Dela formulär eller frågeformulär för att samarbeta i Forms

I denna manual visar vi hur du delar ett formulär (enkät) eller frågeformulär (test, quiz) för att samarbeta. Syftet med att dela ett formulär för att samarbeta är att du enkelt kan arbeta på samma formulär i realtid. Om du vill dela ett formulär och inte samarbeta i realtid kan du dela formuläret som en mall. Se manual: Dela formulär eller frågeformulär som en mall i Forms

  1. Välj det formulär/test du vill arbeta tillsammans med andra med. Klicka på de tre prickarna längst upp i högra hörnet, sedan väljer du Samarbeta eller duplicera.
  2. Under ”Dela för att samarbeta”, klicka på Få en länk för att visa och redigera.
  3. Länk skapas. Men först klicka på pilen.
    Dela formulär för att samarbeta - klicka på pilen
  4. Välj vem du vill samarbeta med så att rätt person får tillgång till att visa och redigera.
    • Välj Användare med ett arbets-eller skolkonto för Office 365 kan visa och redigera om du vill dela med alla (oavsett organisation) med Office 365 arbets-eller skolkonto.
    • Välj Personer i min organisation kan visa och redigera om du vill dela med kollega på Umeå universitet.
    • Välj Specifika personer i min organisation kan visa och redigera om du vill dela med en specifika person på Umeå universitet. En lista kommer upp där du skriver in mailadress.

Dela formulär för att samarbeta - alternativ samarbeta

  1.  Om du är klar, klicka Kopiera och skicka sedan länken till den person som du önskar samarbeta med.
  2. Om du är osäker kicka på pilen igen för att korrigera delningsinställningarna.
    Dela för att samarbeta - klicka på kopiera eller ändra delningsinställningar

 

 

Dela formulär eller frågeformulär som en mall i Forms

I denna manual visar vi hur du delar ett formulär (enkät) eller ett frågeformulär (test, quiz) som en mall. Syftet med att dela ett formulär som mall är att du kan dela formuläret till en kollega eller dig själv för att utgå ifrån (en mall). Om du vill dela ett formulär för att samarbeta (arbeta i samma formulär samtidigt), se manual: Dela formulär eller frågeformulär för att samarbeta i Forms

  1. Välj det formulär/frågeformulär som du vill dela som en mall.
  2. Klicka på de tre prickarna i det högra hörnet, välj sedan samarbeta eller duplicera.

3. Under rubriken dela för att samarbeta, klicka på plustecknet för att visa länken.

4. Klicka sedan på pilen för att se alternativen av de du kan samarbeta med.

5. Välj sedan ett av de tre alternativen som får behörigheten att se igenom och redigera formuläret.

  • Välj Användare med ett arbets- eller skolkonto för Office 365 kan visa och redigera för att dela med alla (oavsett organisation) med Office 365 arbets- eller skolkonto.
  • Välj Personer i min organisation kan visa och redigera om du vill dela med kollegor vid Umeå universitet.
  • Välj Specifika personer i min organisation kan visa och redigera om du vill dela med en specifik person vid Umeå universitet. En lista kommer upp där du anger e-postadressen.

  • 6. Om du är klar klickar du på kopiera och skickar sedan länken till personen du vill samarbeta med.

    7. Om du är osäker, klicka på pilen igen för att korrigera dina delningsinställningar.

 

Skapa och hantera gruppformulär i Forms

I denna manual kommer vi visa hur du skapar och hanterar formulär inom en befintlig grupp (team) på samma sätt som om det var din egen forms portal. Detta möjliggör enkel redigering och arbete inom en grupp.

Hitta gruppformulär

  1. Gå till forms.office.com och logga in med ditt Umu-id.
  2. Skrolla ned till mina grupper. Här ser du alla grupper (team) som du är medlem i och antalet formulär som existerar inom den gruppen.
  3. Om du inte ser din grupp klicka på visa fler.
  4. Välj sedan grupp genom att klicka på gruppnamn (exempelvis Department A)
    Skapa och hantera gruppformulär - sin privata formsportal

Skapa och hantera gruppformulär

När du har valt gruppformulär kommer du till gruppformulärets portal för Forms. Här kan du skapa nya formulär, se och hantera medlemmar och existerande formulär. 

  1. Klicka på Ny grupptest för att skapa ett test som är delat inom gruppen.
  2. Klicka på pilen och sedan Ny gruppformulär för att skapa ett nytt formulär som är delat inom gruppen.
  3. Klicka på Alla formulär för att se alla formulär inom gruppen.
  4. Klicka på Borttagna formulär för att se alla borttagna formulär inom gruppen.skapa och hantera gruppformulär - gruppformlär portalsida
  5. Om du skapar ett nytt formulär eller öppnar ett existerande formulär i gruppen kommer det att visas med gruppnamnet så att du tydligt ser att det är ett formulär som hör till en grupp.

