Manual

Instruktion för att flytta filer och mappar i Box till ett delat bibliotek i Sharepoint samt att tömma Box. Ett delat bibliotek i Sharepoint använder du för att lagra filer och mappar som du vill dela med andra personer. Tänk på att du inte får lagra filer som innehåller känsliga personuppgifter, sekretess eller är säkerhetsskyddade i varken Box eller Sharepoint. 

Har du redan flyttat filerna i box till din dator, hoppa till steg 9.

1. Logga in i Box. Gå till umu.account.box.com/login och logga in.
   Instruktioner  Logga in i Box 
2. När du loggat in ska du se en vy över alla dina filer.
3. Börja med att markera alla filer genom att trycka in tangenterna ctrl+A på ditt tangentbord.
4. Klicka på knappen ”Hämta”.
   Observera att om du har delat filer eller mappar med andra personer så försvinner nu delningen. Du kan dela filerna på nytt när du skapat ett  delat bibliotek i Sharepoint. 
5. Nu skapar Box en zip-fil med alla dina filer och laddar ned.
6. Klicka på den nedladdade filen och välj alternativet ”Öppna/Show in folder”.
7. Filen öppnas nu i en egen ruta likt nedan. 
   Klicka på ”Extrahera” i överkant och välj sedan ”Extrahera alla”
8. I rutan som dyker upp klickar du först i ”Öppna mappen när filerna har extraherats” och väljer sedan ”Extrahera”. När du gjort detta har du dina filer från Box i en vanlig mapp lokalt på din dator. Stäng inte ner mappen, du ska snart använda den igen.
   
   Det är nu dags att skapa ett delat bibliotek i Sharepoint!
   
9. Öppna din webbläsare och logga in i Office 365 med ditt Umu-id.
   Logga in i Office 365
10. Välj OneDrive för att komma till din filyta.
11. För att skapa ett delat bibliotek i Sharepoint väljer du ”Skapa ett delat bibliotek” under menyn till vänster. 
    Prata ihop er innan om vem som skapar det delade biblioteket så att ni inte skapar varsitt med samma filer.
12. Välj sedan ett namn och skriv gärna en kort beskrivning av vad bibliotekets syfte är. 
13. När du har valt ett namn kommer vyn att förändras. Det delade biblioteket blir tilldelad en egen e-postadress och sökväg via webben. Dessa funktioner kan du tillsvidare ignorera.
14. Under beskrivningen av det delade biblioteket får du välja Sekretessinställningar och språk.
    Vi rekommenderar att ni väljer Privat, filerna finns då endast tillgängliga till inbjudna personer. Vid offentlig kan vem som helst inom Umeå universitet ta del av era filer och dokument.
15. Det är nu dags att bjuda in medlemmar. Vill du att fler ska få behörigheten ”Ägare” bjuder du in dem i detta steg också.
16. Välkommen till ditt delade bibliotek i Sharepoint! För att ladda upp och dela filer går du vidare till ”Dokument” i menyn till vänster.
17. Gå tillbaka till utforskaren och mappen med de extraherade filerna (se steg 8).
18. Inne i mappen väljer du ctrl+A.
19. Det sista steget är att dra dina filer till ditt delade bibliotek i Sharepoint. För muspekaren till de markerade filerna för att dra dem och släpp. Kom ihåg att sortera vilka dokument som ska delas och vilka som enbart du ska ha tillgång till innan du gör detta.
    Detta kan ta tid beroende på mängden filer du flyttar. Ha tålamod! Är du osäker på hur du drar dina filer?  Film: Så drar du dina filer 
20. Dina filer är nu uppladdade i ditt nya delade bibliotek och delas med de du bjöd in i steg 15.
    
    Nu är ditt innehåll flyttat till ditt delade bibliotek och det är dags att tömma Box 
21. Kolla över innehållet du flyttat till ditt delade bibliotek. Ser det ut att överensstämma med innehållet i din Box går du vidare till nästa steg.
    
22. I din filyta i Box använder du ctrl+A för att markera alla dina filer. När filerna är markerade väljer du ”Papperskorg” uppe i högra hörnet.
23. Klicka ”OK” när systemet frågar om du vill radera.
24. Dina filer är nu borttagna från Box och flyttade till ett delat bibliotek i Sharepoint.