Inlägg

Andreas Borgström

Lägga till en bild i kalenderevenemanget

/i /av
  • Klicka på Mediabanksymbolen på kalendereventsidan. Ett fönster med Mediabanken öppnas, där du kan söka efter den bild du vill ha.

  • För muspekaren över plustecknet på den bild du vill ha.
  • Välj View för att se bilden och läsa bildrättigheter.

  • Välj sedan Crop, för att ge bilden rätt storlek.
  • Välj mallen Standard 16:9 (måtten är 1280×720) i droppmenyn Select Template.
  • Bilden får en markering. Dra i hörnet på markeringen för att beskära bilden i önskad storlek.

  • När du är nöjd med beskärningen, klicka på Use media (adjusted).
  • Skriv en Alt-text till bilden. Alt-texten bör vara beskrivande, till exempel Närbild på provrör i labbmiljö. eller Tre personer som cyklar.

Ulrika Nordlander

Välkomstbrev FAQ

/i , , /av

Vad som gäller kring välkomstbrev till nyantagna studenter finns på medarbetarwebben Aurora. Där finns även malltexter på både engelska och svenska att utgå ifrån.

Guide för hur du skapar välkomstbreven i Episerver finns beskrivet i Manual.

 

Hur gör jag ett välkomstbrev?

Informationen till nyantagna är standardiserad och läggs in i och publiceras på webben genom publiceringsverktyget Episerver. Det formulär som ska användas är en förenklad variant av Episerver, och det krävs ingen utbildning för att lägga in i formuläret.

Vem har behörighet att skapa välkomstbrev?

Vem som ska arbeta i webbformuläret bestämmer varje institution själv. Behörigheten delas ut via det administrativa verktyget Personaladministration av institutionens katalogansvariga.

Vad ska välkomstbreven innehålla?

Välkomstbreven innehåller gemensamma delar som gäller för alla program och kurser vid Umeå universitet, som till exempel information om Umu-id och Umu-kort. Detta produceras centralt och behöver inte beskrivas av dig som arbetar på institution. För program- och kursspecifik information finns ett antal valbara fält.

Svenska malltexter och engelska malltexter att utgå ifrån om du vill ha inspiration.

När publiceras välkomstbrevet på webben?

När välkomstbrev publiceras på umu.se och hur länge de visas är kopplat till de olika antagningsomgångarna. Välkomstbrevet publiceras två dagar innan första antagningsbeskedet publiceras på Antagning.se respektive Universityadmissions.se. Det gäller för samtliga antagningsomgångar. Välkomstbrevet visas sedan fram till det att utbildningen startar samt i ytterligare 4 veckor för kurser och 5 för program, räknat från och med utbildningens startdatum.

Terminstider och datum för de olika antagningsomgångarna finns på medarbetarwebben Aurora.

Skapa/redigera andra utbildningars välkomstbrev som inte tillhör min institution?

Det går bra att hjälpa en kollega på en annan institution. Men tänk på att inte hantera andras material utan tillstånd. Alla redigeringar loggas och materialet säkerhetskopieras.

Hur skapa välkomstbrev programkurstillfällen?

Rena programkurser visas inte i sökfunktionen på umu.se/utbildning utan du behöver utgå från en egen lista med programkurser för att skapa välkomstbrev.

Programkurstillfället finns inte på webben

Om inte det aktuella programkurstillfället visas på webben kontrollera att:
– du söker i rätt lista för programkurstillfällen
– tillfället har aktuella terminer för de läsår som visas på umu.se
– tillfället i Selma är publicerat för webb. Ev uppdateringar i Selma visas på umu.se efter nästa inläsning morgonen därpå.

Välkomstbrev för utbytesstudenter?

Utbildningar för utbytesstudenter visas inte i sökfunktionen på utbildningswebben utan du behöver utgå du från sökfunktionen för utbytesstudenter.

Engelskt välkomstbrev med svenska rubriker?

Du har troligen utgått från fel språkversion när du skapade välkomstbrevet och behöver göra ett nytt. Utgå alltid från en svensk kurs- eller programsida när du vill skapa ett välkomstbrev på svenska, och från en engelsk kurs- eller programsida när du skapar ett välkomstbrev på engelska. För att kunna göra ett nytt välkomstbrev i rätt språkversion behöver du först kasta det brev som är fel. Då kommer alternativet Skapa/Kopiera befintligt att visas för kurstillfället igen. Om du behöver hjälp lägg ett ärende i Servicedesk så får du hjälp att slänga det felaktiga brevet, och kan börja om i rätt språkversion.

