Taggarkiv: dokument

Jörgen Ivarsson

Åtgärda icke-tillgängliga PDF-dokument med Adobe Acrobat Pro

/i , , , /av

Det är alltid bäst att starta med ett tillgängligt källdokument (t.ex. i Microsoft Word) och exportera det som en tillgänglig PDF. På så sätt kommer om dokumentets tillgänglighetsanpassning fortfarande att vara intakt efter redigering, under förutsättning att det återigen exporteras som tillgänglig PDF.

Om det ursprungliga källdokumentet av någon anledning inte är tillgängligt, kan tillgänglighetsanpassningen av dokumentet göras i Adobe Acrobat Pro.

Använd följande checklista för att (a) kontrollera om en PDF är tillgänglig och (b) åtgärda eventuella tillgänglighetsproblem som du hittar. För att följa och kontrollera innehållet i checklistan nedan behöver du Adobe Acrobat Pro. Checklistan gäller versionerna Acrobat Pro X och XI. Många av principerna nedan gäller också i tidigare versioner av Acrobat också, men stegen kan se annorlunda ut. För ytterligare information om att kontrollera tillgängligheten med hjälp av Acrobat Pro version 7 – 9, se WebAIM guide för tillgänglig PDF: Tillgänglighet: Acrobat 7-9 och tillgänglighet.

WebAIM:s guide om Tillgänglig PDF är ett utmärkt komplement till den här checklistan.

OBS! Att ändra PDF-filer kan ge oförutsägbara resultat, och det finns ingen ”Ångra” i programmet. Spara därför ofta och olika versioner av dokumentet.

Steg 1 Har dokumentet text?

Hur man testar: Försök att välja text med hjälp av en mus eller markera all text med Redigera> ”Markera allt” från Acrobat-menyn.

Om svaret är nej: Detta är en bildfil som inte är tillgänglig. Konvertera till text med Visa > Verktyg > ”Identifiera text”.

Steg 2. Är dokumentet taggat?

Hur man testar: Gå till Arkiv > Egenskaper (Ctrl + D i Windows, Kommando + D i Mac). I det nedre vänstra hörnet i dialogrutan Egenskaper för dokument, se fältet ”Tagged PDF”.

Om svaret är nej behöver dokumentet taggas. Taggar tillhandahåller den nödvändiga strukturen för att skapa tillgängliga PDF-dokument, så det här steget är absolut nödvändigt. Lägg till taggar till dokumentet genom att välja Visa > Verktyg > Tillgänglighet > ”Lägg till taggar i dokument”.

Steg 3. Måste dokumentet ”städas upp”?

Hur man testar: Använd Visa > Verktyg > Tillgänglighet> ”Städa upp läsordning” för att se i vilken ordning innehållet på den aktuella sidan kommer att flöda om dokumentet betraktas en liten skärm, som t.ex en mobil enhet. Denna vy kan också ge en ganska bra återgivning av den ordning i vilken skärmläsare kommer att läsa innehållet.

Vissa hjälpmedels-korrigeringar kan göras med hjälp av detta verktyg. Här är några:

  • Göm dekorativa eller överflödiga bilder från skärmläsare. För att göra detta, klicka på en bild och klicka sedan på ”bakgrund”.
  • Lägg till eller redigera alternativ text för informativa bilder. För att göra detta, högerklicka på en bild och välj sedan ”Redigera alt text”.
  • Ändra läsordningen om det behövs. För att göra detta, klicka på ”Show order panel”, dra sedan objekten till en lämplig plats på sidorna.
  • Om sidan innehåller tabeller, klicka på en tabell, klicka sedan på knappen ”Table Editor” för att redigera tillgänglighetsanpassningar i tabellen.

Steg 4. Är rubriker markerad som rubriker på lämpliga nivåer?

Hur man testar: Granska dokumentet visuellt för att avgöra hur rubrikstrukturen lämpligast bör vara. Tänk på att rubriker bör utgöra en beskrivning av sidans innehåll (förklaras i Översikt över tillgängliga dokument). Öppna sedan panelen för taggar genom att välja Visa > Visa / Dölj> Navigationspaneler > Taggar. Panelen för taggar visar ett träd av taggar som är mycket lik HTML.

Det finns en mängd olika sätt att utforska taggträdet. Använd till exempel verktyget för att välja text för att markera en del av texten i dokumentet (till exempel en rubrik).  Klicka sedan på meny-ikonen längst upp i panelfönstret för taggar och välj ”Hitta tagg utifrån markering”.

