Töm Box och flytta filer till ett delat bibliotek i Sharepoint (Mac)

Instruktion för att flytta filer och mappar i Box till ett delat bibliotek i Sharepoint samt att tömma Box. Ett delat bibliotek i Sharepoint använder du för att lagra filer och mappar som du vill dela med andra personer.Tänk på att du inte får lagra filer som innehåller känsliga personuppgifter, sekretess eller är säkerhetsskyddade i varken Box eller Sharepoint.  

I instruktionen används webbläsaren Chrome. Använder du en annan webbläsare kan det se lite annorlunda ut.

Har du redan flyttat filerna i box till din dator, hoppa till steg 7 

  1. Logga in i Box. Gå till umu.account.box.com/login och logga in.
    Instruktioner  Logga in i Box 
  2. När du loggat in ska du se en vy över alla dina filer. Vy över filer i Box
  3. Börja med att markera alla filer genom att trycka in tangenterna command +a på ditt tangentbord 
  4. Klicka på knappen ”Hämta”: 
    Observera att om du har delat filer eller mappar med andra personer så försvinner nu delningen. Du kan dela filerna på nytt när du skapat ett delat bibliotek i Sharepoint. Klicka på knappen Hämta
  5. Nu skapar Box en zip-fil med alla dina filer och laddar ned 
  6. Klicka på den nedladdade filen och välj alternativet ”Öppna/Visa i finder Ladda ner Zip-fil
  7. Filen öppnas nu i ett eget fönster likt nedan. Filerna är extraherade och redo att flyttas.  
    Stäng inte ner fönstret, du ska snart använda det igen.Mybox
    Det är nu dags att skapa ett delat bibliotek i Sharepoint 
  8. Öppna din webbläsare och logga in till din Office 365 med ditt Umu-id. 
    Logga in i Office 365  
  9. Välj OneDrive för att komma till din filyta Office 365 vy
  10. För att skapa ett Delat bibliotek i Sharepoint väljer du ”Skapa ett delat bibliotek” under menyn till vänster. 
    Prata ihop er innan om vem som skapar det delade bibloteket så att ni inte skapar varsitt med samma filer! Skapa ett delat bibliotek
  11. Välj sedan ett namn och skriv gärna en kort beskrivning av vad bibliotekets syfte är. Namnge bibliotek
  12. När du har valt ett namn kommer vyn att förändras. Det delade biblioteket blir tilldelad en egen e-postadress och sökväg via webben. Dessa funktioner kan du tillsvidare ignorera. 
  13. Under beskrivningen av det delade biblioteket får du välja Sekretessinställningar och språk.
    Vi rekommenderar att ni väljer Privat, filerna finns då endast tillgängliga till inbjudna personer. Vid offentlig kan vem som helst inom Umeå universitet ta del av era filer och dokument.
  14. Det är nu dags att bjuda in medlemmar.
    Vill du att fler ska få behörigheten ”Ägare” bjuder du in dem i detta steg också.
    Lägg till gruppmedlemmar
  15. Välkommen till ditt delade bibliotek i Sharepoint! För att ladda upp och dela filer går du vidare till Dokument i menyn till vänster. Dokument i Sharepoint
  16.  tillbaka till utforskaren och mappen med de extraherade filerna (se steg 7).  Inne i mappen väljer du än en gång command +a 
  17. Det sista steget är att dra dina filer till ditt delade bibliotek i Sharepoint. För muspekaren till de markerade filerna för att dra dem och släpp. Kom ihåg att sortera vilka dokument som ska delas och vilka som enbart du ska ha tillgång till innan du gör detta!
    Detta kan ta tid beroende på mängden filer du flyttar. Ha tålamod! Är du osäker på hur du drar dina filer?  Film: Så drar du dina filer 

    Flytt av filer från Box till Sharepoint
  18. Dina filer är nu uppladdade i ditt nya delade bibliotek och delas med de du bjöd in i steg 14.
    Nu är ditt innehåll flyttat till ditt delade bibliotek och det är dags att tömma Box.
  19. Kolla över innehållet du flyttat till ditt delade bibliotek. Ser det ut att överensstämma med innehållet i din box går du vidare till nästa steg.
  20. I din filyta i BOX använder du command +a för att markera alla dina filer. När filerna är markerade väljer du ”Papperskorg” uppe i högra hörnet Radera filer i Box
  21. Klicka ”OK” när systemet frågar om du vill radera. Vill du radera objekt
  22. Dina filer är nu borttagna från Box och flyttade till ett delat bibliotek i Sharepoint. 

