Kom igång med den nya Whiteboard

I denna manual visar vi hur du kommer igång med att använda denna nya Whiteboard.

Hitta Whiteboard

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer
  3. Välj Whiteboard
    office365 start sida whiteboard

Whiteboard portal

Du kommer till din Whiteboard Portal. Här skapar du nya Whiteboards. Du ser alla dina befintliga Whiteboards.

  1. Klicka här för att skapa en ny whiteboard
  2. Detta är en befintlig whiteboard. Klicka på dem för att öppna.
  3. Klicka på tre prickar på befintlig whiteboard för att:
  4. Ta bort Whiteboard
  5. Ändra nämn på din Whiteboard
  6. Här ser du om din whiteboard är delad med fler personer.
    whiteboard portal

Whiteboard inställningar

  1. Klicka på ikon för kugghjul
  2. Välj Förbättra formen på pennanteckningar automatiskt om du vill att dina pennteckningar ska justeras automatiskt (exempelvis, om du ritar en ring med pennan, kommer ringen att bli justerad till en fil form).
    Inställningar whiteboard

Whiteboard tavla vänster huvudmeny

Innan du startar med din Whiteboard är det viktigt att förstå ikoner och menyer. Här är några viktiga för att kunna använda Whiteboard. 

  1. Pilen är standard val. Den innebär att du kan flytta runt på duken, markera och flytta objekt du skapar.
  2. Penna innebär att du får upp en meny där du kan välja mellan flertalet pennor och rita på din duk.
  3. Plusstecknet innebär att att menyn Skapa visar sig. Här kan du välja mellan flertalet olika objekt som du kan placera ut på din duk. (se bild). Gå ner i manualen för att se mer om vad du kan skapa.
  4. Pilarna symboliserar gör om (ångra) det du har skapat. Du kan gå bakåt och framåt. (Ctrl+Z fungerar också för att ångra).
  5. Namnlös whiteboardtavla. Här byter du namn på din Whiteboard
    Ny whiteboard - huvudmeny - byt namn - bakåt, framåt

Whiteboard högra menyn: Dela och inställningar

I höger hörn av whitebarden under din profil finns två ikoner.

  1. Klicka på dela ikon för att skapa en länk som du kan dela.
  2. Klicka på kugghjulet för att se inställningar. Här kan du exempelvis Exportera din whiteboard som bild, slå av och på automatiska former med pennteckningar, ändra om deltagare kan redigera och formatera din bakgrund,

Dela whitebard och whiteboard inställningar

Använd pennanteckningar

  1. Välj svart penna för att göra svarta pennanteckningar.
  2. Välj röd penna för att göra röda pennanteckningar.
  3. Välj regnbågsfärgad penna för att göra regnbågsfärgade pennanteckningar.
  4. Välj gul penna för att göra överstrykningar.
  5. Välj suddgummi för att sudda ut dina pennanteckningar
  6. Välj lasso för att markera objekt eller pennanteckningar du vill ta bort.
    använd pennanteckningar whiteboard

Ändra tjocklek, färg och skapa pilar med pennanteckningar

  1. Dubbelklicka på någon av de vänstra pennorna.
  2. Ändra tjocklek på pennanteckning.
  3. Välj bland olika färger.
  4. Skapa enkelriktad pil
  5. Skapa dubbelriktad pil
  6. Avsluta pil-läge.
    Ändra tjocklek, färg och skapa pilar med pennanteckningar i whiteboard

Kommentar: Om ni kollar på den svarta pennan (nummer 1) ser ni en liten markör att en dubbelriktad pil är aktiverad. För att få bort denna behöver du dubbelklicka på pennan och välja nummer 5.

 

Skapa post its

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj anteckningar. 

  1. Du kan välja enkla post its med olika färger
  2. Du kan välja post its i rutnät med olika färger.
  3. Klicka på Lägg till anteckning för att skapa fler post its inom rutnätet.
    skapa postits whiteboard

Skapa text

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Text.

  1. Skriv din text i rutan.
  2. Dra i kanterna för att förstora och förminska textrutan.
  3. Markera textruta för att:
    • Skriva i rutan
    • Ändra färg på texten
    • Ta bort textruta
    • Skriva en text som beskriver textrutan.
    • Klicka på tre prickar för att placera längt fram eller placera längst bak.
      skapa text i whiteboard

 

Skapa former

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Former.

