Google Apps avvecklas – vad gör jag? (Studentinformation)

Universitetet kommer att avveckla användningen av Google Apps till den 31 mars 2022. Avvecklingen innebär att du som idag använder Google Apps kommer behöva flytta ditt material och välja andra tjänster för att samarbeta och lagra och dela filer.

Universitet har beslutat att avveckla Google Apps eftersom det saknas ett personuppgiftsbiträdesavtal som medför att vi inte kan uppfylla kraven i dataskyddsförordningen. I april 2020 beslutade därför universitetet att rekommendera Office 365 som den huvudsakliga tjänsten för att samarbeta, anteckna, kommunicera samt lagra och dela filer.

Så flyttar du från Google Apps

  • Nedan beskriver vi vad du som student och användare av Google Apps behöver göra för att flytta från Google Apps till en annan tjänst.
    Om du idag vidarebefordrar din e-post från din umu.se-adress till din Gmail ska du upphöra med detta.
  • Om du stöter på problem eller behöver hjälp med något kan du höra av dig till Servicedesk.
    Tips! Passa på att rensa ditt material när du genomför flytten. Reflektera över vad du behöver behålla och vad du kan ta bort för att förenkla och förkorta överföringen.

Vart och hur exporterar jag mitt material?

Vi rekommenderar dig som student att flytta över ditt material på Google Apps till ett privat google-konto. Här finner du en manual för hur du gör det. Om du har mycket material på Google Apps, och vill hitta en nya tjänst att lagra dina filer på kan du använda Google Takeout. Med Google Takeout kan du spara ned filerna till din dator för att själv sedan ladda upp filerna på valfri tjänst. Här är vår manual för hur du flyttar med hjälp av Google Takeout.

Om du inte vill spara materialet på din egna dator eller på ett privat google-konto kan du ladda upp ditt material i tjänsten som rekommenderas av universitetet, Office 365. Du vet väl om att du som student har gratis tillgång till Office 365? Tjänsten innehåller många appar du kan använda som verktyg för att lagra filer, hantera kalender och e-post, anteckna och samarbeta med dina kursare. Se Relaterade länkar till vänster för manualer om hur du startar igång din användning av Offie 365.
Läs mer om Office 365 här.

Vilken app inom Office 365 kan jag flytta till?

  • Har du använt Google Drive? Motsvarigheten i Office 365 är Onedrive.
  • Har du använt Gmail eller Google Kalender? Motsvarigheten för dessa två appar finns i Outlook.
  • Har du använt Google Dokument, Kalkylark och Presentationer? Motsvarigheten i Office 365 hittar du i Word, Excel och PowerPoint.
  • Har du använt Google Meet, Grupper eller Hangouts? Då har du alla dessa funktioner samlat på appen Teams.
  • Har du använt Google Formulär eller Google Jamboard? Liknande funktioner i Office 365 finner du i Forms och Whiteboard.
  • Har du använt Google Sites? Motsvarigheten i Office 365 är Sharepoint.

 

Tänk på att exporten kan ta allt mellan några minuter till flera dagar. Har du väldigt mycket data kan det ta över en vecka. Därför rekommenderar vi att du exporterar innehållet i god tid innan avvecklingen av Google Apps.

Vanliga frågor om avvecklingen av Google Apps

Jag vill inte ha kvar något av mitt innehåll i Google Apps, behöver jag göra något då?
Nej, då behöver du inte göra någonting.

Jag ska starta ett nytt digitalt samarbete, vilken tjänst ska jag använda istället?
Umeå universitet har valt Office 365 (Teams och Sharepoint) som tjänst för digitala möten och samarbeten.

Kommer det att vara möjligt att begära ut en kopia på innehållet efter 31 mars 2022?
Nej, ingen säkerhetskopieringen av innehållet kommer att göras på grund av materialets omfattande storlek. Innehåll som är kvar efter detta datum kommer att raderas och därmed gå förlorade.

Hur lång tid beräknas överföringen ta?
Svårt att veta. Google lämnar inga garantier eller riktlinjer. Börja i god tid för att säkerställa att du hinner få över ditt material innan tjänsten avvecklas. Tänk på att ha kvar ditt konto under tiden som förflyttningen pågår. Det kan ta upp till sju dagar men ju större mängd data – ju längre tid tar det. Vänta inte för länge.