Töm Box och flytta filer till OneDrive (Mac)

Instruktion för att flytta egna filer i Box till OneDrive samt att tömma Box. OneDrive använder du för att lagra dina egna filer, men du kan välja att dela filer till andra personer. Tänk på att du inte får lagra filer som innehåller känsliga personuppgifter, sekretess eller är säkerhetsskyddade i varken Box eller OneDrive. 

I instruktionen används webbläsaren Chrome. Använder du en annan webbläsare kan det se lite annorlunda ut.

Tips: Passa på att rensa bort filer som inte är aktuella längre. 

  1. Logga in i Box. Gå till umu.account.box.com/login och logga in.
    Instruktioner  Logga in i Box 
  2. När du loggat in ska du se en vy över alla dina filer.Vy över filer i Box
  3. Börja med att markera alla filer genom att trycka in tangenterna command +a på ditt tangentbord
  4. Klicka på knappen ”Hämta”.
    Observera att om du har delat filer eller mappar med andra personer så försvinner nu delningen. Du kan dela filer och mappar på nytt i OneDrive.Klicka på knappen Hämta
  5. Nu skapar Box en zip-fil med alla dina filer och laddar ned 
  6. Klicka på den nedladdade filen och välj alternativet ”Öppna/Visa i finder Ladda ner Zip-fil
  7. Filen öppnas nu i ett eget fönster likt nedan. Filerna är extraherade och redo att flyttas.  
    Stäng inte ner fönstret, du ska snart använda det igen! Mybox
  8. Det är nu dags att flytta in dina filer i OneDrive. Öppna din webbläsare och logga in till din Office 365 med ditt Umu-id. 
    Logga in i Office 365
  9. Välj OneDrive för att komma till din filytaOffice 365 vy
  10.  nu tillbaka till ditt Finder-fönster och mappen med de extraherade filerna (se steg 7) 
  11. Inne i mappen väljer du än en gång command +a 
  12. Det sista steget är att dra dina filer till OneDrive. För muspekaren till de markerade filerna för att dra dem och släpp. 
    Detta kan ta tid beroende på mängden filer du flyttar. Ha tålamod! Är du osäker på hur du drar dina filer?  Film: Så drar du dina filer Flytta filer från Box till OneDrive
  13. Nu är ditt innehåll flyttat till OneDrive och det är dags att tömma BoxKolla över innehållet du flyttat till din OneDrive. Ser det ut att överensstämma med innehållet i din box går du vidare till nästa steg. 
  14. I din filyta i Box använder du command +a för att markera alla dina filer. När filerna är markerade väljer du ”Papperskorg” uppe i högra hörnet Radera filer i Box
  15. Sista steget är att klicka ”OK när systemet frågar och du vill radera. Vill du radera objekt
  16. Dina filer är nu borttagna från Box och flyttade till OneDrive. 

Install CopyPrint to an AD connected computer

To install Umu-copyprint to a computer that is already connected to the AD domain:

1. Click on Start (Windows-logo).

 

 

 

 

2. Type in \\umu-copyp-spool.ad.umu.se\UmU-copyprint

 

 

 

3. Choose Open from the dialog window that comes up.

4. The Drivers for the printer should automatically install and an icon (with the name UmU-copyprint) for the printers queue should show up under your Control Panel/Printers

Remember! If you have an old CopyPrint printer you can remove it.   (the old printer will be named UmU_Copyprint).

When you print out a document, it will first appear to be ”paused” in the printer queue.  But go to the printer and you should be able to print it out.

Töm Box och flytta filer till ett delat bibliotek i Sharepoint

Instruktion för att flytta filer och mappar i Box till ett delat bibliotek i Sharepoint samt att tömma Box. Ett delat bibliotek i Sharepoint använder du för att lagra filer och mappar som du vill dela med andra personer. Tänk på att du inte får lagra filer som innehåller känsliga personuppgifter, sekretess eller är säkerhetsskyddade i varken Box eller Sharepoint. 

Har du redan flyttat filerna i box till din dator, hoppa till steg 9.