 

 

 

 

 

 

OBS. Om du skapar ett nytt formulär eller öppnar ett existerande formulär i gruppen har du samma funktionalitet som vid vanliga formulär som du skapar i din egen forms portal. Om du vill se mer hur du bygger upp ditt formulär, se manual: Skapa frågor i formulär i Forms

Kopiera, ta bort och flytta formulär i Forms

I denna manual beskriver vi hur du kopierar, ta bort och flyttar formulär.

  1. Gå till www.o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Gå till vänstermenyn för att hitta alla applikationer och klicka på Forms.
  3. Bläddra ned tills du ser texten Alla mina formulär och klicka där. Du får nu upp en lista över dina formulär.
    Hitta alla formulär Forms
  4. Håll muspekaren över det formulär som du vill kopiera, ta bort eller flytta och klicka sedan på de tre prickarna. Du får nu upp tre alternativ – att flytta, kopiera eller ta bort formulär.
    Kopiera ta bort flytta formulär Forms

Flytta formulär

  1. Välj alternativet Flytta för att flytta ditt formulär.
  2. En ruta visas som uppmanar dig att välja vilket team du vill flytta formuläret till. Klicka på det team du vill flytta formuläret till.
  3. Klicka sedan Flytta.
    Flytta formulär Forms
  4. Du har nu tagit bort formuläret från Forms och flyttat den till ett annat team. Du kommer nu få upp en avisering om att formuläret är flyttat.
  5. Klicka på gruppnamnet (i det här fallet Department A) för att komma till teamets yta för Forms.
    Formulär flyttat Forms
  6. I teamets yta för Forms kan du se medlemmar och alla formulär som är delat inom den gruppen.
    Formuläryta team Forms

Kopiera formulär

Välj alternativet Kopiera för att spara en kopia bland dina övriga formulär.

Ta bort formulär

  1. Välj alternativet Ta bort för att radera ditt formulär.
  2. Du får upp ett meddelande om att ”formuläret har flyttats till fliken borttagna formulär och kan återställas till du tar bort det permanent”. Detta innebär att du ännu inte har tagit bort formuläret permanent.
  3. För att permanent radera formuläret, klicka på Borttagna formulär.
    Borttagna formulär Forms
  4. Välj det formulär du vill ta bort eller återställa. Klicka sedan på de tre prickarna. Där kan du välja att permanent ta bort formuläret eller återställa det till Alla dina formulär.
    Ta bort formulär Forms

 

 

Vanliga frågor om Forms

Hur hittar jag Microsoft Forms?

  1. För att komma till Office 365-portalen, gå till www.o365.umu.se.
  2. Logga in med ditt Umu-id.
  3. Leta efter Forms i den vänstra panelen. Om du inte hittar den, klicka längst ned på Fler applikationer och sök dig fram till Forms.

Vad är skillnaden mellan formulär, frågeformulär och undersökningar?

Vad är ett gruppformulär?

Ett gruppformulär är ett formulär som skapas inom en befintlig grupp (team) och hanteras på samma sätt som om det var din egen forms portal. Detta möjliggör enkel redigering och arbete inom en grupp.

Vad är förhandsgranska?

Syftet med förhandsgranskning är att se hur ditt formulär/frågeformulär ser ut som om du skulle besvara på frågorna. Du kan alltså simulera att en person ska göra enkäten genom att klicka i svar och på så sätt kan du enkelt kontrollera frågornas ordning, förgreningar och alternativ.

Vad är förgrening och hur kan jag använda det?

Förgrening innebär att du skapar ett efterkommande beroende av föregående svar. Om du skulle förgrena fråga 1 i ditt formulär till fråga 3 innebär det att deltagarna som besvarat fråga 1 flyttas till fråga 3. Fråga 2 hoppas över.

Du kan förgrena alla frågor, avsnitt men även alternativ. Du måste välja frågetypen text som har valbara alternativ i sin fråga.

Vad är ett avsnitt?

Avsnitt används för att gruppera dina frågor i olika kategorier eller teman som exempelvis arbetsmiljö, jämställdhet, säkerhet. Det är väldigt bra ifall du ska skapa ett större formulär.

Vilka frågor kan jag använda mig av i forms formulär/frågeformulär?

