Granska ansökningar och fördela platser till utbytesstudier
När en student på Umeå universitet har ansökt om utbytesstudier, hamnar ansökan i SoleMove. Du som är internationell kontaktperson kan logga in med ditt umu-id för att granska och poängsätta ansökningarna. Du måste ha fått behörighet i SoleMove för att kunna hantera ansökningar. Om du saknar behörighet, kontakta solemove@umu.se
Inkomna ansökningar
Ansökan för utresande studenter hamnar under ’Arrived applications’. Du kan enbart se ansökningar som är kopplade till din institutions avtal.
För att se mer information om respektive ansökan, klicka på pennan.
Skicka bekräftelse om inkommen ansökan
Ett automatiskt mejl som bekräftar att ansökan är inkommen, skickas till studenten när du klickar på ’Start processing the application’.
Att se och poängsätta ansökningar
I fliken ’Exchange study information’ ser du vart studenten har ansökt om att åka på utbyte.
I fliken ’Points’ går det att sätta poäng om du vill använda dig av den funktionen för att rangordna ansökningar.
Kommunicera med studenter genom systemet
Du kan skicka meddelande till studenter via systemet. De får då ett mejl om att det finns ett nytt meddelande att läsa. Du skriver meddelandet i fliken ’Messages’.
Det går även att skriva interna meddelanden som studenten inte kan se om du kryssar i rutan ’Only for officers’.
Tilldela platser
Klicka på ’Send for selection’ och sedan ’Confirm sending’.
Ansökan hamnar under under ’Applications in process’ i menyn.
Kom ihåg att välja rätt utlysning (application period) för att se ansökningarna.
Preliminär fördelning i arbetsläget
Alla fält är vita innan du har gjort en fördelning.
Klicka på pilen i den vänstra kolumnen bredvid den student du vill tilldela en plats. Studenten blir gulmarkerad.
En student kan ha gjort flera ansökningar men försvinner från de andra alternativen när du har klickat på pilen. Detta går att gå tillbaka och ändra.
Anta studenter till en utbytesplats
När du är nöjd med tilldelningen, klicka på pennan längst till vänster bredvid studenten namn. Studenten blir då grönmarkerad. Det går att redigera tilldelningen även i detta läge.
Meddela studenter om tilldelad plats
För att meddela student om tilldelad plats klicka på brevsymbolen bredvid studentens namn.
Studenten får ett mejl om att logga in och tacka ja eller nej till platsen.
När student meddelats om plats och svar inväntas är status på ansökan ’Acceptance information sent’.
Neka student en utbytesplats
För att meddela student om nekad plats:
- Klicka på den lilla pennan bredvid studentens namn.
- Välj ’Accept or reject the application with comments’.
- Under fliken ’Acceptance’, välj ’Not accepted’.
*Observera att fältet ’Grounds för decision’ endast är en intern kommentar på ansökan och att kommentaren ej syns för studenten. För att skicka ett meddelande, se instruktion ovan om Kommunicera med studenter genom systemet.
Se vilka studenter som tackat ja/nej
Gå till ’Processed applications’ i menyn.
Om en student har tackat ja, är statusen ’Confirmed’.
Om en student har tackat nej, är statusen ’Cancelled’.
