Exportera Google data via Google Takeout: Komplett användarguide

Detta är en komplett användarguide för dig som vill exportera filer från Googles produkter till din dator, för att sedan ladda upp filerna på en säker molnlagringsyta. 

Vad är Google Takeout?

Google Takeout är en tjänst från Google som gör det möjligt för användare av Google-produkter att exportera sina data till sin dator eller andra lagringsplatser.

Du kan exportera och ladda ned data från de Google-produkter som du använder, till exempel:

  • e-postmeddelanden från Gmail
  • filer från Drive
  • uppgifter från Kalender
  • foton från Foto
  • videor från YouTube

När är det lämpligt att använda Google Takeout?

Det finns flera anledningar till varför du bör använda Google Takeout.

  • Om du har använt Googles egna format, exempelvis Google Dokument, Kalkylark och Presentationer, är Google Takeout väldigt användbart eftersom tjänsten konverterar data från Googles format till Microsofts format (exempelvis Google Dokument till Microsoft Word). Har du skapat flertalet Google filer i deras format kan du med hjälp av Google Takeout genomföra din överföring i en enda export viket är tidsbesparande.
  • Om du har stor mängd av olika filtyper – som inte är Googles egna format – rekommenderar vi Google Drive applikationen (länka manual). Med hjälp av Google Drive applikationen kan du överföra filer till din slutdestination, exempelvis OneDrive eller trygg fil yta beroende på vad filerna har för informationsklassning.
  • Om du har väldigt få filer rekommenderar vi att ni laddar ned era filer från Google drive på webben till eran dator. **Observera** du kan enbart exportera en fil i taget med hjälp av Google Drive på webben. Om du har flera filer rekommenderar vi därför Google Takeout vilket gör att processen går snabbare.

Hur använder jag Google Takeout?

I denna användarguide som kommer nedan redogör vi för hur du använder Google Takeout för att exportera dina filer från Googles produkter till din dator till lämplig slutdestination. Guiden består av sex steg och kommer även att innehålla tips för att undvika fallgropar i exporten.

 

Logga in på ditt Google Apps-konto

  1. Klicka här för att logga in.
  2. Klicka på den blå knappen Logga in via Umeå universitet.
  3. Skriv in ditt Google Apps-Umu-id (Umu-id@gapps.umu.se) och ditt lösenord.

Steg 1: Hitta Google Takeout och logga in med rätt konto

  1. Gå till Google Takeout
  2. Välj ditt Gapps-konto i listan. **Observera** om du har flera Google konton är det viktigt att välja rätt.
  3. Finns inte ditt Gapps-konto i listan. Välj Använd ett annat konto och logga in med ditt Umu-id@gapps.umu.se
    google takeout - Välj konto
  4. **Observera**. Om du redan är inloggad till ett Google konto när du går till webbadressen för Google Takeout måste du kontrollera att du är inloggad på ditt Gapps-konto. Gör så här:
    1. Klicka på symbolen för ditt Google konto i höger hörn av webbläsar-fönstret.
    2. Kontrollera att du är inloggad med ditt umu-id@gapps.umu.se
    3. Om du inte är inloggad med ditt Gapps-konto, välj det i listan bland utloggade konton.
    4. Om du inte ser ditt Gapps-konto. Klicka på Lägg till ytterligare ett konto, och logga in med ditt umu-id@gapps.umu.se
      google takeout - inloggad med fel konto - byt konto
  5. Du kommer till Umu log-in sidan. Skriv in ditt Umu-id och lösenord, och klicka Sign-in.
    Umu log in sida
  6. Nu är du inloggad i Google Takeout med ditt google-konto. Gå vidare till steg 2.

Steg 2: Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export

I detta steg visar vi hur du väljer vilka produkter du vill exportera data ifrån.

