Exportera data från Google Drive till privat konto (Student)

Detta är en komplett användarguide för studenter som vill exportera filer från Googles produkter till lämplig lagringsplats.

Vad är Google Takeout?

Google Takeout är en tjänst från Google som gör det möjligt för användare av Google-produkter att exportera sina data till sin dator eller andra lagringsplatser.

Du kan exportera och ladda ned data från de Google-produkter som du använder, till exempel:

  • e-postmeddelanden från Gmail
  • filer från Drive
  • uppgifter från Kalender
  • foton från Foto
  • videor från YouTube

När är det lämpligt att använda Google Takeout?

Det finns flera anledningar till varför du bör använda Google Takeout.

  • Om du har använt Googles egna format, exempelvis Google Dokument, Kalkylark och Presentationer, är Google Takeout väldigt användbart eftersom tjänsten konverterar data från Googles format till Microsofts format (exempelvis Google Dokument till Microsoft Word). Har du skapat flertalet Google filer i deras format kan du med hjälp av Google Takeout genomföra din överföring i en enda export viket är tidsbesparande.
  • Om du har stor mängd av olika filtyper – som inte är Googles egna format – rekommenderar vi Google Drive applikationen (länka manual). Med hjälp av Google Drive applikationen kan du överföra filer till din slutdestination, exempelvis OneDrive eller trygg fil yta beroende på vad filerna har för informationsklassning.
  • Om du har väldigt få filer rekommenderar vi att ni laddar ned era filer från Google drive på webben till eran dator. **Observera** du kan enbart exportera en fil i taget med hjälp av Google Drive på webben. Om du har flera filer rekommenderar vi därför Google Takeout vilket gör att processen går snabbare.

Hur använder jag Google Takeout?

I denna användarguide som kommer nedan redogör vi för hur du använder Google Takeout för att exportera dina filer från Googles produkter till din dator till lämplig slutdestination. Guiden består av sex steg och kommer även att innehålla tips för att undvika fallgropar i exporten.

 

Steg 1: Hitta Google Takeout och logga in med rätt konto

  1. Gå till Google Takeout
  2. Välj ditt Gapps-konto i listan. **Observera** om du har flera Google konton är det viktigt att välja rätt.
  3. Finns inte ditt Gapps-konto i listan. Välj Använd ett annat konto och logga in med ditt Umu-id@gapps.umu.se
    google takeout - Välj konto
  4. **Observera**. Om du redan är inloggad till ett Google konto när du går till webbadressen för Google Takeout måste du kontrollera att du är inloggad på ditt Gapps-konto. Gör så här:
    1. Klicka på symbolen för ditt Google konto i höger hörn av webbläsar-fönstret.
    2. Kontrollera att du är inloggad med ditt umu-id@gapps.umu.se
    3. Om du inte är inloggad med ditt Gapps-konto, välj det i listan bland utloggade konton.
    4. Om du inte ser ditt Gapps-konto. Klicka på Lägg till ytterligare ett konto, och logga in med ditt umu-id@gapps.umu.se
      google takeout - inloggad med fel konto - byt konto
  5. Du kommer till Umu log-in sidan. Skriv in ditt Umu-id och lösenord, och klicka Sign-in.
    Umu log in sida
  6. Nu är du inloggad i Google Takeout med ditt google-konto. Gå vidare till steg 2.

Steg 2: Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export

I detta steg visar vi hur du väljer vilka produkter du vill exportera data ifrån.

  1. Innan du väljer produkter börja med att skrolla ned i listan för att se olika typer av produkter som du kan exportera data ifrån.
  2. Varje produkt har en bock-ruta. Bocka i ruta vid den produkt du vill exportera data ifrån.
    • Tips: För att underlätta exporten bocka bara i produkter som du har filer lagrad i (exempelvis Google Drive).
    • **Observera** Om du vill exportera data från Gmail kontakta servicedesk.
  3. Klicka på Avmarkera alla för att avmarkera alla produkter. (Ett tips är att göra detta om du exempelvis mest riktar in dig på att exportera från ett fåtal produkter).
  4. Här kan du se hur många produkter du har markerat.
    Google takeout startsida
  5. För att demonstrera Google Takeout, låt säga att jag vill exportera data från alla produkter. Då ser det ut så här:
    1. Klicka Markera alla 
      google take out markera alla
    2. Kontrollera att 38 av 38 produkter är markerade
      Google takeout - kontrollera att alla produkter är markerade
    3. Skrolla längst ned på sidan och klicka på Nästa Steg. 
      Google take out - skrolla längst ned och klicka nästa steg
    4. Nu är detta steg klart gå sedan vidare till Steg 3 i manualen.
    5. **Observera** Om du bara har data i din Google Drive välj då enbart Drive.

Steg 3. Välj filtyp, frekvens och mål

I detta steg väljer du vart du vill exportera dina filer, vilken frekvens och filstorlek.