Välkomstbrevet syns inte på webben?

Om inte välkomstbrevet visas på webben kontrollera att:

– Du har ändrat i ett gammalt välkomstbrev från en tidigare termin istället för att göra ett nytt. Välkomstbreven är kopplade till varje enskilt kurstillfälle, för respektive termin och antagningsomgång. Till exempel kommer vårterminens välkomstbrev inte att automatiskt att visas för hösttermins tillfälle. Du behöver göra ett välkomstbrev för rätt termin, antingen genom att kopiera eller skapa nytt. Här beskrivs hur du skapar välkomstbreven i Episerver.

– Tillfället som finns för kursen endast ingår i ett program. Programstudenter ska logga in på studentwebben och hitta sin välkomstinformation där. Under Pågående kurser visas Kursplan och litteratur, Schema samt Välkomstbrev (förutsatt att är publicerat). Länken till välkomstbrevet leder studenten direkt till välkomstbrevet, dvs inte omväg via program/kurssidan på umu.se/utbildning.

Kan inte publicera engelskt välkomstbrev – felmeddelande

I dialogrutan står det med röd text:
The original language (sv) for this welcomeletterpage has not yet been published. The original language must be published before the welcomeletterpage can be published in other languages.

Felmeddelande i röd text
Felmeddelandet beror på att det för samma kurstillfälle finns ett svenskt välkomstbrev som inte är publicerat.  Troligen har det först skapats ett välkomstbrev på svenska för ett kurstillfälle (som inte publicerats) och sedan kommer man på att välkomstbrevet egentligen skulle vara på engelska och då skapat ett nytt engelskt välkomstbrev för samma tillfälle.

Två lösningar på det:

1. Publicera även det svenska välkomstbrevet
2. En webbredaktör tar bort båda välkomstbreven och så att du kan börja om

Redigera, ändra publicerat välkomstbrev

Du kan när som helst under terminen komplettera och redigera ett välkomstbrev. Klicka på välkomstbrevet på program- eller kurssidan, ändra och publicera om. Du behöver vara inloggad för att komma till redigeringsformuläret för det välkomstbrev du vill ändra.

Ta bort, radera välkomstbrev

När ett välkomstbrev är publicerat på webben och börjat gälla kan du som funktionsredaktör inte radera det. Behöver ett välkomstbrev tas bort INNAN det är publicerat på webb för studenterna, kan den som har rollen webbredaktör göra det i Episerver. Det går även bra att skicka  ett ärende till Servicedesk så får du hjälp.

Schema: Koppla schema från TimeEdit även för program?

Nej, koppling mellan TimeEdit och webben är skapad för kurstillfällen och rena programkurstillfällen. Inte för program.
För att lägga in ett schema före ett program på ett välkomstbrev behöver du klistra in länken manuellt.
Tips: Finns schemat till programmets första kurs i TimeEdit kan du kopiera schemalänken från studentwebben.

Läs mer om att publicera schema till webben.

Schema: Publicera välkomstbrev även om schemat INTE är publicerat till studentwebben?

Om kurstillfället finns i listan på studentwebben kan du publicera välkomstbrevet till webben, även om schemat inte är publicerat till studentwebben. Då får studenten istället textmeddelande: ”Schemalänk publiceras här senast 30 dagar innan kursstart.” när hen klickar på schemalänken. Själva fältet för schemalänk i välkomstbrevet ska inte lämnas tom, utan ska ha länken som uppstår då VB:t skapades. När schemat publiceras kommer istället schemalänken att aktiveras. På så vis går det att göra klart välkomstbrev först och publicera schema vid ett senare tillfälle om du önskar.

För att schemat ska synas på studentwebben däremot, behöver det vara publicerat.

Schema: Byta till ett TimeEdit-schema i ett redan publicerat välkomstbrev?

Om välkomstbrevet redan är publicerat och ligger ute på webben, behöver du uppdatera länken manuellt. D.v.s du radera den schemalänk du tidigare angett, klistrar in TimeEdit-schemalänken som du hämtar från studentwebben och publicera om välkomstbrevet.