Använd Google Drive app för att exportera filer (Windows)

I denna manual visar vi hur ni använder GoogleDrive app på din Windowsdator för att ladda ned (kopiera) dina filer. Har du inte laddat ned eller installerat Google Drive app se manual: länka.

Steg 1. Hitta Google Drive appen och dina filer

  1. Gå till aktivitetshanteraren i höger hörn och klicka på Pil och Google Drive ikon. 
    hitta google drive app - aktivetsfältet
  2. Om du inte hittar ikonen är du inte inloggad. Gå till sökrutan i Windows aktivitetsfält och sök på Google Drive.Sök google drive i aktivetssökrutan
  3. Klicka på kugghjulet och välj Inställningar
    Googe drive app inställningar
  4. Under fliken Min PC kan du ladda upp filer eller mappar från din dator till din GoogleDrive.
  5. Välj fliken Google Drive för att se dina filer från din GoogleDrive.

Google drive inställningar

Skillnaden på Streama och Spegla filer

Under fliken Google Drive väljer du inställningar för hur du vill hantera dina filer. Du kan välja mellan att Streama eller Spegla dina filer. Här beskriver vi skillnaden mellan dem.

  1. Välj Streama filer om du vill lagra alla dina drive-filer endast i molnet. Detta innebär att du inte kan öppna filerna på din dator utan endast i webben.
  2. Välj Spegla filer om du vill lagra alla dina drive-filer i molnet och på din dator. Detta innebär att du kan få åtkomst till alla dina drive-filer via Findern och alla filer är automatiska tillgängliga offline. Läs mer om Streama och spegla filer här
  3. När du ha läst och valt alternativ – välj sedan Öppna i Utforskaren för att komma till mappen med dina GoogleDrive filer i Utforskaren.
    Google drive inställningar - välj stream elle spegla filer - öppna i utforskaren

Steg 2 Ladda ned filer från Google Drive app till din dator

Här visar vi hur du laddar ned filer från Google Drive appen till din dator. **Observera** du kan inte ladda ned filer som är skapad med Googles format (ex. Google, Dokument, Kalkylark, Presentation, Formulär mm.). Om du har många filer som är skapade i Googles Format rekommenderar vi Google Takeout, se manual här (LÄNKA).

  1. Gå till utforskaren > Den här datorn >Google Drive > Min enhet. 
  2. I bilden nedan visar vi på hur du ser skillnad mellan Google och Microsoft/övriga filformat.
    • Ruta A representerar Google, Dokument, Formulär, Presentation. Detta kan du inte ladda ned på din dator.
    • Ruta B representerar ett PowerPoint dokument (Microsoft), en PNG fil (övrigt filformat) och Excel dokument (Microsoft). Dessa filtyper kan du ladda ned på din dator.
    • Ruta C representerar en mapp. Du kan ladda ned mappar på din dator. **Observera** att den mappen måste enbart innehålla filtyper som inte är Googles egna format.
      Google drive app - ladda ned filer - förklaring av dokument typer och välj rätt
  3. För att ladda ned dokument från din Google Drive app, dra och släpp Microsoft/övriga filformats dokument från din Google Drive mapp i utforskaren till lämplig plats på din dator. Bilden nedan visar på hur jag drar och släpper en Microsoft Excel fil från mina Google Drive app till Skrivbordet.
    • **Observera** när du drar och släpper en fil kopierar du filen. Se till att inte arbeta något mer i dina filer i Google Drive efter du har kopierat.
    • Tips: Se till att skapa en struktur hur du drar och släpper filer. Exempelvis skapa en mapp på skrivbordet som heter Google Drive app filer.
    • **Observera** Om du har många filer i din Google Drive mapp är det viktigt att du har plats på datorn innan du kopierar dina filer.
      Google Drive app - dra och släpp filer
  4. **Observera** om du drar och släpper en fil som är ett Google Format kommer ett felmeddelande som ser ut så här. 
    Google Drive app - dra och släpp - felmeddelande

Steg 3 Ladda upp filer till OneDrive

Efter du har kopierat dina filer från Google Drive mapp till din dator är det lämpligt att ladda upp dem i Microsoft OneDrive. I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare kommer upp. Välj skrivbord och den mapp du kopierade dina Google Drive filer till och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta kan eventuellt visa sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta.
  9. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.
  10. Du kan även synkronisera dina OneDrive filer till datorn. 

