Spärra eller släpp igenom e-post som hamnat i karantän, Microsoft 365

/i , , ,

Du kan få ett e-postmeddelande från avsändaren noreply@umu.se om att du har ett e-postmeddelande i karantän. Om du anser att meddelandet är säkert kan du välja att släppa igenom det så det hamnar i din inkorg. Om meddelandet är skräppost behöver du inte göra någonting, det kommer automatiskt raderas om 30 dagar. 

Så här ser meddelandet ut: 

Meddelande om epost i karantän

Välj Släpp för att släppa igenom meddelandet till din inkorg.

Välj Blockera avsändare för att blockera avsändaren.

Välj Granska meddelande för att granska meddelandet för att ta ställning till om du vill släppa igenom det eller inte. Du kommer då till denna vy:

Karantän listvy

Markera meddelandet och välj Släpp för att släppa meddelandet till din inkorg eller Ta bort meddelanden för att radera meddelandet.

Hänvisa samtal i Teams

/i , , ,

Om du inte kan eller vill ta emot samtal i Teams kan du hänvisa dina samtal på några olika sätt. 

OBS! Dessa inställningar gäller för dig som flyttat telefonin från Skype till Teams. 

Välj statusen stör ej

Välj statusen “Stör ej” för att hänvisa samtal och tillfälligt stänga av aviseringar.  

Klicka på din profil uppe i högra hörnet, klicka sedan på statusen och välj ”Stör ej”. 

Välj status i Teams

Under ”Varaktighet” kan du välja hur länge du vill att statusen visas.   

I dina samtalsinställningar i Teams bestämmer du vad som ska ske vid obesvarade samtal, som standard går samtalet till röstbrevlådan.  

Välj att vidarekoppla samtal

I samtalsinställningarna i Teams kan du välja “Vidarekoppla mina samtal” och vad som ska ske vid vidarekoppling, till exempel att vidarekoppla till röstbrevlådan.  

Vidarekoppla samtal i Teams

OBS! Kom ihåg att ändra tillbaka inställningen när du vill vara nåbar igen. 

Vid längre frånvaro, till exempel semester eller tjänstledighet

Om du har schemalagt dig som “Frånvarande” i din kalender i Outlook så visas du även med statusen “Frånvarande” i Teams.  

Du kan komplettera din frånvaro i Teams med ett statusmeddelande. Klicka på din profil uppe i högra hörnet och välj sedan “Ställ in statusmeddelande”. Du kan också välja hur länge meddelandet ska visas.  

Ange ett statusmeddelande i Teams

När du är frånvarande i Teams hänvisas dina samtal som standard till röstbrevlådan.  

Frånvaromeddelande i Teams

I samtalsinställningarna i Teams, under ”Konfigurera röstbrevlåda” kan du ange ett eget frånvaromeddelande och välja när du vill att det ska spelas upp, till exempel när du har ett autosvar i Outlook eller en frånvarohändelse i din kalender.  

Frånvaromeddelande i Teams

Släppa igenom e-postmeddelanden

/i ,
Läs mer

Gör gemensamma anteckningar på delad skärm i Teams möten

/i , , ,

I denna manual beskriver vi hur du kan göra gemensamma anteckningar under Teamsmöten, när du delar skärm. På så sätt kan ni arbeta tillsammans, på en digital Whiteboard.

Anslut till ditt Teamsmöte

  1. Anslut eller starta det Teamsmöte du vill gå in i.
  2. Klicka på Dela i den övre menyraden, för att dela din skärm.
    Bild som visar vart man delar skärm i ett Teamsmöte
  3. Nu kommer en annan ruta upp, välj Skärm. Väljer du Fönster är det inte möjligt att dela anteckningar.
    Bild som visar vilken skärm du ska dela
  4. Nu delar du din helskärm, högst upp finns nu en menyrad med flera alternativ. Välj Pennan till höger om Ge kontroll för att börja anteckna.
    Bild som visar den övre menyraden i delad skärm
  5. Välj Alla kan kommentera och göra ändringar för att tillåta alla deltagare i mötet att anteckna på skärmen.
    Bild som visar vem som kan anteckna på skärmen
  6. Nu kan alla anteckna på skärmen, och du kan rita genom att dra muspekaren över skärmen. Använd den övre menyraden för att ändra penna, lägga till reaktioner, eller lägga till post-it-lappar.
    Bild som visar redigeringsmenyn

Skapa konversationer i Microsoft Lists

/i , , , ,

I denna manual beskriver vi hur du startar upp konversationer i Microsoft Lists, via Teams. På så sätt kan du skapa trådar som är kopplade till specifika listor.  

