Vanliga frågor om Teams
Hur många personer kan man se på samma gång under ett möte?
Det är möjligt att se 49 personer samtidigt under ett möte.
Avslutas mötet automatiskt om det går över utsatt tid?
Nej, mötet avslutas först när någon väljer att avsluta mötet eller alla deltagare har lämnat det.
Hur många kan delta i ett Teamsmöte?
Upp till 1000 personer kan delta i ett möte. Överskrider ni denna gräns kan person 1001-10 000 bara lyssna till mötet och inte delta med ljud, video eller i chatten.
Kan jag boka ett Teams-möte via Outlook?
Ja, du kan schemalägga ett Teams-möte direkt i Outlook. För att göra detta krävs att du har Teams installerat på din dator.
Kan jag räcka upp handen under ett Teams-möte?
Ja, det är möjligt att räcka upp handen under ett möte.
Går det att använda en Whiteboard i ett Teams-möte?
Ja, det går att använda Whiteboard i ett Teams-möte. Du startar en whiteboard genom att klicka på knappen för att dela skärm. När du klickat där kan du välja Whiteboard istället för en skärm.
Kan jag moderera ett möte i Teams?
Ja, du kan välja att stänga av deltagares mikrofon, bjuda in fler eller ta bort deltagare under pågående möte. Du kan också välja ifall deltagare ska få möjligheten att aktivera sin mikrofon under mötets gång och om chatten ska vara tillgänglig
Kan jag sätta upp en lobby för Teams möten?
Ja! Du kan välja att stänga ute alla, externa eller ingen alls. Du som skapare av mötet kommer alltid att kunna ansluta till mötet.
Går det att dela upp mötet i breakout rooms?
Ja, det är möjligt att dela upp i mindre grupper (så kallade breakout rooms). Det är dock endast organisatören som kan göra detta om denne inte delegerar ansvaret till en medorganisatör under Mötesinställningarna.
Kan jag bjuda in ett helt team till ett möte?
Ja, om du bokar mötet via Teams så kan du lägga till mötet i en kanal i ett team. När du gör det så publiceras ett inlägg i kanalen där det står att du bokat ett möte. Vill du att samtliga i teamet även ska få kallelsen till sin epost rekommenderar vi att ni klickar i ”Skicka personliga inbjudningar” samtidigt som ni bjuder in kanalen.
Kan jag spela in ett möte?
Ja, om du klickar på de tre prickarna i ett möte så kan du där välja att spela in. Det är viktigt att du alltid informerar deltagarna innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade. Samtliga deltagare i mötet får upp en informationsruta om att mötet spelas in.
Observera att alla mötes- och samtalsinspelningar automatiskt tas bort och flyttas till papperskorgen efter 180 dagar. Ägaren till inspelningen kan ändra och ta bort dessa 180 dagar vid behov.
Team
Vad är skillnaden mellan att ett privat eller offentligt team?
Det finns några skillnader mellan att ha ett privat och ett offentligt team. Kom ihåg: om du råkar välja fel så går det att byta i efterhand.
Privat team: Ett privat team är bara tillgängligt för de personer som du bjuder in eller godkänner. I de flesta fall ska du välja ett privat team.
Offentlig team: Ett offentligt team är tillgängligt för alla vid Umeå universitet. Det innebär att när någon söker efter team så kan de hitta ditt team i en lista och sedan gå med utan att du behöver godkänna det. För de som är medlemmar i teamet är alla filer och allt innehåll sökbart.
Kom ihåg att både studenter och anställda kan se och gå med i offentliga team.
Hur många kanaler kan jag skapa?
Det är möjligt att skapa 200 standardkanaler och 30 privata kanaler i ett team.
Vad är en privat kanal?
En privat kanal är endast tillgänglig för de personer som du vill ska ha åtkomst till kanalen. Personerna du bjuder in måste vara medlemmar i det team där den privata kanalen finns. Du kan alltså inte bjuda in en person till en privat kanal som inte är medlem i teamet.
Observera att om du har skapat en privat kanal kan du inte göra den öppen i efterhand.
Kan alla i ett team skapa kanaler?
Det beror på vilken inställning teamets ägare valt. Under rubriken Hantera team kan teamets ägare välja medlemmarnas behörigheter och inställningar.
När jag skapar ett team, vilket typ ska jag använda?
När du skapar ett team finns fyra alternativ; Klass, PLC, Personal, Annat.
Välj alternativet Annat för att få ett team som går att bygga helt efter dina behov.
Vad är skillnaden mellan att vara ägare och medlem i ett team?
En ägare av ett team är den som administrerar teamet. Ägaren kan lägga till och ta bort medlemmar samt bestämma vilka behörigheter medlemmarna ska ha. Du kan ha flera ägare av ett team.
Vad händer om någon raderar en fil av misstag i teamet?
Om någon av misstag raderar filer i ett team så finns filerna att hämta från teamets papperskorg i SharePoint. Där finns filerna lagrade i 30 dagar. Efter 30 dagar ligger filerna i en sekundär papperskorg i 60 dagar innan de försvinner. Dina filer lagras i papperskorgen i 90 dagar.
Vad är skillnad mellan chatt och inlägg i ett team?