  1. Innan du väljer produkter börja med att skrolla ned i listan för att se olika typer av produkter som du kan exportera data ifrån.
  2. Varje produkt har en bock-ruta. Bocka i ruta vid den produkt du vill exportera data ifrån.
    • Tips: För att underlätta exporten bocka bara i produkter som du har filer lagrad i (exempelvis Google Drive).
    • **Observera** Om du vill exportera data från Gmail kontakta servicedesk.
  3. Klicka på Avmarkera alla för att avmarkera alla produkter. (Ett tips är att göra detta om du exempelvis mest riktar in dig på att exportera från ett fåtal produkter).
  4. Här kan du se hur många produkter du har markerat.
    Google takeout startsida
  5. För att demonstrera Google Takeout, låt säga att jag vill exportera data från alla produkter. Då ser det ut så här:
    1. Klicka Markera alla 
      google take out markera alla
    2. Kontrollera att 38 av 38 produkter är markerade
      Google takeout - kontrollera att alla produkter är markerade
    3. Skrolla längst ned på sidan och klicka på Nästa Steg. 
      Google take out - skrolla längst ned och klicka nästa steg
    4. Nu är detta steg klart gå sedan vidare till Steg 3 i manualen.

Steg 3. Välj filtyp, frekvens och mål

I detta steg visar vi hur du bör agera vid val av filtyp, frekvens och mål av din export.

Visningsmetod

Det första valet du ska göra handlar om hur och var du får dina exporterade filer. **Observera** I detta moment kan ni välja olika alternativ. Vi rekommenderar valet – Skicka en hämtningslänk via e-post.

Varför?

  • Väljer du Lägg till i Drive kommer din data att försvinna eftersom vi stänger ned Google Drive.
  • Väljer du Lägg till Dropbox exporterar du data från ditt gApps till ett privat Dropbox konto. Då sparas data på en server på amerikansk mark. Det innebär att du inte följer datalagen.
  • Väljer du Lägg till i OneDrive exporterar du data från ditt gApps till ett privat Microsoft konto. Du kan tyvärr inte exportera data direkt till ditt UmU Microsoft 365 konto.
  • Väljer du Lägg till Box exporterar du data från ditt gApps till ett privat Box konto. Då sparas data på en server på amerikansk mark. Det innebär att du inte följer datalagen.

Vi rekommenderar därför att du väljer alternativet Skicka en hämtningslänk via e-post. Gör så här:

  1. Klicka på Pilen
  2. Välj Skicka en hämtningslänk via e-post.
    Google Takeout - steg 3 välj frekvens och mål - visningsmetod

**Observera** Vad innebär detta rent praktiskt?

  • Du får ett e-postmeddelande med en nedladdningslänk när filerna är klara. (mer info kommer i steg 4).
  • Du har en vecka på dig att ladda ned filerna. (mer info kommer i steg 4).

Frekvens

Här väljer du hur ofta du vill exportera. Eftersom vi stänger ned ditt gApps konto är detta är en export.

  1. Välj Exportera en gång.
    google takeout - steg 3 - frekvens - exportera en gång

Filtyp och filstorlek

Här väljer du filtyp och filstorlek.

  1. Klicka på Pil. Du kan välja mellan .zip eller .tgz. Vet du inte vad du ska välja – välj .zip.
  2. Klicka på Pil vid 2GB. Du kan välja mellan 1, 2, 4, 10, 50GB. Är du osäker välj 2GB.
  3. Avsluta med att klicka på Skapa Export.
    filtyp och filstorlek
  4. Nu är din export klar. En ruta visas som förklarar exportens förlopp. Se bild.
    exportens förlopp

Säkerhetskontroll

**Observera** Innan din export startar kan det vara så att du får ett mail där du behöver bekräfta din identitet. Mailet ser ut så här:

  1. Klicka på Kontrollera aktivitet
    Google takeout steg 3 - Säkerhetskontroll av identitet innan export startar
  2. Klicka på Ja, det var jag
    Google takeout - kontrollera att du är du take out mail
  3. Nu påbörjas exporten, ett mail med nedladdningslänk kommer till dig e-post.**Observera**Beroende på hur många filer du exporterar kan exportprocessen kan timmar och till och med flera dagar, innan du får ett mail med nedladdningslänken. Gå vidare till steg 4.