  1. Du kan välja bland 12 olika former.
  2. Dra i kanterna för att förstora och förminska formerna.
  3. Markera form för att:
    • Ändra färg
    • Ta bort kanter
    • Ta bort form
    • Skriva en text som beskriver formen.
    • Klicka på tre prickar för at placera längt fram eller placera längst bak.
    • skapa former i whiteboard

Skapa reaktioner

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Reaktioner

  1. Du kan välja bland 8 olika former.
  2. Dra i kanterna för att förstora och förminska reaktionerna.
  3. Markera reaktion för att:
    • Ta bort reaktion
    • Skriva en text som beskriver reaktionen.
    • Klicka på tre prickar för at placera längt fram eller placera längst bak.
  4. Ett tips är att använda reaktioner för att reagera på post-its. Som ni ser på bilden.
    skapa reaktioner i whiteboard

Ladda upp bilder

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Bilder. Du kommer till din utforskare/Finder, välj bild.

  1. Dra i kanterna för att förstora och förminska bilder
  2. Markera bild för att:
    • Ta bort bild
    • Skriva en text som beskriver bilden
    • Klicka på tre prickar för at placera längt fram eller placera längst bak.
      ladda upp bilder i whiteboard

 

Använd mallar

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Mallar.

  1. Välj vilken typ (kategori) av mall du vill skapa genom att klicka på kategori. Du kan välja bland 9 olika kategorier av mallar, varav ca 5-10 mallar inom varje kategori.
    skapa mallar i whiteboard - välj kategori
  2. Skrolla ned för att se olika mallar inom kategorin (brainstoming). Klicka på mallnamn för att välj mall du vill skapa.
    skapa mallar i whiteboard - välj mall
  3. När du har valt mall ska du placera ut mallen på lämplig plats.
    skapa mallar i whiteboard - plasera ut mall

Tips vi användning av mallar

Här kommer några tips när du använder mallar.

  1. Använd mallen som en utgångpunkt. Du kan alltid redigera objekt, text, utseende osv. genom att markera det du vill redigera. (Bilden visar redigering av text ruta)
  2. Lägga till objekt på din mall. Du kan alltid lägga till fästisar, text, reaktioner och former på din mall.
  3. Scrolla på din mus för att förstora eller förminska din tavla. Du kan inte förstora eller förminska hela mallen.
  4. Markera objekt i mallen och tryck på delete-knappen på tangent för att ta bort objekt.skapa mallar i whiteboard - redigera

 

Lägg till dokument

  1. Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Dokument.
    lägg till dokument i whiteboard
  2. En dialogruta visar sig. Här väljer du vilket dokument du vill ladda upp.
  3. Klicka på Mina filer för att välja filer från din OneDrive
  4. Klicka på Senaste för att välja de senaste filerna du har varit inne på.
  5. Under Snabbåtkomst välj vilket Team/sharePoint dokumentbilbliotek du vill ladda upp ett dokument ifrån.
    lägg till dokument i whiteboard - välj dokument
  6. Så här kan det exempelvis se ut om jag har valt att ladda upp en PowerPoint fil på min Whiteboard. (Observera ni kan enbart ladda upp PowerPoint, PDF dokument).
  7. Markera slides du vill ladda upp.
  8. Klicka Markera alla för att ladda upp alla slides.
  9. Klicka infoga.
    lägg till dokument i whiteboard - exepel ppt

 

 

Skapa och ta bort ett nyhetsinlägg i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du som ägare av en SharePoint Gruppwebbplats skapar och tar bort ett nyhetsinlägg i en befintlig SharePoint gruppwebbplats.

