När en extern person ansökt om ett konto måste först värden bekräfta ansökan, för att sedan skicka vidare ansökan till chefen som måste godkänna. Denna manual visar både hur du som värd gör för att bekräfta ansökan, hur du som värd kan ansöka om ett konto för extern person, samt hur du som chef godkänner förfrågningar. 

Värden – bekräfta ansökan

När den externa personen ansökt skickas automatiskt ett e-postmeddelande till värden som personen angivit.

1. Gå till din e-postbrevlåda och sök efter ett mejl som heter Ansökan om gästkonto.
2. Klicka på länken i mejlet och logga sedan in med ditt Umu-id.
3. Klicka på Administrera.
   
4. Du ser nu en överblick över personer som angett dig som värd och ansökt om ett gästkonto. Klicka på personen som ansökt.
   
5. Skriv in Organisation, Giltighetstiden (tre månader by default men som högst 12 månader. Tiden kan förlängas i efterhand, se längre ner i manualen) och Syftet med gästkontot.
6. Klicka sedan på Bekräfta ansökan.
   
7. Nu skickas ett e-postmeddelande till chefen på organisationen som ska godkänna ansökan. När chefen godkänt får du och personen som ansökt ett e-postmeddelande med att gästkonton är godkänt.

Du som värd kan också ansöka om ett användarkonto till en extern person

1. Gå till https://administrationsverktyg.umu.se/Gastkonton/
2. Klicka på Administrera och logga in med ditt Umu-id. Klicka sedan på Skapa ett gästkonto. Om du redan är inloggad kan du direkt klicka på Skapa ett gästkonto.
3. Skriv in uppgifterna om personer du ansöker om konton för. Fyll i fältet Användarkonto för externa personer. När du är klar, klicka på Lägg till.
   
4. Chefen får ett e-postmeddelande om att en ansökans skickats in.
5. När godkännandet gått igenom måste dock personen själv aktivera själva kontot med BankID eller Freja eID.

Chefens godkännande

1. Gå till din e-postbrevlåda och klicka på mejlet som heter Hantera ny ansökan.
2. Klicka på länken i mejlet och logga in med ditt Umu-id om det krävs.
3. Du ser nu en lista över samtliga personer som väntar på ett godkännande av ett gästkonto.
4. Du kan antingen välja att Godkänna eller Neka förfrågningarna. Om du godkänner skickas ett e-postmeddelande till både värden personen som ansökt. Om du väljer att neka måste du skriva en orsak till varför du nekar, och värden får då ett e-postmeddelande om nekandet och orsaken.
   
5. Se över informationen och välj sedan att Godkänna eller att neka.

 

Förlänga giltighetstiden för gästkontot

Tidigare kunde du som värd förlänga giltighetstiden för ett gästkonto. Numera hanteras det av katalogansvarig vid din institution eller enhet.