Google Apps avvecklas – vad gör jag? (Studentinformation)

Universitetet kommer att avveckla användningen av Google Apps till den 31 mars 2022. Avvecklingen innebär att du som idag använder Google Apps kommer behöva flytta ditt material och välja andra tjänster för att samarbeta och lagra och dela filer.

Universitet har beslutat att avveckla Google Apps eftersom det saknas ett personuppgiftsbiträdesavtal som medför att vi inte kan uppfylla kraven i dataskyddsförordningen. I april 2020 beslutade därför universitetet att rekommendera Office 365 som den huvudsakliga tjänsten för att samarbeta, anteckna, kommunicera samt lagra och dela filer.

Så flyttar du från Google Apps

  • Nedan beskriver vi vad du som student och användare av Google Apps behöver göra för att flytta från Google Apps till en annan tjänst.
    Om du idag vidarebefordrar din e-post från din umu.se-adress till din Gmail ska du upphöra med detta.
  • Om du stöter på problem eller behöver hjälp med något kan du höra av dig till Servicedesk.
    Tips! Passa på att rensa ditt material när du genomför flytten. Reflektera över vad du behöver behålla och vad du kan ta bort för att förenkla och förkorta överföringen.

Vart och hur exporterar jag mitt material?

Vi rekommenderar dig som student att flytta över ditt material på Google Apps till ett privat google-konto. Här finner du en manual för hur du gör det. Om du har mycket material på Google Apps, och vill hitta en nya tjänst att lagra dina filer på kan du använda Google Takeout. Med Google Takeout kan du spara ned filerna till din dator för att själv sedan ladda upp filerna på valfri tjänst. Här är vår manual för hur du flyttar med hjälp av Google Takeout.

Om du inte vill spara materialet på din egna dator eller på ett privat google-konto kan du ladda upp ditt material i tjänsten som rekommenderas av universitetet, Office 365. Du vet väl om att du som student har gratis tillgång till Office 365? Tjänsten innehåller många appar du kan använda som verktyg för att lagra filer, hantera kalender och e-post, anteckna och samarbeta med dina kursare. Se Relaterade länkar till vänster för manualer om hur du startar igång din användning av Offie 365.
Läs mer om Office 365 här.

Vilken app inom Office 365 kan jag flytta till?

  • Har du använt Google Drive? Motsvarigheten i Office 365 är Onedrive.
  • Har du använt Gmail eller Google Kalender? Motsvarigheten för dessa två appar finns i Outlook.
  • Har du använt Google Dokument, Kalkylark och Presentationer? Motsvarigheten i Office 365 hittar du i Word, Excel och PowerPoint.
  • Har du använt Google Meet, Grupper eller Hangouts? Då har du alla dessa funktioner samlat på appen Teams.
  • Har du använt Google Formulär eller Google Jamboard? Liknande funktioner i Office 365 finner du i Forms och Whiteboard.
  • Har du använt Google Sites? Motsvarigheten i Office 365 är Sharepoint.

 

Tänk på att exporten kan ta allt mellan några minuter till flera dagar. Har du väldigt mycket data kan det ta över en vecka. Därför rekommenderar vi att du exporterar innehållet i god tid innan avvecklingen av Google Apps.

Vanliga frågor om avvecklingen av Google Apps

Jag vill inte ha kvar något av mitt innehåll i Google Apps, behöver jag göra något då?
Nej, då behöver du inte göra någonting.

Jag ska starta ett nytt digitalt samarbete, vilken tjänst ska jag använda istället?
Umeå universitet har valt Office 365 (Teams och Sharepoint) som tjänst för digitala möten och samarbeten.

Kommer det att vara möjligt att begära ut en kopia på innehållet efter 31 mars 2022?
Nej, ingen säkerhetskopieringen av innehållet kommer att göras på grund av materialets omfattande storlek. Innehåll som är kvar efter detta datum kommer att raderas och därmed gå förlorade.

Hur lång tid beräknas överföringen ta?
Svårt att veta. Google lämnar inga garantier eller riktlinjer. Börja i god tid för att säkerställa att du hinner få över ditt material innan tjänsten avvecklas. Tänk på att ha kvar ditt konto under tiden som förflyttningen pågår. Det kan ta upp till sju dagar men ju större mängd data – ju längre tid tar det. Vänta inte för länge.