Skapa ett nyhetsinlägg

  1. Gå till din SharePoint gruppwebbplats och klicka på ny och sedan nyhetsinlägg. (Du kan också välja Nyhetslänk som hämtar nyheter från andra sidor eller webbplatser.)
    Skapa ett nyhetsinlägg i sharepoint - ny - nyhetsinlägg
  2. Välj en mall och klicka sedan Skapa inlägg.
    välj mall för att skapa nyhetsinlägg
  3. För att redigera ditt nyhetsinlägg se manual Skapa en ny sida i SharePoint gruppwebbplats.
  4. Välj Publicera nyheter när du är klar för att publicera det.
    publicera nyhetsinlägg
  5. Om du vill se hur ditt nyhetsinlägg ser ut klicka du Startsida.
  6. Om du vill se hur ditt nyhetsinlägg ser ut kan du även klicka på SharePoint.se ditt inlägga startsida gruppwebbplats och sharepoint startsida

Ta bort ett nyhetsinlägg

  1. Klicka på sidor i västra menyn för SharePoint gruppwebbplatsen.
    ta bort nyhetsinlägg - klicka på sidor
  2. Observera om du inte ser sidor i menyn, gå till kugghjul i högra hörn och välj Webbplatsinnehåll. 
  3. Välj vilken sida du vill ta bort i listan genom att markera bock-rutan och klicka sedan på Ta bort.
    välj vilken sida du vill ta bort

 

 

 

Hitta, skapa och ta bort gruppwebbplats i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du hittar, skapar och tar bort gruppwebbplatser i SharePoint. Observera att om du har ett Team i Microsoft Teams har du och medlemmarna i teamet redan en gruppwebbplats i SharePoint. Gruppwebbplats=Team

Hitta gruppwebbplatser

Du hittar dina webbplatser i SharePoint genom att:

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben (Mina webbplatser) i menyn till vänster. I listan ser du dina webbplatser och Team.
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats

 

Skapa gruppwebbplats i SharePoint

  1.  I det vänstra övre hörnet på SharePoint sidan klickar du på + Skapa webbplats.
    hitta och skapa wgruppwebbplats - skapa webbplats
  2. Det finns två olika typer av webbplatser du kan skapa. Om syftet är att skapa en samarbetsyta för till exempel en arbetsgrupp eller ett projekt väljer du Gruppwebbplats.
    hitta och skapa gruppwebbplats i sharepoint - skapa ny webbplats
  3. Därefter ska du ange namn och beskrivning för gruppwebbplatsen. Här väljer du också om webbplatsen ska vara privat eller offentlig och längst ner vilket språk som ska vara det primära.Observera att i en privat grupp bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta på webbplatsen. I en offentlig grupp kan alla inom Umeå universitet besöka webbplatsen dokument. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga webbplatser utan inbjudan.Hitta och skapa gruppwebbplats i sharepoint - skriv namn och inställningar
  4. Bjud in medlemmar och lägg till eventuellt ytterligare ägare till gruppwebbplatsen. Du har även möjlighet att göra detta senare
    Hitta och skapa gruppwebbplats i sharepoint - hantea, skap och tabort gruppmedlemmar
  5. Nu är Gruppwebbplatsen skapad

Ta bort gruppwebbplats

  1. Gå till den webbplats du vill ta bort. Klicka på kugghjulet i höger hörn och välj Webbplatsinformation.
    ta bort gruppwebbplats - välj inställningar och webbplatsinformation
  2. En dialogruta till höger visar sig. Välj Ta bort Webbplats.
    Ta bort gruppwebbplats - dialog ruta välj tabort webbplats
  3. En säkerhetsruta visar sig som varnar om att du håller på att ta bort ett SharePoint sida. Bocka i rutan under ”Ja, ta bort den här gruppen och alla tillhörande resurser” och klicka sedan Ta bort. 
    Ta bort gruppwebbplats share point - säkerhetsruta
  4. Nu är SharePoint gruppen borttagen.

Återställ ett delat dokumentbibliotek i SharePoint

I denna manual visar vi hur du återställer ett delat dokumentbibliotek i SharePoint. Om många av dina SharePoint- eller Teams-filer tas bort, skrivs över, skadas eller smittas med skadlig kod kan du återställa ett helt delat bibliotek till en föregående tid.