Exportera Google data via Google Takeout: Komplett användarguide

Detta är en komplett användarguide för dig som vill exportera filer från Googles produkter till din dator, för att sedan ladda upp filerna på en säker molnlagringsyta. 

Vad är Google Takeout?

Google Takeout är en tjänst från Google som gör det möjligt för användare av Google-produkter att exportera sina data till sin dator eller andra lagringsplatser.

Du kan exportera och ladda ned data från de Google-produkter som du använder, till exempel:

  • e-postmeddelanden från Gmail
  • filer från Drive
  • uppgifter från Kalender
  • foton från Foto
  • videor från YouTube

När är det lämpligt att använda Google Takeout?

Det finns flera anledningar till varför du bör använda Google Takeout.

  • Om du har använt Googles egna format, exempelvis Google Dokument, Kalkylark och Presentationer, är Google Takeout väldigt användbart eftersom tjänsten konverterar data från Googles format till Microsofts format (exempelvis Google Dokument till Microsoft Word). Har du skapat flertalet Google filer i deras format kan du med hjälp av Google Takeout genomföra din överföring i en enda export viket är tidsbesparande.
  • Om du har stor mängd av olika filtyper – som inte är Googles egna format – rekommenderar vi Google Drive applikationen (länka manual). Med hjälp av Google Drive applikationen kan du överföra filer till din slutdestination, exempelvis OneDrive eller trygg fil yta beroende på vad filerna har för informationsklassning.
  • Om du har väldigt få filer rekommenderar vi att ni laddar ned era filer från Google drive på webben till eran dator. **Observera** du kan enbart exportera en fil i taget med hjälp av Google Drive på webben. Om du har flera filer rekommenderar vi därför Google Takeout vilket gör att processen går snabbare.

Hur använder jag Google Takeout?

I denna användarguide som kommer nedan redogör vi för hur du använder Google Takeout för att exportera dina filer från Googles produkter till din dator till lämplig slutdestination. Guiden består av sex steg och kommer även att innehålla tips för att undvika fallgropar i exporten.

 

Logga in på ditt Google Apps-konto

  1. Klicka här för att logga in.
  2. Klicka på den blå knappen Logga in via Umeå universitet.
  3. Skriv in ditt Google Apps-Umu-id (Umu-id@gapps.umu.se) och ditt lösenord.

Steg 1: Hitta Google Takeout och logga in med rätt konto

  1. Gå till Google Takeout
  2. Välj ditt Gapps-konto i listan. **Observera** om du har flera Google konton är det viktigt att välja rätt.
  3. Finns inte ditt Gapps-konto i listan. Välj Använd ett annat konto och logga in med ditt Umu-id@gapps.umu.se
    google takeout - Välj konto
  4. **Observera**. Om du redan är inloggad till ett Google konto när du går till webbadressen för Google Takeout måste du kontrollera att du är inloggad på ditt Gapps-konto. Gör så här:
    1. Klicka på symbolen för ditt Google konto i höger hörn av webbläsar-fönstret.
    2. Kontrollera att du är inloggad med ditt umu-id@gapps.umu.se
    3. Om du inte är inloggad med ditt Gapps-konto, välj det i listan bland utloggade konton.
    4. Om du inte ser ditt Gapps-konto. Klicka på Lägg till ytterligare ett konto, och logga in med ditt umu-id@gapps.umu.se
      google takeout - inloggad med fel konto - byt konto
  5. Du kommer till Umu log-in sidan. Skriv in ditt Umu-id och lösenord, och klicka Sign-in.
    Umu log in sida
  6. Nu är du inloggad i Google Takeout med ditt google-konto. Gå vidare till steg 2.

Steg 2: Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export

I detta steg visar vi hur du väljer vilka produkter du vill exportera data ifrån.