Du kan också klicka på meny-ikonen längst upp i fönstret för taggar och försäkra dig om att ”Markera innehåll” är markerad. Klicka sedan på en tagg i taggmenyn för att se hur innehållet som är kopplat till taggen markeras i innehållet.

Rubriker skall märkas upp med taggar som är de samma som i HTML. Rubriker taggas med H1 för huvudrubriken, H2 för underrubriker och sedan H3, H4 o.s.v. Vissa program för att producera texter kan skapa taggar som har en rubrikstruktur med liknande namn (t.ex. ”Heading_Level_1”). Men dessa taggar kan inte läsas av skärmläsare och kommer därför att behöva bytas ut i texten.
För att ändra en tagg, högerklicka på taggen, välj Egenskaper och välj sedan en lämplig tagg från listan över olika typer av taggar. Om du vet vad det korrekta namnet ska vara för en viss tagg, du kan också (enkel)-klicka direkt på taggen och skriv in det korrekta namnet.

Steg 5. Behöver annan uppmärkning fixas?

Hur man testar: Följ samma instruktioner som i föregående steg. Men snarare än att fokusera på rubriker, granskar du dokumentets övergripande struktur.

  • Är förteckningar taggade som listor?
  • Visas innehållet i en rimlig ordning? I steg 3 har du kontrollerat läsordning av innehållet, och kan då ha ordnas om vissa objekt så att de skulle flyta på ett logisk ordning på en liten skärm. Även om denna ordning ligger väldigt nära den ordning objekten ligger i taggträdet, är det taggträdet som styr i vilken ordning objekt kommer att läsas av en skärmläsare. Om objekt verkar ligga i fel ordning i taggträdet, dra dem då till en bättre plats, tills du är nöjd.
  • Ordbehandlingsprogram generera ofta ett stort antal olika taggar i ett dokument. Dessa taggar är vanligtvis inte något problem eftersom skärmläsare ignorera de flesta av dem och tolkar dessa taggarna som paragrafer. Så länge rubriker är taggade som rubriker och listor, tabeller och bilder är uppmärkta på lämpligt sätt, kommer ett dokumentet sannolikt att vara lätt för skärmläsare att både navigera och att läsa upp.
  • I vissa fall är taggträdet i ett dokument i en ända röra, och då kan det faktiskt vara lättare att ta bort alla taggar och börja om att bygga dem från början, snarare än att försöka uppdatera och flytta alla befintliga taggar.

Steg 6. Kontrollera övriga fel

Hur man testar: Kör det inbyggda tillgänglighetstestet i Acrobat Pro. Välj Verktyg > Tillgänglighet > ”Fullständig kontroll”, läs rapporten och följ sedan anvisningarna för att åtgärda problemen (om sådana finns).

Rapporten listar artiklar i olika kategorier, såsom dokument, innehåll o.sv. Beroende på vilken version av Adobe Acrobat Pro/X du använder kommer rapporten att visas på olika sätt. Antingen listas varje område med en ikon som indikerar om objektet antingen godkänts, misslyckats eller kräver manuell kontroll. Högerklicka på ett objekt för att få se en lista med alternativ för att lösa problemet eller lära dig mer om problemområdet. I tidigare versioner listas varje del i rapporten som en lista med förslag på åtgärder.

Denna automatiska kontroll av dokumentet är det sista steget i vår checklista över dokumentets tillgänglighet, snarare än det första steget, eftersom vissa dokument genererar ett stort antal fel som lätt kan åtgärdas med de första fem stegen i vår åtgärdslista. Genom att köra kontrollen i slutet av åtgärdslistan, så sätt kommer rapporten att visa färre problem och de problemen kommer att vara lättare att förstå och åtgärda.

 

Jörgen Ivarsson

Skapa tillgängliga PDF-filer från Microsoft Word

/i , , /av

Det första steget i att skapa ett tillgängligt PDF-dokument från Microsoft Word är att säkerställa att det ursprungliga Word-dokumentet är tillgängligt. För en steg-för-steg guide, se Skapa tillgängliga dokument i Microsoft Word.

När vi exporterar ett tillgänglig Word-dokument till en PDF, är målet att göra det på ett sådant sätt att tillgänglighetsanpassningarna i Word-dokument bibehålls. Det inkluderar rubrikstruktur, alternativ text för bilder och uppmärkningar som uttryckligen identifierar listor, tabeller, dokumentspråk samt annat innehåll som är viktigt för tillgängligheten.

