Återställ ett delat dokumentbibliotek i SharePoint

I denna manual visar vi hur du återställer ett delat dokumentbibliotek i SharePoint. Om många av dina SharePoint- eller Teams-filer tas bort, skrivs över, skadas eller smittas med skadlig kod kan du återställa ett helt delat bibliotek till en föregående tid.

  1. Gå till den SharePoint-webbplatsen du vill återställa. Klicka på jordgloben, mina webbplatser i menyn till vänster.
  2. I listan ser du dina webbplatser. Välj webbplats som innehar det SharePoint dokumentbibliotek som du vill återställa. (I Microsoft Teams går du till fliken Filer högst upp på kanalen, välj tre pickar och klicka sedan på öppna i SharePoint).
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  3. När du är inne på SharePoint gruppwebbplatsen,  klicka på Dokument i menyn till vänster.
    skapa filer och mappar i SharePoint - välj dokument fliken
  4. Välj Ikon för Inställningar och klicka på Återställ biblioteket. (Obs! Om Återställ det här biblioteket inte visas under inställningar har du antingen inte behörighet eller så tittar du på ett klassiskt bibliotek).
    återställa bibliotek - intällningar ikon
  5. På sidan för återställning väljer du ett datum i den nedrullningsbara listan eller Eget datum och tid.
  6. Använd aktivitetsdiagrammet och aktivitetsflödet för att granska de senaste aktiviteterna som du vill ångra. (Du kan återkalla till max 29 dagar sedan.)
  7. Välj Återställ för att ångra alla aktiviteter som du markerat.
    återställa dokumentbibliotek - välj tid och datum

Flytta eller kopiera filer i SharePoint

I denna manual visar vi hur du flyttar och kopierar filer i SharePoint. Förutom att flytta eller kopiera filer i SharePoint kan du också:

Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Dela filer i Office 365

För att flytta eller kopiera filer i ett SharePoint bibliotek:

  1. Välj fil eller mapp att kopiera. Håll musen över fil/mapp, klicka på markör.
  2. Klicka sedan på tre prickar och välj flytta till (om du vill flytta fil utan att kopiera) eller kopiera till (om du vill flytta fil och kopiera den).
    flytta eller kopiera filer i sharepoint
  3. På panelen till vänster flytta eller kopiera väljer du destination: det aktuella biblioteket, OneDrive eller annan SharePoint webbplats.
    välj vart du vill flytta, kopiera dina filer i sharepoint
  4. När du har valt destination (i det här fallet, Departement A och dokumentbibliotek X). Väljer du en mapp i det aktuella biblioteket (i det här fallet fanns det ingen mapp i det aktuella biblioteket).
  5. När du är klar klickar du Flytta hit eller Kopiera hit. Om du vill flytta eller kopiera filerna till en ny mapp väljer du Ny mapp och lägger till en ny mapp. Ange ett namn för mappen, markera bockmarkeringen och välj sedan Flytta hit eller Kopiera hit.
    flytta hit skapa ny mapp att flytta till i SharePoint

Ladda upp filer och mappar i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du laddar upp filer och mappar i ett befintligt SharePoint dokumentbibliotek. Om du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek i en befintlig gruppwebbplats se Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

  1. Välj SharePoint gruppwebbplats och klicka på Dokument i vänstra menyn.
  2. Klicka på ladda upp
  3. Välj om du vill ladda upp filer, mapp eller Mall.
    ladda upp filer och mapper i sharepoint - välj ladda upp
  4. Du kommer till din utforskare (windows), finder (apple)
  5. Välj fil och/eller mapp att ladda upp.

Dra filer till SharePoint dokumentbibliotek

Du kan även dra över dokument från din utforskare (windows), finder (apple).

  1. Öppna det SharePoint dokumentbiblioteket du vill dra över filer till.
  2. På din dator öppnar du utforskaren (windows) eller Finder (Apple).
  3. Från utforskaren/Finder väljer du fil eller mapp du vill dra över till SharePoint bibliotek.
  4. Dra och släpp vald fil eller mapp. Se bild nedan hur det ser ut när man drar fil.
    dra över fil i sharepoint dokumentbibliotek
  5. OBS. Om du laddar upp stora filer, eller många filer som tillsammans blir stora, till ett bibliotek kan det uppstå fel, som beror på att filstorleksgränsen i SharePoint eller tidsgränsen i din version av Internet Explorer har överskridits. Ta för vana att inte ladda upp för stora filer med denna metod.

Skapa filer och mappar i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du skapar nya dokument, filer och mappar i en befintliga SharePoint gruppwebbplats. Vill du skapa ett nytt dokumentbibliotek se: Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben, mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina gruppwebbplatser. Välj den gruppwebbplats du vill skapa mappar och filer i.
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  5. När du är inne på SharePoint gruppwebbplats du valt, klicka på Dokument i menyn till vänster
    skapa filer och mappar i SharePoint - välj dokument fliken
  6. För att skapa en ny mapp eller fil klicka på den röda knappen Nytt.
  7. Här kan du välja vilken fil-typ du vill skapa (ex. Word, Excell, PowerPoint osv.) eller om du vill skapa en mapp.
    Välj dokumenttyp eller mapp

Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint.

