Vanliga frågor om Teams

Det är möjligt att se 49 personer samtidigt under ett möte.

Nej, mötet avslutas först när någon väljer att avsluta mötet eller alla deltagare har lämnat det.

250 personer kan delta i ett möte.

Ja, du kan schemalägga ett Teams-möte direkt i Outlook. För att göra detta krävs att du har Teams installerat på din dator.

Ja, det är möjligt att räcka upp handen under ett möte.

Räcka upp handen i ett Teams-möte

Ja, det går att använda Whiteboard i ett Teams-möte. Du startar en whiteboard genom att klicka på knappen för att dela skärm. När du klickat där kan du välja Whiteboard långt till höger.

Ja, du kan välja att stänga av deltagares mikrofon, bjuda in fler eller ta bort deltagare under pågående möte. Du kan också välja ifall deltagare ska få möjligheten att aktivera sin mikrofon under mötets gång och om chatten ska vara tillgänglig

Ja! Du kan välja att stänga ute alla, externa eller ingen alls. Du som skapare av mötet kommer alltid att kunna ansluta till mötet.

Ändra deltagarinställningar för ett Teams-möte

Ja, det är möjligt att dela upp i mindre grupper (så kallade breakout rooms). Det är dock endast organisatören som kan göra detta i dagsläget. Inom kort kommer Microsoft lansera möjligheten att flera i ett möte kan skapa breakout rooms.

Ja, om du bokar mötet via Teams så kan du lägga till mötet i en kanal i ett team. När du gör det så publiceras ett inlägg i kanalen där det står att du bokat ett möte och samtliga i teamet kommer att få en kallelse via e-post till deras Outlook.

Schemalägga ett möte i Teams

Ja, om du klickar på de tre prickarna i ett möte så kan du där välja att spela in. Det är viktigt att du alltid informerar deltagarna innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade. Samtliga deltagare i mötet får upp en informationsruta om att mötet spelas in.

Spela in ett möte i Teams

Team

Det finns några skillnader mellan att ha ett privat och ett offentligt team. Kom ihåg: om du råkar välja fel så går det att byta i efterhand.

Privat team: Ett privat team är bara tillgängligt för de personer som du bjuder in eller godkänner. I de flesta fall ska du välja ett privat team.

Offentlig team: Ett offentligt team är tillgängligt för alla vid Umeå universitet. Det innebär att när någon söker efter team så kan de hitta ditt team i en lista och sedan gå med utan att du behöver godkänna det. För de som är medlemmar i teamet är alla filer och allt innehåll sökbart.

Kom ihåg att både studenter och anställda kan se och gå med i offentliga team.

Det är möjligt att skapa 200 standardkanaler och 30 privata kanaler i ett team.

En privat kanal är endast tillgänglig för de personer som du vill ska ha åtkomst till kanalen. Personerna du bjuder in måste vara medlemmar i det team där den privata kanalen finns. Du kan alltså inte bjuda in en person till en privat kanal som inte är medlem i teamet.

Observera att om du har skapat en privat kanal kan du inte göra den öppen i efterhand.

Skapa en privat kanal

Det beror på vilken inställning teamets ägare valt. Under rubriken Hantera team kan teamets ägare välja medlemmarnas behörigheter och inställningar.

Hantera teaminställningar och behörigheter i Teams

När du skapar ett team finns fyra alternativ; Klass, PLC, Personal, Annat.

Välj alternativet Annat för att få ett team som går att bygga helt efter dina behov.

En ägare av ett team är den som administrerar teamet. Ägaren kan lägga till och ta bort medlemmar samt bestämma vilka behörigheter medlemmarna ska ha. Du kan ha flera ägare av ett team.

Lägga till medlemmar och ändra till ägare m.m

Om någon av misstag raderar filer i ett team så finns filerna att hämta från teamets papperskorg i SharePoint. Där finns filerna lagrade i 30 dagar. Efter 30 dagar ligger filerna i en sekundär papperskorg i 60 dagar innan de försvinner. Dina filer lagras i papperskorgen i 90 dagar.

Ta bort och återställa filer i Teams

Chattfunktionen tillåter dig att kommunicera med enstaka kollegor eller grupper i text och samtal. Du kan även dela skärm. Bara du och den du samtalar med kan se er chatt. Inlägg är någonting du skriver i ett team, ungefär som att skapa en tråd i ett forum.