  1. Innan du väljer produkter börja med att skrolla ned i listan för att se olika typer av produkter som du kan exportera data ifrån.
  2. Varje produkt har en bock-ruta. Bocka i ruta vid den produkt du vill exportera data ifrån.
    • Tips: För att underlätta exporten bocka bara i produkter som du har filer lagrad i (exempelvis Google Drive).
    • **Observera** Om du vill exportera data från Gmail kontakta servicedesk.
  3. Klicka på Avmarkera alla för att avmarkera alla produkter. (Ett tips är att göra detta om du exempelvis mest riktar in dig på att exportera från ett fåtal produkter).
  4. Här kan du se hur många produkter du har markerat.
    Google takeout startsida
  5. För att demonstrera Google Takeout, låt säga att jag vill exportera data från alla produkter. Då ser det ut så här:
    1. Klicka Markera alla 
      google take out markera alla
    2. Kontrollera att 38 av 38 produkter är markerade
      Google takeout - kontrollera att alla produkter är markerade
    3. Skrolla längst ned på sidan och klicka på Nästa Steg. 
      Google take out - skrolla längst ned och klicka nästa steg
    4. Nu är detta steg klart gå sedan vidare till Steg 3 i manualen.

Steg 3. Välj filtyp, frekvens och mål

I detta steg visar vi hur du bör agera vid val av filtyp, frekvens och mål av din export.

Visningsmetod

Det första valet du ska göra handlar om hur och var du får dina exporterade filer. **Observera** I detta moment kan ni välja olika alternativ. Vi rekommenderar valet – Skicka en hämtningslänk via e-post.

Varför?

  • Väljer du Lägg till i Drive kommer din data att försvinna eftersom vi stänger ned Google Drive.
  • Väljer du Lägg till Dropbox exporterar du data från ditt gApps till ett privat Dropbox konto. Då sparas data på en server på amerikansk mark. Det innebär att du inte följer datalagen.
  • Väljer du Lägg till i OneDrive exporterar du data från ditt gApps till ett privat Microsoft konto. Du kan tyvärr inte exportera data direkt till ditt UmU Microsoft 365 konto.
  • Väljer du Lägg till Box exporterar du data från ditt gApps till ett privat Box konto. Då sparas data på en server på amerikansk mark. Det innebär att du inte följer datalagen.

Vi rekommenderar därför att du väljer alternativet Skicka en hämtningslänk via e-post. Gör så här:

  1. Klicka på Pilen
  2. Välj Skicka en hämtningslänk via e-post.
    Google Takeout - steg 3 välj frekvens och mål - visningsmetod

**Observera** Vad innebär detta rent praktiskt?

  • Du får ett e-postmeddelande med en nedladdningslänk när filerna är klara. (mer info kommer i steg 4).
  • Du har en vecka på dig att ladda ned filerna. (mer info kommer i steg 4).

Frekvens

Här väljer du hur ofta du vill exportera. Eftersom vi stänger ned ditt gApps konto är detta är en export.

  1. Välj Exportera en gång.
    google takeout - steg 3 - frekvens - exportera en gång

Filtyp och filstorlek

Här väljer du filtyp och filstorlek.

  1. Klicka på Pil. Du kan välja mellan .zip eller .tgz. Vet du inte vad du ska välja – välj .zip.
  2. Klicka på Pil vid 2GB. Du kan välja mellan 1, 2, 4, 10, 50GB. Är du osäker välj 2GB.
  3. Avsluta med att klicka på Skapa Export.
    filtyp och filstorlek
  4. Nu är din export klar. En ruta visas som förklarar exportens förlopp. Se bild.
    exportens förlopp

Säkerhetskontroll

**Observera** Innan din export startar kan det vara så att du får ett mail där du behöver bekräfta din identitet. Mailet ser ut så här:

  1. Klicka på Kontrollera aktivitet
    Google takeout steg 3 - Säkerhetskontroll av identitet innan export startar
  2. Klicka på Ja, det var jag
    Google takeout - kontrollera att du är du take out mail
  3. Nu påbörjas exporten, ett mail med nedladdningslänk kommer till dig e-post.**Observera**Beroende på hur många filer du exporterar kan exportprocessen kan timmar och till och med flera dagar, innan du får ett mail med nedladdningslänken. Gå vidare till steg 4.

Steg 4 Ladda ned dina exporterade filer

I detta steg visar vi hur du laddar ned dina exporterade filer via nedladdningslänk från din e-post till din dator. Beroende på hur många filer du exporterar kan det kan ta lite tid innan du får ett mail med nedladdningslänken. Om du känner att du har väntat länge kan du kontrollera om du fått ett säkerhetsmail från Google att bekräfta din identitet (se föregående rubrik).

