Administrera nominerade studenter i Solemove

Du som är internationell kontaktperson (IKP) vid en institution/fakultet har möjlighet att slussa inresande utbytesstudenters ansökningar vidare genom systemet Solemove. Genom att arbeta på detta sätt får du som IKP god kännedom om vilka studenter som blivit nominerade på dina utbytesavtal.

Om du som IKP inte gör detta steg, kommer ansökningarna hanteras av International Office (IO).

Löpande under nomineringstiden eller i anslutning till avslutad ansökningsomgång (15 oktober eller 15 april) måste nominerade studenters ansökningar slussas vidare för hantering av International Office (IO).

Börja hantera ansökan

  • Klicka på ’Arrived Applications’ i menyn till vänster och välj sedan studenten överst i listan.
  • Klicka på pennan bredvid ’Start processing the application’. När du klickar på den ändras ansökans status till ‘Application received’.  
  • ‘Release application’ innebär att du skickar tillbaka ansökan till fasen innan. Statusen återgår i detta fall till ‘Application sent’. 
  • Titta igenom flikarna Personal data’ och Home institution information’. 

Korrekt avtal och institution

  • Under fliken ’Study information’ kontrollerar du att korrekt ‘Department’ är ifylld. Du kan också själv lägga till den institution studenten ska studera vid. 
  • ‘Override applicant’s department choice’. Om institutionen är felaktig, kan du ändra den inlagda genom att bocka för den korrekta institutionen i listan som kommer upp. 
  • Om avtalet redan tillagt i nomineringen står det ett namn i fältet ’Agreements’. Då kontrollerar du bara att det ser korrekt ut och klickar sedan ’Save’. Om inget avtal finns tillagt, klicka på plusikonen och bocka för det korrekta avtalet från listan. 
  • Klicka sedan på ’Select’ och sedan ’Save’.

Skicka vidare till International Office

  • Klicka ‘Send for approval’. 
  • En pop up ruta dyker upp. Se till att ’In admissions’ är ikryssat och att korrekt mottagande institution är ifylld. Du kan ändra institution genom att klicka på pilen.
  • Klicka sedan igen på ’Send for approval’. 

Statusen på ansökan blir nu ‘Sent for acceptance’. Ansökan hamnar under ’Application in process’ .

Upprepa stegen med samtliga studenter. När du har gjort detta går nomineringen vidare till International Office för handläggning.