Använd Google Drive app för att exportera filer (Windows)

I denna manual visar vi hur ni använder GoogleDrive app på din Windowsdator för att ladda ned (kopiera) dina filer. Har du inte laddat ned eller installerat Google Drive app se manual: länka.

Steg 1. Hitta Google Drive appen och dina filer

  1. Gå till aktivitetshanteraren i höger hörn och klicka på Pil och Google Drive ikon. 
    hitta google drive app - aktivetsfältet
  2. Om du inte hittar ikonen är du inte inloggad. Gå till sökrutan i Windows aktivitetsfält och sök på Google Drive.Sök google drive i aktivetssökrutan
  3. Klicka på kugghjulet och välj Inställningar
    Googe drive app inställningar
  4. Under fliken Min PC kan du ladda upp filer eller mappar från din dator till din GoogleDrive.
  5. Välj fliken Google Drive för att se dina filer från din GoogleDrive.

Google drive inställningar

Skillnaden på Streama och Spegla filer

Under fliken Google Drive väljer du inställningar för hur du vill hantera dina filer. Du kan välja mellan att Streama eller Spegla dina filer. Här beskriver vi skillnaden mellan dem.

  1. Välj Streama filer om du vill lagra alla dina drive-filer endast i molnet. Detta innebär att du inte kan öppna filerna på din dator utan endast i webben.
  2. Välj Spegla filer om du vill lagra alla dina drive-filer i molnet och på din dator. Detta innebär att du kan få åtkomst till alla dina drive-filer via Findern och alla filer är automatiska tillgängliga offline. Läs mer om Streama och spegla filer här
  3. När du ha läst och valt alternativ – välj sedan Öppna i Utforskaren för att komma till mappen med dina GoogleDrive filer i Utforskaren.
    Google drive inställningar - välj stream elle spegla filer - öppna i utforskaren

Steg 2 Ladda ned filer från Google Drive app till din dator

Här visar vi hur du laddar ned filer från Google Drive appen till din dator. **Observera** du kan inte ladda ned filer som är skapad med Googles format (ex. Google, Dokument, Kalkylark, Presentation, Formulär mm.). Om du har många filer som är skapade i Googles Format rekommenderar vi Google Takeout, se manual här (LÄNKA).

  1. Gå till utforskaren > Den här datorn >Google Drive > Min enhet. 
  2. I bilden nedan visar vi på hur du ser skillnad mellan Google och Microsoft/övriga filformat.
    • Ruta A representerar Google, Dokument, Formulär, Presentation. Detta kan du inte ladda ned på din dator.
    • Ruta B representerar ett PowerPoint dokument (Microsoft), en PNG fil (övrigt filformat) och Excel dokument (Microsoft). Dessa filtyper kan du ladda ned på din dator.
    • Ruta C representerar en mapp. Du kan ladda ned mappar på din dator. **Observera** att den mappen måste enbart innehålla filtyper som inte är Googles egna format.
      Google drive app - ladda ned filer - förklaring av dokument typer och välj rätt
  3. För att ladda ned dokument från din Google Drive app, dra och släpp Microsoft/övriga filformats dokument från din Google Drive mapp i utforskaren till lämplig plats på din dator. Bilden nedan visar på hur jag drar och släpper en Microsoft Excel fil från mina Google Drive app till Skrivbordet.
    • **Observera** när du drar och släpper en fil kopierar du filen. Se till att inte arbeta något mer i dina filer i Google Drive efter du har kopierat.
    • Tips: Se till att skapa en struktur hur du drar och släpper filer. Exempelvis skapa en mapp på skrivbordet som heter Google Drive app filer.
    • **Observera** Om du har många filer i din Google Drive mapp är det viktigt att du har plats på datorn innan du kopierar dina filer.
      Google Drive app - dra och släpp filer
  4. **Observera** om du drar och släpper en fil som är ett Google Format kommer ett felmeddelande som ser ut så här. 
    Google Drive app - dra och släpp - felmeddelande

Steg 3 Ladda upp filer till OneDrive

Efter du har kopierat dina filer från Google Drive mapp till din dator är det lämpligt att ladda upp dem i Microsoft OneDrive. I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare kommer upp. Välj skrivbord och den mapp du kopierade dina Google Drive filer till och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta kan eventuellt visa sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta.
  9. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.
  10. Du kan även synkronisera dina OneDrive filer till datorn. 

Exportera Google data via Google Takeout: Komplett användarguide

Detta är en komplett användarguide för dig som vill exportera filer från Googles produkter till din dator, för att sedan ladda upp filerna på en säker molnlagringsyta. 