Starta konversationer i Lists genom Teams 

  1. Gå in i den Teamskanal listan du vill konversera om finns. 
  2. Välj den rad i listan du vill starta en konversation om, klicka sedan på De tre prickarna och välj Öppna, eller välj Kommentera direkt i den övre menyraden.
    Bild som visar hur man öppnar upp en lista i Teams
  3. I denna vy visas mer information om raden i listan, Välj Konversation i menyraden för att starta konversation.
    Bild som visar hur det ser ut för att öppna konversationen
  4. Till höger infogas nu en chattfunktion. Här kan du skriva meddelanden och tagga personer du vill omnämna.
    Bild som visar hur det ser ut när du öppnat chattfunktionen
  5. När du startar en konversation visas den även i huvudkanalen och kan ses av medlemmarna i kanalen.  
    Bild som visar när du skcikat ett meddelande
  6. I huvudkanalen kan andra svara i konversationen, genom att klicka på Svara under inlägget. 
    Bild som visar hur det ser när andra kan svara på konversationen

Skapa tavelvy i Microsoft Lists

/i , , ,

Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. I denna manual beskriver vi hur du skapar en tavelvy. 

Observera att utseendet i menyerna kan skilja sig något beroende på om du använder Mac eller Windows. 

Skapa tavelvy:

  1. Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en tavelvy i. 
  2. Klicka på Alla objekt i menyraden och välj sedan Skapa ny vy
    Bild som visar hur du väljer att skapa ny vy
  3. Nu får du upp rutan där du kan redigera och skapa din nya vy: 
    1. Lägg till det namn du vill ha på din tavelvy.  
    2. Välj sedan Tavla 
    3. Välj sedan hur du vill organisera din tavla genom att klicka på pilen till höger i detta fält.  Har du inga färdiga kolumner kommer det automatiskt skapa en som heter val1. Om du har färdiga kolumner väljer du den kolumn som du vill organisera din tavelvy utefter (tillexempel efter status, plats, eller datum). Din tavelvy kommer då att sorteras efter hur du har organiserat din tavla.  
    4. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra bockar du i denna ruta, om du vill att den ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.  
    5. När du är redo, klickar du på Skapa.
    Bild som visar hur du redigerar och skapar din tavelvy
  4. Nu visas din Tavelvy, och här kan du lägga till nya buckets och hantera dina nuvarande buckets. Du kan dra dina objekt till den bucket den ska tillhöra, och även lägga till fler objekt genom att klicka på Plusset i det högra hörnet på dina buckets.
    Bild som visar din Tavelvy

Importera filer till Microsoft Forms

/i , , ,

Forms är ett verktyg du kan använda om du vill skapa formulär eller test. I denna manual beskriver vi hur du importerar filer med redan färdigställda frågor till Forms.

  1. För att komma till Forms, klicka på denna länk: forms.office.com, eller gå till Officeportalen (o365.umu.se). Väljer du det senare alternativet, välj Alla mina formulär längre ned på sidan.  Bild som visar hur det ser ut när du ska hitta till "Alla mina Formulär", i Forms
  2. Välj sedan Snabbimport för att importera din fil.
    Bild som visar hur det ser ut för att hitta "Snabbimport" i Forms
  3. För att importera filen, välj Ladda upp från den här enheten. Observera att gränsen för filstorleken är 10MB. Här kan du även klicka på Se importvägledning för att se hur du ska strukturera ditt Word-dokument, eller PDF innan du laddar upp den. 
    Bild som visar hur det ser ut när du ska importera din fil.
  4. Välj sedan den fil du vill importera. 
  5. Välj om du vill skapa ett Test eller ett Formulär.
    Bild som visar hur det ser ut när du ska välja om du vill skapa ett test eller formulär
  6. När formuläret har konverterats, väljer du om du vill importera en annan fil, genom att välja Importera en annan eller om du vill granska formuläret/testet, genom att välja Starta granskning. 
    Bild som visar hur det ser när din fil har konverterats
  7. Nu kan du redigera dina importerade frågor, för att se till att de får rätt utformning. Du kan även ta bort och lägga till frågor. 
    Bild som visar hur det ser ut när du importerat din fil, och startat din granskning av den.