  1. Logga in i Box. Gå till umu.account.box.com/login och logga in.
    Instruktioner  Logga in i Box 
  2. När du loggat in ska du se en vy över alla dina filer.Vy över filer i Box
  3. Börja med att markera alla filer genom att trycka in tangenterna ctrl+A på ditt tangentbord.
  4. Klicka på knappen ”Hämta”.
    Observera att om du har delat filer eller mappar med andra personer så försvinner nu delningen. Du kan dela filerna på nytt när du skapat ett  delat bibliotek i Sharepoint. Klicka på knappen Hämta
  5. Nu skapar Box en zip-fil med alla dina filer och laddar ned.
  6. Klicka på den nedladdade filen och välj alternativet ”Öppna/Show in folder”.
  7. Filen öppnas nu i en egen ruta likt nedan. 
    Klicka på ”Extrahera” i överkant och välj sedan ”Extrahera alla Extrahera
  8. I rutan som dyker upp klickar du först i ”Öppna mappen när filerna har extraherats” och väljer sedan ”Extrahera”. När du gjort detta har du dina filer från Box i en vanlig mapp lokalt på din dator. Stäng inte ner mappen, du ska snart använda den igen.Extrahera komprimerade mappar

    Det är nu dags att 
    skapa ett delat bibliotek i Sharepoint!

  9. Öppna din webbläsare och logga in i Office 365 med ditt Umu-id.
    Logga in i Office 365
  10. Välj OneDrive för att komma till din filyta.
  11. För att skapa ett delat bibliotek i Sharepoint väljer du ”Skapa ett delat bibliotek” under menyn till vänster. 
    Prata ihop er innan om vem som skapar det delade biblioteket så att ni inte skapar varsitt med samma filer.Skapa ett delat bibliotek
  12. Välj sedan ett namn och skriv gärna en kort beskrivning av vad bibliotekets syfte är. Namnge bibliotek
  13. När du har valt ett namn kommer vyn att förändras. Det delade biblioteket blir tilldelad en egen e-postadress och sökväg via webben. Dessa funktioner kan du tillsvidare ignorera.
  14. Under beskrivningen av det delade biblioteket får du välja Sekretessinställningar och språk.
    Vi rekommenderar att ni väljer Privat, filerna finns då endast tillgängliga till inbjudna personer. Vid offentlig kan vem som helst inom Umeå universitet ta del av era filer och dokument. Välj sekretessinställningar
  15. Det är nu dags att bjuda in medlemmar. Vill du att fler ska få behörigheten ”Ägare” bjuder du in dem i detta steg också.Lägg till gruppmedlemmar
  16. Välkommen till ditt delade bibliotek i Sharepoint! För att ladda upp och dela filer går du vidare till Dokument i menyn till vänster.Dokument i Sharepoint
  17.  tillbaka till utforskaren och mappen med de extraherade filerna (se steg 8).
  18. Inne i mappen väljer du ctrl+A.
  19. Det sista steget är att dra dina filer till ditt delade bibliotek i Sharepoint. För muspekaren till de markerade filerna för att dra dem och släpp. Kom ihåg att sortera vilka dokument som ska delas och vilka som enbart du ska ha tillgång till innan du gör detta.
    Detta kan ta tid beroende på mängden filer du flyttar. Ha tålamod! Är du osäker på hur du drar dina filer?  Film: Så drar du dina filer Flytta filer från Box till Sharepoint
  20. Dina filer är nu uppladdade i ditt nya delade bibliotek och delas med de du bjöd in i steg 15.

    Nu är ditt innehåll flyttat till ditt delade bibliotek och det är dags att tömma Box
     
  21. Kolla över innehållet du flyttat till ditt delade bibliotek. Ser det ut att överensstämma med innehållet i din Box går du vidare till nästa steg.
  22. I din filyta i Box använder du ctrl+A för att markera alla dina filer. När filerna är markerade väljer du Papperskorg uppe i högra hörnet.Radera filer i Box
  23. Klicka ”OK när systemet frågar om du vill radera. Vill du radera objekt
  24. Dina filer är nu borttagna från Box och flyttade till ett delat bibliotek i Sharepoint.

Tips för bra samarbete i Teams 

Innan ni börjar samarbeta i Teams kan det vara bra att tänka igenom ett par saker.

Skapa grundläggande struktur

  • Vad är huvudsyftet med teamet? 
  • Vad har ni för behov i gruppen? 
  • Vilka kanaler vill ni ha, till att börja med, och varför?