Vad är Google Takeout?

Google Takeout är en tjänst från Google som gör det möjligt för användare av Google-produkter att exportera sina data till sin dator eller andra lagringsplatser.

Du kan exportera och ladda ned data från de Google-produkter som du använder, till exempel:

  • e-postmeddelanden från Gmail
  • filer från Drive
  • uppgifter från Kalender
  • foton från Foto
  • videor från YouTube

När är det lämpligt att använda Google Takeout?

Det finns flera anledningar till varför du bör använda Google Takeout.

  • Om du har använt Googles egna format, exempelvis Google Dokument, Kalkylark och Presentationer, är Google Takeout väldigt användbart eftersom tjänsten konverterar data från Googles format till Microsofts format (exempelvis Google Dokument till Microsoft Word). Har du skapat flertalet Google filer i deras format kan du med hjälp av Google Takeout genomföra din överföring i en enda export viket är tidsbesparande.
  • Om du har stor mängd av olika filtyper – som inte är Googles egna format – rekommenderar vi Google Drive applikationen (länka manual). Med hjälp av Google Drive applikationen kan du överföra filer till din slutdestination, exempelvis OneDrive eller trygg fil yta beroende på vad filerna har för informationsklassning.
  • Om du har väldigt få filer rekommenderar vi att ni laddar ned era filer från Google drive på webben till eran dator. **Observera** du kan enbart exportera en fil i taget med hjälp av Google Drive på webben. Om du har flera filer rekommenderar vi därför Google Takeout vilket gör att processen går snabbare.

Hur använder jag Google Takeout?

I denna användarguide som kommer nedan redogör vi för hur du använder Google Takeout för att exportera dina filer från Googles produkter till din dator till lämplig slutdestination. Guiden består av sex steg och kommer även att innehålla tips för att undvika fallgropar i exporten.

 

Logga in på ditt Google Apps-konto

  1. Klicka här för att logga in.
  2. Klicka på den blå knappen Logga in via Umeå universitet.
  3. Skriv in ditt Google Apps-Umu-id (Umu-id@gapps.umu.se) och ditt lösenord.

Steg 1: Hitta Google Takeout och logga in med rätt konto

  1. Gå till Google Takeout
  2. Välj ditt Gapps-konto i listan. **Observera** om du har flera Google konton är det viktigt att välja rätt.
  3. Finns inte ditt Gapps-konto i listan. Välj Använd ett annat konto och logga in med ditt Umu-id@gapps.umu.se
    google takeout - Välj konto
  4. **Observera**. Om du redan är inloggad till ett Google konto när du går till webbadressen för Google Takeout måste du kontrollera att du är inloggad på ditt Gapps-konto. Gör så här:
    1. Klicka på symbolen för ditt Google konto i höger hörn av webbläsar-fönstret.
    2. Kontrollera att du är inloggad med ditt umu-id@gapps.umu.se
    3. Om du inte är inloggad med ditt Gapps-konto, välj det i listan bland utloggade konton.
    4. Om du inte ser ditt Gapps-konto. Klicka på Lägg till ytterligare ett konto, och logga in med ditt umu-id@gapps.umu.se
      google takeout - inloggad med fel konto - byt konto
  5. Du kommer till Umu log-in sidan. Skriv in ditt Umu-id och lösenord, och klicka Sign-in.
    Umu log in sida
  6. Nu är du inloggad i Google Takeout med ditt google-konto. Gå vidare till steg 2.

Steg 2: Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export

I detta steg visar vi hur du väljer vilka produkter du vill exportera data ifrån.

  1. Innan du väljer produkter börja med att skrolla ned i listan för att se olika typer av produkter som du kan exportera data ifrån.
  2. Varje produkt har en bock-ruta. Bocka i ruta vid den produkt du vill exportera data ifrån.
    • Tips: För att underlätta exporten bocka bara i produkter som du har filer lagrad i (exempelvis Google Drive).
    • **Observera** Om du vill exportera data från Gmail kontakta servicedesk.
  3. Klicka på Avmarkera alla för att avmarkera alla produkter. (Ett tips är att göra detta om du exempelvis mest riktar in dig på att exportera från ett fåtal produkter).
  4. Här kan du se hur många produkter du har markerat.
    Google takeout startsida
  5. För att demonstrera Google Takeout, låt säga att jag vill exportera data från alla produkter. Då ser det ut så här:
    1. Klicka Markera alla 
      google take out markera alla
    2. Kontrollera att 38 av 38 produkter är markerade
      Google takeout - kontrollera att alla produkter är markerade
    3. Skrolla längst ned på sidan och klicka på Nästa Steg. 
      Google take out - skrolla längst ned och klicka nästa steg
    4. Nu är detta steg klart gå sedan vidare till Steg 3 i manualen.

