Administrera Online Learning Agreement för utresande student
Denna manual beskriver hur du som IKP (Internationell kontaktperson) gör för att administrera ett Online Learning Agreement för utresande utbytesstudenter. Om du har frågor kontakta solemove@umu.se.
Om du är student som ska skapa ett Online Learning Agreement så ska du istället använda manualen Create an Online Learning Agreement.
Logga in
Gå till Solemove och logga in med ditt Umu-id.
Observera!
Om du inte kan se fliken Learning Agreements i Solemove så innebär det att du inte har rätt behörighet. Skicka i så fall ett mejl till solemove@umu.se för att få rätt behörighet.
Du har endast behörighet att se de OLA som är kopplade till din institution (studenten måste ha valt din institution i sin ansökan under ’Unit responsible for the nomination round’).
Så fungerar Online Learning Agreement (OLA) för studenter
En student kan skapa sitt OLA när hen har blivit antagen till utbytesstudier inom Erasmus, d.v.s. när hens ansökan har statusen ’Acceptance information sent’ eller ’Confirmed’ i Solemove.
Det finns en manual för utresande studenter som beskriver hur de kan skapa ett OLA i SoleMove. Länk till studenternas manual
OBS!
Studenten kan skapa ett OLA även om partneruniversitetet inte har någon shac-kod än. Då kommer studenten att få ett felmeddelande. Dokumentet kan inte handläggas förrän partneruniversitetet har skaffat sitt shac. Detta är tyvärr inget vi kan påverka.
Så hittar du Online Learning Agreements
Så fort en student har skapat sitt OLA så kommer du att se det under Outgoing Learning Agreements, även om studentens OLA inte har blivit skickat till er för godkännande.
- Det finns många sätt att filtrera fram utresande OLA. Du kan exempelvis filtrera per handläggare, vilket fakultet/institution vid universitetet, partneruniversitet och även per utlysning.
- Ett exempel på hur du kan söka är att du anger att du vill hitta alla godkända OLA (status = confirmed) som har varit på utbyte på Freie Universität Berlin (Host institution = Freie Universität Berlin) under höstterminen 2021 (exchange start earliest = 10.08.2021 OCH exchange end date latest = 16.01.2022).
Olika statusar för OLA i Solemove
Ett Online Learning Agreement för en utresande student har 4 olika statusar i SoleMove:
- Wait student’s confirmation: Skapat av studenten men ännu inte inskickat.
- Wait home’s confirmation: Studenten har skickat in sitt OLA. Handläggarens e-postadressen som angivits får en notifikation via mejl.
- Wait host’s confirmation: OLA:t har granskats och godkänts av studentens institution eller fakultet på universitetet.
- Confirmed: OLA:t är signerat av alla parter.
Observera att det i nuläget inte finns någon status för ’cancelled’ (avhopp) i Solemove:s OLA-modul.
Uppgifter du kan redigera i ett OLA
Som handläggare finns det vissa fält i ett OLA som du kan redigera, som exempelvis:
- kontaktuppgifter på Responsible person at the sending institution.
- kontaktuppgifter för Responsible person at the receiving institution.
Däremot kan du inte ändra uppgifter om studentens fakultet, längden på utbytet, namn på partneruniversitet eftersom dessa uppgifter hämtas direkt från studentens ansökan.
Du kan nu även redigera studentens EU-subject area och Language knowledge. Det går endast att redigera utifrån de val studenten angivit i sin Solemoveansökan. Språket bör vara det språk studenten har majoriteten av sin undervisning på.
Att kommentera på OLA
Granska alla fält i OLA:t innan du klickar ’Confirm’. Särskilt viktiga fält att kontrollera (inom Erasmusutbyten) är: Language knowledge, Eu subject area, Study cycle. Om studenten exempelvis har fyllt i någonting felaktigt så kan du skicka tillbaka hens OLA och be hen att rätta till felet. Tryck i så fall ’Unlock’ och lägg till en kommentar (Comment) så att studenten vet vad som behöver ändras.
När du har lagt in en kommentar kommer studenten få ett mejl om detta.
Tänk på att studenten också kan kommentera i sitt OLA. Dessa kommentarer förs inte över via EWP.
Studentens val av kurser
Om du klickar på ’Study program at the receiving institution’ så listar Solemove alla kurser som studenten planerar att läsa under sitt utbyte.
Om en eller fler kurser inte stämmer, välj då att låsa upp OLA:t gick att klicka ’Unlock’ och be studenten att justera sitt study program.
Studentens OLA kommer då att flyttas till redigeringsläget, vilket gör att du som handläggare inte kan skicka OLA:t vidare till partnern för signering.
Erasmus+ regler kräver att alla studenter registrerar sig för 30 ECTS per termin vid värduniversitetet. Annat antal ECTS kan endast godkännas i de fall där värduniversitetets heltidsstudier anger annat antal poäng(mellan 26 and 32 ECTS) .
Fylla i Recognition at the sending institution
Det finns olika sätt att fylla i detta fält och varje institution kan informera sina studenter om hur de ska fylla i detta.
En rekommendation är att uppmuntra studenterna att ange en ’mobility’-kurs som motsvarar 30/60hp, så att de kan tillgodoräkna poängen efter att utbytet har ägt rum. Fältet ’Component code’ är obligatoriskt. Om studenten inte hittat kurskoderna hos partneruniversitetet, så rekommenderas de skriva in N/A.
’Virtual components and recognition’ är endast aktuellt vid en annan study plan med enbart virtuella/online kurser.
Skicka OLA till partneruniversitet
- Om all information som finns i OLA:t nu är rätt, tryck på ’Confirm’ för att skicka OLA:t till partneruniversitetets system.
- När partneruniversitet har signerat dokumentet, kommer OLA:t status ändras till ’Confirmed’. Rubriken ’Commitment of the three parties’ blir uppdaterad med partnerns signatur, kontaktuppgifter och tidsstämpel.
Se vilka förändringar som är gjorda
Under ’Changes to the learning agreement’ kan du se vilka eventuella ändringar som är gjorda.
