OneDrive FAQ

Hur överför jag filer till OneDrive?
Du kan antingen ladda upp filer direkt från OneDrive i portalen (o365.umu.se) eller i OneDrive i utforskaren på datorn genom att dra och släppa filerna i mappen OneDrive – Umeå Universitet. 

Filer i OneDrive

Kan jag skapa mappar i OneDrive?
Ja, du kan skapa mappar i OneDrive. Antingen direkt i utforskaren eller i OneDrive på portalen (o365.umu.se). 

Kan jag ge en kollega åtkomst till en fil i min OneDrive?
Ja, du kan välja att dela enskilda filer eller mappar till en kollega. Om du delar ett dokument så kommer kollegan ha tillgång till senaste versionen. Det innebär att om du ändrar i dokumentet så kommer även kollegan se det utan att du behöver skicka dokumentet på nytt. 

Du kan välja om kollegan ska kunna redigera dokumentet eller bara läsa det. Om du väljer att hen ska redigera så kommer ni även kunna redigera dokumentet samtidigt. 

Dela filer och mappar

Kan jag se vilka filer som jag har delat med andra?
Ja, i OneDrive på portalen (o365.umu.se) så kan du se vilka filer som du har delat. 

Visa filer som delas i OneDrive

Kan jag se vilka filer som andra har delat med mig?
Ja, förutom att du får ett mejl när någon har delat en fil med dig så kan du i OneDrive på portalen (o365.umu.se) se vilka filer som andra har delat med dig.  

Visa filer som delats med mig

Kan jag sluta dela ett dokument?
Ja, i OneDrive på portalen (o365.umu.se) kan du sluta dela ett dokument.  

Sluta dela OneDrive-filer

Vad händer om jag av misstag raderar en fil i min OneDrive?
Om du av misstag raderar filer i din OneDrive så finns filerna att hämta från papperskorgen via OneDrive i portalen (o365.umu.se), där finns de lagrade i 30 dagar. Efter 30 dagar ligger filerna i en sekundär papperskorg i 60 dagar innan de försvinner. Dina filer lagras i papperskorgen i totalt 90 dagar. Detsamma gäller filer i team eller delade bibliotek. 

Var lagras filerna rent fysiskt?
Filerna som du lagrar i OneDrive lagras i Microsoft Datacenter. Umeå universitet har beslutat att all data ska lagras inom Europa

Mer om vad du får lagra i vilken tjänst

Kan jag använda OneDrive om jag använder en Mac-dator?
Ja, det går bra att använda OneDrive om du använder Mac.

Användarstöd Canvas

Användarstöd för personal om lärplattformen Canvas återfinns här:

Du når även användarstöd för personal och studenter om Canvas direkt inifrån den inbyggda hjälpmenyn.
Gå till www.canvas.umu.se och logga in med ditt UmU-ID.

  1. Klicka på ”Hjälp” i den globala menyn
  2. Välj aktuell ”hjälpresurs” beroende på om du är personal eller student

 

Lägg till bakgrundsbild i Teams

Nu finns flera bilder som du kan ladda ner och använda som bakgrundsbild i Teams. Bilderna är tagna vid campus.

Använder du Teams som applikation i din dator och har tjänsten Klienthantering finns bilderna redan inlagda i Teams. Om du inte har Klienthantering måste du lägga in bilderna själv.

Så här gör du om du har Klienthantering

  1. När du är i ett möte i Teams, klicka på de tre prickarna ”Fler åtgärder” och välj sedan ”Visa bakgrundseffekter”.
  2. Där finns flera bilder som du kan välja mellan. Om du scrollar ner hittar du bilderna som är tagna vid campus.
  3. Välj bild och klicka på ”Använd”.

Så här gör du om du inte har Klienthantering

  1. Gå till Mediabanken och ladda ner de bilder du vill använda.
  2. När du är i ett möte i Teams, klicka på de tre prickarna ”Fler åtgärder” och välj sedan ”Visa bakgrundseffekter”.
  3. Klicka på ”Lägg till ny” och leta upp bilden du vill lägga till, klicka sedan ”Öppna”.
  4. Markera sedan bilden och klicka på ”Använd”

Bilder visas inte i Canvas

Efter en uppdatering av webbläsaren Safari, får nu en del användare svårt att se uppladdade bilder i Canvas. Anledningen är att Apple har skärp säkerhetsinställningar för spårning mellan webbplatser. Canvas lagrar bilder under en annan domän, vilket gör att webbläsaren uppfattar det som om att en annan aktör spårar aktivitet i Canvas.