Det finns 8 olika frågetyper:

  • Val används för att ge olika alternativ som svar på en fråga. Den ger dig möjlighet att skriva ja och nej fråga men även upp till över 100 alternativ.
  • Text är en frågetyp som tillåter deltagare att svara på frågan med fri text.
  • Omdöme är en frågetyp som tillåter deltagare att gradera ett påstående. Du väljer graderingsnivå mellan 1-10.
  • Datum låter dig att på ett enkelt sätt ställa en fråga relaterat till datum. En integrerad meny finns i frågan där deltagarna kan ange datum på ett enkelt sätt.
  • Ranking används för att ge deltagarna möjligheten att värdera olika alternativ mot varandra och gradera dem i ordning genom att dra alternativ i kronologisk ordning. Beroende på hur många alternativ som finns med i frågan graderas alternativen mot varandra. Exempelvis: Har du 10 alternativ graderar du 1-10.
  • Likert-skala används för att mäta attityder och åsikter om ett ämne.
  • Filuppladdning används för att tillåta personer att bifoga en fil i sitt svar på frågan. När du väljer denna fråga kommer det att skapas en mapp i din OneDrive där alla filer samlas. Tillåtna filtyper är: Word, Excel, PPT, PDF, Bild, Video. Ljud. Filuppladdning passar bra vid frågor som kräver mer från deltagarna än vad som går att göra i Forms. Exempelvis beskriva svar med bilder eller video eller längre texter.
  • Net Promoter Score är ett index som sträcker sig från 0-10. Det används oftast som standard proxy hos organisationer för att mäta kundernas vilja att rekommendera en organisations produkter eller tjänster till andra. Net Promoter Score passar bra som mall för att ställa olika typer av bedömningsfrågor (liknar frågetypen omdöme).

Skapa frågor i formulär
Skapa frågor i frågeformulär (test)

Kan jag dela en fil i en fråga?

Nej, du kan bara dela en bild. Däremot kan du skapa en fråga där deltagarna kan dela fil, filuppladdning, se manualerna länkade ovan.

Kan jag dela mitt formulär med en kollega?

Ja. Du kan dela till formulär eller frågeformulär med en kollega så ni kan arbeta med det tillsammans.

Kan jag använda flera språk på mitt formulär?

Ja, genom att använda dig av funktionen flerspråkig kan du applicera flera olika språk så att deltagarna kan välja vilket språk de vill läsa och svara formuläret på. Du måste dock översätta språket själv. För att göra detta gå till formulärets huvudmeny och klicka på tre prickar och sedan Flerspråkig.

Kan jag kopiera ett befintligt formulär?

Ja, du kan kopiera ett befintligt formulär. Du kan även dela ditt formulär som en mall (med dig själv och med andra). På så sätt kopierar du formuläret som en mall och kan arbeta vidare med en ny version. (OBS! Den befintliga raderas inte).

Kan jag ta bort ett befintligt formulär?

Ja, du kan ta bort ett befintligt formulär. Klicka på alla mina formulär och välj vilket formulär du vill ta bort genom att hålla muspekaren ovanför formulär och sedan klicka på tre prickar och ta bort.

Kan jag återskapa formulär?

Ja, du kan återskapa ett borttaget formulär.

  1. Gå till www.o365.umu.se.
  2. Logga in med ditt Umu-id.
  3. Gå till menyn till vänster och klicka på Forms.
  4. Klicka på Alla mina formulär.
  5. Klicka sedan Borttagna formulär.
  6. Välj vilket borttaget formulär du vill ta återskapa genom hålla musen över formuläret och sedan i det högra hörnet av formulärpanelen klicka på de tre prickarna.
  7. Klicka på återställ.

Se manual: Kopiera, ta bort och flytta formulär i Forms

Kan jag flytta formulär?

Ja, du kan flytta formulär till olika Team/sharepointytor.

  1. Välj det formulär du vill flytta och håll muspekaren över valt formulär.
  2. Klicka sedan på de tre prickarna.
  3. Välj Flytta. En ruta kommer upp där du väljer var du vill flytta ditt formulär.

Se manual: Kopiera, ta bort och flytta formulär i Forms

Kan jag använda Forms utanför Umeå universitet?

Ja, du kan dela ditt formulär med vem du vill. För att detta ska vara möjligt måste du ställa in detta genom att gå till inställningar och välja Alla kan svara.

Kan jag byta färg på mitt formulär?

Ja, du kan ändra färg och tema på ditt formulär. Du kan också bifoga en bild för att designa ditt formulär.

Kan jag använda Forms vid en kursutvärdering?

Ja, Forms är ett perfekt verktyg för att skapa kursutvärderingar. Här är några fördelar med forms är att:

  • Du kan dela din kursutvärdering till studenterna på flera smidiga sätt för att förenkla deltagande (länka till manual ”dela formulär och välj distribueringsmetod).
  • Du kan dela din kursutvärdering till en kollega för att samarbeta på ett väldigt smidigt sätt. (Länka Manual ”dela formulär för att samarbeta”)
  • Du kan samla in och granska resultat på en och samma plats.

