Bokningsstatus i TimeEdit

TimeEdit har funktionalitet för att jobba med bokningsstatus. För att jobba aktivt med bokningsstatus krävs att du använder TE Core. I TE Reserve kan du inte välja vilken status en bokning har.

Läs mer

Om grupper i Microsoft 365

När du lägger till en medlem i en grupp i Office 365 så får den korrekt behörighet på allt som gruppen omfattar med hjälp av tjänsten Microsoft 365 Groups. Grupper ska helst ha två ägare och det är viktigt att ta bort grupper som inte längre används. 

Du kan skapa grupper i Microsoft 365 på olika sätt

  • Delat bibliotek i din OneDrive. När du skapar ett delat bibliotek i din OneDrive för att kunna samarbeta kring dokument, vilket är bättre än att dela ut behörigheter bland sina personliga filer i OneDrive. Det som egentligen skapas är en SharePoint webbplats. Du hittar det delade biblioteket under SharePoint.
  • Grupper i Teams. När du skapar ett team för att i en grupp kommunicera i en chatt eller använda verktyg som Planner och dokumenthantering eller någon annan app som finns tillgänglig för Teams.
  • När du skapar en plan i Planner för att ha kontroll över uppgifter i en grupp.
  • När du skapar en SharePoint webbplats för att publicera information/nyheter eller samarbeta eller tillgängliggöra dokument för en grupp.

Roller i Microsoft 365 grupper

Det finns tre olika roller: ägare, medlem och gäst.

Ägaren administrerar vilka som ska vara medlemmar, därför är det bra om man är minst två som är ägare av en grupp.

Medlemmar och gäster har i stort sett samma behörigheter vilket är att skapa, läsa och redigera innehåll.

Viktigt att ta bort inaktiva grupper

Om du är medlem i eller äger många grupper så kan du uppleva att det är svårt att navigera bland grupper som inte längre används. Grupper kan döljas vilket underlättar navigering, men dessa grupper kan också utgöra ett hot mot informationssäkerheten och då främst om det finns information som ingen äger och tar ansvar för. Har du dessutom bjudit in externa gäster med konton som UmU inte hanterar så kan dessa konton hamna i händerna på personer som inte är avsedda att ta del av informationen.

Därför rekommenderar vi att du tar bort grupper som inte längre används.

Ta bort grupper i Microsoft 365

Ta bort grupper i Microsoft 365

Ta bort grupper i verktyget

Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen. 

Ta bort grupp i Planner

  1. Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
  2. För att ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinställningar.
  3. Längst ner i dialogfönstret för Planinställningar hittar du länken för att ta bort gruppen. 

Skärmdump som visar planinställningar i Planner

Ta bort grupp i Sharepoint

  1. Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
  2. Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort.

Skärmdump site information Sharepoint

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ta bort grupp i Teams

  1. Gå till din teamsklient och välj Team i menyn till vänster.
  2. I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn. 

Skärmdump som visar ta bort team i Teams

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Administrera grupper via Outlook (Office 365)

Du som flyttat din e-post till Office 365 kan enkelt administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.

  1. Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
  2. Välj Grupper i menyn till vänster.
  3. Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
  4. Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar i den övre menyn. I den meny som presenteras kan du administrera din grupp. 

Skärmdump som visar Gruppinställningar i Outlook

Redigera, ta bort och radera välkomstbrev

Vad som gäller kring välkomstbrev till nyantagna studenter finns på Medarbetarwebben. Där hittar du även malltexter på både engelska och svenska att utgå ifrån.

Här finns en övergripande guide för hur du skapar välkomstbrev i Episerver

Vanliga frågor om Välkomstbrev hittar du i inlägget Välkomstbrev FAQ

Redigera välkomstbrev

Du kan när som helst under terminen komplettera och redigera ett välkomstbrev.

  1. Du behöver vara inloggad för att se välkomstbrevet och för att komma åt redigeringsformuläret där välkomstbrevet kan uppdateras.
  2. Klicka på välkomstbrevet på program- eller kurssidan, ändra och publicera om.

Ta bort, radera välkomstbrev

Ibland blir det fel och ett välkomstbrev kan behöva plockas bort.