Canvas arbetar på en lösning på problemet. Under tiden finns det två tillfälliga lösningar:

Den rekommenderade lösningen

För användare som har tillgång till en annan webbläsare som till exempel Chrome, Firefox eller Edge, så uppvisar dessa webbläsare inte detta problem. Att använda en av dessa alternativa webbläsare är den rekommenderade lösningen.

Alternativ lösning

För användare som bara har tillgång till Safari och inte har möjlighet att följa lösningen ovan, kan du tillfälligt inaktiverar alternativet ”Förhindra spårning över webbplatser” i Safaris inställningar. Det återställer Canvas möjlighet att visa bilder.

Användare bör bara inaktivera detta alternativ tillfälligt vid användning av Canvas och sedan aktivera inställningen igen före besök på andra webbplatser. Mer information om den här inställningen finns här:

Förhindra spårning mellan webbplatser i Safari på datorn:

https://support.apple.com/guide/safari/prevent-cross-site-tracking-sfri40732/mac

Application Request – Applikationer som kräver godkännande

För de PC-klienter, som ligger med i klienthanteringen, finns vissa applikationer i Software Center som kräver ett godkännande av en administratör vid er institution. Dessa applikationer kräver oftast en licens i någon form som måste rapporteras in via licensportalen. Exempelvis SPSS, Camtasia, etc..
Denna instruktion beskriver i korthet hur processen går till.

Installera applikation

  • Starta Software Center och klicka på den applikation som ni vill installera.
     
  • Fyll i valfritt meddelande till administratören och klicka på Request
  • Ett mail skickas sedan ut till den som godkänner applikationer vid er institution, sedan när denne har godkänt applikationen så kommer installationen att starta automatiskt efter en liten fördröjning. Om ni vill skynda på processen kan ni gå in i Software Center, gå in på samma applikation och välj Installera.

Godkänn applikationer

  • När användare gör en request via Software Center om att installera en applikation så skickas det ut ett mail till den som står som ansvarig, där denne har möjlighet att antingen godkänna eller avslå ansökan.
  • Klicka på antingen Approve eller Deny för att godkänna eller avslå ansökan.
    OBS! Det kräver att ni antingen sitter kopplad på universitetets fasta nätverk eller via VPN för att det ska fungera!
  • Logga sedan in med ert vanliga UmU-ID och lösenord.

  • Det kommer sedan att skickas ut en sammanställning var 30:e dag med de applikationer ni har godkänt senaste 30 dagarna.

Förlängd skrivtid i Cambros verktyg Uppgifter

Om en eller flera student har fått förlängd skrivtid för en uppgift i Cambro, kan du skapa en grupp för dessa studenter och låta dem få en särskild uppgift,  där inlämningsdatum/tid är förlängd.

Det kan vara bra att dölja gruppen för förlängd skrivtid för övriga studenter, eftersom vi inte vill peka ut vilka studenter som har fått förlängd skrivtid.

  1. Dölj grupptillhörighet i verktyget Deltagarlista (Om du inte har verktyget deltagarlista aktiverad i kursen kan du hoppa över det här steget). Gå till verktyget Deltagarlista i navigationsmenyn och under fliken Behörighet försäkra dig om att rollen Studenter inte kan se Grupper. Det ska alltså inte finnas någon bock i rutan för ”Visa Grupper” i kolumnen Student.
  2. Gör en kopia av din uppgift. Ta en kopia på den uppgift du gjort till studenter utan förlängd skrivtid. I listan av uppgifter så väljer du din första uppgift under uppgiftens titel kan du klickar på länken ”Kopiera”. Då får du en kopia på Uppgiften. Samma namn men med tilläget Copy i titeln.
  3. Skapa en grupp för förlängd skrivtid. Gå till Sajtinformation och klicka på fliken Grupper. Skapa en grupp som förslagsvis heter ”Förlängd skrivtid”. Lägg in studenten eller studenterna som ska ha förlängd skrivtid i gruppen. Har du bara en student med förlängd skrivtid kommer gruppen bara att ha en medlem.
  4. Ändra inställningar för den kopierade uppgiften. I listan över uppgifter klickar du på ”Ändra”. Uppdatera titeln med t.ex. ”Förlängd skrivtid –  Uppgiftsnamn” och utöka tiden för uppgiften så att den har den förlängda skrivtiden. Gå sedan ner till rubriken Tillgänglighet. Kryssa i ”Visa för för utvalda grupper”. Välj sedan gruppen ”Förlängd skrivtid” och spara. Endast medlemmar i den här gruppen kommer att se båda uppgifterna. Instruera studenter med förlängd skrivtid att välja rätt uppgift.