Visningsmetod

Det första valet du ska göra handlar om hur och var du får dina exporterade filer. I detta moment kan ni välja olika alternativ. **Observera** vi rekommenderar att ni väljer Skicka en hämtningslänk via e-post eller Drive. 

  1. Klicka på Pilen. Välj sedan vilken plats du vill exportera dina filer till.
  2. Välj Skicka en hämtningslänk via e-post för att exportera dina filer till din dator. (Du kan alltid exportera till din dator och sedan välja var du vill lagra dina filer).
  3. Välj Lägg till i Drive för att exportera dina filer till ett privat Google Konto.
  4. Välj Lägg till Dropbox för att exportera dina filer till privat Dropbox konto.
  5. Välj Lägg till i OneDrive för att exportera dina filer till till ett privat Microsoft konto.
  6. Välj Lägg till Box för att exportera dina filer till ett privat Box konto.
    Google takeout studnet - visningsmetod

Frekvens

Här väljer du hur ofta du vill exportera. Eftersom vi stänger ned ditt gApps konto är detta är en export.

  1. Välj Exportera en gång.
    google takeout - steg 3 - frekvens - exportera en gång

Filtyp och filstorlek

Här väljer du filtyp och filstorlek.

  1. Klicka på Pil. Du kan välja mellan .zip eller .tgz. Vet du inte vad du ska välja – välj .zip.
  2. Klicka på Pil vid 2GB. Du kan välja mellan 1, 2, 4, 10, 50GB. Är du osäker välj 2GB.
  3. Avsluta med att klicka på Skapa Export.
    filtyp och filstorlek
  4. Nu är din export klar. En ruta visas som förklarar exportens förlopp. Se bild.
    exportens förlopp

Säkerhetskontroll

**Observera** Innan din export startar kan det vara så att du får ett mail där du behöver bekräfta din identitet. Mailet ser ut så här:

  1. Klicka på Kontrollera aktivitet
    Google takeout steg 3 - Säkerhetskontroll av identitet innan export startar
  2. Klicka på Ja, det var jag
    Google takeout - kontrollera att du är du take out mail
  3. Nu påbörjas exporten, beroende på vilken plats du valde att exportera dina filer till händer det olika saker innan du kan gå vidare till nästa steg.
    • Valde du Skicka en hämtningslänk via e-post gå vidare till steg 4a och sedan 5a.
    • Välde du Lägg till i Drive gå vidare till steg 4b och sedan 5b.
    • Välj Lägg till Dropbox för att exportera dina filer till privat Dropbox konto.
    • Välj Lägg till i OneDrive för att exportera dina filer till till ett privat Microsoft konto.
    • Välj Lägg till Box för att exportera dina filer till ett privat Box konto.
  4. **Observera**Beroende på hur många filer du exporterar kan exportprocessen kan timmar och till och med flera dagar, innan du får ett mail med nedladdningslänken.
  5. Gå vidare till steg 4.

Steg 4a Ladda ned dina exporterade filer (Skicka en hämtningslänk via e-post)

I detta steg visar vi hur du laddar ned dina exporterade filer via nedladdningslänk från din e-post till din dator. Beroende på hur många filer du exporterar kan det kan ta lite tid innan du får ett mail med nedladdningslänken. Om du känner att du har väntat länge kan du kontrollera om du fått ett säkerhetsmail från Google att bekräfta din identitet (se föregående rubrik).

  1. Gå till din e-postinkorg och sök på Takeout eller leta efter ett mail från noreply@google.com. Mailet ser ut så här:
  2. Klicka på Ladda ned dina filer
    Google takeout - nedladdnignslänk via mail
  3. Du kommer till Google Takeout under fliken hantera exporter. Om du har gjort tidigare exporter samlas dem här. Här kan du se hur stora exporterna är, när du skapade dem och hur länge filerna finns tillgängliga att ladda ned.
    • **Observera** Länken måste laddas ned inom en vecka. Om du hinner ladda ned i tid, måste du göra om hela exporten. Klicka Skapa ny export.
    • **Observera** Läs beskrivningen under rubriken Hantera exporter.
  4. Klicka på Pil för att se vad din export innefattar för produkter. (Om du känner att det blev fel produkter. Ingen fara. Det är det bara att göra om exporten. Klicka Skapa ny export).
  5. Klicka på Hämta för att starta nedladdningen av din export.
    Google takeout - steg 4 - hantera exporter
  6. Nedladdning påbörjas.
  7. Vid användning av Chrome som webbläsare, klicka på Zip-filen Takeout längst ned i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - chrome
  8. Vid användning av Edge som webbläsare, klicka på Öppna fil under Zip-filen Takeout högst upp till höger i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - edge
  9. Dina filer är nu nedladdade. Filerna hamnar i mappen Hämtade filer.
  10. Gå vidare till steg 5a

Steg 4b Ladda upp dina exporterade filer till ditt Privata Google Konto

**Observera** detta steg ska du enbart genomföra om du valde att exportera dina filer till ett privat Google konto. Här visar vi hur du hanterar, delar och extraherar dina exporterade filer från gApps till privat Google Drive.