Andreas Borgström

Stänga anmälan i Episerver

/i /av

För att kunna stänga anmälningstillfällen i Episerver måste du ha rätt roll i Personaladministration. Kontakta institutionens katalogansvariga och din prefekt för att få rätt behörighet.

Du stänger tillfällen för en utbildning via kursens/programmets sida på studentrekryteringswebben umu.se/utbildning. Du kan hantera både svenska och engelska tillfällen från den svenska kurs- eller programsidan.

Obs! Stängning i NyA-webben leder till att utbildningen stängs på Antagning.se. Stängning i Episerver medför att utbildningen stängs på umu.se/utbildning. Det är viktigt att anmälan stängs både i NyA och i Episerver, så att presumtiva studenter får samma information om möjligheten att göra en sen anmälan på såväl umu.se/utbildning som på Antagning.se.

Läs om vad som gäller kring Sena anmälningar och efterantagning i Handbok för utbildningsfrågor.

1. Logga in på

www.umu.se/episerver

Du behöver ha rollen ”SRW Redaktör utbildning begränsad” i Personaladministration. Kontakta din prefekt och institutionens katalogansvariga för att få rätt behörighet. Du loggar in på www.umu.se/episerver med ditt vanliga Umu-id.

2. Gå till www.umu.se/utbildning och leta reda på den utbildning du vill stänga tillfällen för

Använd sökfunktionerna på samma sätt som när du surfar på studentrekryteringswebben i vanliga fall.

3. Stänga tillfällen

Scrolla ner en bit på kurs- eller programsidan och klicka på knappen ”Stäng sen anmälan”.

Bekräfta med OK.

Åtgärden stänger anmälningstillfället på studentrekryteringswebben och ändrar status till ”Anmälan stängd”. Din ändring syns direkt på umu.se/utbildning.

4. Felaktigt stängt för anmälan

Om något tillfälle felaktigt är stängt för sen anmälan – kontakta Maria Lundgren på Studentcentrum/Antagningen.

​Stänga för anmälan i Episerver.jpg

Andreas Borgström

Publicera schema till studentwebben

/i /av

Tanken är att alla studenter ska kunna hitta sitt schema på studentwebben. Det är nu möjligt att koppla både schema med bokningar i TimeEdit samt schema från andra system eller format till studentwebben.

Schemat ska finnas tillgängligt minst en månad innan utbildningen startar och om något av momenten är obligatoriska ska det framgå av schemat. För att kunna publicera schema måste du ha rätt roll i Dirigenten. Kontakta institutionens katalogansvariga och din prefekt för att få rätt behörighet.

Publicera schema i TimeEdit

Du kan förenkla ditt arbete med att göra schema till studenter genom att använda systemet TimeEdit. För att schemat ska synas på studentwebben måste det vara publicerat. Här publicerar du schema till studentwebben.

Hur du använder TimeEdit för schemaläggning och lokalbokning finns på medarbetarwebben Aurora.

Publicera alternativt schema

Det går även att publicera schema som inte ligger i TimeEdit. Funktionen är temporär i väntan på att fler institutioner ska hinna gå över till att använda sig av TimeEdit helt och hållet. Utgå från denna sida när publicerar schema till studentwebben.

Institutionens kurstillfällen är uppdelade i två listor:
– en lista för de som har bokningar i TimeEdit
– en för de som inte har några bokningar i TimeEdit, se exempelbild för datavetenskap:

När du öppnar listan med Kurstillfällen med bokningar i TimeEdit så finns nu en knapp där du har möjlighet att lägga in en alternativt schemalänk, se exempelbild:

För de kurstillfällen som inte har fullständiga scheman i TimeEdit, klicka på den gröna rutan Ange alternativ schemalänk och lägg in en länk till ditt schema. Det kan vara till ett dokument (en tillgänglig pdf som laddas upp till institutionens studentmapp i Episerver) eller till en webbsida. Rutan blir då röd för att indikera att kurstillfället har en alternativ schemalänk publicerad till studentwebben. Du kan ändra eller ta bort länken som du vill.

  • Där du har bockat för rutan för att publicera TimeEditschemat inaktiveras knappen för alternativt schema.
  • Det är inget måste att ange alternativ schemalänk för de kurstillfällen som inte har rutan förbockad.

Vad är poängen med att ange en alternativ schemalänk?