Anpassa behörigheter

  • Bestäm vilka behörigheter medlemmarna ska ha för hantering av kanaler, flikar och meddelanden.
  • Ställ in minst två ägare av teamet.

 Skapa ny kanal vid behov, men se över vad den har för syfte och om den verkligen behövs

  • Överlägg gärna förslaget med någon i teamet.
  • Sätt ett tydligt och beskrivande namn.
  • Sätt en beskrivning och syfte med kanalen. 

 Kommunicera tydligt i teamet

  • Använd rubrik för att skapa tydlighet och göra det enkelt att se vad inlägget handlar om  
  • Använd @ för att avisera en person eller hela teamet för att säkerställa att en specifik medlem eller hela teamet får avisering om att du skrivit inlägget 
  • Svara på ett inlägg genom att klicka på Svara och inte genom att starta en ny konversation. På så sätt hänger trådarna ihop. Format i konversation i teamsKlicka på A ner till vänster för att få fram en utökad vy där du kan formatera ditt inlägg.

Flytta gemensamma filer

  • Skapa mappar i respektive kanal  
  • Överför gemensamma filer till teamet och ta bort från befintliga ytor så att ni inte lagrar dokument på flera ställen 
  • Bestäm att alla filer hädanefter läggs i teamet/kanalen och inte någon annanstans 
  • Synkronisera teamets filer till din utforskare om du jobbar mycket med filerna och vill ha åtkomst till dem direkt från datorn. 

Bjuda in medlem till ett team eller en kanal i Teams

Observera att det går att bjuda in interna och externa medlemmar samtidigt. 

Bjuda in en intern medlem

  1. Gå till teamet som medlemmen ska bjudas in till.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn > Lägg till medlem.
  3. Sök och välj personens namn i listan och klicka sedan på lägg till. Vill du lägga till fler medlemmar samtidigt går det utmärkt genom att söka på nytt. 
  4. När du valt vilka personer du vill lägga till tar du ställning till vilken behörighet den nya medlemmen ska få: Medlem eller ägare.

Bjuda in en extern medlem

För att bjuda in en extern medlem finns två alternativ, alternativ 1 är att föredra.  

Alternativ 1:

  1. Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn. 
  2. Välj ”Lägg till medlem” > skriv in personens e-postadress i rutan och välj lägg till. Personen får per automatik behörigheten ”Gäst”. Detta går inte att ändra. 

Alternativ 2:

  1.  Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Välj ”Hämta länk till teamet” > Kopiera > Skicka till berörd person.

Läs mer om de olika behörigheterna

Bjuda in intern medlem

Skapa en kanal i Teams

  1. Gå in i det team du vill utöka med en kanal
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn > Lägg till kanal
    Observera att utseendet på ditt Teams kan skilja sig i färg och layout.Lägg till kanal
  3. Välj ett namn och beskriva din kanal. Välj också om kanalen ska vara tillgänglig för alla i teamet eller endast några utvalda. Skapa en kanal
  4. Innan du väljer att slutföra och lägga till din kanal ska du ta ställning till om du vill att kanalen automatiskt ska synas i listan under teamet. När detta är gjort avslutar du med ”Lägg till”. Du har nu skapat en kanal till ditt team.Lägg till

Skapa ett team i Teams

  1. Öppna Teams. Du hittar Teams som en app i din dator alternativt genom att logga in i Office 365 i din webbläsare. Du loggar in med ditt Umu-id. 
    Logga in i Office 365
  2.  I menyn till vänster väljer du fliken ”Team” > Gå med i eller skapa ett team (nere till vänster alt. uppe till höger) > Skapa ett team 
    Observera att utseendet på ditt Teams kan skilja sig i färg och layout.Översikt över Teams
  3. Det finns fyra olika typer av team. Om syftet är att skapa en samarbetsyta i till exempel en arbetsgrupp eller ett projekt väljer du ”Annat”.
    Mer om de olika teamtyperna
    Välj en teamtyp
  4. När du valt din teamtyp är det dags att ge teamet ett namn och en beskrivning (detta går att ändra i efterhand). Du ges också möjligheten att välja om detta är ett privat eller ett offentligt team.
    Teamet kommer att vara navet i ert samarbete. I varje team kan ni sedan skapa kanaler för mer detaljerat arbete.
    Skapa en kanal
    Skapa ditt team
  5. Sista steget när du skapar ditt team är att bjuda in medlemmar. I rutan skriver du in namnet på de personer inom din organisation du vill bjuda in och väljer ”Lägg till”. Du kan därefter välja vilken behörighet de olika medlemmarna ska ha. Ägare eller privat.
    Mer om behörigheter
    Vill du bjuda in en extern medlem skriver du istället in personens e-postadress. De får då ett meddelande om att du bjudit in dem och kan delta som gäst. Lägg till medlemmar
  6. Teamet är nu skapat och redo för ert kommande arbete.