Kan jag ta bort en fråga i mitt formulär?

Ja, du kan ta bort en fråga genom att klicka på skräpkorgen som finns på varje fråga i höger hörn.

Kan jag kopiera en fråga?

Ja, du kan kopiera en fråga genom att klicka på kopiera icon som bredvid skräpkorgen. Denna funktion finns på varje fråga i höger hörn.

Kan jag skapa matematiska frågor?

Ja, Forms är väldigt smidigt för att skapa matematiska frågor.

  1. Skapa ett frågeformulär och använd dig av frågetypen Val eller Text.
  2. Klicka på de tre prickarna.
  3. Klicka sedan på Matematik.

Kan jag avsluta/inaktivera mitt formulär?

Ja, det kan du göra på två olika sätt.

Du kan ställa in start- och slutdatum på ditt formulär genom att:

  1. Gå till formulärets huvudmeny.
  2. Klicka på de tre prickarna.
  3. Välj inställningar.
  4. Välj Alternativ för svar.
  5. Välj start- och slutdatum.

Du kan manuellt ta bort ett formulär genom att:

  1. Hålla muspekaren över det formulär du vill ta bort.
  2. Klicka på de tre prickarna i högra hörnet.
  3. Välja ta bort.

Skapa frågor till frågeformulär (test) i Forms

I denna manual visar vi alla frågetyper som går att använda när man skapar frågeformulär (i denna manual kallar vi det test). Frågeformulär använder du för att exempelvis kontrollera kunskapen hos en grupp. Om du istället vill göra en enkät (samla in data), se manual för detta.

Lägga till ny fråga

  1. Gå till det formulär där du vill lägga till frågor.
  2. Klicka Lägg till ny för att lägga till en ny fråga.
    Lägga till fråga Forms
  3. En panel kommer upp med frågetyperna val, text, omdöme eller datum. Välj vilken frågetyp du vill lägga till. Klicka på pilen för val av ytterligare fyra frågor (ranking, likert-skala, filupladdning eller Net Promoter Score). I rubrikerna nedan beskriver vi de olika frågetyperna.
    Välja frågetyp Forms
  4. På samtliga frågetyper finns dessa inställningar:
    1. Kopiera frågan till nästa fråga (för att låna en bra grundstomme).
    2. Ta bort frågan.
    3. Ändra ordning på frågorna (flytta upp eller ner fråga i formuläret).
    4. Lägg till bild eller video i frågan.
    5. Ange hur många poäng frågan ger.
    6. Ange om frågan ska vara obligatorisk eller inte.
      forms fråga - inställningar som följer med på varje frågetyp

Frågetyper

I detta stycke beskriver vi de olika typerna av frågor du kan använda i Forms. Här beskriver vi frågetyperna vid skapande av ett Frågeformulär (test/quiz med korrekta eller felaktiga svar). Om du vill skapa frågor i ett formulär, se manual för detta

Val-fråga i test

  1. Frågetypen Val ger dig möjlighet att lägga till svarsalternativ till en fråga. Du har möjlighet att lägga till över 100 alternativ. I listan nedan beskriver vi vilka möjliga inställningar du kan göra för din fråga.
    Val fråga Forms
  2. Klicka på de tre prickarna längst ned till höger för att blanda alternativ (deltagarna ser alternativen i olika ordning), skapa nedrullningsbar lista (istället för klickbara alternativ), matematik (bra för sifferfrågor).
  3. Håll över muspekaren över dina skapade alternativ. Tre val dyker upp:
    1. Klicka på soptunnan för att ta bort alternativ.
    2. Klicka på chattikonen för att skapa ett meddelande till svarande som väljer detta svar. (Detta kan du göra på alla alternativ).
    3. Klicka på bockikonen för att välja alternativ som rätt svar. (Du kan välja att bocka i rätt svar på flera frågor, men då måste du klicka i bocken även för dessa svar).
  4. Klicka på den vita rutan bredvid poäng för att lägga till antal poäng på frågan.
  5. Känner du dig nöjd med frågan klickar du Lägg till ny för att spara frågan och fortsätta skapa frågor.
    Test frågeformulär Forms

Text-fråga i test

  1. Frågetypen Text tillåter du deltagare att skriva sitt svar med fritext.  Klicka på alternativet Text. I listan nedan beskriver vi vilka möjliga inställningar du kan göra för din fråga.
    Lägga till text fråga Forms