Du behöver ha rollen webbredaktör för att kunna radera välkomstbrev inne i Episerver. Det går även bra att skicka ett ärende till Servicedesk så får du hjälp. Så här tar du bort ett välkomstbrev:

  1. Logga in i Episerver
  2. Sök fram rätt program eller kurs. Det kan du göra via webben eller inne i Episerver. Kontrollera att program- eller kurskoden stämmer.
  3. Klicka på det välkomstbrev som ska raderas. Kontrollera att det är rätt välkomstbrev och att anmälningskoden för program- eller kurstillfället stämmer.
  4. Välj alternativet ”Flytta till papperskorgen”
  5. Klart

 

 

Massändring i TE Core

Massändring innebär att ändra, avboka eller redigera bokningstexter på många bokningar samtidigt.

Läs mer

Förbered och skapa Breakout rooms innan Teamsmötet

I denna manual beskriver vi hur du som mötesorganisatör använder dig av digitala breakout rooms (digitala grupprum) i Teams för att kunna skapa meningsfulla diskussioner och utbyte av idéer. Observera att för att använda grupprum måste du använda skrivbordsapplikationen för Teams. 

Vi rekommenderar att du förbereder dina grupprum innan Teamsmötet. Det är enbart mötesorganisatören (den som skickar ut bokningen) som kan genomföra detta. (Du kan skapa dina grupprum direkt i mötet också se denna manualen). För att förbereda grupprummen innan mötet gör så här:

  1. Gå till Teams kalendern och dubbelklicka på mötesbokningen som du vill skapa grupprum inom.
    breakoutrooms - gå till kalendern och dubbelklicka på bokningen
  2. Klicka på Separat rum. (Ser du inte separat rum, klicka på fler och välj separat rum)
    breakoutrooms - klicka på separat rum
  3. Klicka på Skapa rum
    breakoutrooms - klicka på skapa rum
  4. Klicka på Pilen och välj hur många rum du vill ha och klicka Lägg till rum. (Du kan ändra antal rum senare, oroa dig inte).
    breakoutrooms - klicka på pilen, välj rum och klicka lägg till rum
  5. Nu är är det dags att tilldela deltagare i de rum du har skapat. Klicka på Tilldela deltagare.
    breakoutrooms - klicka på tilldela deltagare
  6. Välj Automatiskt om du vill tilldela deltagarna automatiskt enligt antal rum (i detta fall 2 rum) du har skapat.
  7. Välj Manuellt om du vill välja själv vilket rum deltagarna ska vara i.
  8. Klicka Nästa.
    breakoutrooms - klicka på tilldela deltagare, välj automatiskt eller manuell tilldelning
  9. Valde du automatisk tilldelning gå till punkt 12.
  10. Valde du manuell tilldelning då är det nu dags att välja vilket rum personerna ska vara i. Alla personer inbjudna till mötet samlas i en lista. Markera bockruta bredvid person och klicka på Pilen och välj sedan vilket rum.
    breakoutrooms - manuell tilldelning, välj rum
  11. Fortsätt på samma sätt med de övriga personerna och klicka sedan på Tilldela. Det kan då se ut så här:
    breakoutrooms - manuell tilldelning, välj rum, klicka tilldela
  12. Nu är dina rum klara att användas. Innan vi visar hur du startar rummen under Teamsmötet kommer här några fler tips på hur du kan göra för att göra rummen bättre.

Övriga smarta inställningar innan mötet startar

Efter du har tilldelat personer kan du ställa in fler inställningar, ändra antal eller ta bort rum och byta namn på rummen. 

Inställningar

  1. Klicka på kugghjulet 
  2. Klicka här för att tilldela presentatörer i mötet som kan hjälp dig att starta, lägga till eller ta bort personer i grupprummen under teamsmötet. (En lista kommer upp, skriv namnet på personen som du vill ha hjälp ifrån).
  3. Klicka här för att ange en specifik tidsgräns på grupprummen. (Du får välja tid i lista under).
  4. Klicka här för att flytta personer automatiskt till rum när du klickar på starta rum i teams mötet (Vi rekommenderar att ni har denna påslagen. Det innebär att personerna i rummen skickas ut automatiskt när du klickar på ”Öppna” för att starta rummen under teamsmötet).
  5. Klicka här för att tillåta att de andra kan komma tillbaka till huvudmötet. (Exempelvis om de vill ställa frågor till dig i huvudmötet).
    breakoutrooms - inställningar

Lägg till fler rum, ta bort rum och byt namn på rum

  1. Klicka här för lägga till fler rum
  2. Klicka här för att ta bort rum
  3. Klicka på tre pickar och redigera för att byta namn på rummet.breakoutrooms - Lägg till fler rum, ta bort rum och byt namn på rum

Under Teamsmötet

I Teamsmötet är det nu dags att starta rummen. Detta tar enbart några få sekunder att göra eftersom du redan har förberett rummen.

