Välkomstbrev FAQ

Vad som gäller kring välkomstbrev till nyantagna studenter hittar du i Handboken för utbildningsfrågor på Aurora. Där finns även malltexter att utgå ifrån.

Guide för hur du skapar välkomstbreven i Episerver finns beskrivet i Manual.

 

Hur gör jag ett välkomstbrev till nya studenter?

Informationen till nyantagna är standardiserad och läggs in i och publiceras på webben genom publiceringsverktyget Episerver. Det formulär som ska användas är en förenklad variant av Episerver, och det krävs ingen utbildning för att lägga in i formuläret.

Vem har behörighet att skapa välkomstbrev?

Vem som ska arbeta i webbformuläret bestämmer varje institution själv. Behörigheten delas ut via det administrativa verktyget Personaladministration av institutionens katalogansvariga.

Vad ska välkomstbreven innehålla?

Välkomstbreven innehåller gemensamma delar som gäller för alla program och kurser vid Umeå universitet, som till exempel information om Umu-id och Umu-kort. Detta produceras centralt och behöver inte beskrivas av dig som arbetar på institution. För program- och kursspecifik information finns ett antal valbara fält.

Svenska och engelska malltexter att utgå ifrån om du vill ha inspiration.

När publiceras välkomstbrevet på webben?

När välkomstbrev publiceras och hur länge de visas är kopplat till de olika antagningsomgångarna. Välkomstbreven publiceras två dagar innan första antagningsbrevet går ut. Det gäller för samtliga antagningsomgångar. Breven visas sedan fram till det att utbildningen startar samt i ytterligare 4 veckor för kurser och 5 för program, räknat från och med utbildningens startdatum.

I Handboken för utbildningsfrågor på Aurora hittar du datum för de olika antagningsomgångarna

Skapa/redigera andra utbildningars välkomstbrev som inte tillhör min institution?

Det går bra att hjälpa en kollega på en annan institution. Men tänk på att inte hantera andras material utan tillstånd. Alla redigeringar loggas och materialet säkerhetskopieras.

Hur skapa välkomstbrev programkurstillfällen?

Rena programkurser visas inte i sökfunktionen på utbildningswebben utan du behöver utgå från en egen lista med programkurser för att skapa välkomstbrev.

Jag hittar inte programkurstillfället på webben

Om inte det aktuella programkurstillfället visas på webben kontrollera att :
– du söker i rätt lista för programkurstillfällen
– tillfället har aktuella terminer för de läsår som visas på webben
– tillfället i Selma är publicerat för webb.
Ev ändringar i Selma visas på webben efter nästa inläsning morgonen därpå.

Välkomstbrev för utbytesstudenter?

Utbildningar för utbytesstudenter visas inte i sökfunktionen på utbildningswebben utan du behöver utgå du från sökfunktionen för utbytesstudenter.

Engelskt välkomstbrev med svenska rubriker. Hur ändrar jag?

Du har troligen utgått från fel språkversion när du skapade välkomstbrevet och behöver göra ett nytt. Utgå alltid från en svensk kurs- eller programsida när du vill skapa ett välkomstbrev på svenska, och från en engelsk kurs- eller programsida när du skapar ett välkomstbrev på engelska. Men, för att kunna göra ett nytt välkomstbrev i rätt språkversion behöver du först kasta det brev som är fel. Då kommer alternativet Skapa/Kopiera befintligt att visas för kurstillfället igen. Lägg ett ärende i Servicedesk så får du hjälp att slänga det felaktiga brevet, och kan börja om i rätt språkversion.

Varför syns inte välkomstbrevet på webben?

Kan du ha ändrat i ett gammalt välkomstbrev från en tidigare termin istället för att göra ett nytt? Välkomstbreven är kopplade till varje enskilt kurstillfälle, för respektive termin och antagningsomgång. Till exempel kommer vårterminens välkomstbrev inte att automatiskt att visas för hösttermins tillfälle. Du behöver göra ett välkomstbrev för rätt termin, antingen genom att kopiera eller skapa nytt. Här beskrivs hur du praktiskt skapar välkomstbreven i Episerver.

Kan inte publicera välkomstbrev – får felmeddelande

I dialogrutan står det med röd text:
The original language (sv) for this welcomeletterpage has not yet been published. The original language must be published before the welcomeletterpage can be published in other languages.

Felmeddelande i röd text
Felmeddelandet beror på att det för samma kurstillfälle finns ett svenskt välkomstbrev som inte är publicerat.

Felmeddelandet kan inträffa om du först skapar ett välkomstbrev på svenska för ett kurstillfälle men inte publicerar det. Sedan kommer du på att välkomstbrevet egentligen skulle vara på engelska för samma tillfälle (inte på svenska). Då skapar du ett nytt engelskt välkomstbrev för samma tillfälle.

Två lösningar på det:

1. Antingen så publicerar du även det svenska välkomstbrevet
2. En webbredaktör tar bort båda välkomstbreven och så att du kan börja om

Vill redigera befintligt välkomstbrev

Du kan när som helst komplettera och redigera ditt välkomstbrevet. Klicka på välkomstbrevet på program- eller kurssidan, ändra och publicera om.

När du är inloggad kommer du med automatik till redigeringsformuläret för det välkomstbrev du klickar dig fram till.

Vill ta bort, radera välkomstbrev

Eftersom det inte finns någon webbarkivering i bruk  har delete-funktionen för välkomstbrev avaktiverats så länge. Det går alltså inte att ta bort ett välkomstbrev som är publicerat på webb och börjat gälla. Men, har det blivit fel och du behöver ta bort ett brev INNAN det är publicerat på webb för studenterna, så kan den som har rollen webbredaktör göra det i Epi-sever. Du kan även lägga ett ärende i servicedesk så får du hjälp.

Koppla schema från TimeEdit även för program?

Nej, koppling mellan TimeEdit och webben är skapad för kurstillfällen och rena programkurstillfällen. Inte för program.
För att lägga in ett schema före ett program på ett välkomstbrev behöver du klistra in länken manuellt.
Tips: Finns schemat till programmets första kurs i TimeEdit kan du kopiera schemalänken från studentwebben.

Läs mer om att publicera schema till webben.

Publicera välkomstbrev även om schemat INTE är publicerat till studentwebben?

Om kurstillfället finns i listan på studentwebben kan du publicera välkomstbrevet till webben, även om schemat inte är publicerat till studentwebben. Då får studenten istället textmeddelande: ”Schemalänk publiceras här senast 30 dagar innan kursstart.” när hen klickar på schemalänken. På så vis går det att göra klart välkomstbrev först och publicera schema vid ett senare tillfälle om du önskar.

För att schemat ska synas på studentwebben däremot, behöver det vara publicerat.

Kan jag byta till ett TimeEdit-schema i ett redan publicerat välkomstbrev?

Ja det går. Om välkomstbrevet redan är publicerat och ligger ute på webben, behöver du uppdatera länken manuellt. D.v.s du radera den schemalänk du tidigare angett, klistrar in TimeEdit-schemalänken som du hämtar från studentwebben och publicera om välkomstbrevet.