Steg 3. Välj filtyp, frekvens och mål

I detta steg visar vi hur du bör agera vid val av filtyp, frekvens och mål av din export.

Visningsmetod

Det första valet du ska göra handlar om hur och var du får dina exporterade filer. **Observera** I detta moment kan ni välja olika alternativ. Vi rekommenderar valet – Skicka en hämtningslänk via e-post.

Varför?

  • Väljer du Lägg till i Drive kommer din data att försvinna eftersom vi stänger ned Google Drive.
  • Väljer du Lägg till Dropbox exporterar du data från ditt gApps till ett privat Dropbox konto. Då sparas data på en server på amerikansk mark. Det innebär att du inte följer datalagen.
  • Väljer du Lägg till i OneDrive exporterar du data från ditt gApps till ett privat Microsoft konto. Du kan tyvärr inte exportera data direkt till ditt UmU Microsoft 365 konto.
  • Väljer du Lägg till Box exporterar du data från ditt gApps till ett privat Box konto. Då sparas data på en server på amerikansk mark. Det innebär att du inte följer datalagen.

Vi rekommenderar därför att du väljer alternativet Skicka en hämtningslänk via e-post. Gör så här:

  1. Klicka på Pilen
  2. Välj Skicka en hämtningslänk via e-post.
    Google Takeout - steg 3 välj frekvens och mål - visningsmetod

**Observera** Vad innebär detta rent praktiskt?

  • Du får ett e-postmeddelande med en nedladdningslänk när filerna är klara. (mer info kommer i steg 4).
  • Du har en vecka på dig att ladda ned filerna. (mer info kommer i steg 4).

Frekvens

Här väljer du hur ofta du vill exportera. Eftersom vi stänger ned ditt gApps konto är detta är en export.

  1. Välj Exportera en gång.
    google takeout - steg 3 - frekvens - exportera en gång

Filtyp och filstorlek

Här väljer du filtyp och filstorlek.

  1. Klicka på Pil. Du kan välja mellan .zip eller .tgz. Vet du inte vad du ska välja – välj .zip.
  2. Klicka på Pil vid 2GB. Du kan välja mellan 1, 2, 4, 10, 50GB. Är du osäker välj 2GB.
  3. Avsluta med att klicka på Skapa Export.
    filtyp och filstorlek
  4. Nu är din export klar. En ruta visas som förklarar exportens förlopp. Se bild.
    exportens förlopp

Säkerhetskontroll

**Observera** Innan din export startar kan det vara så att du får ett mail där du behöver bekräfta din identitet. Mailet ser ut så här:

  1. Klicka på Kontrollera aktivitet
    Google takeout steg 3 - Säkerhetskontroll av identitet innan export startar
  2. Klicka på Ja, det var jag
    Google takeout - kontrollera att du är du take out mail
  3. Nu påbörjas exporten, ett mail med nedladdningslänk kommer till dig e-post.**Observera**Beroende på hur många filer du exporterar kan exportprocessen kan timmar och till och med flera dagar, innan du får ett mail med nedladdningslänken. Gå vidare till steg 4.

Steg 4 Ladda ned dina exporterade filer

I detta steg visar vi hur du laddar ned dina exporterade filer via nedladdningslänk från din e-post till din dator. Beroende på hur många filer du exporterar kan det kan ta lite tid innan du får ett mail med nedladdningslänken. Om du känner att du har väntat länge kan du kontrollera om du fått ett säkerhetsmail från Google att bekräfta din identitet (se föregående rubrik).