Skriv inte ut till PDF! Denna metod för att skapa en PDF-fil bevaras inte dokumentets tillgänglighetsanpassning. Den rätta metoden att exportera till PDF beror på vilken version av Microsoft Office du använder (Se nedan).

Word (Windows)

  • Gå till Arkiv och välj ”Spara som”. Välj destination för dokumentet och välj sedan PDF från de val av filformat som erbjuds. Välj alternativet ”Standard (publicera online och skriv ut)”. Som standard ger det en PDF-fil som bevarar dokumentets tillgänglighetsanpassning.
  • Klicka på Alternativ och under rubriken PDF-alternativ kryssar du i rutan ”kompatibel (PDF/A)”. Då bäddas typsnitten in i dokumentet.
  • När du sparar, välj Alternativ och försäkra dig om att ”Visa taggar för dokumentstruktur” är markerad. Detta val är markerad som standard, men kan bli avmarkeras under vissa omständigheter.
  • Om du väljer ”Minimera storlek” för att minska storleken på PDF, vara noga med att upprepa föregående steg, eftersom detta alternativ oavsiktligt kan avmarkera valet ” Visa taggar för dokumentstruktur ”.

Word (Mac)

I Office för Mac kan Word generera en taggad PDF-fil som bevarar ett dokuments tillgänglighetsanpassning. För att använda denna funktion:

  • Gå till Arkiv. Välj ”Spara som ” och välj PDF från de dokumentformat som erbjuds. Som standard skapas en PDF-fil som bevarar Word-dokumentets tillgänglighetsanpassningar.
  • När du sparar, se till att kryssrutan ”Bäst för elektronisk distribution och tillgänglighet” är markerad. Filen konverteras till tillgänglig PDF online av Microsoft.

Om du inte har tillgång till originaldokumentet i Word-format

Om du inte har tillgång till originaldokumentet i Word-format, kan du försöka åtgärda bristerna direkt i pdf-dokumentet genom att följa guiden Åtgärda icke-tillgängliga PDF-dokument med Adobe Acrobat Pro.

Jörgen Ivarsson

Översikt tillgängliga dokument

/i , , /av

Umeå universitet har ett brett utbud av verktyg för studenter, lärare och personal för redigering av elektroniska dokument. När dokument produceras med ordbehandlingsprogram som t.ex. Microsoft Word eller webbsidor publiceras i en lärplattform som t.ex. Canvas, är det viktigt att följa några enkla steg för att försäkra sig om att dokumenten och texterna kan läsas av personer med funktionsnedsättning.

Exempel på hur en skärmläsare läser upp ett PDF-dokument för en blind person (Video).

De grundläggande principerna är desamma för alla typer av dokument, men de enskilda stegen varierar beroende på vilket verktyg du använder och vilket det slutliga formatet på dokumentet kommer att bli. Grundprinciperna beskrivs nedan. För att lära dig att använda dessa principer i praktiken, se listan över tillgängliga guider i länklistan till höger.

Använd rubriker

Rubriker och underrubriker bör identifieras som sådana med den inbyggda i rubriken funktioner i ordbehandlingsprogrammet eller i en texteditor. Rubriker bör utgöra en beskrivning av innehållet på sidan (rubrik 1 för huvudrubriken, rubrik 2 för den första nivån av underrubriker, rubrik 3 för nästa nivå av underrubriker, o.s.v.). Detta gör det möjligt för skärmläsare att förstå hur sidan är organiserad, och att snabbt navigera till innehåll av intresse för läsaren. De flesta skärmläsare har funktioner som gör det möjligt för användare att snabbt hoppa mellan rubriker med en enda tangentbordstryckning. Praktiskt taget alla ordbehandlare och nätbaserade texteditorer har stöd för rubriker och underrubriker (som h1, h2, h3 o.s.v.). Om det är ett längre dokument, bör man skapa en innehållsförteckning. Om man skapar en automatisk innehållsförteckning som utgår ifrån en korrekta rubrikstruktur i dokument, kommer det automatiskt att skapas bokmärken vid en konvertering från Microsoft Word till PDF. Bokmärken underlättar navigering i längre dokument.