  1. Gå till din e-postinkorg och sök på Takeout eller leta efter ett mail från noreply@google.com. Mailet ser ut så här:
  2. Klicka på Ladda ned dina filer
    Google takeout - nedladdnignslänk via mail
  3. Du kommer till Google Takeout under fliken hantera exporter. Om du har gjort tidigare exporter samlas dem här. Här kan du se hur stora exporterna är, när du skapade dem och hur länge filerna finns tillgängliga att ladda ned.
    • **Observera** Länken måste laddas ned inom en vecka. Om du hinner ladda ned i tid, måste du göra om hela exporten. Klicka Skapa ny export.
    • **Observera** Läs beskrivningen under rubriken Hantera exporter.
  4. Klicka på Pil för att se vad din export innefattar för produkter. (Om du känner att det blev fel produkter. Ingen fara. Det är det bara att göra om exporten. Klicka Skapa ny export).
  5. Klicka på Hämta för att starta nedladdningen av din export.
    Google takeout - steg 4 - hantera exporter
  6. Nedladdning påbörjas.
  7. Vid användning av Chrome som webbläsare, klicka på Zip-filen Takeout längst ned i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - chrome
  8. Vid användning av Edge som webbläsare, klicka på Öppna fil under Zip-filen Takeout högst upp till höger i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - edge
  9. Dina filer är nu nedladdade. Filerna hamnar i mappen Hämtade filer. Gå vidare till steg 5

Steg 5 Hantera dina filer på datorn

Här visar vi hur du kan hantera och ladda upp dina exporterade filer för att minska förvirring och fallgropar. Dina exporterade filer hamnar i mappen hämtade filer i ett zip format. **Observera** se till att du har tillräcklig plats på din dator innan du kopierar filerna till din dator.

  1. Gå till Utforskaren > Den här datorn > Hämtade filer. 
  2. Välj Zip-filen som startar med Takeout 
    google takeout - steg 5 - utforskaren hämtade filer - välj takeout
  3. Utforska och sortera dina exporterade filer. Som ni ser på bilden nedan skapas en mapp för varje produkt som du valde att exportera. (Det är därför steg 2 – Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export är viktig!).
    google take out steg 5 - hantera filer i utforskaren
  4. När du har sorterat dina exporterade filer i Takeout-mappen, Dra och släpp den exporterade mappen till ditt skrivbord. **Observera** se till att du har plats på din dator. Det ser ut så här:
    dra och släpp den exportede mappen till skrivbord
  5. En laddningsruta kommer att komma upp. Beroende på hur många filer du har kan detta ta tid. Vänta tills kopieringen är klar.
    laddningsruta efter dra och släpp filer till skrivbord
  6. När kopieringen till skrivbordet är klar. Byt namn på mappen så att du kommer ihåg vad de innehåller. (exempelvis “Google Drive export”). Gå sedan vidare till Steg 6.

 

Steg 6 Ladda upp filer till OneDrive

I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare/finder kommer upp. Välj skrivbord och din Google Takeout export med det nya namnet på mappen och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta visar sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.

 

För mer information om hur du använder OneDrive klicka här

Övriga frågor? Kontakta ServiceDesk.

 

 

 

Installationsguide Google Drive applikation för datorn (windows)

Denna guide visar hur du laddar ned, installerar och ställer in rätt inställningar för Google Drive app på din windows-dator.  

Steg 1 Ladda ned

  1. Gå till Ladda ned Google Drive och klicka på ladda ned Drive för datorn.
    Installationsguide googe drive app -Ladda ned drive för datorn
  2. Nedladdnings påbörjas. Vänta 2-3 minuter.
  3. När nedladdning är klar öppna filen.
    • Vid användning av Chrome som webbläsare: Klicka på GoogleDriveSetup.exe, längst ned i webbläsarfönstret.
      installationsguide goolgle drive app - Google chrome klicka på nedladdning
    • Vid användning av Edge som webbläsare: Klicka på fliken nedladdningar i höger hörn. Välj sedan GoogleDriveSetup.exe, klicka öppna fil.
      nedladdningar edge internetfönster - öppna fil

Steg 2 Installera

  1. När nedladdningen är klar kommer denna ruta upp.
  2. Välj Lägg till en appgenväg på skrivbordet om du vill ha Google Drive appen på skrivbordet. (Rekommenderas)
  3. Välj Lägg till genvägar till Google Dokument, Kalkylark och Presentationer om du vill ha en genväg att skapa Google dokument. (Rekommenderas inte)
  4. Klicka sedan Installera.
    installera goolge drive windows