  1. Gå till din e-postinkorg och sök på Takeout eller leta efter ett mail från noreply@google.com. Mailet ser ut så här:
  2. Klicka på Ladda ned dina filer
    Google takeout - nedladdnignslänk via mail
  3. Du kommer till Google Takeout under fliken hantera exporter. Om du har gjort tidigare exporter samlas dem här. Här kan du se hur stora exporterna är, när du skapade dem och hur länge filerna finns tillgängliga att ladda ned.
    • **Observera** Länken måste laddas ned inom en vecka. Om du hinner ladda ned i tid, måste du göra om hela exporten. Klicka Skapa ny export.
    • **Observera** Läs beskrivningen under rubriken Hantera exporter.
  4. Klicka på Pil för att se vad din export innefattar för produkter. (Om du känner att det blev fel produkter. Ingen fara. Det är det bara att göra om exporten. Klicka Skapa ny export).
  5. Klicka på Hämta för att starta nedladdningen av din export.
    Google takeout - steg 4 - hantera exporter
  6. Nedladdning påbörjas.
  7. Vid användning av Chrome som webbläsare, klicka på Zip-filen Takeout längst ned i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - chrome
  8. Vid användning av Edge som webbläsare, klicka på Öppna fil under Zip-filen Takeout högst upp till höger i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - edge
  9. Dina filer är nu nedladdade. Filerna hamnar i mappen Hämtade filer. Gå vidare till steg 5

Steg 5 Hantera dina filer på datorn

Här visar vi hur du kan hantera och ladda upp dina exporterade filer för att minska förvirring och fallgropar. Dina exporterade filer hamnar i mappen hämtade filer i ett zip format. **Observera** se till att du har tillräcklig plats på din dator innan du kopierar filerna till din dator.

  1. Gå till Utforskaren > Den här datorn > Hämtade filer. 
  2. Välj Zip-filen som startar med Takeout 
    google takeout - steg 5 - utforskaren hämtade filer - välj takeout
  3. Utforska och sortera dina exporterade filer. Som ni ser på bilden nedan skapas en mapp för varje produkt som du valde att exportera. (Det är därför steg 2 – Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export är viktig!).
    google take out steg 5 - hantera filer i utforskaren
  4. När du har sorterat dina exporterade filer i Takeout-mappen, Dra och släpp den exporterade mappen till ditt skrivbord. **Observera** se till att du har plats på din dator. Det ser ut så här:
    dra och släpp den exportede mappen till skrivbord
  5. En laddningsruta kommer att komma upp. Beroende på hur många filer du har kan detta ta tid. Vänta tills kopieringen är klar.
    laddningsruta efter dra och släpp filer till skrivbord
  6. När kopieringen till skrivbordet är klar. Byt namn på mappen så att du kommer ihåg vad de innehåller. (exempelvis “Google Drive export”). Gå sedan vidare till Steg 6.

 

Steg 6 Ladda upp filer till OneDrive

I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare/finder kommer upp. Välj skrivbord och din Google Takeout export med det nya namnet på mappen och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta visar sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.

 

För mer information om hur du använder OneDrive klicka här

Övriga frågor? Kontakta ServiceDesk.

 

 

 

Återställ ett delat dokumentbibliotek i SharePoint

I denna manual visar vi hur du återställer ett delat dokumentbibliotek i SharePoint. Om många av dina SharePoint- eller Teams-filer tas bort, skrivs över, skadas eller smittas med skadlig kod kan du återställa ett helt delat bibliotek till en föregående tid.

  1. Gå till den SharePoint-webbplatsen du vill återställa. Klicka på jordgloben, mina webbplatser i menyn till vänster.
  2. I listan ser du dina webbplatser. Välj webbplats som innehar det SharePoint dokumentbibliotek som du vill återställa. (I Microsoft Teams går du till fliken Filer högst upp på kanalen, välj tre pickar och klicka sedan på öppna i SharePoint).
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  3. När du är inne på SharePoint gruppwebbplatsen,  klicka på Dokument i menyn till vänster.
    skapa filer och mappar i SharePoint - välj dokument fliken
  4. Välj Ikon för Inställningar och klicka på Återställ biblioteket. (Obs! Om Återställ det här biblioteket inte visas under inställningar har du antingen inte behörighet eller så tittar du på ett klassiskt bibliotek).
    återställa bibliotek - intällningar ikon
  5. På sidan för återställning väljer du ett datum i den nedrullningsbara listan eller Eget datum och tid.
  6. Använd aktivitetsdiagrammet och aktivitetsflödet för att granska de senaste aktiviteterna som du vill ångra. (Du kan återkalla till max 29 dagar sedan.)
  7. Välj Återställ för att ångra alla aktiviteter som du markerat.
    återställa dokumentbibliotek - välj tid och datum

Flytta eller kopiera filer i SharePoint

I denna manual visar vi hur du flyttar och kopierar filer i SharePoint. Förutom att flytta eller kopiera filer i SharePoint kan du också:

Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Dela filer i Office 365

För att flytta eller kopiera filer i ett SharePoint bibliotek:

  1. Välj fil eller mapp att kopiera. Håll musen över fil/mapp, klicka på markör.
  2. Klicka sedan på tre prickar och välj flytta till (om du vill flytta fil utan att kopiera) eller kopiera till (om du vill flytta fil och kopiera den).
    flytta eller kopiera filer i sharepoint
  3. På panelen till vänster flytta eller kopiera väljer du destination: det aktuella biblioteket, OneDrive eller annan SharePoint webbplats.
    välj vart du vill flytta, kopiera dina filer i sharepoint
  4. När du har valt destination (i det här fallet, Departement A och dokumentbibliotek X). Väljer du en mapp i det aktuella biblioteket (i det här fallet fanns det ingen mapp i det aktuella biblioteket).
  5. När du är klar klickar du Flytta hit eller Kopiera hit. Om du vill flytta eller kopiera filerna till en ny mapp väljer du Ny mapp och lägger till en ny mapp. Ange ett namn för mappen, markera bockmarkeringen och välj sedan Flytta hit eller Kopiera hit.
    flytta hit skapa ny mapp att flytta till i SharePoint

Ladda upp filer och mappar i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du laddar upp filer och mappar i ett befintligt SharePoint dokumentbibliotek. Om du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek i en befintlig gruppwebbplats se Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

  1. Välj SharePoint gruppwebbplats och klicka på Dokument i vänstra menyn.
  2. Klicka på ladda upp
  3. Välj om du vill ladda upp filer, mapp eller Mall.
    ladda upp filer och mapper i sharepoint - välj ladda upp
  4. Du kommer till din utforskare (windows), finder (apple)
  5. Välj fil och/eller mapp att ladda upp.

Dra filer till SharePoint dokumentbibliotek

Du kan även dra över dokument från din utforskare (windows), finder (apple).

  1. Öppna det SharePoint dokumentbiblioteket du vill dra över filer till.
  2. På din dator öppnar du utforskaren (windows) eller Finder (Apple).
  3. Från utforskaren/Finder väljer du fil eller mapp du vill dra över till SharePoint bibliotek.
  4. Dra och släpp vald fil eller mapp. Se bild nedan hur det ser ut när man drar fil.
    dra över fil i sharepoint dokumentbibliotek
  5. OBS. Om du laddar upp stora filer, eller många filer som tillsammans blir stora, till ett bibliotek kan det uppstå fel, som beror på att filstorleksgränsen i SharePoint eller tidsgränsen i din version av Internet Explorer har överskridits. Ta för vana att inte ladda upp för stora filer med denna metod.

Skapa filer och mappar i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du skapar nya dokument, filer och mappar i en befintliga SharePoint gruppwebbplats. Vill du skapa ett nytt dokumentbibliotek se: Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben, mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina gruppwebbplatser. Välj den gruppwebbplats du vill skapa mappar och filer i.
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  5. När du är inne på SharePoint gruppwebbplats du valt, klicka på Dokument i menyn till vänster
    skapa filer och mappar i SharePoint - välj dokument fliken
  6. För att skapa en ny mapp eller fil klicka på den röda knappen Nytt.
  7. Här kan du välja vilken fil-typ du vill skapa (ex. Word, Excell, PowerPoint osv.) eller om du vill skapa en mapp.
    Välj dokumenttyp eller mapp

Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint.

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben Mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina webbplatser
  5. Välj en gruppwebbplats du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek. (Om du vill skapa en gruppwebbplats se manual: Hitta och skapa gruppwebbplats i SharePoint. (länka)
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  6. På menyraden under vald webbplats, väljer du + Nytt och sedan Dokumentbibliotek.
    skapa dokumentbibliotek - välj ny - dokumentbibliotek
  7. Meny till höger visas. Skriv ett namn och beskrivning på dokumentbiblioteket
  8. Bocka i visa Webbplatsnavigering om du vill se dokumentbiblioteket i navigeringsfältet för webbplatsen.
  9. Klicka på skapa när du är klar.
    skapa dokumentbibliotek - välj namn och beskrivning
  10. Du har nu skapat ett dokumentbibliotek! Eftersom du bockade i ”visa i webbplatsnavigering” syns det i navigeringsfältet för webbplatsen.
  11. Hittar du inte ditt skapade dokumentbibliotek klicka på webbplatsinnehåll
    dokumentbibliotek i webbplatsnavergieringmenyn

