Mediabanken backend: Märka bilder

Markera eller öppna den bild du vill märka och klicka på pennan (Ändra). Fyll i formuläret i enlighet med anvisningarna på kommande sidor i den här handledningen. Glöm inte att spara innan du lämnar vyn! Alla fält med markeringen * är obligatoriska, men det är viktigt för sökbarheten att du fyller i även övriga fält.

Titel = kortrubrik

När en bild laddas upp blir ”Titel” samma som filnamnet, vilket i allmänhet inte är en bra rubrik. ” Titel” är den korta rubrik som syns när du söker bilder och ser bilderna som små ”tumnaglar”. Den klipps om den blir för lång. Därför är det viktigt att du ändrar ” Titel” till en bra kortrubrik.

För att användarna snabbt ska kunna bilda sig en uppfattning om vad en bild föreställer är det därför viktigt med korta och informativa titelrubriker.

Behörighet – obligatorisk

Behörighet måste anges (vilket framgår av symbolen *). Med ”Intern UmU” menas att bilden är enbart är tänkt att användas av personal vid Umeå universitet som kan logga in i Mediabanken och ladda ner bilden. De flesta bilder ska märkas ”Intern UmU”.

Märker du bilden med ”Extern” så gör du den vid publicering åtkomlig i Mediabanken för vem som helst. Det är oftast pressbilder som märks ”Extern”. De externa bilderna får användas i redaktionellt material som handlar om Umeå universitet, vilket den som laddar ner bilden måste godkänna.

Aktiviteter – bara om relevant

Fältet ”Aktiviteter” fylls bara i om det är relevant för bildmotivet och om det finns en lämplig aktivitet att välja. Det går att välja flera aktiviteter i listan. Lämna tomt om det inte finns någon passande aktivitet.

Observera! Märk bara en bild med ”Forskning” (eller motsvarande) om det är en forskningssituation där forskning pågår. Märk till exempel inte porträttbilder på forskare med ”Forskning”. Märk på samma sätt en bild med ”Spikning och disputation” endast om det faktiskt är en sådan situation, inte om det är en porträttbild på en doktorand som ska till att disputera.

Ange alltid alt-text

Detta är ett fält som hämtas automatiskt från Mediabanken när du laddar upp en bild via connectorn till Episerver. Syftet med alt-texten är att människor med nedsatt syn kan få texten uppläst och då kunna tillgodogöra sig kommunikationsvärdet i bilden. Det är viktigt från tillgänglighetssynpunkt att vi har bra alt-texter.

Alt-texter ska:

• Vara kortfattat beskrivande (8-80 tecken, absolut max 150 tecken). Tänk dig att du läser upp sidan för någon i telefon. Den beskrivning du då ger av en bild, är en bra startpunkt för att formulera alt-texten.
• Skilja sig från den vanliga titeln, rubriken och beskrivningen av bilden i Mediabanken.
• Inte börja med ”Bild av…”, ”Länk till…” eller ”Klicka här för att gå till…”. Skärmläsare berättar ändå för sina användare vad som är en bild eller en länk, så de extra orden blir bara störande.
• Ha normal interpunktion – till exempel avslutas med punkt – eftersom alt-texten läses upp med annan text.

Beskrivning

I fältet ”Beskrivning” har du möjlighet att något fylligare beskriva vad bilden föreställer. Det kan till exempel framgå vilken situationen är, var en person jobbar, har för befattning eller uppdrag. Ange alltid personens namn i beskrivningsfältet.

Fältet ”Beskrivning” importeras som bildtext när du hämtar en bild från Mediabanken via connectorn till Episerver. Epi-redaktören kan redigera bildtexten i connectorn men ändringar gjorda där skrivs inte tillbaka till Mediabanken utan hamnar bara lokalt på Episerver för just den bilden på den sidan där den är inlagd.

Ju mer information du ger i beskrivningen om motivet, tillfället eller personen på bilden i Mediabanken, desto bättre underlag får redaktören i Episerver för att kunna formulera en bra bildtext.

Medverkande i bild

Fyll Medverkande i bild vid porträtt- och gruppbilder. Detta gäller alla bilder med personer, både anställda, studenter och externa personer. Du behöver inte ange namnet på personen som nyckelord. Se till att namnet läggs till som en helhet, det vill säga för- och efternamn tillsammans som i exemplet nedan.

