Vanliga frågor om Bookings

Uppdaterad:2024-07-04|Publicerad:2023-02-07

Microsoft Bookings är ett digitalt bokningsverktyg för att planera och schemalägga både digitala och fysiska möten. Du skapar antingen en delad bokningssida eller en personlig.

  • Bookings är integrerat med Outlook, vilket underlättar schemaläggningen 
  • Du kan schemalägga olika typer av bokningsbara tider och möten  

Microsoft Bookings är uppdelat i två: Bookings (delad boksningssida) och Bookingd med mig (personlig bokningssida)

Bookings med mig är ett digitalt personligt bokningsverktyg som integreras med din lediga/upptagna tid i din Outlook-kalender. Bookings är en onlinetjänst, så du behöver inte ladda ned något. Bookings med mig är en personlig bokningssida.

I Bookings kan du lägga upp olika tjänster, beroende på vad du vill erbjuda till kunder. I Bookings med mig, tillgängliggör du din tid för kunder. Den stora skillnaden är alltså att du väljer vilken typ av tjänst du erbjuder med Bookings, medan du enbart erbjuder din tid med Bookings med mig

Bookings kan du använda när du har en tjänst du vill att andra ska kunna boka in sig på, medan Bookings med mig kan du använda när du vill att andra ska kunna boka in sig på dina tider i din personliga kalender.

Du hittar Bookings via Microsoft 365 portalen (m365.umu.se).  

  1. Logga in med ditt Umu-ID i portalen 
  1. Leta efter Bookings i den vänstra panelen. Om du inte hittar Bookings, klicka på Alla appar och sök dig fram till Bookings.  

En av fördelarna med Bookings är att den som gör en bokning själv kan av- eller omboka sin tid om planerna ändras. Ni sparar på så vis tid för administrering. Många är även mer benägna att faktiskt avboka en tid som inte längre är aktuell om de kan göra det själva.

Nej, dina kunder kan bara se din bokningskalender som du har publicerat för dina tjänster eller tider. Dom kommer bara att kunna ta del av den tillgänglighet du satt upp – inte innehållet i din faktiska kalender. 

Ja, du som skapar bokningssidan kan välja om du vill att vem som helst kan boka eller om det krävs ett Umu-ID för att kunna boka. Med Bookings med mig styr du även med hjälp av vilken typ av länk du hänvisar till.

Ja, den som bokar får en bekräftelse på bokningen och det är även från denna som de sedan kan av- eller omboka sin tid.

Ledtiden avgör hur långt i förväg en bokning kan göras eller ändras. Kortaste ledtiden avgör hur nära inpå en tid kan bokas eller avbokas och längsta ledtiden avgör hur långt i förväg tjänsten eller mötestypen kommer att finnas tillgänglig att bokas. Möjligheterna med ledtider ser lite olika ut för Bookings och Bookings med mig.

Buffertiden avgör hur mycket tid som ska frigöras mellan bokningarna. Väljer du 0 här kommer bokningarna kunna göras kloss i kloss. Vår rekommendation är att du åtminstone sätter buffertid efter varje bokning så att du hinner sträcka på dig mellan dina möten. Du kan ställa in både före och efter. Detta betyder att om du har satt 5 minuter efter och 5 minuter före kommer du få sammanlagt 10 minuter paus för bokningar som ligger efter varandra.

Bookings – Delade bokningssidor

En tjänst är en bokningsbar aktivitet, som du kan anpassa utefter vad du vill att den ska innehålla och beroende på vad du erbjuder. Du kan anpassa tjänstens tider, bokningsbekräftelse och lägga till påminnelser till kunden.  

Ja, du kan skapa och hantera flera bokningssidor på ditt konto. På Bookings startsida kan du se alla dina bokningssidor.  

Ja. Du som skapar sidan kan lägga till fler administratörer som kan hantera och göra ändringar på bokningssidan. 

Ja. Du kan skapa flera tjänster, där du kan erbjuda olika typer av tider för kunder.  

Du väljer själv vilka typer av tjänster du vill sätta upp på din bokningssida. Du kan tillexempel använda det till handledning, kundmöten, intervjuer, utbildning, support eller studievägledning.  

Här kan läsa om hur du skapar en bokningssida: Skapa en bokningssida i Bookings

Ja. Om du vill ta bort en bokningssida lägger du ett ärende till ServiceDesk. I ärendet lägger du till URL till bokningssidan och vem det är som beställer borttagningen av sidan.  

Ja. Om du vill att det ska gå att boka ett rum eller en resurs, tillexempel en kamera, behöver den först ha en egen kalender. Kontakta ITS ServiceDesk för att sätta upp en kalender till din resurs eller rum. I ärendet är det bra om du meddelar vilken organisation resursen eller rummet tillhör, vilken URL bokningssidan har, vem som ska vara ägare till resursen samt vilka som ska ha tillgång till den utöver bokningssidan.

Ja, du som administratör väljer hur många som ska kunna boka den aktuella tjänsten. Standard är att tjänsten bara tar emot en person per tid men det ändrar du enkelt under grundläggande information på tjänsterna.

Bookings med mig – Personlig bokningssida

En mötestyp i Bookings med mig är motsvarigheten till en tjänst i en delad bokningssida. Mötestypen är med andra ord det du vill erbjuda till mottagaren att boka.

När du startar om en personlig bokningssida så väljer du om du vill göra dina bokningsbara mötestyper offentliga eller privata. Din bokningssida kan sättas upp precis som en delad bokningssida och göras tillgänglig för alla, en offentlig mötestyp. Har du en tillfällig mötestyp som du vill göra tillgänglig för några utvalda kan du välja att göra den privat och dela en länk till enbart den typen istället för hela din sida.

Offentlig: Om du väljer att göra mötestypen offentlig kommer den att synas för alla som har länken till din personliga bokningssida.

Privat: Om du väljer att göra mötestypen privat kan enbart de som får en direktlänk till just den mötestypen boka in en tid. Länken för en privat mötestyp är giltig i 90 dagar alternativt för engångsbruk. Det vill säga att när en boknings är gjord försvinner länken och den går inte att använda igen.

Behöver du fortfarande hjälp?

Klicka här för att kontakta ITS Servicedesk!