  1. Klicka på Rum. (Om det är personer som har anslutit till mötet efter du skapade rummen kommer personerna att synas ovanför knappen Tilldela deltagare. Klicka då på Tilldela deltagare och välj vilket rum den personen ska vara med i).
  2. Klicka på Öppna. (Rummen kommer då att öppnas och det tar ca 10 sekunder innan alla skickas ut till sina rum).
    Starta breakoutrooms - klicka rum och sedan Öppna
  3. Som mötesorganisatör – du som är ägare av mötet och startar grupprummen – stannar kvar i huvudmötet och de personer du har valt slussas ut i rummen. För att skicka ett meddelande till alla i rummen klicka på trumpet-ikonen och skriv ditt meddelande. Tillexempel ”5 minuter kvar”.Skicka ett meddelande till alla i grupprummen
  4. Du kan även assistera personerna i rummen eller höra hur det går för dem genom att gå med i ett specifikt rum. Välj det rum du vill gå med i och klicka på tre prickar och Anslut till rum.
    Gå med i rum som mötesorganisatör
  5. Det kommer då att se ut så här. Du kommer ha två teamsmöten igång samtidigt. Rum 1 (den vänstra) är aktivt och huvudmötet (den högra) blir Parkerad.
  6. Klicka på Lämna under Rum 1 för att lämna grupprummet.
  7. Klicka på Återuppta på huvudmötet för att starta igång huvudmötet igen.
  8. Klicka på Stäng för att stänga alla rum. (Det tar ca 10 sekunder innan alla kommer tillbaka till huvudmötet).
    Ansluten till grupprum som mötesorganisatör - klicka på lämna för att lämna grupprum - klicka på återuppta för att återuppta huvudmöte - klicka på stäng för att stänga alla grupprum

Åtgärda icke-tillgängliga dokument publicerade på umu.se eller Aurora

För att komma åt tillgänglighetsbristerna bland dokumenten publicerade på våra publika webbar, till exempel umu.se och Aurora, behöver vi börja någonstans. Målet på sikt är att alla dokument ska vara 100 procent tillgängliga, men de värsta problemen att komma till rätta med är dokument som är inskannade som bilder (och därmed inte maskinläsbara) och dokument som saknar PDF-taggar. 

Skärmbild från Siteimprove som visar rapporten om otillgängliga dokument

Denna rutin vänder sig till dig som är webbredaktör för umu.se och/eller Aurora, och som får rapporter från Siteimprove om icke-tillgängliga dokument. 

I rapporterna från Siteimprove är dessa problem beskrivna i var sin kolumn (Maskinläsbar och PDF-taggar). Det finns även en kolumn för andra problem, men dessa är inte lika prioriterade som de två som beskrivs här. 

Varför är dokument som är inskannade som bilder (ej maskinläsbara) ett problem? 

De går inte att läsa med skärmläsare och sökmotorer kan inte ge träff på innehållet. 

Varför är dokument utan PDF-taggar ett problem? 

Utan taggar i går det inte att navigera i dokumentet för den som använder tangentbord och skärmläsare kan inte förstå strukturen i dokumentet. 

Om signerade dokument 

Dokument som kräver underskrift för att vara giltiga (till exempel avtal eller beslut) bör signeras med digital signering i stället för att skannas. Om detta inte är möjligt eller praktiskt att genomföra med de gamla dokument du får i din rapport över otillgängliga dokument, bör du publicera dokumentet utan signatur på webbplatsen och se till att det signerade exemplaret är diariefört.  

Rutin för att åtgärda otillgängliga dokument 

  1. Ska dokumentet publiceras som dokument?

    Besluta om dokumentet fortfarande ska finnas publicerat på webben, och i så fall om det ska finnas som dokument eller som en vanlig sida på webbplatsen, vilket har många fördelar.

  2. Jobba om dokumentet i Word.

    Hitta originaldokumentet (troligen i Wordformat) eller skapa en ny version av dokumentet med hjälp av OCR (Optical Character Recognition). Använd Words inbyggda tillgänglighetskontroll för att kontrollera att det nya dokumentet är tillgängligt.