Nu har du skapat en ”extra” uppgift för en enskild student eller en grupp studenter, där studenterna kan välja uppgiften med den förlängda skrivtiden.

Vi dolde grupper för studenter i deltagarlistan för att studenter inte ska se att det finns en grupp som heter Förlängd skrivtid i kursen.

Glöm inte att publicera uppgifterna.

 

Spela in ett möte i Zoom

Du kan använda Zoom för att spela in ett möte för att sedan publicera videon i t.ex. UmU Play.

Obs! Glöm inte att informera deltagarna om du tänker spela in mötet

Spela in

  1. Om du vill spela in ett möte där du även ska dela en presentation eller skärm använder du dig av verktyget share screen innan du startar inspelningen.
  2. Klicka sedan på Record för att starta inspelningen. Om du delar skärm kan knappen gömma sig, för då muspekaren till More och klicka på
  3. Deltagarna I mötet kommer se följande ikon så länge inspelningen pågår

  1. Du kan starta och avsluta inspelningen när du vill. Under inspelningen kan du även välja att pausa inspelningen genom att klicka på Pause och sedan återuppta inspelningen när du vill. När du klickar på Stop stannar inspelningen och samma inspelning kan inte återupptas igen. Klickar du på record efter kommer en ny inspelning att startas som sedan konverteras till en separat videofil.
  2. Det är endast mötesvärden (host) I ett möte som kan spela in. Om du vill att en deltagare I mötet ska kunna spela in kan du tilldela den rättigheten manuellt till deltagare I mötet. Rättigheten för inspelning gäller så länge mötet pågår alternativt till dess att du manuellt drar tillbaka rättigheten. Klicka då på Manage participants för att tilldela en deltagare rättigheten för inspelning och välj allow record.

 

  1. När du är klar med inspelningen klickar du på stop, alternativt stänger ned mötet. Då startar konverteringen av inspelningen.
  2. När du avslutar ditt Zoommöte måste videon konverteras. Det kan ta en stund beroende på videons storlek.

 

 

Vad syns i inspelningen?

  • Skärmdelning – Gör du en skärminspelning kommer detta att visas i inspelningen. För att välja vilka skärmar som ska delas och ännu viktigare, spelas in, klicka på alternativet ”Share”. I dialogrutan som visas ser du alla öppna applikationer och skärmar. Du kan välja därifrån vilken du vill dela på skärmen för inspelning.

    Har du dubbla skärmar finns det en inställning även för det. För att kunna aktivera denna funktion går du till zoomappen på din dator, klickar på Settings –>General. Bocka i rutan för ”Use dual monitors”

  • Visa video – Det är mötesvärdens inställningar som styr vad som visas på inspelningen. När du som värd använder Active Speaker View, kommer inspelningen växla stor bild mellan den som talar. Om du istället aktiverat Gallery View, kommer videoinspelningen fånga flera samtida videor med deltagare. Notera att Gallery View endast tillåter 25 deltagares videor att visassamtidigt.

    Du kan även välja ”Spotlight” av en deltagares video vilket innebär att endast en specifik video kommer att visas och spelas in.

 

  • Dölj video – Du kan välja att helt dölja video från inspelningen under tiden du gör en skärmdelning. Gå till Settings –> recording och inaktivera ”Record video during screen sharing”.

Hur och var sparas inspelningarna?

Alla inspelningar sparas lokalt på datorn hos den som spelat in.

1. Per automatik kommer inspelningarna att sparas:

  • PC: C:\Users\User Name\Documents\Zoom
  • Mac: /Users/User Name/Documents/Zoom

Under Settings och Recording på ditt Zoom konto kan du själv välja var du vill spara dina kommande inspelningar.

 

2. För att hitta igen inspelningar kan du öppna Zoomappen på din dator, klicka på Meetings sedan Recorded och Open för aktuellt möte.

Publicera videon i UmU play

Du kan publicera din video i UmU play och bädda in den på en kurs i lärplattform för att göra den tillgänglig för studenter.
Logga in på https://play.umu.se/. Därefter kan du följa instruktionerna på https://manual.its.umu.se/ladda-upp-video-i-umuplay/

 

 

Skapa ett nytt Zoommöte

När du vill skapa ett möte via zoomappen måste du först ladda ner appen och logga in med SSO (umu-id).