5. Installation genomförs, gå vidare till steg 3.

Steg 3 Logga in

  1.  När installationen är klar visas denna ruta.
  2. Välj Logga in med webbläsaren.
    Logga in med webbläsaren windows
  3. Skriv in ditt umu-id@gapps.umu.se och klicka Nästa.
    logga in google drive app windows - skriv in umu gapps id
  4. En ny säkerhetsruta kommer upp, läs igenom och klicka Logga in.
    logga in google drive app windows
  5. **Observera** om du har flera Google konton kan inloggningen se ut så här.
  6. Kicka på Gapps konto.
  7. Om inte Gapps kontot syns i listan, klicka Använd annat konto.
    logga in google drive app windows - välj konto
  8. Du är nu inloggad i Google Drive app. Det ser du genom att gå till Aktivitetsfältet, klicka på Pilen och sedan ikon för Google Drive app.
    hitta google drive app - aktivetsfältet

Använd Google Drive app för att exportera filer till din Macdator

I denna manual visar vi hur ni använder GoogleDrive app för att ladda ned (kopiera) dina Google Drive filer till din Mac dator.

Steg 1 Hitta Google Drive filer i Finder

  1. Alla dina filer du har på GoogleDrive i webben kommer finns i din Finder.
  2. Gå till Finder och sök i menyn till vänster och klicka på GoogleDrive.
  3. Klicka på My drive för att se dina sparade filer i din GoogleDrive.
  4. Klicka på Shared drives för att se dina delade filer i GoogleDrive.
    Finder - googledrive - min drive - shared drive
  5. Om du inte hittar Google Drive mappen. Gå till aktiveringsfältet högst upp på din skärm där du ser dina tillägg och klicka på GoogleDrive app. (Om ikonen är skuggad som på bild behöver du logga in)
    top aktiveringsfält - klicka driveapp
  6. Klicka på Icon för inställningar och sedan Preferences (inställningar).
    Öppna och hantera GoogleDrive app för mac - hantera filer
  7. Under filen My Macbook Pro kan du ladda upp filer eller mappar till din GoogleDrive från din dator.
  8. Välj fliken GoogleDrive för att se dina filer från din GoogleDrive.
    GoogleDrive preferences

Skillnaden på Streama och Spegla filer

Under fliken Google Drive väljer du inställningar för hur du vill hantera dina filer. Du kan välja mellan att Streama eller Spegla dina filer. Här beskriver vi skillnaden mellan dem.

  1. Välj Streama filer om du vill lagra alla dina drive-filer endast i molnet. Detta innebär att du inte kan öppna filerna på din dator utan endast i webben.
  2. Välj Spegla filer om du vill lagra alla dina drive-filer i molnet och på din dator. Detta innebär att du kan få åtkomst till alla dina drive-filer via Findern och alla filer är automatiska tillgängliga offline. Läs mer om Streama och spegla filer här
  3. När du ha läst och valt alternativ – välj sedan Öppna i Finder för att komma till mappen med dina GoogleDrive filer i Utforskaren.
    Googledrive prefereces - hantera googledrive filer

Steg 2 Ladda ned filer från Google Drive app till din dator

Här visar vi hur du laddar ned filer från Google Drive appen till din dator. **Observera** du kan inte ladda ned filer som är skapad med Googles format (ex. Google, Dokument, Kalkylark, Presentation, Formulär mm.). Om du har många filer som är skapade i Googles Format rekommenderar vi Google Takeout, se manual här (LÄNKA).

  1. Gå till utforskaren > Den här datorn >Google Drive > Min enhet. 
  2. I bilden nedan visar vi på hur du ser skillnad mellan Google och Microsoft/övriga filformat.
    • Ruta A representerar Google, Dokument, Formulär, Presentation. Detta kan du inte ladda ned på din dator.
    • Ruta B representerar ett PowerPoint dokument (Microsoft), en PNG fil (övrigt filformat) och Excel dokument (Microsoft). Dessa filtyper kan du ladda ned på din dator.
    • Ruta C representerar en mapp. Du kan ladda ned mappar på din dator. **Observera** att den mappen måste enbart innehålla filtyper som inte är Googles egna format.
      Google drive app - ladda ned filer - förklaring av dokument typer och välj rätt
  3. För att ladda ned dokument från din Google Drive app, dra och släpp Microsoft/övriga filformats dokument från din Google Drive mapp i utforskaren till lämplig plats på din dator. Bilden nedan visar på hur jag drar och släpper en Microsoft Excel fil från mina Google Drive app till Skrivbordet.
    • **Observera** när du drar och släpper en fil kopierar du filen. Se till att inte arbeta något mer i dina filer i Google Drive efter du har kopierat.
    • Tips: Se till att skapa en struktur hur du drar och släpper filer. Exempelvis skapa en mapp på skrivbordet som heter Google Drive app filer.
    • **Observera** Om du har många filer i din Google Drive mapp är det viktigt att du har plats på datorn innan du kopierar dina filer.
      Google Drive app - dra och släpp filer
  4. **Observera** om du drar och släpper en fil som är ett Google Format kommer ett felmeddelande som ser ut så här. 
    Google Drive app - dra och släpp - felmeddelande