Använda listor

Allt innehåll som är organiserat som en lista bör skapas med hjälp av listfunktionen som finns i programvaran som används för att producera dokumentet. De flesta författarverktyg tillhandahålla en eller flera kontroller för att lägga till oordnade listor (med punkter) och ordnade listor (med siffror). När innehållsförteckningar skapas som listor, bidrar detta till att skärmläsare förstår hur innehållet i dokumentet är organiserat. När skärmläsarprogrammet kommer till en lista, informerar programvaran läsaren om att den kommit till en lista och kan också informera läsaren om hur många poster som finns i listan, vilket kan vara mycket användbar information för att avgöra om läsaren vill fortsätta läsa listan eller hoppa till ett annat stycke.

Lägg alternativ text till bilder

Användare som inte kan se bilder är beroende av att författaren av dokumentet kompletterat sina bilder med alternativ text (som ofta förkortas ”alt-text”). Syftet med alt-text är att kommunicera innehållet i en bild för människor som inte kan se den. Alt-texten bör vara kortfattad, bara tillräckligt för att kommunicera idén av vad bilden föreställer, utan att belasta användaren med onödiga detaljer. När skärmläsare möter en bild med alt-text, tillkännager skärmläsaren vanligtvis att den kommit till en bild och läser sedan upp alt-texten.

De flesta textverktyg erbjuder ett sätt att lägga till alternativ text till bilder, vanligtvis i en dialogruta som visas när en bild läggs till, eller senare i dialogruta som visar en bilds egenskaper.

Om bildens funktion enbart är dekorativ och inte innehåller någon information, behöver de inte en beskrivning. Dessa bilder kan dock fortfarande kräva särskild markering så att skärmläsare vet att den ska hoppa över bilderna. Metoderna för att dölja dekorativa bilder från skärmläsare beskrivs mer i detalj i guiderna för respektive format.

Dessutom kan bilder som kräver en längre beskrivning, såsom tabeller och diagram, behöva ytterligare åtgärder utöver att lägga till alt-text.

Identifiera dokumentspråk

Många skärmläsarprogram är flerspråkig och kan läsa innehåll på engelska, spanska, franska, och flera andra språk. För att säkerställa att skärmläsare kommer att läsa ett dokument med korrekt språkprofil, måste språket i dokumentet identifieras.

Du bör också identifiera språket om delar av innehåll i dokumentet är skrivet på ett annat språk än dokumentets standardspråk. Med den informationen kommer skärmläsare att obehindrat att växla mellan språk i dokumentet.

De flesta textverktyg erbjuder ett sätt att identifiera dokumentspråk samt språket i vissa delar av dokumentet.

Använd tabeller med eftertanke

Tabeller i dokumenten är användbara för att kommunicera relationer mellan data, i synnerhet när dessa samband kan bäst uttryckas i en matris av rader och kolumner. Tabeller bör inte användas för att styra layouten. Textverktyg har andra sätt att göra detta, bland annat att genom att organisera innehåll i kolumner.

Om dina data bäst presenteras i en tabell, försök att hålla tabellen enkel. Om tabellen är komplex, fundera på om du kan dela upp den i flera mindre tabeller med en rubrik ovanför varje tabell.

En framgångsfaktor för att göra datatabeller tillgängliga för skärmläsare är att tydligt identifiera kolumn och radrubriker. Även om det finns nästlade kolumner eller rader med flera rubriker för varje cell, så måste skärmläsaren uttryckligen informeras om vilka rubriker som avser vilka celler.

Lär dig exportera tillgängliga dokument till PDF

För att ett Adobe PDF-dokument ska vara tillgängligt, måste det vara en ”taggad” PDF, med en underliggande taggad struktur som innehåller alla de funktioner som redan är beskrivna på den här sidan. Det finns rätt sätt och fel sätt att exportera dokument till PDF om man vill att dokumentet ska vara tillgängligt. Vissa textverktyg stöder inte taggade PDF:er alls, medan andra erbjuder flera sätt att exportera ett dokument till PDF, där några sätt producerar taggade PDF och andra sätt inte gör det.

Läs mer om att skapa tillgängliga PDF:er i våra guider.

Jörgen Ivarsson

Skapa tillgängliga dokument i Microsoft Word

/i , , /av

Microsoft Word är ett populärt program som kan producera tillgängliga dokument. Texten i Word-dokument kan läsas av hjälpmedel som t.ex. skärmläsare och Braille-enheter. Men för att ett Word-dokument ska vara fullt tillgängligt, måste textförfattarna följa de principer som beskrivs i översikt av tillgängliga dokument. Nedan beskrivs de grundläggande stegen för att producera tillgängliga dokument

Använd rubriker

Att använda bra rubrikstrukturer hjälper människor utan syn att förstå hur dokumentet är organiserad. Skärmläsare och punktskriftsläsare kan då hoppa mellan rubriker, vilket gör navigering mycket mer effektivt än om det inte finns några rubriker i dokumentet.

