Fylla i Erasmusavtal inför digital signering

Nu är det möjligt att förbereda avtal för att framgent signera dem digitalt.

För att kunna skicka avtalet till partneruniversitetet via Erasmus Without Waper (’Notify host in EWP’) behöver följande information läggas till:

Agreement information

Home institution EWP (representerar avtalet i EWP): Välj relevant institution

Host institution EWP (representerar avtalet i EWP): Välj relevant institution

Agreement code: EWP kräver att Agreement code är ifyllt för att kunna utbyta data på ett korrekt sätt. Ange Agreement code på följande sätt:
Institutionens förkortning, understreck och avtalets siffror i URL. T.ex: IO_10644035.

Print screen Agreement EWP
Printscreen URL EWP

Mobility numbers per academic year

De ’Subject of agreement’ du har valt kommer dyka upp här. Fyll i all information under varje del genom att klicka på pennan till höger. Tänk på att:

  • Det måste finnas data under kategorierna för att det ska synas i avtalet för partneruniversitetet. Om det inte finns data inlagt under exempelvis ’Teaching’ så kommer ’Teaching’  inte synas som ett alternativ för partnern. Det räcker inte att bara lägga till EU subject area.
  • Vissa system som partneruniversitet använder skickar separata avtal för de olika kategorierna, t.ex. ett avtal för studier, ett för lärarutbyte osv. Det betyder att du behöver signera flera versioner av partnerns avtal.
  • Om det finns flera olika ämneskoder i avtalet kan du tilldela separata platser per ämneskod genom att skapa en ny rad för varje ämneskod (se exempel).
  • Om din institution inte har bestämda antal platser för lärar- och personalutbyte, kan du lägga till en siffra men utveckla vad som gäller och hur det fungerar under ’Additional info’.
Print screen Mobility numbers per academic year (EWP)
Print screen Mobility numbers per academic year

Lägg till kontaktperson

Lägg till partnernuniversitetets kontanktperson och din institutions kontaktperson.

Print screen lägg till kontaktperson (EWP)

Skicka utbytesavtalet till partneruniversitetet

Spara data som läggs in. När det är gjort kommer knappen ’Notify host in EWP’ uppe till höger att bli möjlig att trycka på.

Klicka på den för att skicka utbytesavtalet till partneruniversitetet via EWP-nätverket. Om du klickar på  ’Check from EWP’ kan du se partnerns version av avtalet (notera att det kan dyka upp flera olika avtal så se till att du kollar på rätt med hjälp av agreement code. Agreement code ska du få av partneruniversitetet).

Signerings-knappen blir synlig först när du har fått behörighet att signera avtalen. Eftersom signeringen inte är aktuellt i nuläget så kommer den inte synas. International Office meddelar när signeringen ska påbörjas och när du har tilldelats behörighet.

Print screen Fact sheet EWP

Fact sheet

Fact sheet hämtas automatiskt av Solemove från EWP ifall:

  1. partneruniversitetet har lagt in information,
  2. partneruniversitetets system stödjer kopplingen till EWP.

Om Solemove har hämtat partneruniversitetets Fact sheet kommer du åt det genom att klicka på länken under Documents and links. Om  partneruniversitetets fact sheet inte går att hämta från EWP kan du lägga till det manuellt genom att lägga till en pdf under documents, eller en webbsida under links.

Om partneruniversitetet inte kan hämta Umeå universitets fact sheet och efterfrågar det, kan du skicka ett worddokument med grundläggande uppgifter och länkar som du hittar i mappen:
Erasmus Without Paper

Ett utförligt fact sheet finns på webbsidan:
For partner universities

Frågor?

Kontakta solemove@umu.se