För att kunna skapa ett välkomstbrev i Episerver måste du ha rätt roll i det administrativa verktyget Personaladministration. Kontakta institutionens katalogansvariga och din prefekt för att få rätt behörighet.

Du lägger upp ett välkomstbrev för en utbildning via kursens eller programmets sida på umu.se.

Aktuellt: Information om studier och Covid-19

I välkomstbrevet finns en Umu-gemensam text om förändringar kring studier på grund av Covid-19. Du behöver därför inte skriva något om de generella Corona-läget på universitet i välkomstbrevet utan kan koncentrera dig på den information som rör specifikt din utbildning.

Texten visas under rubriken Ny vid Umeå universitet i Välkomstbrevet och länkar till aktuellt information på Studentwebben där information om hur studierna kan komma att påverkas finns samlad. Innehållet kommer att uppdateras löpande.

1. Logga in på www.umu.se/episerver

Du behöver ha rollen ”SRW Redaktör utbildning begränsad” i det administrativa verktyget Personaladministration. Kontakta din prefekt och institutionens katalogansvarige för att få rätt behörighet. Du loggar in på www.umu.se/episerver med ditt vanliga Umu-id.

2. Välj svenska eller engelska!

Utbildningar som ges på svenska ska alltid ha svenskspråkiga välkomstbrev. När undervisningsspråket är engelska ska välkomstbrevet vara på engelska. Det går även bra att lägga upp ett och samma välkomstbrev två gånger, ett på svenska och ett på engelska.

Obs! Utgå alltid från en svensk kurs- eller programsida när du skapar ett välkomstbrev på svenska, och från en engelsk kurs- eller programsida när du skapar ett välkomstbrev på engelska.

Om din utbildning ges helt på engelska och välkomstbrevet bara behöver finnas i en engelsk språkversion, så kommer länken till det engelska välkomstbrevet även att visas på den svenska webben. Detta för att du inte ska tvingas publicera svenska välkomstbrev för kurser som ges helt på engelska. Finns välkomstbrevet däremot enbart i en svensk språkversion så visas det bara på svenska webben.

3. Sök fram den utbildning du ska skapa eller redigera ett välkomstbrev för

Välkomstbreven är kopplade till varje enskilt kurstillfälle, för respektive termin och antagningsomgång.

Använd sökfunktionen Hitta din utbildning på samma sätt som när du surfar på utbildningswebben i vanliga fall. Vill du göra ett välkomstbrev för en utbildning med undervisningsspråk engelska måste du utgå från den engelska kurs- eller programsidan.

Vill du publicera ett välkomstbrev för utbildningar för utbytesstudenter utgår du från sökfunktionen för utbytesstudenter.

Vill du publicera ett välkomstbrev för rena programkurstillfällen utgår du från listan med programkurser. Vill du göra ett välkomstbrev för en programkurs med undervisningsspråk engelska måste du utgå från den engelska kurssidan.

4. Skapa/kopiera ett välkomstbrev

Scrolla ner till det grå fältet på utbildningssidan. Välj om du vill ”Skapa nytt” välkomstbrev eller ”Kopiera befintligt” från tidigare termin och klicka på knappen ”Skapa”.

Om du väljer ”Kopiera befintligt” anger du anmälningskod och termin enligt formen [abc123,ht19] för den utbildnings välkomstbrev du vill kopiera. Det går alltså att att kopiera vilket välkomstbrev som helst, även från en annan institutions kurs och tidigare terminer.

Det går bara att kopiera en gång per anmälningskod. Finns det en version kopieras den. Finns det två versioner – kopieras båda. Engelska och svenska är alltså två språkversioner för samma anmälningskod.

Se till att du utgår från en svensk sida när du skapar ett välkomstbrev på svenska, och från en engelsk sida när du vill skapa ett välkomstbrev på engelska. Då blir det rätt.

5. Redigeringsformuläret öppnas

En del av innehållet är universitetsgemensamt för alla välkomstbrev och går inte att ändra på för ett enskilt välkomstbrev. En del är sådant som ska fyllas i, och en del är sådant som du kan fylla i.

Kan inte ändras:

• Tacka ja eller nej till din studieplats – En universitetsgemensam text för alla program- och kurstillfällen som tillhör samma antagningsomgång.

Ska fyllas i:

• Länktext för välkomstbrevet
• Registreringsinformation
• Börja kursen
• Datum, tid, plats, länk till schema

Kan fyllas i:

• Välkomsthälsning
• Om kursen

Under nästa rubrik (punkt 6) finns instruktioner om hur du fyller i fälten.

6. Fyll i uppgifter i fälten

Länktext för välkomstbrevet

Den text som kommer att synas under rubriken Antagen till kursen på kurs- eller programsidan. Detta blir alltså länken som studenten klickar på för att hitta sitt välkomstbrev.