  1. Gå till den SharePoint-webbplatsen du vill återställa. Klicka på jordgloben, mina webbplatser i menyn till vänster.
  2. I listan ser du dina webbplatser. Välj webbplats som innehar det SharePoint dokumentbibliotek som du vill återställa. (I Microsoft Teams går du till fliken Filer högst upp på kanalen, välj tre pickar och klicka sedan på öppna i SharePoint).
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  3. När du är inne på SharePoint gruppwebbplatsen,  klicka på Dokument i menyn till vänster.
    skapa filer och mappar i SharePoint - välj dokument fliken
  4. Välj Ikon för Inställningar och klicka på Återställ biblioteket. (Obs! Om Återställ det här biblioteket inte visas under inställningar har du antingen inte behörighet eller så tittar du på ett klassiskt bibliotek).
    återställa bibliotek - intällningar ikon
  5. På sidan för återställning väljer du ett datum i den nedrullningsbara listan eller Eget datum och tid.
  6. Använd aktivitetsdiagrammet och aktivitetsflödet för att granska de senaste aktiviteterna som du vill ångra. (Du kan återkalla till max 29 dagar sedan.)
  7. Välj Återställ för att ångra alla aktiviteter som du markerat.
    återställa dokumentbibliotek - välj tid och datum

Flytta eller kopiera filer i SharePoint

I denna manual visar vi hur du flyttar och kopierar filer i SharePoint. Förutom att flytta eller kopiera filer i SharePoint kan du också:

Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Dela filer i Office 365

För att flytta eller kopiera filer i ett SharePoint bibliotek:

  1. Välj fil eller mapp att kopiera. Håll musen över fil/mapp, klicka på markör.
  2. Klicka sedan på tre prickar och välj flytta till (om du vill flytta fil utan att kopiera) eller kopiera till (om du vill flytta fil och kopiera den).
    flytta eller kopiera filer i sharepoint
  3. På panelen till vänster flytta eller kopiera väljer du destination: det aktuella biblioteket, OneDrive eller annan SharePoint webbplats.
    välj vart du vill flytta, kopiera dina filer i sharepoint
  4. När du har valt destination (i det här fallet, Departement A och dokumentbibliotek X). Väljer du en mapp i det aktuella biblioteket (i det här fallet fanns det ingen mapp i det aktuella biblioteket).
  5. När du är klar klickar du Flytta hit eller Kopiera hit. Om du vill flytta eller kopiera filerna till en ny mapp väljer du Ny mapp och lägger till en ny mapp. Ange ett namn för mappen, markera bockmarkeringen och välj sedan Flytta hit eller Kopiera hit.
    flytta hit skapa ny mapp att flytta till i SharePoint

Ladda upp filer och mappar i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du laddar upp filer och mappar i ett befintligt SharePoint dokumentbibliotek. Om du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek i en befintlig gruppwebbplats se Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

  1. Välj SharePoint gruppwebbplats och klicka på Dokument i vänstra menyn.
  2. Klicka på ladda upp
  3. Välj om du vill ladda upp filer, mapp eller Mall.
    ladda upp filer och mapper i sharepoint - välj ladda upp
  4. Du kommer till din utforskare (windows), finder (apple)
  5. Välj fil och/eller mapp att ladda upp.

Dra filer till SharePoint dokumentbibliotek

Du kan även dra över dokument från din utforskare (windows), finder (apple).

  1. Öppna det SharePoint dokumentbiblioteket du vill dra över filer till.
  2. På din dator öppnar du utforskaren (windows) eller Finder (Apple).
  3. Från utforskaren/Finder väljer du fil eller mapp du vill dra över till SharePoint bibliotek.
  4. Dra och släpp vald fil eller mapp. Se bild nedan hur det ser ut när man drar fil.
    dra över fil i sharepoint dokumentbibliotek
  5. OBS. Om du laddar upp stora filer, eller många filer som tillsammans blir stora, till ett bibliotek kan det uppstå fel, som beror på att filstorleksgränsen i SharePoint eller tidsgränsen i din version av Internet Explorer har överskridits. Ta för vana att inte ladda upp för stora filer med denna metod.

Skapa filer och mappar i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du skapar nya dokument, filer och mappar i en befintliga SharePoint gruppwebbplats. Vill du skapa ett nytt dokumentbibliotek se: Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben, mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina gruppwebbplatser. Välj den gruppwebbplats du vill skapa mappar och filer i.
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  5. När du är inne på SharePoint gruppwebbplats du valt, klicka på Dokument i menyn till vänster
    skapa filer och mappar i SharePoint - välj dokument fliken
  6. För att skapa en ny mapp eller fil klicka på den knappen Nytt.

  1. Här kan du välja vilken fil-typ du vill skapa (ex. Word, Excell, PowerPoint osv.) eller om du vill skapa en mapp.
    Välj dokumenttyp eller mapp

Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint.