Chattfunktionen tillåter dig att kommunicera med enstaka kollegor eller grupper i text och samtal. Du kan även dela skärm. Bara du och den du samtalar med kan se er chatt. Inlägg är någonting du skriver i ett team, ungefär som att skapa en tråd i ett forum.
För att skapa gemensamma ytor för samarbete så rekommenderar vi att du att skapar ett team. Konversationerna i teamet är synliga för alla i teamet och till skillnad från i chatten, knyts konversationerna ihop i trådar för att hålla ihop det aktuella ämnet.
I chatten kommunicerar ni i ett ständigt flöde medan konversationer i team delas upp i trådar för enklare uppföljning i samarbetet. En tumregel kan vara att använda chatten till mer vardagligt snack och korta avstämningar medan konversationer i team kan ses som ett mer formellt forum med sådant som kan vara bra att kunna följa upp vid ett senare tillfälle.
Kan jag flytta filer till en annan kanal eller ett annat team?
Ja, det går att flytta filer. Du klickar på de tre prickarna och väljer sedan att flytta. Du kan även öppna filerna i SharePoint för enklare hantering av filerna.
Går det att skapa ”underkanaler”?
Nej, du kan bara skapa kanaler i ett team.
Kan jag byta namn på ett Team?
Ja, det går att byta namn på ett team. När du skapar ditt team skapas automatiskt en SharePoint-sida och dessa går inte byta namn på. Det innebär att när du byter namn på ditt team i Teams är detta bara ett visningsnamn. SharePoint-sidan kommer fortfarande att behålla ursprungsnamnet.
Kan jag byta namn på en kanal?
Ja, det går att byta namn på en kanal. Det gör du genom att klicka på de tre prickarna och välja ”Redigera den här kanalen”. Kom ihåg att ditt ursprungliga namn kommer att finnas kvar i det tillhörande dokumentbiblioteket i Sharepoint.
Varför finns teamets filer i SharePoint?
När man skapar ett team så skapas också en SharePoint i bakgrunden. Det är där filerna i teamet lagras. Filerna lagras rent tekniskt i din SharePoint-sida men du kan hantera dem direkt i Teams. SharePoint gör det möjligt att dela filer i Microsoft 365.
Kan jag bjuda in en extern deltagare till Teams?
Du kan lägga till externa personer som en gäst i Teams. Alla som har ett e-postkonto, till exempel Outlook, Gmail eller liknande, kan gå med i ditt team som gäst.
Vad får en extern deltagare (gäst) göra i ett team?
En gäst kan göra allt som övriga deltagare i ett team kan göra, förutom att lägga till flikar. Ägaren av teamet kan även ställa in om gästen ska få skapa kanaler eller inte i ett team.
Kan man lägga till AD-grupper i ett team?
Nej, i dagsläget är detta inte möjligt. Vi hoppas kunna erbjuda detta framöver.
Kan jag skapa mappar för filer?
Ja, du kan bygga din mappstruktur precis som på din dator. Skapa mappar i filytan för respektive kanal precis som du vill.
Finns det några skillnader mellan att redigera i skrivbordsapparna för Word, Excel, Onenote och Powerpoint eller direkt i Teams?
I skrivbordsapparna finns fler avancerade funktioner än i Teams, exempelvis möjligheten att arbeta utifrån mallar och den grafiska profilen. Förutom detta finns ingen skillnad.
Om du väljer att öppna dokumentet i skrivbordsapp och sparar så kommer det sparas automatiskt i teamet. Du behöver alltså inte ladda ner en kopia och alla medlemmar få åtkomst till dina ändringar. Om du arbetar i skrivbordsappen samtidigt som dina kollegor rekommenderar vi att ni laddar ner Office-paketet från Microsoft 365-portalen för att få funktionen “Spara automatiskt”. Precis som när du arbetar i webbgränssnittet kommer dina kollegor att se var redigering pågår (annars behöver ni spara regelbundet för att dina kollegor ska se dina ändringar).
Hur blir jag aviserad att något händer i Teams?
Du kan ställa in aviseringar generellt för hela programmet. Du kan även ställa in aviseringar för specifika kanaler i ett team. Här kan du välja hur du vill bli aviserad för respektive kanal.
Kan studenter använda Microsoft Teams?
Ja, studenter har tillgång till Microsoft 365.
Kan jag se tidigare versioner av ett dokument?
Ja, du kan se tidigare versioner och även återgå till tidigare versioner om du vill.
Kan jag flytta inlägg mellan olika team eller kanaler?
Nej, det går tyvärr inte att flytta inlägg mellan olika team eller kanaler.
Chatt
Kan jag ha en chatt med flera personer?
Ja, det går att skapa en chatt med flera personer. Ange namnen efter varandra när du startar en ny chatt. Du kan också bjuda in fler personer till en befintlig chatt genom att klicka på ikonen med pluset längst upp i högra hörnet.
Kan jag radera en chatt?
Ja, du kan radera en chatt, den tas då bort permanent för dig, men inte för de eller dem du chattar med.
Du kan även radera dina egna meddelanden i en chatt. Det gör du genom att klicka på tre prickarna på ditt meddelande och sedan klicka på Ta bort.
Jag vill inte vara med i chatten, kan jag gå ur den?
Ja, du kan välja att gå ur en chatt genom att klicka på de tre prickarna som dyker upp om du för muspekaren till chattens namn och sedan klicka på Lämna.