Samtycke

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) krävs samtycke i vissa fall när personer fotograferas. Samtycke används inte för anställda och inte heller vid fotografering av evenemang när många människor syns i bild. För Umeå universitet gäller att vi inhämtar samtycke från studenter och externa personer när vi fotograferar dem. Bilderna måste märkas så att detta framgår.

I fältet ”Samtycke från studenter och externa personer” ska du välja ”Ja” om bilden föreställer just studenter eller externa personer. Obs: Personernas namn ska alltid framgå i beskrivningsfältet. Föreställer bilden inte studenter eller externa personer låter du markeringen på ”Nej” vara kvar.

Rubrik

”Rubrik” avser den längre rubrik som syns när du klickat upp en bild för att titta närmare på den. Rubriken kan antingen vara densamma som ”Title” alternativt något längre.

Föreställer bilden en person kan det vara lämpligt att som ”Titel” ange personens för- och efternamn och som ”Rubrik” ange för- och efternamn samt vilken institution eller enhet hen jobbar på, se exempel härintill.

Huvudgrupper – bara om relevant

Fältet ”Huvudgrupper” fylls bara i om det är relevant för bildmotivet och om det finns en lämplig kategori att välja. Det går att välja flera huvudgrupper i listan. Lämna fältet tomt om inget passar.

Nyckelord

I fältet ”Nyckelord” fyller du i fria nyckelord kopplat till bildens motiv. Nyckelorden ska komplettera den övriga märkningen. Har du redan under ”Huvudgrupper” märkt bilden med ”Studentliv” behöver du alltså inte skriva in studentliv som nyckelord. Systemet känner av om du försöker lägga in samma nyckelord två gånger.

Skapad datum och utgångsdatum

”Skapad datum” brukar i princip alltid följa med bilden via kamerainställningarna. Finns inget skapa-datum och du inte känner till det kan det vara bra att i alla fall försöka uppskatta vilket år bilden är tagen och ange det.

”Utgångsdatum” fylls främst i för bilder som föreställer studenter. Sätt då ett utgångsdatum fem år framåt. För personal gäller tio år. De flesta bilder märks inte med utgångsdatum.

Vid genomgångar där vi hittar gamla bilder kan man ange utgångsdatum och avpublicera bilden. Det kan till exempel gälla att campus och arkitektur förändras och gör bilder obsoleta.

Fotograf – obligatoriskt

För att en bild ska kunna publiceras i Mediabanken måste vi veta vem som är fotograf. Fotograf skrivs också ut automatiskt till Episerveri connectorn.

En fotograf, oavsett om den är yrkesfotograf eller amatör, har alltid kvar sin ideella rätt till sin bild oberoende av vad man avtalat om för nyttjanderätt. Det innebär att en fotograf alltid har rätt att få erkännande för sitt verk, det vill säga att fotografens namn ska anges vid publicering av en bild.

Ange således alltid fotograf i Mediabanken innan du publicerar en bild.

Medgivande från fotograf – obligatoriskt

För att en bild ska kunna publiceras i Mediabanken måste vi veta om fotografen har gett sitt medgivande till att Umeå universitet får använda bilden och hur vi får använda den.

I fältet ”Medgivande från fotograf” finns två alternativ. För upphandlade fotografer har nyttjanderätten reglerats i ett speciellt avtal. Välj alternativ 1 om bilden tagits av en upphandlad fotograf, av Inhousebyråns fotografer eller om du av annan fotograf kommit överens om samma villkor som i avtalet. Välj alternativ 2 om andra villkor gäller. Väljer du alternativ 2 måste du fylla i hur nyttjanderätten ser ut i fältet ”Notering nyttjanderätt”.

Om någon annan än universitetets egna eller upphandlade fotografer är anlitade – till exempel en annan fotograf utanför Umeå, du själv, någon annan anställd, en student, en privatperson eller om det är en arkivbild du köpt in är det bra om du försöker få samma nyttjanderätt till bilden som i fotografavtalet. Kom gärna överens om följande i skrift, till exempel ett mejl:

Som fotograf till denna bild (beskriv bilden, eller lägg in skärmdump i mejlet) godkänner jag, N.N., att Umeå universitet får använda den utan kostnad, i alla sina kanaler och i sociala medier, obegränsat i tid, som nedladdningsbar pressbild samt lägga in den i sin bilddatabas. Kommer du överens om något annat måste du alltså välja alternativ 2 och beskriva i fältet Notering nyttjanderätt vad ni kommit överens om.

Nyttjanderätt

I fältet ”Nyttjanderätt” finns två val. Vanligtvis är nyttjanderätten begränsad på något sätt eller så är nyttjanderätten fri (upplåten av fotografen som Creative commons). Det vanliga är att den är begränsad.