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben Mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina webbplatser
  5. Välj en gruppwebbplats du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek. (Om du vill skapa en gruppwebbplats se manual: Hitta och skapa gruppwebbplats i SharePoint. (länka)
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  6. På menyraden under vald webbplats, väljer du + Nytt och sedan Dokumentbibliotek.
    skapa dokumentbibliotek - välj ny - dokumentbibliotek
  7. Meny till höger visas. Skriv ett namn och beskrivning på dokumentbiblioteket
  8. Bocka i visa Webbplatsnavigering om du vill se dokumentbiblioteket i navigeringsfältet för webbplatsen.
  9. Klicka på skapa när du är klar.
    skapa dokumentbibliotek - välj namn och beskrivning
  10. Du har nu skapat ett dokumentbibliotek! Eftersom du bockade i ”visa i webbplatsnavigering” syns det i navigeringsfältet för webbplatsen.
  11. Hittar du inte ditt skapade dokumentbibliotek klicka på webbplatsinnehåll
    dokumentbibliotek i webbplatsnavergieringmenyn

Boka en livehändelse i Teams

  1. Gå till kalendern och tryck på pilen till höger om Nytt möte. Välj sedan Livehändelse.
  2. Till vänster lägger du till en rubrik, eventuellt en plats, datum, start- och sluttid samt en beskrivning.
  3. Till höger bjuder du in personer som ska vara med i händelsegruppen. Händelsegruppen består av dig som är organisatör, producenter och presentatörer som tillsammans ansvarar för livehändelsen. Som organisatör kan du välja att vara antingen producent eller presentatör under själva händelsen.
    Organisatör – Schemalägger livehändelsen och ansvarar för behörigheter för deltagarna och händelsegruppen.
    Producent – Ser till att deltagarna kan visa händelsen utan problem, startar och avslutar händelsen, kontrollerar vad som delas samt har samma uppgifter som en presentatör.
    Presentatör – Delar video, ljud eller skärmbild under händelser samt modererar frågestunden.
  4. När du är färdig klickar du på Nästa.
  5. Välj behörigheter för livehändelsen. Du kan antingen välja att endast angivna användare och grupper kan se händelsen, eller att hela organisationen kan titta på den. I båda fallen krävs inloggning med Umu-id.
  6. Sedan väljer du hur händelsen ska produceras. Du kan antingen välja att producera den via Teams genom att dela innehåll från presentatörens webbkamera och skärm, eller att använda ett externt program eller enhet.
  7. Tryck på Schemalägg när du är klar.
  8. Ett nytt fönster öppnas. Här kan du bjuda in deltagare genom att klicka på Hämta länk för deltagare.
  9. Nu kan du skicka en länk till händelsen via exempelvis e-post eller annan kanal.

Boka ett webinarium i Teams

  1. Gå till kalendern och tryck på pilen till höger om Nytt möte. Välj sedan Webinar.
  2. I vyn som dyker upp ska du fylla i de uppgifter som gäller för webinariet såsom a) rubrik, b) vilka som är presentatörer, c) datum, start- och sluttid, d) eventuell plats samt e) beskrivning.
  3. Klicka på Kräv registrering för att välja om endast personer inom organisationen, Umeå universitet, ska kunna registrera sig till webinariet eller om vem som helst ska kunna göra det.
  4. För att skapa registreringsformuläret klickar du på Visa registreringsformulär.
  5. Ett nytt fönster öppnas. Här ska du fylla i de uppgifter som gäller för deltagarna.
  6. Högst upp kan du ladda upp en bild som kommer att visas på formuläret.
  7. Till vänster lägger du till en rubrik, datum, start- och sluttid, en beskrivning och vilka som ska presentera.
  8. Till höger bygger du formuläret som deltagarna ska fylla i.
  9. Klickar du på Lägg till fält kan du addera ytterligare frågor. Klickar du på Anpassad fråga kan du även skapa din egna frågor.
  10. När du är nöjd med formuläret klickar du på Spara, och då visas en förhandsgranskning.
  11. Klicka på Kopiera registreringslänk för att få en länk som du kan dela via till exempel e-post eller sociala medier.
  12. Stäng ner formuläret och skicka sedan inbjudan till presentatörerna genom att klicka på Skicka.