Tanken är att studenten ska kunna hitta alla scheman på samma ställe, även de som ännu inte ligger i TimeEdit. Länken dyker upp i schemamodulen på studentwebbens startsida, se exempelbild (klicka för större bild). Grön markering visar ett alternativt schema för ett kurstillfälle.

Funktionen med alternativ schemalänk är även kopplad till välkomstbreven, så att välkomstbreven både kan hämta schema från TimeEdit eller plocka upp och visa en alternativ schemalänk.

Detalj att tänka på: om ett välkomstbrev skapas på både svenska och engelska för ett och samma kurstillfälle, så kommer samma alternativa schemalänk att visas för båda.

Magdalena Munther

Skapa ett kalenderevent i Episerver

/i /av

Innehåll:

  1. Skapa evenemang
  2. Gör inställningar i evenemanget
  3. Redigera evenemang
  4. Publicera påbörjade evenemang
  5. Kopiera ett evenemang

Skapa ett evenemang

  1. Logga in som redaktör i epierver i sidhuvudet på umu.se
  2. Gå till umu.se/kalender.
  3. Välj den organisation som evenemanget ska sparas under.
  4. Skriv ett svenskt och engelskt namn och klicka på Skapa evenemang.
  5. En kalendereventsida öppnas.

Gör inställningar i evenemanget

Fyll i information om evenemanget på sidan.

  1. Fyll i mallen på fliken Innehåll. Du får tips om fälten genom att hovra med musen på fältens namn.
    • Bild: Bild till kalenderhändelse är inte obligatorisk men om eventet ska puffas för behövs en bild. Bilden måste då beskäras till 16:9. Beskärningsmallen heter Standard 16:9. Läs mer om bilder på kalenderevent.
    • Arrangör: Arrangör är obligatoriskt att fylla i. Det kan vara antingen den del av universitetets organisation som arrangerar evenemanget (t ex Institutionen för språkstudier), eller annan typ av arrangör (t ex Kultur på Campus). Listorna för fälten arrangörer och evenemangstyp kan vid behov utökas med fler alternativ av en administratör i Episerver. Det beställer du via Servicedesk.
    • Målgrupp: Välj vilken målgrupp evenemanget riktar sig till. Beroende på vad du väljer har eventet möjlighet att visas upp i olika kalenderflöden.
      • Allmänhet – Om du vill visa ditt event i den centrala kalendern på umu.se väljer du Allmänhet.
      • Anställd – Om du vill visa ditt event i den centrala kalendern på Aurora, väljer du Anställd och lägger till taggen Aurora central kalender i fältet Nyckelord under fliken Taggar.
      • Student – Om du vill visa ditt event i kalendariet på Studentwebben väljer du Studenter. Ditt event får då möjlighet att visas i kalendariet, men gör det inte automatiskt. Det kalendariet sköts mer redaktionellt och enbart vissa arrangörer kan lägga till event i flödet. Om du behöver visa ett event i kalendariet på Studentwebben kontaktar du Servicedesk.
      • Skola – Detta val resulterar inte i att evenemanget visas i något särskilt flöde, men du som redaktör kan skapa egna listor med evenemang som riktar sig till skolelever (målgruppen togs fram för och används främst av Cusiosum).
    • Extern talare: Fältet är ett textfält, som du kan använda om talaren inte finns med i personalkatalogen. Du kan också använda detta fält om du vill använda en annan rubrik än just ”Talare”, till exempel ”Respondent” när det gäller disputationer (lämna i så fall fältet ”Talarens namn” tomt).
  2. Fyll i fliken Taggar. Där fyller du i din organisation, eventuella nyckelord, talarens namn och kontaktperson. Med dessa taggfält kan du tagga evenemanget så det endast listats i vissa kalendrar som filtrerar på dessa taggar. Läs hur kalenderlistans filtrering fungerar.
  3. Om du vill att besökarna ska anmäla sig till evenemanget via ett formulär, bocka för rutan Aktivera anmälningsformulär. De anmälningar som görs skickas via mejl till den som är uppsatt som kontaktperson under fliken Taggar. När eventet är fullbokat stänger du manuellt anmälan genom att bocka ur rutan Aktivera anmälningsformulär.
    • Formuläret innehåller följande fält:
      • Namn
      • E-postadress. E-postadressen kan också vara en funktionsadress.
      • Organisation/enhet/företag
      • Övrigt
  4. Om du vill redigera den engelska versionen av sidan, klicka på länken en längst upp i mitten av sidan.
  5. Publicera sidan.

