Tips för bra samarbete i Teams 

Innan ni börjar samarbeta i Teams kan det vara bra att tänka igenom ett par saker.

Skapa grundläggande struktur

  • Vad är huvudsyftet med teamet? 
  • Vad ska teamet heta? – Sätt ett tydligt namn som är tydligt för alla medlemmar och anknyter till syftet.
  • Vad har ni för behov i gruppen? 
  • Vilka kanaler vill ni ha, till att börja med, och varför?

Anpassa behörigheter

  • Bestäm vilka behörigheter medlemmarna ska ha för hantering av kanaler, flikar och meddelanden.
  • Ställ in minst två ägare av teamet.

Skapa ny kanal vid behov, men se över vad den har för syfte och om den verkligen behövs

  • Överlägg gärna förslaget med någon i teamet.
  • Gör inte för specifika och små kanaler.
  • Sätt ett tydligt och beskrivande namn.
  • Sätt en beskrivning och syfte med kanalen. 

Kommunicera tydligt i teamet

  • Använd rubrik för att skapa tydlighet och göra det enkelt att se vad inlägget handlar om  
  • Använd @ för att avisera en person eller hela teamet för att säkerställa att en specifik medlem eller hela teamet får avisering om att du skrivit inlägget 
  • Svara på ett inlägg genom att klicka på Svara och inte genom att starta en ny konversation. På så sätt hänger trådarna ihop. Format i konversation i teamsKlicka på A ner till vänster för att få fram en utökad vy där du kan formatera ditt inlägg.

Aviseringar i Teams

  • Ställ in dina personliga aviseringar för hela applikationen, hur du vill bli notifierad när någon skriver osv. 
  • Sätt igång kanalmeddelanden för de team/kanaler du är aktiv och vill veta när någon uppdaterat 

Flytta gemensamma filer

  • Skapa mappar i respektive kanal  
  • Överför gemensamma filer till teamet och ta bort från befintliga ytor så att ni inte lagrar dokument på flera ställen 
  • Bestäm att alla filer hädanefter läggs i teamet/kanalen och inte någon annanstans 
  • Synkronisera teamets filer till din utforskare om du jobbar mycket med filerna och vill ha åtkomst till dem direkt från datorn. 

Digitala möten

  • Precis som för fysiska möten är det bra om du som håller i mötet har förberett en agenda.
  • Om det är många deltagare i mötet så är det bra om du som inte pratar stänger av din mikrofon för att undvika störande bakgrundsljud. Slå på mikrofonen när du ska prata. Om ni bara är några få deltagare i mötet brukar det bli ett mer aktivt möte om alla har igång sina mikrofoner.
  • Mötet blir också mer aktivt om alla deltagare har igång sin kamera. Om någon har väldigt långsam internetuppkoppling kan det däremot vara klokt att endast använda mikrofonen för att undvika störningar.
  • Alla deltagare kan använda chatten för att dela dokument och länkar med varandra under mötets gång. Chatten sparas även efter att mötet är avslutet, så du kan återvända till chatten för att se vad som skrevs där.
  • Du kan dela hela din skärm, ett fönster, en PowerPoint-fil eller en whiteboard med mötesdeltagarna.

Bjuda in medlem till ett team eller en kanal i Teams

Observera att det går att bjuda in interna och externa medlemmar samtidigt. 

Bjuda in en intern medlem

  1. Gå till teamet som medlemmen ska bjudas in till.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn > Lägg till medlem.
  3. Sök och välj personens namn i listan och klicka sedan på lägg till. Vill du lägga till fler medlemmar samtidigt går det utmärkt genom att söka på nytt. 
  4. När du valt vilka personer du vill lägga till tar du ställning till vilken behörighet den nya medlemmen ska få: Medlem eller ägare.
Tänk på att alla studenter också finns i vårt system. För att vara säker på att du bjuder in rätt person ange Umu-id eller e-postadress.

Bjuda in en extern medlem

För att bjuda in en extern medlem finns två alternativ, alternativ 1 är att föredra.  

Alternativ 1:

  1. Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn. 
  2. Välj ”Lägg till medlem” > skriv in personens e-postadress i rutan och välj lägg till. Personen får per automatik behörigheten ”Gäst”. Detta går inte att ändra. 

Alternativ 2:

  1.  Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Välj ”Hämta länk till teamet” > Kopiera > Skicka till berörd person.