Exempel

• Välkommen till Förskollärarprogrammet, Umeå VT-2018
• Information till nyantagna, Juridisk översiktskurs, distans, deltid

Om utbildningen har flera tillfällen ska länktexten tydligt visa vilket tillfälle det handlar om. Om du väljer att göra flera välkomstbrev för samma utbildning (beroende på till exempel olika studieform eller ort) bör det vara tydligt vad som skiljer dem åt, till exempel:

• Information till nyantagna, Juridisk översiktskurs, distans, deltid
• Information till nyantagna, Juridisk översiktskurs, Umeå, heltid

Välkomsthälsning

Välkomstbrevets ingress och en hälsning från dig, institutionen och universitetet. Här finns malltext att utgå ifrån.

Registrera dig på programmet/kursen

Förklara här hur registreringen går till på programmet eller kursen. Här finns tre alternativ, med malltexter att utgå ifrån.

Börja programmet/kursen

Den utfällbara rubriken Börja kursen beskriver när och var kursen börjar, och består av två delar: Uppgifter om tid och plats samt ett fritextfält.

Fälten Datum, Tid och Plats är obligatoriskt och måste fyllas i.

I det frivilliga fältet Kartlänk blir den plats du angivit länkad till den adress du anger. Vill du ange en lokal på Umeå universitet utgår du från digitala kartan över campus Umeå. Sök på lokalens namn, klicka på markören och kopiera länken. Klistra sedan in länken i välkomstbrevet. För en nätburen kurs, utan lokal, kan du skriva länken till den lärplattform som används t ex ”Lärplattformen Cambro” i fältet Plats.

Schema

Det måste finnas en länk till Schema.

– Använder du TimeEdit skapas schemalänken i välkomstbrevet automatiskt förutsatt att kurstillfället har ett publicerat schema på nya studentwebben. Om schemat uppdateras i TimeEdit, uppdateras det även i Välkomstbrevet. Har du redan gjort ett välkomstbrev, men vill ha den automatiska schemalänken från TimeEdit, raderar du länken du tidigare angett och klistrar in TimeEdit-schemalänken som du hämtar från Publicera schema till studentwebben och publicerar om välkomstbrevet. Tänk på att att schemat inte visas i välkomstbrevet förrän det är publicerat till studentwebben. På samarbetsytan Användarstöd TimeEdit finns information om schema och publicering till studentwebben.

– Använder du inte TimeEdit kan du ange en alternativ schemalänk, även det på sidan Publicera schema till studentwebben. Där anger du en länk till ett schema i dokumentform (eller om ni använder en annan digital plattform för scheman än Time Edit). Dokumentet behöver laddas upp i Episerver, men behöver inte finnas länkat på någon sida, det räcker att ange länken direkt till dokumentet i Episerver. Länken till schemat dyker då upp i välkomstbrevet.
 Läs här hur du skapar en alternativ schemalänk.

– För helt nätburna kurser som saknar schema kan du skriva in länken https://www.umu.se/utbildning/schema-saknas/ i fältet Schema, eller länk till en motsvarande sida på din institutionswebb.

– För de utbildningar där schema inte är färdigt ännu kan du skriva in länken https://www.umu.se/utbildning/schema-inte-publicerat/. Kom ihåg att uppdatera välkomstbrevet med rätt länk när schemat är publicerat.

Kursstartsinformation

I detta fritextfält kan du till exempel beskriva vad som kommer att ske under introduktionstilllfället. Malltexter finns att utgå ifrån.

Om programmet/kursen

Stycket innehåller tre frivilliga fält. Om du inte ändrar den förifyllda texten kommer inget att synas utåt i den publicerade versionen. Förslag på rubriker som kan fyllas i här är Introduktionskurs, Lärplattform och Träffar och det finns malltexter att utgå ifrån.

7. Publicera välkomstbrev

När du är nöjd med innehållet och har fyllt i alla nödvändiga fält publicerar du sidan via Publicera-knappen högst upp till höger på sidan. Länken till välkomstbrevet finns nu på utbildningens sida i Episerver. Länkar till opublicerade utkast eller till förra terminens välkomstbrev visas också på kurs-eller programsidan i inloggat läge.

Observera att länken till välkomstbrevet alltid visas för dig som är inloggad i Episerver. För de nya studenterna däremot, visas länken två dagar innan antagningsbeskeden skickas ut. Vilka datum välkomstbrev visas på webben är kopplat till de olika antagningsomgångarna.

8. Redigera ett befintligt välkomstbrev

Du kan när som helst komplettera och redigera ditt välkomstbrevet. Klicka på välkomstbrevet på program- eller kurssidan, ändra och publicera om.

När du är inloggad kommer du med automatik till redigeringsformuläret för det välkomstbrev du klickar dig fram till.

9. Förhandsvisa välkomstbrev

När du vill se hur ett välkomstbrev ser ut för en besökare klickar du på knappen Alternativ (eller Publicera, om du är inne och redigerar) uppe till höger – och därefter på länken Visa på webbplats. Öppna länken i en ny webbläsarflik om du är inne och redigerar.

Du kan kopiera länken och skicka den vidare om du till exempel vill att en kollega ska korrekturläsa. Alla som har länken kan titta på sidan – men du behöver vara behörig för att kunna redigera.

 

Lycka till!