Steg 3 Ladda upp filer till OneDrive

Efter du har kopierat dina filer från Google Drive mapp till din dator är det lämpligt att ladda upp dem i Microsoft OneDrive. I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare kommer upp. Välj skrivbord och den mapp du kopierade dina Google Drive filer till och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta kan eventuellt visa sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta.
  9. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.
  10. Du kan även synkronisera dina OneDrive filer till datorn. 

Installationsguide: Google Drive för datorn (Mac)

I denna guide visar vi hur du laddar ned, installerar och ställer in rätt inställningar för Google drive app på din Mac-dator.

Steg 1. Ladda ned

  1. Gå till Ladda ned Google Drive och klicka på Ladda ned Drive för datorn.
    Installationsguide googe drive app -Ladda ned drive för datorn
  2. Ett Finder-fönster öppnas. Välj Pilen för att välja plats på filen, och kicka Spara.
    installera google drive app mac - välj mapp i Finder
  3. Nedladdnings påbörjas. Vänta 2-3 minuter.
  4. När nedladdning är klar öppna filen.
    • Vid användning av Chrome: Klicka på GoogleDriveSetup.exe, längst ned i webbläsarfönstret.
      installationsguide goolgle drive app - Google chrome klicka på nedladdning
    • Vid användning av Edge: Klicka på fliken Nedladdningar i höger hörn. Välj sedan GoogleDriveSetup.exe, klicka Öppna fil.
      nedladdningar edge internetfönster - öppna fil

Steg 2 Installera

  1. När nedladdningen är klar kommer denna ruta upp, klicka på GoogleDrive.pkg.
    Installera google drive app mac - klicka på app
  2. Installationen påbörjas. Klicka Fortsätt.
    Installera google drive app mac
  3. Välj var du vill lagra GoogleDrive appen genom att klicka på byt installationsplats (change install location).
  4. Klicka sedan Installera.
    Installera google drive app mac - byta installationsplats

 

Steg 3 Logga in och ställ in rätt inställningar

Nästa steg är att logga in och ställa in rätt inställningar så att du kan använda GoogleDrive app.

  1. Gå till Launchpad i Dock och sök och öppna GoogleDrive.
  2. Klicka på GoogleDrive icon i top aktiveringsfältet.
    top aktiveringsfält - klicka driveapp
  3. Klicka på Sign in with browser (logga in med webbläsare)
    logga in Googledrive app mac
  4. Du kommer till din webbläsare som ber dig att logga in.
  5. Om du har flera Google-konton, klicka på Use another account.
    logga in - välj google konto mac
  6. Skriv in ditt umu-id@gapps.umu.se och klicka Next.
    logga in med umuid mac
  7. Du dirigeras till Umu log-in sida. Logga med ditt umu-id@gapps.umu.se och lösenord och klicka Sign in.
    logga in drive mac - skriv in umuid
  8. Efter detta moment kommer din Mac dator att säga ifrån, någon av dessa rutor kan dyka upp. Klicka på Open Security & Privacy settings.
    systeminställningar mac app login
  9. Under Säkerhet och privat inställningar, gå till Privacy (privat), klicka på Accessibility (tillgänglighet) och sedan bocka i Google Drive.
    Säkerhetsinställningar bocka i google drive
  10.  Gå sedan till fliken General och klicka Restart (starta om dator).
    security and privacy settings - general - restart computer
  11. Din dator startas om och du kan nu öppna och använda GoogleDrive app på din dator.
  12. För att veta mer hur du använder GoogleDrive appen – gå vidare till manual (Länka)