klicka på Ladda ned dina filer
    Google takeout - nedladdnignslänk via mail
  3. Du kommer till Google Takeout under fliken hantera exporter. Om du har gjort tidigare exporter samlas dem här. Här kan du se hur stora exporterna är, när du skapade dem och hur länge filerna finns tillgängliga att ladda ned.
    • **Observera** Länken måste laddas ned inom en vecka. Om du hinner ladda ned i tid, måste du göra om hela exporten. Klicka Skapa ny export.
    • **Observera** Läs beskrivningen under rubriken Hantera exporter.
  4. Klicka på Pil för att se vad din export innefattar för produkter. (Om du känner att det blev fel produkter. Ingen fara. Det är det bara att göra om exporten. Klicka Skapa ny export).
  5. Klicka på Hämta för att starta nedladdningen av din export.
    Google takeout - steg 4 - hantera exporter
  6. Nedladdning påbörjas.
  7. Vid användning av Chrome som webbläsare, klicka på Zip-filen Takeout längst ned i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - chrome
  8. Vid användning av Edge som webbläsare, klicka på Öppna fil under Zip-filen Takeout högst upp till höger i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - edge
  9. Dina filer är nu nedladdade. Filerna hamnar i mappen Hämtade filer. Gå vidare till steg 5

Steg 5 Hantera dina filer på datorn

Här visar vi hur du kan hantera och ladda upp dina exporterade filer för att minska förvirring och fallgropar. Dina exporterade filer hamnar i mappen hämtade filer i ett zip format. **Observera** se till att du har tillräcklig plats på din dator innan du kopierar filerna till din dator.

  1. Gå till Utforskaren > Den här datorn > Hämtade filer. 
  2. Välj Zip-filen som startar med Takeout 
    google takeout - steg 5 - utforskaren hämtade filer - välj takeout
  3. Utforska och sortera dina exporterade filer. Som ni ser på bilden nedan skapas en mapp för varje produkt som du valde att exportera. (Det är därför steg 2 – Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export är viktig!).
    google take out steg 5 - hantera filer i utforskaren
  4. När du har sorterat dina exporterade filer i Takeout-mappen, Dra och släpp den exporterade mappen till ditt skrivbord. **Observera** se till att du har plats på din dator. Det ser ut så här:
    dra och släpp den exportede mappen till skrivbord
  5. En laddningsruta kommer att komma upp. Beroende på hur många filer du har kan detta ta tid. Vänta tills kopieringen är klar.
    laddningsruta efter dra och släpp filer till skrivbord
  6. När kopieringen till skrivbordet är klar. Byt namn på mappen så att du kommer ihåg vad de innehåller. (exempelvis “Google Drive export”). Gå sedan vidare till Steg 6.

 

Steg 6 Ladda upp filer till OneDrive

I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare/finder kommer upp. Välj skrivbord och din Google Takeout export med det nya namnet på mappen och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta visar sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.

 

För mer information om hur du använder OneDrive klicka här

Övriga frågor? Kontakta ServiceDesk.

 

 

 

Sluta synka profilmappar i Onedrive (Windows)

1. Starta utforskaren, högerklicka på molnet och välj sedan Inställningar.

2. Välj Hjälp & Inställningar

3. Gå till fliken Säkerhetskopiering och välj Hantera säkerhetskopiering.

4. Välj Stoppa säkerhetskopiering av profilmappen du inte vill ska synkas till Onedrive.

5. Välj Stoppa säkerhetskopiering.

6. En informationsruta kommer upp som du bara kan stänga.

7. Då filerna flyttats till Onedrive så behöver du själv flytta tillbaka dessa, använd länken i mappen (i detta fall Bilder-mappen) för att hitta dem.
När du hittat filerna så flyttar du dem till respektive mapp på datorn.

Logga in på Onedrive (Windows)

1. Starta Onedrive och logga in med ditt UMUid, umuid@ad.umu.se

2. När du valt plats (standard är att föredra), klicka på Nästa.

3. Här kan du välja om du vill att vissa utvalda profil-mappar ska hanteras i Onedrive.
Ibockade mappar kommer att synkas upp i molnet och vissa filer kommer bara vara tillgängliga med internetanslutning (om Files on demand är påslaget).
Vill du inte att mapparna ska synkas upp i molnet väljer du att bocka ur dessa.