  2. Klicka på de tre prickarna för att sätta begränsningar att deltagare enbart kan svara med siffror. Skapa nedrullningsbar lista, istället för klickbara alternativ. Matematik, för att möjliggöra svar av matematiska tal.
  3. Klicka på Lägg till svar under Rätt svar för att ange rätta svar. Deltagarna kan inte se svaret när de besvarar frågan, du kan ställa in om du vill visa svaret  direkt efter svar eller när testet är färdigt (se Inställningar).
  4. Klicka på den vita rutan bredvid poäng för att lägga till antal poäng på frågan.
  5. Klicka på Lägg till ny för att försätta skapa nya frågor.
    Inställningar för text fråga Forms

Omdöme-fråga i test

Vi rekommenderar att ni inte använder frågetypen Omdöme vid test eller quiz. Det då frågetypen syftar till att förstå deltagarens upplevelse/attityd.
  1. Klicka på Omdöme.
    Omdöme fråga Forms
  2. Skriv din fråga.
  3. Välj nivåer (0-10 är max).
  4. Välj symbol (stjärna eller nummer).
  5. Klicka på de tre prickarna för att sätta underrubrik, etikett eller förgrening.
  6. Du kan även välja poäng på denna fråga.
  7. När du är nöjd klickar du Lägg till ny och försätter skapa nya frågor.
    Inställningar omdöme test Forms

Datum-fråga i test

Vi rekommenderar att ni inte använder frågetypen Datum vid test eller quiz. Den passar bättre till ett vanligt formulär.

Ranking-fråga i test

  1. Frågetypen Ranking tillåter deltagare att ranka alternativen i din fråga.
  2. Klicka på pilen bredvid frågetyperna och sedan Ranking.
    Ranking fråga Forms
  3. Ställ in rätt svar på frågan genom att hålla muspekaren över alternativ och dra och släppa dem i rätt ordning. (När testet skickas till deltagarna visas alternativen i slumpmässig ordning).
  4. Klicka på den vita rutan bredvid poäng för att lägga till antal poäng på frågan.
  5. Klicka på de tre prickarna för att lägga till underrubrik eller förgrening.
  6. Klicka Lägg till ny för att spara och fortsätta lägga till fler frågor.
    Inställningar ranking fråga test

Likert-skala fråga i test

Vi rekommenderar att du inte använder frågetypen Likert-skala när du skapar ett test eftersom den passar bäst för att mäta attityder och åsikter om ett ämne.

Filuppladdningsfråga i test

Med frågetypen Filuppladdning tillåter du deltagare att ladda upp en fil som en del av sitt svar.
  1. Klicka på pilen och sedan Filuppladdning.
    Filuppladdning fråga Forms
  2. Skriv din rubrik: Skriv fråga, eller övergripande beskrivning.
  3. Klicka på pilen bredvid Gräns för antal filer för att bestämma gräns för antal filer deltagaren kan bifoga (max 10).
  4. Klicka på pilen bredvid Storleksgräns för fil för att bestämma storleksgräns (10MB, 100MB, 1GB).
  5. Klicka på de tre prickarna för att lägga till underrubrik eller förgrening samt visa tillgängliga filtyper.
  6. Du kan även välja att lägga till poäng för denna fråga.
  7. Klicka Lägg till ny för att spara och fortsätta lägga till fler frågor.
    Inställningar filuppladdning fråga Forms

Net Promoter Score fråga för formulär

Vi rekommenderar att du inte använder frågetypen Net Promoter Score när du skapar ett test eftersom den passar bäst för att mäta attityder och åsikter om en fråga.

Skapa frågor till formulär i Forms

I denna manual visar vi alla frågetyper som går att använda när man skapar formulär. Formulär använder du för att samla in data – exempelvis vid en enkät. Om du istället vill göra ett frågeformulär (test med korrekta eller felaktiga svar), se manual för detta.

Lägga till ny fråga

  1. Gå till det formulär där du vill lägga till frågor.
  2. Klicka Lägg till ny för att lägga till en ny fråga.
    Lägga till fråga Forms
  3. En panel kommer upp med frågetyperna val, text, omdöme eller datum. Välj vilken frågetyp du vill lägga till. Klicka på pilen för val av ytterligare fyra frågor (ranking, likert-skala, filupladdning eller Net Promoter Score). I rubrikerna nedan beskriver vi de olika frågetyperna.
    Välja frågetyp Forms
  4. På samtliga frågetyper finns dessa inställningar:
    1. Välj om frågan ska vara obligatorisk.
    2. Kopiera frågan till nästa fråga (för att låna en bra grundstomme).
    3. Ändra ordning på frågorna (flytta upp eller ner i formuläret).
    4. Ta bort frågan.
      Inställningar för frågor Forms

Frågetyper

I detta stycke beskriver vi de olika typerna av frågor du kan använda i Forms. Här beskriver vi frågetyperna vid skapande av ett Formulär (enkät). Om du vill skapa frågor i ett frågeformulär (test/quiz med korrekta eller felaktiga svar), se manual för detta.