Läs mer om de olika behörigheterna

Bjuda in intern medlem

Skapa en kanal i Teams

  1. Gå in i det team där du vill lägga till en kanal.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn och välj sedan Lägg till kanal
    Lägg till kanal

  3. Välj ett kanalnamn och beskriv din kanal. Namnet på kanalen ska beskriva vad samarbetet handlar om. Undvik förkortningar och allmängiltiga namn. Välj också om kanalen ska vara tillgänglig för alla i teamet eller endast några utvalda. När detta är gjort avslutar du med ”Lägg till”. Du har nu skapat en kanal till ditt team. Skapa en kanal

Skapa ett team i Teams

  1. Öppna Teams. Du hittar Teams som en app i din dator alternativt genom att logga in i Office 365 i din webbläsare. Du loggar in med ditt Umu-id. 
    Logga in i Office 365
  2.  I menyn till vänster väljer du fliken ”Team” > Gå med i eller skapa ett team (nere till vänster alt. uppe till höger) > Skapa ett team 
    Observera att utseendet på ditt Teams kan skilja sig i färg och layout.Översikt över Teams
  3. Det finns fyra olika typer av team. Om syftet är att skapa en samarbetsyta i till exempel en arbetsgrupp eller ett projekt väljer du ”Annat”.
    Mer om de olika teamtyperna
    Välj en teamtyp
  4. När du valt din teamtyp är det dags att ge teamet ett namn och en beskrivning (detta går att ändra i efterhand). Du ges också möjligheten att välja om detta är ett privat eller ett offentligt team.

    Observera att i ett privat team bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta i teamet. I ett offentligt team kan alla inom Umeå universitet ansluta till teamet för att ta del av dokument och konversationer. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga team utan inbjudan.

    Teamet kommer att vara navet i ert samarbete. I varje team kan ni sedan skapa kanaler för mer detaljerat arbete.
    Skapa en kanal

    Skapa ditt team

  5. Sista steget när du skapar ditt team är att bjuda in medlemmar. I rutan skriver du in namnet på de personer inom din organisation du vill bjuda in och väljer ”Lägg till”. Du kan därefter välja vilken behörighet de olika medlemmarna ska ha. Ägare eller privat.
    Mer om behörigheter
    Vill du bjuda in en extern medlem skriver du istället in personens e-postadress. De får då ett meddelande om att du bjudit in dem och kan delta som gäst. Lägg till medlemmar
  6. Teamet är nu skapat och redo för ert kommande arbete.

E-post för studenter FAQ

Som student får du automatiskt en e-postadress när du aktiverat ditt konto (Umu-id). Här har vi samlat dom vanligaste frågorna om denna e-postadress.

OneDrive på Mac

OneDrive finns för MacOS som klient.
Efter installationen kommer du att ha en lokal mapp där allt du lägger dit synkas till OneDrive i molnet.

1. Installera OneDrive som du hittar på Apple App Store.
2. När du har installerat färdigt startar du OneDrive och skriv in Umu-id@ad.umu.se och klicka på Logga in.

3. Arbets- eller skolkonto är Umu-id@ad.umu.se. När du klickar i Lösenord så omdirigeras du.

4. Välj Umeå universitet.

5. Skriv än en gång in Umu-id@ad.umu.se och tillhörande lösenord. Klicka på Logga in.

6. Nu ska du välja plats på datorn för OneDrive-mappen. Den måste heta OneDrive – Umeå universitet.

7. Nu kommer programmet att logga in automatiskt var gång du startar OneDrive.

OneDrive byte av Office 365-koppling

  1. Säkerhetskopiera filerna i Onedrive-mappen till en annan plats på hårddisken.
  2. Högerklicka på ikonen för Onedrive för företag i aktivitetsfältet och välj stoppa synkronisering.
  3. Logga in på o365.umu.se -> Onedrive och välj synkronisera.
  4. Starta om datorn.
  5. Flytta tillbaka filerna vid behov (som är nyare än det som ligger online) efter att Onedrive synkat klart.

Ikon för synkroniseringsfel i OneDrive för företag Synkroniseringsfel i OneDrive för företag

Mer att läsa om OneDrive och synkproblem.

Ladda ner och installera Microsoft 365 (Windows)

Som student och anställd har man tillgång till Office-paketet. Där ingår bl a Word, Excel och PowerPoint.
Programvaror finns för Windows, Mac samt telefon/surfplata.
Denna guide hjälper dig att ladda ner och installera Office från Office-portalen på en Windows-dator.

Steg 1

Gå till http://o365.umu.se och logga in med ditt UMU-id

Steg 2

Får du upp denna ruta gör du det val som känns bäst för dig.

Steg 3

Väl inloggad på Office-portalen klickar du först på Installera Office.

Sedan på Office 365-appar.

Steg 4

Klicka på Spara fil (kan även ibland heta Kör, beror på vilken webbläsare ni använder).
Se även instruktionerna på skärmen.

Steg 5

Godkänn att appen får köras.

Steg 6

Vänta på att Office laddas ner och installeras.

Steg 7

När installationen är klar ser du denna bild, klicka på Stäng.

Steg 8

För att aktivera ditt Office-paket på Windows behöver du öppna ett Office-program.
Klicka först på Start-menyn (1) och sedan på exempelvis Word (2).

Steg 9

När du blir efterfrågad om inloggning ange då UMU-id@ad.umu.se.

Steg 10

När du kommer till denna sida behöver du ange ditt lösenord för ditt UMU-id.
Klicka sedan på Logga in.

Steg 11

OBS! Detta steg är extra viktigt!
Klicka endast på Nej, logga endast in på den här appen.

Steg 12

Här behöver du klicka på Acceptera för att godkänna licensavtalet.

Steg 13