Lägga till utbytesavtal i Solemove
Utbytesavtal som tecknas på institutions- eller fakultetsnivå, måste läggas in i Solemove av respektive internationell kontaktperson för att utbytesplatserna ska vara sökbara. Om du inte har behörighet i Solemove, kontakta solemove@umu.se
Logga in
Gå till Solemove
Logga in med ditt umu-id.
Lägg till partneruniversitetet först
Innan utbytesavtalet läggs till, måste partneruniversitetet skapas i Solemove (om det inte redan finns) så att utbytesavtalet kan kopplas ihop med partneruniversitetet.
Gå till ’Units and Partners’ i menyn.
Klicka på ’Add New’.
Lägg till Schachkod och Erasmuskod. Du hittar koderna på EWP:s hemsida.
Alla fält markerade med * är obligatoriska.
’Contact information’
Kom ihåg att lägga till en adress – annars kommer kartvyn där studenter söker efter utbytesmöjligheter, inte visa det utbytesavtalet du lägger in. Lägg gärna till mer information i rutorna Description och Pictures, t.ex. fakta om värduniversitetet , deras Mobility fact sheet och logo för att de ska vara tydligare för studenterna när de söker vart de kan åka.
När du fyllt i all information, klicka på ’save’.
Fyll i kontaktperson
Kontaktpersonen (’Partner’s Contact persons’) är den vid partneruniversitetet som kan logga in och nominera studenter. För att kontaktpersonen ska kunna nominera måste ett konto vara skapta åt hen. Detta skapas under Contact persons – se manualen . När kontaktpersonen har ett konto i Solemove visas YES vid Credentials under Partner’s contact persons i avtalet.
Klicka på ’ Add New’.
Fyll i förnamn, efternamn och e-post för kontaktpersonen.
Spara och kontrollera att kontaktpersonen visas för det partneruniversitet du nyss skapade.
Lägg till utbytesavtalet
Gå till ’Agreements’ i menyn.
Klicka på ’Add New’.
Börja skriva delar av din institutions namn vid Home institutions för att välja din institution (t.ex. Department of Physics).
Börja skriv delar av partneruniversitetets namn vid Host Institutions och välj det partneruniversitet du nyss skapade.
Ange Name of agreement i formatet: Partneruniversitetet namn, ämnesinstitution eller ämnesfakultet (t.ex. The University of Würzburg, Physics, eller The University of Würzburg, Medicine)
Fyll i övriga fält. Fält markerade med * är obligatoriska.
OBS! Det finns numera möjlighet att be om att få en påminnelse inför att avtalet håller på att löpa ut.
Klicka på Save för att spara och kunna lägga till dokument.
Bifoga inscannat avtal och Fact Sheet
Under fliken ’Documents and links’ kan du bifoga dokument, som t.ex. ett inscannat avtal eller ett Fact sheet.
Du kan också välja om dokumenten ska vara synliga för studenter i kolumnen Public eller hålla dokumentet osynligt för externa användare genom att använda ’Private’. Studenter bör kunna se Fact sheet.
Lägg till övrig information
Under fliken ’Additional information’ ska du för att studenterna ska kunna se viktig information om utbytet lägga till kort informationstext på engelska om universitetet. Dessutom bör följande information finnas med: type of agreeement, which department the agreement belongs to, number of exchange places per academic year, possible subjects to study, language of instruction.
Markera information som ‘Public’ och ‘Both’ för att det ska vara synligt för både inkommande och utresande studenter.
Lägga till kontaktperson
När koordinatorn har ett aktivt konto i Solemove och är tillagd under ’Partner’s contact persons’ i avtalet enligt nedan angivna instruktioner, kommer hen att själv kunna välja avtalet vid framtida nomineringar.
Skrolla längst ner till avsnittet Partner’s contact persons’.
1.Om du vill lägga till en kontaktperson, kontrollera först om kontaktpersonen redan finns i systemet genom att klicka’ Search contact persons’.
En ruta kommer upp där du kan söka på kontaktpersonens land och namn. Skriv in det du söker och klicka på förstoringsglaset. Om kontaktpersonen redan finns registrerad, dyker namnet upp och du kan markera cirkeln bredvid namnet och klicka ’Select’ för att lägga till kontaktpersonen i ditt avtal.
2.För att lägga till en helt ny kontaktperson, klicka på ’ +Add new’ och fyll i uppgifterna. Registrera även icke obligatoriska uppgifter som ’Home institution’, ’Country’ samt ’Responsibility’. Klicka ’Save contact person’.
OBS! Behöver du skapa användarkonto till partneruniversitet för nominering efter att ha lagt till kontaktpersonen, följ denna manual: Skapa konto till partneruniversitet för nominering