Val-fråga i formulär

  1. Frågetypen Val ger dig möjlighet att lägga till svarsalternativ till en fråga. Du har möjlighet att lägga till över 100 alternativ. I listan nedan beskriver vi vilka möjliga inställningar du kan göra för din fråga.
    Val fråga Forms
  2. Lägga till och ändra svarsalternativ.Fyll i din fråga.
  3. Dessa alternativ är tillagda.
  4. Lägg till fler svarsalternativ till frågan.
  5. Lägg till svarsalternativet Annat.
  6. Välj om deltagare ska ha möjlighet att ange flera svar.
  7. Fler möjligheter: Blanda alternativen, nedrullningsbar lista, underrubrik, eller lägg till förgrening.
  8. Känner du dig nöjd med frågan klickar du Lägg till ny för att spara frågan och försätta skapa frågor.
    Inställningar för fråga text Forms

Text-fråga i formulär

  1. Frågetypen Text tillåter du deltagare att skriva sitt svar med fritext.  Klicka på alternativet Text. I listan nedan beskriver vi vilka möjliga inställningar du kan göra för din fråga.
    Lägga till text fråga Forms
  2.  Skriv din fråga, och eventuell beskrivning/förtydligande.
  3. Välj om deltagarna ska kunna skriva ett långt svar.
  4. Välj om frågan är obligatorisk.
  5. Klicka på de tre prickarna för välja om du vill ha underrubrik, sätta begränsning eller lägga till förgrening.
  6. Klicka på Lägg till ny för att försätta skapa nya frågor.
    Lägga till text fråga Forms alternativ

Omdöme-fråga i formulär

Frågetypen “Omdöme” tillåter deltagare att gradera ett påstående från 1-10.
  1. Klicka på Omdöme.
    Omdöme fråga Forms
  2. Skriv din fråga.
  3. Välj nivåer (0-10 är max).
  4. Välj symbol (stjärna eller nummer).
  5. Klicka på tre prickar för att sätta underrubrik, etikett eller förgrening.
  6. När du är nöjd klickar du Lägg till ny och försätter skapa nya frågor.
    Lägga till omdöme fråga Forms

Datum-fråga i formulär

  1. Klicka på Datum.
    Datum fråga Forms
  2. Klicka på Fråga för att lägga till din fråga.
  3. Deltagaren skriver in sitt svar enligt mall eller genom att klicka på kalenderikonen.
  4. Klicka på de tre prickarna för att lägga till underrubrik eller förgrening.
  5. Klicka på Lägg till ny för spara och att försätta skapa fler frågor.
    Lägga till datumfråga Forms

Ranking-fråga: Formulär

Frågetypen “Ranking” tillåter deltagare att gradera alternativen i din fråga.
  1. Klicka på pilen bredvid frågetyperna och sedan Ranking.
    Ranking fråga Forms
  2. Skriv din rubrik: Skriv fråga, eller övergripande beskrivning.
  3. Klicka på lägg till fler alternativ för att lägga till fler svarsalternativ (max 10 alternativ. I detta fall kommer deltagaren att uppmanas att dra och släppa de 7 alternativ i ordning).
  4. Klicka på de tre prickarna för att lägga till underrubrik eller förgrening.
  5. Klicka Lägg till ny för att spara och fortsätta lägga till fler frågor.
    Lägga till ranking fråga Forms

Likert-skala fråga i formulär

Likert-skala tillåter deltagare att ange deras upplevelse eller åsikt kring ett visst ämne.
  1. Klicka på pilen för att få fram alternativet.
  2. Klicka på Likert-skala.
    Likert fråga Forms
  3. Skriv din rubrik: Skriv fråga, eller övergripande beskrivning.
  4. Klicka på plustecknet på höger sida för att lägga till fler svarsalternativ (max 7 alternativ). Klicka på ett alternativ för att redigera eller ta bort.
  5. Klicka på Lägg till instruktion för att lägga till fler instruktioner (rader). Du kan lägga till totalt 20 instruktioner. Klicka på en instruktion för att redigera eller ta bort den.
  6. Klicka på de tre prickarna för att lägga till underrubrik eller förgrening.
  7. Klicka Lägg till ny för att spara och fortsätta lägga till fler frågor.
    Lägga till Likert fråga Forms