Du kan enkelt ladda ner zoomappen till din dator här: https://zoom.us/download

  1. När du laddat ner appen väljer du att logga in via SSO
    .
  2. I nästa steg för ”Company Domain” skriver du ”UMU” och klickar på ”continue”

  3. Logga in med ditt umu-id som vanligt

Nu kan du använda Zoom på din dator och har tillgång till ett flertal olika funktioner för att både skapa möten och ansluta till andras möten m.m.

OBS! Det går även att komma åt sitt konto och möten via webben, använd då länken www.zoom.umu.se. Se till att klicka på log in.

Skapa ett möte

”Instant meeting”

När du vill skapa ett spontant möte som ska äga rum nu kan du klicka på ”New meeting”. Här ifrån kan du bjuda in deltagare via e-post eller söka bland kontakter inom UmU.
Via kontaktlistan ser du vilka kontakter inom Umu som är tillgängliga vid det specifika tillfället. Du ser ditt ”Meeting ID” högst upp i Zoomfönstret, denna kod kan du kopiera och skicka till deltagare som du vill ska ansluta till just detta zoommöte.

”Scheduled meeting”

När du vill skapa eller schemalägga ett möte för en specifik tidpunkt kan du göra detta genom att trycka på Schedule. Då får du upp den här menyn.

I denna meny väljer du rubrik för sitt möte, datum, hur långt mötet ska vara och andra funktioner. (Obs! Mötet kommer inte avslutas efter den angivna tiden, det är mer en indikation till dina mötesdeltagare hur länge mötet kommer pågå)

  • Meeting ID kan du välja som ditt personliga ID eller välja ”generade automatically” om Zoom ska autogenerera ett ID för mötet..
  • Bockar du i Password kommer deltagaren behöva skriva in ett lösenord för att ansluta till mötet, som du valt.
  • Under Video kan man välja om värden och deltagarna ska ha video på när de först ansluter till mötet.
  • Audio avgör vilken ljudkälla du väljer att spela in din röst med, exempelvis hörlurar eller datorns inbyggda mikrofon.
  • Under Calendar kan du välja att importera det bokade mötet till Google, Outlook eller annan kalender. Då skapas en kalenderhändelse med information om zoommötet inklusive möteslänk. Denna kalenderhändelse kan du använda för att bjuda in deltagare till mötet. Du kan skicka vidare kalenderhändelsen till kollegor eller kopiera möteslänken och klistra in i t.ex. lärplattform.
  • Väljer du att skapa ett recurring meeting kommer samma möte kunna användas under en längre tid vid flertal mötestillfällen. Mötet kommer då ha samma meeting ID/möteslänk under denna period. Ett recurring meeting kan vara användbart när du planerar uppföljande samtal, eller för möten med studenter då du vill dela en och samma länk till alla. På detta sätt slipper man starta ett nytt möte varje gång med ett nytt meeting ID.
  • Advanced Options ger en ytterligare val att anpassa sitt möte efter sina preferenser.
    • Här väljer du t.ex. om deltagarna ska kunna starta upp Zoommötet även om du inte är närvarande (Enable join before host), ett väntrum (Enable wainting room) för att manuellt släppa in deltagare i mötet. Här kan du även sätta en alternativ mötesvärd (alternative host) som då får högre rättigheter i det aktuella zoommötet.

Starta ditt möte

Du startar dina schemalagda möten via Zoomappen på din dator, alternativt via ditt konto på webben via www.zoom.umu.se.
För att starta dina möten klickar du på Start i din personliga kalender.

Hur skapar jag ett möte i Skype för företag? (MacOS)

Ifall du vill skapa ett möte på direkten

1. Gå till menyn Konversationer och välj Möte nu.

2. Klicka på ikonen för att lägga till deltagare.

3. Skriv sedan in antingen en Skype för företag-ansluten (UmU-anställd eller extern) användare eller ett telefonnummer,
personen kommer få ett samtal från mötet som denne svarar på.

Skapa ett Skype för företag möte i Outlook (Windows)

1. Starta din Outlook och gå till kalender, under fliken start klickar du på ”Nytt Skype-möte”

2. Ifall du vill ändra inställningar för mötet så hittar du det under ”Alternativ för möte”

3. Fyll i information precis som med ett vanligt möte och skicka till dem som vill ska vara med, länken i mailet funkar även utan att man blivit inbjuden via mail.