Redigera evenemang

Om du vill redigera befintliga kalendersidor, surfa i inloggat läge fram till sidan du vill redigera. Klicka sedan på knappen ”Redigera evenemang” längst ner på sidan, så når du redigeringsläget.

Publicera påbörjade evenemang

Om du har påbörjat evenemang som du inte publicerat, så hittar du dem i listan ”Dina ej publicerade evenemang” längre ner på sidan:

Kopiera ett evenemang

Tänk på att detta endast kan utföras av en webbredaktör. En funktionsredaktör kan inte kopiera evenemang.

Det kan hända att du har ett återkommande evenemang som enbart ska ha annat datum och du vill inte fylla i alla uppgifter igen. Gör då så här:

  1. Gå in i Episervers sidstruktur, gå till mappen Kalender/Organisatorisk tillhörighet/År/Månad och leta upp evenemanget som du vill kopiera.
  2. Kopiera evenemanget i sidstrukturen och klistra in det i samma månadsmapp. Kopiera och Klistra in hittar du genom att välja de tre strecken i listan vid kalenderhändelsen.
  3. Ändra sen de uppgifter du behöver i det inklistrade evenemanget
  4. Kolla i ”Namn i URL” så att den inte har precis samma namn som originalet.

Efter du publicerat kommer evenemanget att lägga sig i den månadsmapp som evenemangets datum avser.

Jonas Sundström

Skapa välkomstbrev

/i , , /av

Innehåll:

  1. Logga in på www.umu.se/episerver
  2. Välj svenska eller engelska!
  3. Utgå från rätt kurs- eller programtillfälle
  4. Skapa eller kopiera ett välkomstbrev
  5. Redigeringsformuläret öppnas
  6. Fyll i uppgifter i fälten
  7. Publicera välkomstbrev
  8. Förhandsvisa välkomstbrev

Aktuellt ht-21: Information om studier och Covid-19

I välkomstbrevet finns en Umu-gemensam text om förändringar kring studier på grund av Covid-19. Du behöver därför inte skriva något om de generella Corona-läget på universitet i välkomstbrevet utan kan koncentrera dig på den information som rör specifikt din utbildning.

Texten visas under rubriken Ny vid Umeå universitet i Välkomstbrevet och länkar till aktuellt information på Studentwebben där information om hur studierna kan komma att påverkas finns samlad. Innehållet kommer att uppdateras löpande.

1. Logga in på www.umu.se/episerver

För att skapa ett välkomstbrev behöver du ha rollen ”SRW Redaktör utbildning begränsad” i det administrativa verktyget Personaladministration. Kontakta din prefekt och institutionens katalogansvarige för att få rätt behörighet.

Du loggar in på www.umu.se/episerver med ditt vanliga Umu-id.

2. Välj svenska eller engelska!

Du lägger upp ett välkomstbrev för ett tillfälle via kursens eller programmets sida på umu.se.

Utbildningar som ges på svenska ska alltid ha svenskspråkiga välkomstbrev. När undervisningsspråket är engelska ska välkomstbrevet vara på engelska. Det går även bra att lägga upp ett och samma välkomstbrev två gånger, ett på svenska och ett på engelska.

Obs! Utgå alltid från en svensk kurs- eller programsida när du skapar ett välkomstbrev på svenska, och från en engelsk kurs- eller programsida när du skapar ett välkomstbrev på engelska. Annars kan rubriker och övrig generell text bli på fel språk.

Ges utbildningen helt på engelska och välkomstbrevet bara behöver finnas i en engelsk språkversion, så behöver du bara göra ett välkomstbrev på engelska. Det engelska välkomstbrevet kommer då även att visas på den svenska webben. På så vis behöver du inte publicera svenska välkomstbrev för kurser som ges helt på engelska. Om välkomstbrevet däremot enbart finns i en svensk språkversion så visas det bara på svenska webben.

3. Utgå från rätt kurs- eller programtillfälle

Det är viktigt att du utgår från rätt kurs-/programtillfälle när du skapar ditt välkomstbrev. Välkomstbreven är kopplade till:

  • det enskilda kurstillfället och anmälningskod
  • respektive termin
  • antagningsomgång.