Steg 4 Ladda ned dina exporterade filer

I detta steg visar vi hur du laddar ned dina exporterade filer via nedladdningslänk från din e-post till din dator. Beroende på hur många filer du exporterar kan det kan ta lite tid innan du får ett mail med nedladdningslänken. Om du känner att du har väntat länge kan du kontrollera om du fått ett säkerhetsmail från Google att bekräfta din identitet (se föregående rubrik).

  1. Gå till din e-postinkorg och sök på Takeout eller leta efter ett mail från noreply@google.com. Mailet ser ut så här:
  2. Klicka på Ladda ned dina filer
    Google takeout - nedladdnignslänk via mail
  3. Du kommer till Google Takeout under fliken hantera exporter. Om du har gjort tidigare exporter samlas dem här. Här kan du se hur stora exporterna är, när du skapade dem och hur länge filerna finns tillgängliga att ladda ned.
    • **Observera** Länken måste laddas ned inom en vecka. Om du hinner ladda ned i tid, måste du göra om hela exporten. Klicka Skapa ny export.
    • **Observera** Läs beskrivningen under rubriken Hantera exporter.
  4. Klicka på Pil för att se vad din export innefattar för produkter. (Om du känner att det blev fel produkter. Ingen fara. Det är det bara att göra om exporten. Klicka Skapa ny export).
  5. Klicka på Hämta för att starta nedladdningen av din export.
    Google takeout - steg 4 - hantera exporter
  6. Nedladdning påbörjas.
  7. Vid användning av Chrome som webbläsare, klicka på Zip-filen Takeout längst ned i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - chrome
  8. Vid användning av Edge som webbläsare, klicka på Öppna fil under Zip-filen Takeout högst upp till höger i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - edge
  9. Dina filer är nu nedladdade. Filerna hamnar i mappen Hämtade filer. Gå vidare till steg 5

Steg 5 Hantera dina filer på datorn

Här visar vi hur du kan hantera och ladda upp dina exporterade filer för att minska förvirring och fallgropar. Dina exporterade filer hamnar i mappen hämtade filer i ett zip format. **Observera** se till att du har tillräcklig plats på din dator innan du kopierar filerna till din dator.

  1. Gå till Utforskaren > Den här datorn > Hämtade filer. 
  2. Välj Zip-filen som startar med Takeout 
    google takeout - steg 5 - utforskaren hämtade filer - välj takeout
  3. Utforska och sortera dina exporterade filer. Som ni ser på bilden nedan skapas en mapp för varje produkt som du valde att exportera. (Det är därför steg 2 – Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export är viktig!).
    google take out steg 5 - hantera filer i utforskaren
  4. När du har sorterat dina exporterade filer i Takeout-mappen, Dra och släpp den exporterade mappen till ditt skrivbord. **Observera** se till att du har plats på din dator. Det ser ut så här:
    dra och släpp den exportede mappen till skrivbord
  5. En laddningsruta kommer att komma upp. Beroende på hur många filer du har kan detta ta tid. Vänta tills kopieringen är klar.
    laddningsruta efter dra och släpp filer till skrivbord
  6. När kopieringen till skrivbordet är klar. Byt namn på mappen så att du kommer ihåg vad de innehåller. (exempelvis “Google Drive export”). Gå sedan vidare till Steg 6.

 

Steg 6 Ladda upp filer till OneDrive

I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare/finder kommer upp. Välj skrivbord och din Google Takeout export med det nya namnet på mappen och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta visar sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.

 

För mer information om hur du använder OneDrive klicka här

Övriga frågor? Kontakta ServiceDesk.