För att skapa gemensamma ytor för samarbete så rekommenderar vi att du att skapar ett team. Konversationerna i teamet är synliga för alla i teamet och till skillnad från i chatten, knyts konversationerna ihop i trådar för att hålla ihop det aktuella ämnet.

I chatten kommunicerar ni i ett ständigt flöde medan konversationer i team delas upp i trådar för enklare uppföljning i samarbetet. En tumregel kan vara att använda chatten till mer vardagligt snack och korta avstämningar medan konversationer i team kan ses som ett mer formellt forum med sådant som kan vara bra att kunna följa upp vid ett senare tillfälle.

Ja, det går att flytta filer. Du klickar på de tre prickarna och väljer sedan att flytta. Du kan även öppna filerna i SharePoint för enklare hantering av filerna.

Nej, du kan bara skapa kanaler i ett team.

Ja, det går att byta namn på ett team. När du skapar ditt team skapas automatiskt en SharePoint-sida och dessa går inte byta namn på. Det innebär att när du byter namn på ditt team i Teams är detta bara ett visningsnamn. SharePoint-sidan kommer fortfarande att behålla ursprungsnamnet.

Ja, det går att byta namn på en kanal. Det gör du genom att klicka på de tre prickarna och välja ”Redigera den här kanalen”. Kom ihåg att ditt ursprungliga namn kommer att finnas kvar i det tillhörande dokumentbiblioteket i Sharepoint.

När man skapar ett team så skapas också en SharePoint i bakgrunden. Det är där filerna i teamet lagras. Filerna lagras rent tekniskt i din SharePoint-sida men du kan hantera dem direkt i Teams. SharePoint gör det möjligt att dela filer i Microsoft 365.

Du kan lägga till externa personer som en gäst i Teams. Alla som har ett e-postkonto, till exempel Outlook, Gmail eller liknande, kan gå med i ditt team som gäst.

Lägga till gäster i ett team i Teams

En gäst kan göra allt som övriga deltagare i ett team kan göra, förutom att lägga till flikar. Ägaren av teamet kan även ställa in om gästen ska få skapa kanaler eller inte i ett team.

Teaminställningar och behörigheter i Teams

Nej, i dagsläget är detta inte möjligt. Vi hoppas kunna erbjuda detta framöver.

Det beror på vilken version av officepaketet du har. Om du laddar ner Office från portalen (m365.umu.se) så får du möjlighet att använda Spara automatiskt i Word, Excel och Powerpoint.

Ja, du kan bygga din mappstruktur precis som på din dator. Skapa mappar i filytan för respektive kanal precis som du vill.

I skrivbordsapparna finns fler avancerade funktioner än i Teams, exempelvis möjligheten att arbeta utifrån mallar och den grafiska profilen. Förutom detta finns ingen skillnad.

Om du väljer att öppna dokumentet i skrivbordsapp och sparar så kommer det sparas automatiskt i teamet. Du behöver alltså inte ladda ner en kopia och alla medlemmar få åtkomst till dina ändringar. Om du arbetar i skrivbordsappen samtidigt som dina kollegor rekommenderar vi att ni laddar ner Office-paketet från Microsoft 365-portalen för att få funktionen “Spara automatiskt”. Precis som när du arbetar i webbgränssnittet kommer dina kollegor att se var redigering pågår (annars behöver ni spara regelbundet för att dina kollegor ska se dina ändringar).

Du kan ställa in aviseringar generellt för hela programmet. Du kan även ställa in aviseringar för specifika kanaler i ett team. Här kan du välja hur du vill bli aviserad för respektive kanal.

Hantera aviseringar i Teams

Ja, studenter har tillgång till Microsoft 365.

Ja, du kan se tidigare versioner och även återgå till tidigare versioner om du vill.

Visa tidigare versioner av Office-filer

Nej, det går tyvärr inte att flytta inlägg mellan olika team eller kanaler.

Chatt

Ja, det går att skapa en chatt med flera personer. Ange namnen efter varandra när du startar en ny chatt. Du kan också bjuda in fler personer till en befintlig chatt genom att klicka på ikonen med pluset längst upp i högra hörnet.

Starta en chatt i Teams

Ja, du kan radera en chatt, den tas då bort permanent för dig, men inte för de eller dem du chattar med.

Du kan även radera dina egna meddelanden i en chatt. Det gör du genom att klicka på tre prickarna på ditt meddelande och sedan klicka på Ta bort.

Ja, du kan välja att gå ur en chatt genom att klicka på de tre prickarna som dyker upp om du för muspekaren till chattens namn och sedan klicka på Lämna.