Töm Box och flytta filer till OneDrive

Instruktion för att flytta egna filer i Box till OneDrive samt att tömma Box. OneDrive använder du för att lagra dina egna filer, men du kan välja att dela filer till andra personer. Tänk på att du inte får lagra filer som innehåller känsliga personuppgifter, sekretess eller är säkerhetsskyddade i varken Box eller OneDrive. 

Tips: Passa på att rensa bort filer som inte är aktuella längre. 

  1. Logga in i Box. Gå till umu.account.box.com/login och logga in.
    Instruktioner  Logga in i Box 
  2. När du loggat in ska du se en vy över alla dina filer.Vy över filer i Box
  3. Börja med att markera alla filer genom att trycka in tangenterna ctrl+A på ditt tangentbord.
  4. Klicka på knappen ”Hämta”.
    Observera att om du har delat filer eller mappar med andra personer så försvinner nu delningen. Du kan dela filer och mappar på nytt i OneDrive.Klicka på knappen Hämta
  5. Nu skapar Box en zip-fil med alla dina filer och laddar ned.
  6. Klicka på den nedladdade filen och välj alternativet ”Öppna/Show in folder”.
  7. Filen öppnas nu i en egen ruta likt nedan. 
    Klicka på ”Extrahera” i överkant och välj sedan ”Extrahera alla”.Extrahera
  8. I rutan som dyker upp klickar du först i ”Öppna mappen när filerna har extraherats” och väljer sedan ”Extrahera”. När du gjort detta har du dina filer från Box i en vanlig mapp lokalt på din dator. Stäng inte ner mappen, du ska snart använda den igen.Extrahera komprimerade mapparDet är  nu dags att flytta in dina filer i OneDrive!
  9. Öppna din webbläsare och logga in till din Office 365 med ditt Umu-id.
    Logga in i Office 365
  10. Välj OneDrive för att komma till din filyta.Office 365 vyOneDrive vy
  11.  nu tillbaka till utforskaren och mappen med de extraherade filerna (se steg 7).
  12. Inne i mappen väljer du än en gång ctrl+A.
  13. Det sista steget är att dra dina filer till OneDrive. För muspekaren till de markerade filerna för att dra dem och släpp. 
    Detta kan ta tid beroende på mängden filer du flyttar. Ha tålamod! Är du osäker på hur du drar dina filerFilm: Så drar du dina filer Dra filer
  14. Nu är ditt innehåll flyttat till OneDrive och det är dags att tömma Box.
    Kolla över innehållet du flyttat till din OneDrive. Ser det ut att överensstämma med innehållet i din box går du vidare till nästa steg.
  15. I din filyta i Box använder du ctrl+A för att markera alla dina filer. När filerna är markerade väljer du Papperskorg uppe i högra hörnet.Radera filer i Box
  16. Sista steget är att klicka ”OK när systemet frågar om du vill radera.Vill du radera objekt
  17. Dina filer är nu borttagna från Box och flyttade till OneDrive. 

Lägg till extern projektansvarig i ett forskningsprojekt

Har projektet en extern projektansvarig kan du ange det i fältet som heter Extern projektansvarig på forskningsprojektsidan. Det kan inte finnas två ansvariga utan endast en oavsett om fälten projektansvarig och extern projektansvarig är ifyllda.

För att det ska vara möjligt att tagga personen i forskningsprojektet behöver hen först vara inlagd i sidtypen Extern person. Se manual för hur du gör det.

När personen finns inlagd som Extern person gör du enligt följande

1. Gå till projektsida och välj fliken Innehåll

2. Börja skriva personens e-postadress i fältet Extern projektansvarig och välj namnet som visas.

3. Om personen ska visas med annan titel än Projektansvarig skriver du den nya titel i fältet Annan titel på projektansvarig.

4. Klart.