Filuppladdningsfråga för formulär

Med frågetypen Filuppladdning tillåter du deltagare att ladda upp en fil som en del av sitt svar.
  1. Klicka på pilen och sedan Filuppladdning.
    Filuppladdning fråga Forms
  2. Skriv din rubrik: Skriv fråga, eller övergripande beskrivning.
  3. Klicka på pilen bredvid Gräns för antal filer för att bestämma gräns för antal filer deltagaren kan bifoga (max 10).
  4. 5. Klicka på pilen bredvid Storleksgräns för fil för att bestämma storleksgräns (10MB, 100MB, 1GB).
  5. Klicka på de tre prickarna för att lägga till underrubrik eller förgrening samt visa tillgängliga filtyper.
  6. Klicka Lägg till ny för att spara och fortsätta lägga till fler frågor.
    Lägga till filuppladdning fråga Forms

Net Promoter Score fråga för formulär

Du kan använda frågetypen Net Promoter Score för att låta deltagare gradera ett påstående 0-10.
  1. Klicka på pilen och sedan Net Promoter Score.
    Net Promoter score fråga Forms
  2. Skriv din rubrik: Skriv fråga, eller övergripande beskrivning.
  3. Klicka på Inte alls sannolikt för att skriva om beskrivning
  4. Klicka på Extremt sannolikt att skriva om beskrivning.
  5. Klicka på bildikonen bredvid frågan om du vill lägga till en beskrivande bild för frågan. (Finns på alla frågetyper).
  6. Klicka på de tre prickarna för att lägga till underrubrik eller förgrening.
  7. Klicka Lägg till ny för att spara och fortsätta lägga till fler frågor.
    Lägga till Net Promoter score Forms

Skapa formulär eller frågeformulär med Forms

I denna instruktion beskriver vi hur du skapar formulär eller frågeformulär med Forms.

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned på Fler applikationer
  3. Välj Forms.
    Öppna Forms för webb
  4. Klicka på pilen och därefter Skapa nytt formulär för att skapa en enkät.
  5. Klicka på Nytt frågeformulär för att skapa ett test/quiz. En ny flik öppnas i din webbläsare med ett tomt formulär.Skapa formulär - forms portal - skapa formulär knapp
  6. Klicka på Namnlöst formulär för att byta rubrik och eventuell beskrivning på formuläret. Om du skapar ett nytt frågeformulär kommer det att stå Namnlöst test.
    Nytt formulär Forms

Microsoft Lists

Lists är en app i Office 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. I denna manual beskriver vi några olika användningsområden för Lists.

Det finns flera sätt att komma åt Lists. Du kan logga in via Office 365-portalen, hitta verktyget via Teams eller via SharePoint. Observera att utseendet på menyerna kan skilja sig något åt om du använder Mac eller dylikt.

Kom igång med Lists via Teams

  1. Gå till det team där du vill lägga till Lists.
  2. I menyn längst upp i ditt hörn, tryck på plustecknet.
  3. Välj Lists. Om det inte finns med i listan så kan du söka fram det.
  4. I nästa ruta klicka Spara.
  5. Klicka på din nya flik.
  6. Här kan du välja om du vill skapa en tom lista, använda en befintlig list m.m.

För att skapa en ny lista, se rubriken Skapa en ny lista.

Kom igång med Lists via Office 365-portalen

Såhär hittar du Lists i Office365-portalen:

  1. Gå till O365.umu.se
  2. Du hittar dina mest använda appar i vänsterkolumnen. Om du inte hittar Lists bland dina appar – kan du söka efter Lists i sökfältet.
    Hitta Lists Office 365
  3. Klicka på ikonen för Lists.
  4. Du kommer nu att se dina befintliga listor och favoriter. Här kan du även markera favoriter eller ta bort markering som favorit och skapa nya listor.

För att skapa en ny favorit:

  1. Håll musen över listan
  2. Klicka på stjärnan i höger hörn.
    Skapa favorit Lists Office 365

Skapa en ny lista

För att skapa en ny lista:

  1. Klicka på Ny lista i övre högra hörnet på skärmen.Skapa favorit Lists Office 365
  2. Du får nu upp ett antal olika inställningar för din nya lista. Du kan exempelvis göra en tom lista (du skapar själv alla dina kolumner), utgå från en Excel-fil (konvertera befintlig Excel-fil till en lista) eller utgå från en mall. I detta exempel utgår vi från mallen som kallas Ärendeuppföljning.
    Skapa ny lista Lists Office 365
  3. I nästa ruta väljer du dina inställningar. Du fyller i titeln, en beskrivning av listans syfte och väljer en lämplig färg och ikon.Skapa tom lista Lists Office 365
  4. Under Spara i väljer du var du vill spara din lista. Om du vill att listan ska vara privat eller om du vill dela den med utvalda personer väljer du Mina listor. Du kan även bläddra dig fram till ett team eller en Sharepoint-sida och spara listan där.
  5. Klicka på Skapa för att skapa din nya lista.