    1. Om du inte kan få tillgång till originalet, använd OCR i Adobe Acrobat Pro på det inskannade dokumentet.
    2. Om du inte har tillgång till Adobe Acrobat Pro, prova att använda OCR i detta onlineverktyg: https://www.onlineocr.net/.
  3. Skapa en ny tillgänglig PDF

    Skapa en ny pdf av dokumentet med hjälp av Words inbyggda tillgänglighetskontroll. För att PDF-taggarna ska bli rätt är det viktigt att du använder wordmallens formatmall med olika rubriknivåer.

    Obs! Kom ihåg att kontrollera stavning och att dokumentet använder våra nya tillgänglighetsanpassade mallar innan du gör en ny pdf av det.

  4. Ladda upp det nya dokumentet och radera det gamla

    Ladda upp och publicera det nya dokumentet i Episerver och uppdatera eventuella länkar till dokumentet.

    Flytta det gamla otillgängliga dokumentet till papperskorgen i Episerver. 

DesktopInfo

DesktopInfo är ett verktyg för alla klienthanterade datorer, för att enkelt kontrollera om datorn behöver uppdateras, uppgraderas eller startas om och för att utföra eventuella åtgärder.

Definitioner

Host name = Namnet på datorn

Windows = Versionen som är installerad på datorn

Reboot Pending = Om datorn behöver startas om på grund av en uppdatering/uppgradering

  • OK = Datorn behöver inte startas om
  • Reboot pending = Datorn behöver startas om

– Vi rekommenderar att starta om datorn, så fort möjligheten finns för att hålla datorn i bra skick med uppdaterade drivrutiner. Uppdateringarna åtgärdar oftast kritiska buggar, vilket får oftast systemet att fungera stabilare och öka dess kapacitet. Säkerhetshålen blir igentäppta i den tidigare programkoden. Krypteringen och säkerheten förbättras.

– Att ha en äldre version av Windows medför risker till korrupta drivrutiner, oväntade omstarter av datorn och försämrad säkerhet.

 

Upgrade Available = Om det finns uppgraderingar till datorn

  • Available = Datorn ligger inte på den senaste versionen och uppgraderingar finns i Software Center
  • Not Available = Datorn har det senaste windows-versionen

Windows 11 Capable = Om datorn är kompatibel  att uppgraderas till Windows 11

  • CAPABLE = Datorn är kompatibel att uppgraderas till Windows 11
  • NOT CAPABLE = Datorn EJ kompatibel att uppgraderas till Windows 11

Windows Updates = Styr dig till tillgängliga uppdateringar för din nuvarande windows-version i Software Center.

Windows Upgrade = Styr dig till senaste windows-versionen som finns tillgänglig till att installera i Software Center.

Office 365 = Styr dig till att installera Office 365 i Software Center. OBS! Detta kommer att ersätta din nuvarande Office-version på datorn.

 

Ändra färg/språk på texten

För att ändra färg/språk på texten, så går det att högerklicka på universitetsloggan och välja det som önskas.

Stänga av tjänsten

För att stänga av verktyget, så går det att högerklicka på universitetsloggan och Quit.

Rutan kommer dock tillbaka efter 8 timmar eftersom funktionen ger både er och oss bra information om uppdateringar finns, eller om datorn behöver startas om.

Aktivera veckonumrering i Outlook för Mac

När du börjar använda din kalender i Outlook är veckonumreringen avaktiverad. Vill du aktivera den gör du det själv via kalenderalternativen.

  1. Klicka på fliken Outlook.
  2. Välj Inställningar.
  3. Klicka på Kalender under övriga.

  4. Under kalenderalternativ markerar eller avmarkerar du kryssrutan Visa veckonummer.
  5. Du har nu veckonumrering i din kalender i Outlook

Aktivera veckonumrering i Outlook för Windows

När du börjar använda din kalender i Outlook är veckonumreringen avaktiverad. Vill du aktivera den gör du det själv via kalenderalternativen.

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Alternativ i vänstra hörnet.
  3. Klicka på Kalender.
  4. Scrolla ner till Visningsalternativ markerar eller avmarkerar du kryssrutan Visa veckonummer i månadsvyn och i datumbläddringen.

  5. Du har nu veckonumrering i din kalender i Outlook