Vanliga frågor om Microsoft 365
Hur loggar jag in i Microsoft 365?
Gå till m365.umu.se och logga in med Ditt-Umu-id@ad.umu.se och lösenord.
Vad är Microsoft 365?
Microsoft 365 innefattar en mängd olika applikationer och är en molntjänst. Det innebär att applikationerna går att nå från vilken enhet som helst, och var du än är. Applikationerna är knutna till ditt konto, inte till din enhet. Detta innebär att du har tillgång till det klassiska officepaktetet, word, excel, powerpoint, dina filer och många fler appar för t ex samarbete från valfri tillgänglig enhet med ditt Microsoft 365 konto.
Kan jag komma åt Microsoft 365 på telefonen eller surfplattan?
Ja, du kan logga in i Microsoft 365 via din webbläsare i mobilen och i surfplattan. Du kan också ladda ner appar till många av tjänsterna i Microsoft 365 till din mobil eller surfplatta.
Var sparar jag mina egna dokument?
I OneDrive kan du ladda upp och spara dina filer och mappar. I tjänsten ingår 1 TB personligt lagringsutrymme.
Var lagrar jag gemensamma dokument?
Det finns två alternativ, antingen lagar du filerna i Teams eller i ett delat bibliotek i Sharepoint. Både Teams och Sharepoint är applikationer i Microsoft 365.
Vad får jag inte lagra i Microsoft 365?
Du får inte lagra känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess. Det är till exempel information om hälsotillstånd, skyddade adresser, anbud/upphandling, uppgifter om personers etniska ursprung, politiska åsikter och sexuella läggning.
Kan jag lagra forskningsdata i Microsoft 365?
Du får inte lagra känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess. Är ditt forskningsmaterial av högt skyddsvärde ska det inte lagras i Microsoft 365. Umeå universitet erbjuder en tjänst för lagring av filer med högt skyddsvärde. Tjänsten tillhandahålls av ITS. Börja med att göra en informationsklassning innan du tar ställning till var ditt forskningsmaterial kan lagras.
Umeå universitets vägledning för informationsklassning
Lagring av filer med högt skyddsvärde
Har du frågor som gäller informationssäkerhet och lagring? Kontakta ITS IT-säkerhetsfunktion via Servicedesk.
Är detta en ny lärplattform?
Nej. Teams, Sharepoint och andra delar av Microsoft 365 är inte lärplattformar.
Det tar lång tid att öppna filer och länkar i e-post eller chatten i Microsoft 365. Vad kan det bero på?
Fördröjningen när du öppnar en länk eller fil beror på en säkerhetslösning i Microsoft 365 som scannar igenom länkar och filer i e-post och chatt efter virus och skadlig kod. Genom att scanna filer och länkar så minskar risken för att du råkar ut för en IT-säkerhetsincident. Här kan du läsa mer om nätfiske, skräppost och virus.
Varför tillåts inte tredjepartsapplikationer i Microsoft 365?
Vi har tillsvidare inaktiverat möjligheten att integrera tredjepartsapplikationer i Microsoft 365 då informationssäkerhet inte kan garanteras.
Som myndighet behöver varje applikation utredas och vara godkänd ur ett säkerhetsmässigt, tekniskt, avtalsmässigt och juridiskt perspektiv. Det innebär att det ska finnas ett avtal och att personuppgiftsbiträdes-avtal, risk- och sårbarhetsanalys, informationsklassning samt konsekvensbedömning ska vara genomförd för de applikationer som ska användas.
Vi måste också säkerställa att de applikationer vi använder har funktionalitet för ytterligare säkerhetsåtgärder som ska införas.
Varför stödjs inte IMAP i Microsoft 365?
Vi har tillsvidare inaktiverat mailprotokoll som inte kan garantera att multifaktorautentisering (MFA) kan användas. Det finns ingen möjlighet att använda MFA på IMAP idag, och därför kommer det inte vara tillgängligt.
Det är inte heller möjligt att köra IMAP via OAUTH authenticering såvida applikationen inte är registrerad och godkänd och att personen som använder den har rätt att hämta ut rättigheter för den, för att kunna möjliggöra för MFA. Eftersom vi inte tillåter tredjepartsapplikationer i Microsoft 365 är detta inte möjligt.
Varför blir jag utloggad ur Microsoft 365-apparna på webben?
Om du är inaktiv i mer än fyra timmar så loggas du automatiskt ut från apparna i Microsoft 365 på webben. Det gäller alla Microsoft 365-appar inklusive Outlook på webben. Du är inaktiv när du inte har någon slags interaktion med webb-appen, till exempel musklick eller tangentbordstryckningar.
Detta är en säkerhetshöjande åtgärd som minskar risken att obehörig kommer åt din information.