Om någon av universitetets egna fotografer eller någon av universitetets upphandlade fotografer i Umeå tagit bilden så gäller ett speciellt avtal som reglerar nyttjanderätten.

Vid UmU har vi valt att ha ett alternativ Creative Commons CC för vissa bilder tagna av personal som tycker det är OK att ge fri nyttjanderätt till bilder, till exempel för att de ska kunna visas på Wikipedia eller Wikimedia eller för gratisbilder som hämtats från nätet. Fotografens namn ska ändå anges även för Creative Commons-bilder. Ange vilken nivå för Creative Commons som gäller i fältet ”Notering nyttjanderätt”, exempelvis Creative Commons CC BY-SA 4.0.

Notering nyttjanderätt

Fältet ”Notering nyttjanderätt” behöver bara fyllas du angett alternativ 2 i fältet ”Medgivande från fotograf”, det vill säga att särskilda villkor som inte överensstämmer med fotografavtalet gäller för nyttjanderätten till bilden. Gäller samma villkor som i fotografavtalet lämnar du bara fältet tomt.

Frågor som ska vara utredda och beskrivas i fältet är: Hur många gånger får bilden användas? I vilka kanaler? Hur många år? Som nedladdningsbar pressbild? Får vi publicera bilden i vår Mediabank?

Ev. begränsningar i nyttjanderätten

Fältet ”Ev. begränsningar i nyttjanderätten” lämnas oftast tomt. Det fyller vi i bara om vi sätter upp egna interna begränsningar i hur en bild får användas. Vi bör eftersträva att ha så få sådana begränsningar som möjligt och bara när det är absolut nödvändigt.

Exempel på en intern begränsning inom UmU då man inte velat att personal i miljö ska figurera i andra sammanhang såsom exempelvis genrebild för möten:

Plats

”Plats” ska du bara ange om det verkligen är relevant för motivet, vilket det oftast inte är. Exempelvis om det är själva campusmiljön eller arkitekturen som ska lyftas fram, inte bara för att bilden råkar vara tagen där. Anges något av våra campus som plats bör det helst kombineras med märkningen ”Inomhusmiljö” eller ”Utomhusmiljö” under ”Huvudgrupper”. Detta förbättrar sökbarheten i frontend.

En bild på en eller flera personer som arbetar vid exempelvis Umeå campus ska alltså inte märkas med plats. I sådana fall får vi upp en massa personbilder när vi söker på olika platser i frontend. Är inte plats relevant lämnar du fältet tomt.

Tid

Liksom för ”Plats” ska du bara ange ”Tid” om det verkligen är relevant för motivet, det vill säga oftast inte. Det kan dock vara relevant om du vill lyfta fram att det är en speciell årstid (till exempel miljöbilder med höstfärger eller snö) eller att en speciell tidpunkt på dygnet är relevant för motivet (till exempel skymning, natt).

Exempel: Märkning av porträttbild

Gör på följande sätt när du märker en porträttbild. Lägg alltid porträttbilder på personal i mappen Personalbilder.

• Titel: Namn Namnsson
• Behörighet: Som huvudregel ”Intern” . ”Extern” om pressbild.
• Aktiviteter: –
• Rubrik: Namn Namnsson – Informatik
• Alt-text: Porträttbild på Namn Namnsson, Anknuten som universitetslektor vid Institutionen för informatik, Umeå universitet.
• Beskrivning: Namn Namnsson, universitetslektor vid Institutionen för informatik (eller mer info om det finns).
• Medverkande i bild: Namn Namnsson
• Samtycke: ”Ja” om student eller extern person, annars ”Nej”
• Utgångsdatum: 10 år framåt om anställd, 5 år om student.
• Huvudgrupper: Märk ”Personer” för alla porträtt, lägg till ”Personal” om anställd, Lägg till ”Student” om student.
• Skapad datum: Bör följa med vid uppladdningen. Försök annars ange datum eller åtminstone årtal.
• Fotograf: Ange fotografens namn
• Nyttjanderätt: Begränsad användning
• Plats: –
• Medgivande från fotograf: Välj alt 1 eller 2 beroende på hur överenskommelsen med fotografen ser ut.
• Notering nyttjanderätt: Fyll bara i om du valt alt 2 på Medgivande från fotograf. Beskriv hur nyttjanderätten ser ut.
• Tid: –
• Ev begränsningar i nyttjanderätten:  –