Observera

Med denna funktion kan du endast skapa frågor med flera alternativ, samt frågor med öppen text (till exempel fylla i ett tomt svar). För mer avancerade frågetyper får du lägga till dem själv direkt i formuläret i Forms. 

Gör en omröstning i ditt mejl i Outlook med Forms

/i

I denna manual beskriver vi hur du med hjälp av Forms kan skapa en omröstning direkt i ditt mejl från Outlook. Observera att denna funktion inte är tillgänglig för dig innan du flyttat din epost till Microsoft 365. Detta görs under hösten 2022.

  1. Börja med att skapa ett nytt e-post meddelande. Detta gör du genom att klicka på Ny e-post i din inkorg.
  2. Skriv ditt mejl som vanligt
  3. Klicka på Forms i menyn högst upp för att infoga en omröstning.

    Ser du inte ikonen för Forms gå då istället till Infoga och välj Omröstning

    Observera: Om du jobbar i webbappen av Outlook skapar du ett nytt e-postmeddelande och går sedan till de tre prickarna, och väljer Omröstningar.
    Bild som visar hur man öppnar omröstningar genom webbappen av Outlook
  4. Du kommer nu till höger i fönstret att få upp ett fält där du anger frågan och de alternativen mottagaren kan välja mellan. Välj ”Flera svar” om de ska kunna välja flera alternativ.
  5. När du är nöjd med din fråga och dina alternativ väljer du Nästa
  1. I det här steget får du en förhandsgranskning på hur omröstningen kommer att se ut i mejlet. Är du nöjd väljer du Lägg till i e-post. Är det något som behöver ändras väljer du istället Redigera.
  2. När du lagt till omröstningen i meddelandet kommer frågan följd av en länk till formuläret att visas. Nu är det fritt fram att skicka iväg din omröstning
  3. När mottagaren fått ditt mejl kan de snabbt och enkelt direkt i mejlet svara på din fråga. Resultatet hittar du tillsammans med dina andra formulär i Forms (forms.office.com) eller direkt i Outlook om du sätter dig själv som kopia. Klicka då på Visa resultat

 

Skapa en svarsmall med hjälp utav snabbdelar i Outlook

/i

I denna manual beskriver vi hur du med hjälp av snabbdelar i Outlook kan skapa svarsmallar som du enkelt utan att behöva klicka runt i menyn kan infoga i dina mejl.

  1. Skapa ett nytt e-post meddelande. Detta gör du genom att klicka på ”Ny e-post” i din inkorg.
  2. Skriv ditt mejl som vanligt
  3. Markera den text i mejlet som du vill använda i din svarsmall
  4. Gå till Infoga högst upp i menyn och välj sedan Snabbdelar till höger i fönstret. Se blå och röd markering i bilden.
  5. När du valt Snabbdelar så klickar du på Spara markering i snabbdelsgalleriet…

  6. I den ruta som kommer upp ska du välja ett namn på din svarsmall. Det är detta namn du använder för att använda din svarsmall senare. Resterande alternativ lämnar du oförändrade.
  7. Klicka på OK när du valt ditt namn.
  8. Du har nu skapat din svarsmall och den är redo att användas

För att använda din svarsmall skriver du in svarsmallens namn och klickar enter för att automatiskt infoga ditt svar.

 

 

Inställningar för telefoni i Teams (mobilvy)

/i , , , ,

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams-appen.

Du ser en lista med historik över dina samtal.

Klicka på telefonen längst ner i högra hörnet för att ringa ett samtal.

Mobilvy Samtal i Teams

Inställningarna når du genom att klicka på din profil till vänster i appen, välj ”Inställningar” och sedan ”Ringer”.

Här kan du välja att vidarekoppla samtal, ställa in vad som ska ske vid obesvarat samtal, ändra din röstbrevlådehälsning.

Du kan också välja att synkronisera dina enhetskontakter och där med komma åt alla dina kontakter som du har sparat på din telefon direkt via Teams.

Du kan även välja att blockera nummer.

Inställningar för telefoni i Teams, mobilvy