Boka en livehändelse i Teams

  1. Gå till kalendern och tryck på pilen till höger om Nytt möte. Välj sedan Livehändelse.
  2. Till vänster lägger du till en rubrik, eventuellt en plats, datum, start- och sluttid samt en beskrivning.
  3. Till höger bjuder du in personer som ska vara med i händelsegruppen. Händelsegruppen består av dig som är organisatör, producenter och presentatörer som tillsammans ansvarar för livehändelsen. Som organisatör kan du välja att vara antingen producent eller presentatör under själva händelsen.
    Organisatör – Schemalägger livehändelsen och ansvarar för behörigheter för deltagarna och händelsegruppen.
    Producent – Ser till att deltagarna kan visa händelsen utan problem, startar och avslutar händelsen, kontrollerar vad som delas samt har samma uppgifter som en presentatör.
    Presentatör – Delar video, ljud eller skärmbild under händelser samt modererar frågestunden.
  4. När du är färdig klickar du på Nästa.
  5. Välj behörigheter för livehändelsen. Du kan antingen välja att endast angivna användare och grupper kan se händelsen, eller att hela organisationen kan titta på den. I båda fallen krävs inloggning med Umu-id.
  6. Sedan väljer du hur händelsen ska produceras. Du kan antingen välja att producera den via Teams genom att dela innehåll från presentatörens webbkamera och skärm, eller att använda ett externt program eller enhet.
  7. Tryck på Schemalägg när du är klar.
  8. Ett nytt fönster öppnas. Här kan du bjuda in deltagare genom att klicka på Hämta länk för deltagare.
  9. Nu kan du skicka en länk till händelsen via exempelvis e-post eller annan kanal.

Boka ett webinarium i Teams

  1. Gå till kalendern och tryck på pilen till höger om Nytt möte. Välj sedan Webinar.
  2. I vyn som dyker upp ska du fylla i de uppgifter som gäller för webinariet såsom a) rubrik, b) vilka som är presentatörer, c) datum, start- och sluttid, d) eventuell plats samt e) beskrivning.
  3. Klicka på Kräv registrering för att välja om endast personer inom organisationen, Umeå universitet, ska kunna registrera sig till webinariet eller om vem som helst ska kunna göra det.
  4. För att skapa registreringsformuläret klickar du på Visa registreringsformulär.
  5. Ett nytt fönster öppnas. Här ska du fylla i de uppgifter som gäller för deltagarna.
  6. Högst upp kan du ladda upp en bild som kommer att visas på formuläret.
  7. Till vänster lägger du till en rubrik, datum, start- och sluttid, en beskrivning och vilka som ska presentera.
  8. Till höger bygger du formuläret som deltagarna ska fylla i.
  9. Klickar du på Lägg till fält kan du addera ytterligare frågor. Klickar du på Anpassad fråga kan du även skapa din egna frågor.
  10. När du är nöjd med formuläret klickar du på Spara, och då visas en förhandsgranskning.
  11. Klicka på Kopiera registreringslänk för att få en länk som du kan dela via till exempel e-post eller sociala medier.
  12. Stäng ner formuläret och skicka sedan inbjudan till presentatörerna genom att klicka på Skicka.

Boka ett möte i Teams eller Outlook

Denna manual visar både hur du bokar ett möte i Teams och hur du bokar ett möte i Outlook. 

Boka möte i Teams:

  1. Gå till kalendern och tryck på Nytt möte uppe i det högra hörnet.
  2. Mötesvyn öppnas gå igenom dessa instruktioner

A) Lägg till en rubrik till mötet

B) Lägg till deltagare genom att skriva in namn eller mailadress

C) Välj ett datum och start- och sluttid.

D) Lägg till en fysisk plats om mötet ska hållas på en fysisk plats/konferensrum.

E) Skriv in en agenda/syfte/beskrivning på mötet så att den inbjudne vet vad mötet handlar om.

  • När du fyllt i fälten som behövs trycker du på Spara. Det skapas ett möte i Teams automatiskt som du kan se länken till nu när du sparat din bokning.

Boka möte i Outlook:

  1. Gå till kalendern och tryck på Nytt Teams-möte uppe i navigeringsmenyn.
  2. Lägg till en rubrik, deltagare, datum, start- och sluttid, eventuellt en plats och slutligen en beskrivning på vad mötet handlar om. Till skillnad från Teams ser du redan här länken till mötet innan du sparat bokningen.
  3. Klicka på kugghjulet och sen på Mötesalternativ för att göra inställningar gör lobby, välja om deltagare får ha kamera och mikrofon på samt om chatt och reaktioner ska vara påslagna under mötet.
  4. När du är färdig med din bokning klickar du på Skicka.