Nationella- och internationella tillfällen

  • Utbildningar som ges på svenska – sök fram utbildningen via sökfunktionen Hitta din utbildning på samma sätt som när du surfar på utbildningswebben.
  • Utbildningar med undervisningsspråk engelska – växla språket till engelska uppe i svarta balken eller använd den engelska sökfunktionen för att hitta rätt utbildning.

Utbytesstudenter (A-kod)

  1. Utgå från sökfunktionen för utbytesstudenter som oinloggad.
  2. Klicka på logga in uppe i svarta balken.
  3. Sök fram kursen i sökrutan.
  4. På kursen väljer du tillfället med A-kod.

Rena programkurser

  • Utgå från listan med programkurser.
  • För programkurser med undervisningsspråk engelska växlar språk uppe i den svarta balken och utgår från den engelska kurssidan.

Senare del av program

  1. Sök fram programmet via sökfunktionen Hitta din utbildning.
  2. Senare del-tillfället visas under rubriken Byta till Umeå – senare del av program på en undersida till respektive program.

4. Skapa eller kopiera ett välkomstbrev

Scrolla ner till det grå fältet på utbildningssidan.

Välj om du vill ”Skapa nytt” välkomstbrev eller ”Kopiera befintligt” från tidigare termin och klicka på knappen ”Skapa”. Om du väljer ”Kopiera befintligt” anger du anmälningskod och termin enligt formen [abc123,ht19] för den utbildnings välkomstbrev du vill kopiera. Det går alltså att att kopiera vilket välkomstbrev som helst, även från en annan institutions kurs och tidigare terminer.

Det går bara att kopiera en gång per anmälningskod. Finns det en version kopieras den. Finns det två versioner – kopieras båda. Engelska och svenska är alltså två språkversioner för samma anmälningskod.

Se till att du utgår från en svensk sida när du skapar ett välkomstbrev på svenska, och från en engelsk sida när du vill skapa ett välkomstbrev på engelska. Då blir det rätt.

Äldre välkomstbrev finns arkiverat i olika versioner i webbarkivet.

5. Redigeringsformuläret öppnas

En del av innehållet är gemensamt för alla välkomstbrev och går inte att ändra på för ett enskilt välkomstbrev. En del är sådant som ska fyllas i, och en del är sådant som du kan fylla i.

Kan inte ändras:

  • Du kan inte ändra texten under Tacka ja eller nej till din studieplats/Reply to your offer. Det är en gemensam text för alla program- och kurstillfällen som tillhör samma antagningsomgång.

Ska fyllas i:

  • Länktext för välkomstbrevet
  • Registreringsinformation
  • Börja kursen
  • Datum, tid, plats, länk till schema

Kan fyllas i:

  • Välkomsthälsning
  • Om kursen

Under nästa rubrik (punkt 6) finns instruktioner om hur du fyller i fälten.

6. Fyll i uppgifter i fälten

Länktext för välkomstbrevet

Den text som kommer att synas under rubriken Antagen till kursen på kurs- eller programsidan. Detta blir alltså länken som studenten klickar på för att hitta sitt välkomstbrev.

Exempel

  • Välkommen till Förskollärarprogrammet, Umeå VT-2018
  • Information till nyantagna, Juridisk översiktskurs, distans, deltid

Om utbildningen har flera tillfällen ska länktexten tydligt visa vilket tillfälle det handlar om. Om du väljer att göra flera välkomstbrev för samma utbildning (beroende på till exempel olika studieform eller ort) bör det vara tydligt vad som skiljer dem åt, till exempel:

  • Information till nyantagna, Juridisk översiktskurs, distans, deltid
  • Information till nyantagna, Juridisk översiktskurs, Umeå, heltid

Välkomsthälsning

Välkomstbrevets ingress och en hälsning från dig, institutionen och universitetet. Här finns både svenska och engelska malltexter att utgå ifrån.

Registrera dig på programmet/kursen

Förklara här hur registreringen går till på programmet eller kursen. Här finns tre alternativ, med både svenska och engelska malltexter att utgå ifrån.

Börja programmet/kursen

Den utfällbara rubriken Börja kursen beskriver när och var kursen börjar, och består av två delar: Uppgifter om tid och plats samt ett fritextfält.

Fälten Datum, Tid och Plats är obligatoriskt och måste fyllas i.