4. Du får upp en några inforutor som du kan klicka nästa på, vid rutan nedan välj Senare.

5. Nu ska konfigurationen av Onedrive vara klar.

Ändra inställningar för delade filer i Office 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Office 365 så använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint (det vill säga Teams) eller Onedrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill ändra inställningar.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill sluta dela.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Hantera åtkomst.
  8. För att ändra dina inställningar – klicka på de tre prickarna.
    Ändra inställningar Office 365
  9. Här kan du välja om om du vill att de som har åtkomst ska kunna redigera eller bara läsa. Klicka i området i bilden nedan.
    Observera att denna inställning påverkar alla personer du har delat filen/mappen med.Ändra inställningar visa Office 365
  10. Klicka Spara när du är färdig.
  11. När du klickar på krysset får du upp en kontrollfråga – om du är säker på att du vill ändra länkinställningen. För att ändra inställningen klicka på Ändra det annars väljer du Avbryt.
  12. Klart!

Sluta dela filer i Office 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Office 365 så använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint (det vill säga Teams) eller Onedrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill sluta dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill sluta dela.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Hantera åtkomst.
    Hantera åtkomst i Office 365
  8. Under Hantera åtkomst kan du se en lista på den/de du har delat ut filen till. Klicka i området enligt bilden nedan.
    Personer med åtkomst Office 365
  9. För att sluta dela till en eller flera personer – klick på krysset bredvid namnet.
    Sluta dela filer i Office 365
  10. När du klickar på krysset får du upp en kontrollfråga – om du är säker på att du vill ta bort åtkomst och sluta dela. För att sluta dela välj Ta bort annars väljer du Avbryt.
    Kontroll ta bort åtkomst Office 365
  11. Nu har du tagit bort åtkomsten och slutat dela din mapp/fil.

Dela filer i Office 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Office 365 använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint, Teams eller OneDrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Teams och Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill dela. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny (se bilden ovan).
  6. Här kan du välja mellan att klicka på de tre prickarna och klicka på Dela i menyn som kommer upp. Du kan också trycka på ikonen med pilen för att direkt komma till dela-vyn.
  7. I dela-vyn hittar du inställningar för hur du vill dela mappen/filen. Börja med att klicka på det inramade området (se bild nedan) för att ställa in vem eller vilka som ska ha åtkomst till mappen/filen.
    Dela-vyn i Sharepoint
    Här finns tre alternativ för hur du kan dela mappen/filen:

    1. Personer i Umeå universitet som har länken
      Detta alternativ gör att alla inom organisationen som har länken kan komma åt filen. Ditt gäller oavsett om de får länken direkt av dig eller av någon annan.
    2. Personer med åtkomst
      Detta alternativ gör att mappen/filen bara kan användas av de som redan har tillgång till den. Använd bara det här alternativet om du bara vill skicka en länk till någon som redan har åtkomst.
    3. Vissa personer – Detta ger åtkomst endast till de personer du anger, även om andra användare kanske redan har åtkomst. Om någon vidarebefordrar delningsinbjudan kan den bara användas av de som redan har åtkomst till mappen/filen.
  8. Under Övriga inställningar väljer du om det bara ska vara möjligt att läsa filen eller om det ska vara möjligt att redigera den. Klicka i Tillåt redigering om du vill att mottagaren ska kunna redigera dokumentet. Denna inställning påverkar inte de som du eventuellt har gett möjlighet att redigera filen sedan tidigare.
    Länkinställningar för Sharepoint
  9. Efter att du har gjort din inställning, klicka på Använd.
  10. Fyll i namnet på den person, grupp eller e-postadress som du vill dela din mapp/fil med. När du börjar skriva kommer alternativ att visas automatiskt. Du kan välja att dela mappen/filen med flera samtidigt.
    Skicka länk Sharepoint
  11. När du har valt vilka du vill skicka till finns två alternativ för hur du delar mappen/filen.
    1. Klicka på Skicka. Mottagaren får då ett e-postmeddelande som ger åtkomst till mappen/filen. Du får också en bekräftelse via e-post om delningen.
    2. Klicka på Kopiera länk. Du får då en länk som du kan skicka via e-post eller chatt.
  12. Nu har du delat din mapp/fil!