Hantera och dela export till ditt privata Google konto

  1. Efter du klickade på Skapa export behöver du bekräfta din identitet. **Observera** du ska logga in med ditt gApps konto.
  2. Klicka på Ange ditt lösenord om ditt gApps konto syns i rutan under Google.
  3. Om inte ditt gApps konto syns i rutan under Google, klicka på rutan och välj ditt gApps konto.
  4. Klicka Nästa.
    Google takeout student - bekräfta identitet
  5. Vänta några minuter. Och gå sedan till www.takeout.google.com och hantera exporter. 
  6. Välj rätt export och klicka Öppna i Drive
    Google takeout student - hantera exporter
  7. Gå till Google Drive startsida inloggad med ditt gApps konto.
  8. Under mappar välj Takeout
    Google takeout student - Googledrive startsida - välj takeout map
  9. Högerklicka på Zip-fil och välj Dela
    Google takeout student - dela zip fil
  10. Skriv in din adress till ditt privata Google konto
  11. Klicka sedan Klar.
    Google take out student - Dela zip fil till ditt privata konto

Extrahera zip fil till ditt Privata Google konto

  1. Logga in på ditt privata Google konto och gå till fliken Delat med mig.
  2. Välj Zip filen du delade från till gApps konto. 
    Google takeout student - privat google konto - flik delas med mig - välj takeout zip
  3. Välj Ladda hem för att ladda hem Zip filen med alla dina filer på din dator.
  4. Välj Zip Extractor för att packa upp dina filer i din privata Google Drive.
  5. Om du inte ser ”Föreslagna appar från trejde part” – välj Öppa med och välj sedan Zip Extractor.
    Google takeout student - drive till drive - hämta hem eller zip upp i drive
  6. Vänta en stund och låt Zip Extraktor göra sig redo att extrahera dina filer. Ready to extract ZIP file ska visas (se bild nedan).
  7. Klicka på Extract och vänta till det är klart.
    Google takeout student - extraherea zip fil
  8. När extraktionen är klar klicka på View Files.
    Google takeout student - extraherea zip fil - view files
  9. Dina exporterade filer sparas i en mapp som heter Takeout. 
    • Beroende på vilka produkter du valde att exportera data ifrån kommer det visas olika antal mappar. Här ser ni att jag exporterade från alla Googles produkter. Om ni enbart exporterade från Drive kommer det enbart finnas en mapp som heter Drive.
      Google takeout student - takeout mapp i google drive
  10. Dra och släpp mappar/filer till din enhet. Tips, förbered mapp att flytta till, byt namn mm.
    Google takeout student - dra och släpp filer i din drive
  11. Nu är exporten från ditt gApps konto till ett privat Google konto klart. Om du fortfarande är aktiv student rekommenderar vi att gå vidare till Steg 6.

Steg 5a Hantera dina filer på datorn (Skicka en hämtningslänk via e-post)

Här visar vi hur du kan hantera och ladda upp dina exporterade filer för att minska förvirring och fallgropar. Dina exporterade filer hamnar i mappen hämtade filer i ett zip format. **Observera** se till att du har tillräcklig plats på din dator innan du kopierar filerna till din dator.

  1. Gå till Utforskaren > Den här datorn > Hämtade filer. 
  2. Välj Zip-filen som startar med Takeout 
    google takeout - steg 5 - utforskaren hämtade filer - välj takeout
  3. Utforska och sortera dina exporterade filer. Som ni ser på bilden nedan skapas en mapp för varje produkt som du valde att exportera. (Det är därför steg 2 – Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export är viktig!).
    google take out steg 5 - hantera filer i utforskaren
  4. När du har sorterat dina exporterade filer i Takeout-mappen, Dra och släpp den exporterade mappen till ditt skrivbord. **Observera** se till att du har plats på din dator. Det ser ut så här:
    dra och släpp den exportede mappen till skrivbord
  5. En laddningsruta kommer att komma upp. Beroende på hur många filer du har kan detta ta tid. Vänta tills kopieringen är klar.
    laddningsruta efter dra och släpp filer till skrivbord
  6. När kopieringen till skrivbordet är klar. Byt namn på mappen så att du kommer ihåg vad de innehåller. (exempelvis “Google Drive export”). Gå sedan vidare till Steg 6.

Steg 6 Ladda upp filer till OneDrive

Om du nu är aktiv student rekommenderar vi starkt att du laddar upp dina filer i OneDrive.

I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare/finder kommer upp. Välj skrivbord och din Google Takeout export med det nya namnet på mappen och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta visar sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.

För mer information om hur du använder OneDrive klicka här

Övriga frågor? Kontakta ServiceDesk.