Lägg till objekt till lista

  1. Gå till den lista du just har skapat.
  2. Klicka på Nytt objekt i vänstra hörnet.
    Nytt objekt Lists Office 365
  3. I rutan som öppnas får du upp ett antal inställningar du kan fylla i för ditt nya objekt. Rubriken Ärende är markerad som obligatorisk. Du kan lägga till bilder, bifoga filer och fylla i olika inställningar som exempelvis problembeskrivning, prioritet, datum för rapportering av ärendet vem du ska tilldela ärendet till. Klicka på Spara när du är klar.
    Lägg till ärende Lists Office 365

Dela din lista med deltagare

Om du vill kan du skapa innehåll först för att sedan dela innehållet med en deltagare.

  1. Klicka på Dela i menyn för din lista.
  2. Fyll i e-postadress eller namn på den du vill dela listan med. Där kan du välja vilken behörighet personen ska ha – om personen ska kunna se eller redigera innehållet.
  3. Du väljer om personen ska få en avisering om delningen genom att bocka i eller ur Meddela användare.
  4. Klicka sedan Bevilja åtkomst för att dela listan.
    Tilldela innehåll Lists Office 365

Sortera dina objekt i vyer

För att förenkla ditt arbete kan du ordna din lista i olika typer av vyer. Du hittar alla vyer genom att klicka på Alla objekt i högra hörnet på din lista. Några exempel på vyer:

  • Filtrera efter tilldelad person – vilka ärenden som är tilldelade till vem och vad som inte är tilldelat.
  • Filtrera efter prioritet – om ärendet har hög eller låg prioritet.
  • Filtrera efter datum – du kan få en kalendervy eller kortvy.

Alla objekt Lists Office 365

 

Lägga till regler

För att förenkla ditt arbete i Lists kan du skapa regler för att automatisera processer utifrån dina listdata. Med en regel kan du meddela dig själv eller andra när något ändras i listan. Såhär skapar du en regel:

  1. Öppna din lista.
  2. Klicka på Automatisera till höger i din lista.
  3. Klicka på Skapa en regel.
    Skapa regel Lists Office 365
  4. En ny ruta öppnas med olika alternativ för regler. Du kan välja att en notifiering skickas som e-post till dig eller andra vid förändring av en kolumn, när ett kolumnvärde ändras, när ett nytt objekt skapats eller när ett objekt raderats. Klicka på den typ av regel du vill skapa.
    Skapa regel alternativ Lists Office 365
  5. I nästa ruta väljer du vad som utlöser regeln och vilken åtgärd som ska ske. Beroende på vilken typ av regel du har valt får du olika alternativ. Du kan exempelvis välja vilken kolumn som avses, ett värde för kolumnen och vem som ska bli meddelad. Klicka Skapa när du är klar.
    Regel alternativ Lists Office 365

Mallar

När du använder mallar i Lists får du listor med fördefinierade format som du sedan kan anpassa till just ditt arbete. För att se vad mallen ska användas till och vilka rubrik/kolumner som finns i mallen – klicka på någon av mallarna när du ska skapa en ny lista.

Beskrivning av några av mallarna:

  1. Ärendeuppföljning: Med denna mall kan du följa upp, hantera och avsluta ärenden. Ange prioritet och ha full koll på hur ett ärende fortskrider i statuskolumnen. Håll igång produktiviteten i teamet genom att skicka meddelanden när de tilldelas ärenden.
    Ärendeuppföljning Lists Teams
  2. Evenemangsplan: Samla all viktig evenemangsinformation på en enda plat för en lyckad evenemangsplanering. Spåra talarnas namn och e-postadresser, start- och sluttider, rumskapacitet med mera.
    Evenemangsplan Lists Teams
  3. Introduktionschecklista: Checklistan hjälper till att hantera introduktionen av nya medarbetare och hjälper dem att lyckas under deras första veckor på arbetet. Nya medarbetare kan få tips om relevanta kontakter och resurser.
    Introduktion Lists Teams

Ta bort extern organisation från Teams

Om du exempelvis har deltagit i ett samarbete i Teams med en annan organisation och vill avsluta ditt som är avslut

  1. Gå till Mina appar hos Microsoft. Om du inte är inloggad loggar du in med umuid@ad.umu.se.
  2. Klicka på din profil högst upp till höger.
  3. Välj Visa konto.
    Visa konto Teams
  4. I menyn till vänster väljer du Organisation.
    Organisationer Teams
  5. Leta upp den organisation du vill lämna och klicka på Lämna organisationen.
    Lämna organisation Teams
  6. En ny ruta öppnas nu i ditt fönster. Klicka på Lämna för att lämna organisationen.
    Lämna organisation på riktigt Teams
  7. Du får en bekräftelse på att du har lämnat organisationen på din skärm och du får även ett e-postmeddelande med bekräftelse om att du lämnat organisationen.