Flytta dokument från Shared with everyone i Office 365

  1. Logga in på Office 365 med ditt Umu-id och ditt lösenord.
  2. Klicka på Onedrive i vänstermenyn.
  3. Hitta mappen Shared with everyone.
    Shared with everyone Teams
  4. Markera samtliga dokument/mappar i mappen.
  5. Klicka sedan på de tre prickarna och välj Flytta till.
    Flytta filer Teams
  6. Till höger får du upp en ruta där du kan välja var du vill flytta filerna. Välj Din Onedrive och välj vilken mapp du vill flytta filerna till.
    Din Onedrive Teams
  7. När du har flyttat dina filer, högerklicka på mappen Shared with everyone.
  8. Välj sedan Ta bort.
    Ta bort filer Teams

OBS! Om du når dina dokument från Onedrive i din utforskare/filhanterare så kan du flytta filerna där också. Markera då filerna och dra till en annan mapp i utforskaren.

Synkronisera filer från OneDrive, Teams eller SharePoint till din dator

Du kan synkronisera mappar, filer och hela bibliotek från Office 365 till din dator. Det innebär att du kan arbeta med samma filer som du har i Teams, SharePoint eller OneDrive. I denna manual visar vi hur du synkroniserar från din OneDrive, ett Team, en Teamkanal och ett delat SharePoint bibliotek. Vår rekommendation är att ni inte synkroniserar för många filer.

Synkronisera mina egna filer från OneDrive till din dator

  1. Gå till O365 och välj OneDrive
  2.  Klicka på Mina filer och sedan Synkronisera. 
    synkronisera filer från din OneDrive - välj mina filer och synkronisera
  3. Säkerhetsruta visar sig, klicka Öppna. OneDrive app öppnas.
  4. Klicka på rutan bredvid ”Synkronisera alla filer och mappar i OneDrive” för att synkronisera alla dina filer från OneDrive till datorn.
  5. Klicka på vit ruta bredvid mapp-namn för att välja specifika mappar att synkronisera till din dator.
  6. Glöm inte skrolla nedåt. 
  7. Klicka på Starta synkronisering när du är klar.
    synkronisera filer från din OneDrive - Onedrive app öppnas - välj vilka mappar du vill synkronisera
  8. Synkroniseringen från din OneDrive är nu klar. Det skapas en ny flik i din utforskare/Finder – ”OneDrive – Umeå Universitet”. Du kan nu arbeta med dessa filer från din dator. Observera att det är samma filer som finns på OneDrive för webben. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från din OneDrive - utforskaren

Synkronisera filer från ett helt Team till din dator

  1. Välj de Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
  2. Välj kanalen allmänt och klicka på fliken Filer
    synkronisera filer från team - klicka fliken filer
  3. Klicka på Dokument
    synkronisera filer från team - klicka på dokument
  4. Du kommer till alla filer som är kopplade till Teamet. Klicka sedan på Synkronisera. 
    synkronisera filer från team - klicka på synkronisera
  5. OneDrive appen startas. Kontrollera att alla mappar och filer är markerade. När du är klar, klicka på starta synkronisering.
    synkronisera filer från team - onedrive öppnas klicka starta synkronisering
  6. Synkroniseringen från ett helt Team är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamet. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från ett helt team - utforskaren

Synkronisera filer från en specifik kanal i ett Team

  1. Klicka på det Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från till din dator. Tillexempel kanalen Education som bilden visar.
    synkronisera filer från teamkanal - välj team
  3. Klicka på fliken Filer
    synkronisera filer från teamkanal - klicka på fliken filer
  4. Klicka på Synkronisera
    synkronisera filer från teamkanal - klicka på synkronisera
  5. OneDrive öppnas. Kontrollera att rätt filer är valda (som ni ser är det samma mappar som bilden i steg 4). Klicka Starta synkronisering.
    synkronisera filer från teamkanal - onedrive öppnas välj starta synkronisering
  6. Synkroniseringen från en specifik Teamkanal är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamkanalen. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från teamkanal - utforskaren

Synkronisera dina filer från ett delat SharePoint bibliotek

  1. Gå till det delade biblioteket. Detta gör du enklast genom att använda din OneDrive via: O365.
  2. Klicka på det delade bibliotek som du vill synkronisera (exempelvis som bilden visar, val av Teamet Arbetsgrupp).
  3. Välj Gå till webbplats.
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj sharepoint gruppwebbplats - klicka gå till webbplatsen
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj fliken dokument
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj tre prickar sedan synkronisera eller lägga till genväg i OneDrive
  6. Synkroniseringen från ett delat dokumentbibliotek är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i SharePoint. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från ett helt team - utforskaren