Rubriker bör användas som en del av dokumentets struktur. Det gör man genom att använda stilen ”Rubrik 1” för huvudrubriken och  stilen ”Rubrik 2” för underrubriker. Om det finns ytterligare nivåer av rubriker i dokumentet struktur fortsätter man med ”Rubrik 3”, ”Rubrik 4” o.s.v. I längre dokument bör man skapa en automatisk innehållsförteckning som utgår ifrån en korrekt rubrikstruktur. Innehållsförteckningen underlättar navigeringen i längre dokument.

Använd listor

Listor bör skapas med hjälp av Words inbyggda verktyg för ordnade- (numrerade) och oordnade (punkt)- listor. Utan att använda dessa verktyg förstår inte skärmläsare att det är en lista som presenteras för läsaren.

Observera att både ordnade- och oordnade listor är mycket anpassningsbara. Klicka bara på pilen bredvid önskad listan för att utforma en lista som passar dina behov.

Lägg alternativ text för bilder

I de flesta versioner av Word kan du ange alternativ text genom att högerklicka på en bild och välja Formatera bild. I dialogrutan för format väljer Alt-text. För att skriva in alt text i Office, högerklicka en bild och välj storlek och placering. Välj sedan Alt text.

Identifiera dokumentspråk

I Office (Mac), välj Verktyg> Språk från programmenyn för att välja standardspråket för dokumentet. För att välja ett annat språk för en del av dokumentets innehåll, markera varje främmande språk individuellt, välj sedan Verktyg> Språk för att ange språket för varje del.

I Office för Windows, är samma alternativ som ligger i menyfliksområdet. Inom fliken Granska, välj Språk, välj sedan Ange redigeringsspråk.

OBS: Dessa inställningar påverkar för närvarande bara tillgängligheten av Word-dokument. Språkinställningar förs inte över om dokumentet exporteras till en PDF. Om PDF är det slutliga formatet för dokumentet, måste du göra nya språkinställningar för PDF-dokumentet med hjälp av Adobe Acrobat Pro/X.

Kontrollera tillgängligheten

Microsoft Word har en inbyggd kontroll av dokumentets tillgänglighet. En analys av dokumentet görs och om brister hittas, presenteras också förslag på åtgärder för att åtgärda dessa brister.

Om du använder Word för Mac: Klicka på fliken Granska och på knappen Kontrollera tillgänglighet.

Om du använder Word 2019 för Windows: Klicka på fliken Arkiv. Välj Info i menyn och sedan Kontrollera dokument. Där finns ett alternativ som heter Kontrollera tillgänglighet. Klicka på knappen så öppnas en vy på höger sida av dokumentet där varningar och fel i dokumentet visas.

Använd tabeller med eftertanke

Word har begränsningar när det gäller att skapa tillgängliga tabeller. I Översikt över tillgängliga dokument, beskrivs hur tabeller kan vara svåra för användare med skärmläsare att förstå, om de inte innehåller information som uttryckligen definierar relationerna mellan alla delar i tabellen (t ex rubriker och dataceller).  Word kan klara av en enkel tabell med en rad av kolumnrubriker, så länge det inte finns nästlade rader eller kolumner. Mer komplexa tabeller kan endast göras tillgängliga via dokumentformaten HTML eller Adobe PDF (i det fallet kan dokumentet göras tillgänglig genom att märka upp tabellen vid konvertering till PDF med programmet Adobe Acrobat Pro/X).

Komplexa tabeller kan ofta förenklas genom att man bryter ned dem till flera enklare tabeller med en rubrik ovanför varje tabell. För enklare tabeller krävs ett steg för att göra tabellen tillgänglig och det är att identifiera vilken rad som innehåller kolumnrubrikerna. För att göra detta i Word, markera tabellen och högerklicka. Välj Tabellegenskaper (eller välj Tabell i menyn och sedan Tabellegenskaper). När dialogrutan öppnas, klicka på fliken Rad, och kryssa i rutan som säger ”Upprepa rubrikraden högst upp på varje sida”.

När du exporterar till PDF, lär dig hur du kan bevara dokumentets tillgänglighet

Det finns rätt sätt och fel sätt att exportera till PDF. De åtgärder som krävs beror på vilken version av Microsoft Word du använder. Mer information finns i guiden att Skapa tillgängliga PDF-filer från Microsoft Word.