I det frivilliga fältet Kartlänk blir den plats du angivit länkad till den adress du anger. Vill du ange en lokal på Umeå universitet utgår du från digitala kartan över campus Umeå. Sök på lokalens namn, klicka på markören och kopiera länken. Klistra sedan in länken i välkomstbrevet. För en nätburen kurs, utan lokal, kan du skriva länken till den lärplattform som används t ex ”Lärplattformen Cambro” i fältet Plats.

Schema

Det måste finnas en länk till Schema.

– Använder du TimeEdit skapas schemalänken i välkomstbrevet automatiskt förutsatt att kurstillfället har ett publicerat schema på nya studentwebben. Om schemat uppdateras i TimeEdit, uppdateras det även i Välkomstbrevet. Har du redan gjort ett välkomstbrev, men vill ha den automatiska schemalänken från TimeEdit, raderar du länken du tidigare angett och klistrar in TimeEdit-schemalänken som du hämtar från Publicera schema till studentwebben och publicerar om välkomstbrevet. Tänk på att att schemat inte visas i välkomstbrevet förrän det är publicerat till studentwebben. På Användarstöd TimeEdit finns information om schema och publicering till studentwebben.

– Använder du inte TimeEdit kan du ange en alternativ schemalänk, även det på sidan Publicera schema till studentwebben. Där anger du en länk till ett schema i dokumentform (eller om ni använder en annan digital plattform för scheman än Time Edit). Dokumentet behöver laddas upp i Episerver, men behöver inte finnas länkat på någon sida, det räcker att ange länken direkt till dokumentet i Episerver. Länken till schemat dyker då upp i välkomstbrevet. Läs här hur du skapar en alternativ schemalänk.

– För helt nätburna kurser som saknar schema kan du skriva in länken https://www.umu.se/utbildning/schema-saknas/ i fältet Schema, eller länk till en motsvarande sida på din institutionswebb.

– Om schema inte är färdigt ännu kan du ändå publicera välkomstbrevet men observerar att fältet för schemalänken i välkomstbrevet INTE ska lämnas tom, utan ska ha länken som uppstår då VB:t skapades. Länken till schemat kommer att bli aktiv när schemat publiceras till studentwebben. Så länge schemat inte är publicerat står där texten ”Schema för denna utbildning är ännu inte publicerad, men kommer att finnas tillgängligt för dig senast fyra veckor före kursen startar.” När schemat publiceras kommer istället schemalänken att aktiveras. 

Kursstartsinformation

I detta fritextfält kan du till exempel beskriva vad som kommer att ske under introduktionstilllfället. Svenska och engelska malltexter finns att utgå ifrån.

Om programmet/kursen

Stycket innehåller tre frivilliga fält. Om du inte ändrar den förifyllda texten kommer inget att synas utåt i den publicerade versionen. Förslag på rubriker som kan fyllas i här är Introduktionskurs, Lärplattform och Träffar och det finns svenska och engelska malltexter att utgå ifrån.

7. Publicera välkomstbrev

När du är nöjd med innehållet och har fyllt i alla nödvändiga fält publicerar du sidan via Publicera-knappen högst upp till höger på sidan. Länken till välkomstbrevet finns nu på utbildningens sida i Episerver. Länkar till opublicerade utkast eller till förra terminens välkomstbrev visas också på kurs-eller programsidan i inloggat läge.

Observera att länken till välkomstbrevet alltid visas för dig som är inloggad i Episerver. För de nya studenterna däremot, visas länken två dagar innan antagningsbeskeden skickas ut. Vilka datum välkomstbreven visas på webben är kopplat till de olika antagningsomgångarna.

8. Redigera ett befintligt välkomstbrev

Du kan när som helst komplettera och redigera ditt välkomstbrevet. Klicka på välkomstbrevet på program- eller kurssidan, ändra och publicera om.

När du är inloggad kommer du med automatik till redigeringsformuläret för det välkomstbrev du klickar dig fram till.

9. Förhandsvisa välkomstbrev

När du vill se hur ett välkomstbrev ser ut för en besökare klickar du på knappen Alternativ (eller Publicera, om du är inne och redigerar) uppe till höger – och därefter på länken Visa på webbplats. Öppna länken i en ny flik i webbläsaren om du är inne och redigerar.

Du kan kopiera länken och skicka den vidare om du till exempel vill att en kollega ska korrekturläsa. Alla som har länken kan titta på sidan – men du behöver vara behörig för att kunna redigera.

 

Lycka till!