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben Mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina webbplatser
  5. Välj en gruppwebbplats du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek. (Om du vill skapa en gruppwebbplats se manual: Hitta och skapa gruppwebbplats i SharePoint. (länka)
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  6. På menyraden under vald webbplats, väljer du + Nytt och sedan Dokumentbibliotek.
    skapa dokumentbibliotek - välj ny - dokumentbibliotek
  7. Meny till höger visas. Skriv ett namn och beskrivning på dokumentbiblioteket
  8. Bocka i visa Webbplatsnavigering om du vill se dokumentbiblioteket i navigeringsfältet för webbplatsen.
  9. Klicka på skapa när du är klar.
    skapa dokumentbibliotek - välj namn och beskrivning
  10. Du har nu skapat ett dokumentbibliotek! Eftersom du bockade i ”visa i webbplatsnavigering” syns det i navigeringsfältet för webbplatsen.
  11. Hittar du inte ditt skapade dokumentbibliotek klicka på webbplatsinnehåll
    dokumentbibliotek i webbplatsnavergieringmenyn

Justera färg och tema på ditt formulär eller test i Forms

När du skapar dina formulär (enkät) och frågeformulär (test) så kan du välja att förgrena de efterkommande frågorna så att de är beroende av föregående svar. Du kan förgrena alla frågor inklusive avsnitt.

Justera färg och tema på ditt formulär

  1. Sök dig till formuläret eller testets huvudmenyn
  2. Klicka på Tema.
  3. Välj färg eller utseende i listan. Eller klicka på plus-tecken för att anpassa din färg själv eller ladda upp fil.

    Teams i Forms

  4. Genom att ladda upp fil kan du exempelvis lägga till bakgrund av Umeå Universitets campus.

Justera färg och tema på (frågeformulär) test

Skillnaden mellan test och formulär är att vid test finns Teamaidéer.

  1. Klicka på Tema och skrolla i listan bland förvalda Temaidéer.
  2. Skrolla längst ned för att finna samma teman och färger som i ett vanligt formulär.

Skapa en förgrening i Forms

När du skapar dina formulär (enkät) och frågeformulär (test) så kan du välja att förgrena de efterkommande frågorna så att de är beroende av föregående svar. Du kan förgrena alla frågor inklusive avsnitt.

  1. Öppna aktuellt formulär eller test.
  2. Välj den fråga eller det avsnitt som du vill förgrena och klicka på tre prickar och Lägg till förgrening.Skapa förgrening i Forms
  3. Klicka på pil och välj listan var du vill förgrena frågan.
    Du kan välja att den svarande ska gå till nästa fråga, slutet av formuläret eller valfri annan fråga.
  4. Klicka bakåt för att fortsätta redigera ditt formulärSkapa förgrening i Forms

Kontroll av DIP-miljön i samband med uppdatering

ITS ansvar vid uppdatering

  • Logga in som administratör i Limesurvey
  • Svara på en enkät i LimeSurvey
  • Enkätsvar exporteras till DIP.
  • Svar kan hämtas ur DIP-Exporter.
  • Behörighetsadministratör kan ändra behörighetsinställningar i DIP-Admin

Ditt ansvar som kund vid uppdatering

Genomför följande reflektion: ”När denna förändring kommer till PROD, kommer insamling och datauttag fortsätta att fungera som vanligt? Fungerar den uppdaterade plattformen för studiens unika behov?”

Om studieteamet inte kan svara på den frågan med de tester genomförs på STAGE så tar studien stora risker. I värsta fall kanske inga nya svar kan insamlas, databasen går sönder och all data som ligger i DIP blir förstörd. Om det scenariot innebär ett problem för studien så är det ditt ansvar att så långt som möjligt säkerställa att den kommande programuppdateringen inte orsakar problem.

ITS genomför grundläggande allmänna tester för att säkerställa plattformens integritet och vi tar backuper på insamlat material, men det är ditt ansvar att se till att just din studie kan fortsätta normalt efter programförändringen. Det är därför ITS erbjuder STAGE-miljön.

Varje studie har unika förutsättningar och DIP-teamet på ITS har inte verksamhetskunskap eller förmåga att verifiera att studiespecifikt insamlings- och datauttagsregelverk uppfylls.

Rent konkret rekommenderas att du gör följande:

  • Prata med studiens teammedlemmar och be dem verifiera funktionen i STAGE-versionen av plattformen så långt som möjligt i god tid innan den skarpa driftsättningen till PROD.
    • Det kan till exempel innefatta att de viktigaste användningsfallen testas i STAGE:
      • Kan vi registrera nya användare?
      • Kan man spara svar till plattformen?
      • Kan jag administrera användare som tidigare?
      • Kan vi hämta ut svar från DIP?
      • Innehåller svaren rätt information?
      • Spara undan kopior på redan insamlat material inför PROD-releasen.

Efter att studieteamet utfört dessa tester bör du känna dig trygg med att den nya releasen fungerar för studien, – Eller- så upptäcker studieteamet ett problem, något viktigt kanske har slutat fungera, då måste du kontakta ITS och säga ”Funktion X har gått sönder, studiens integritet hotas om detta kommer till produktion, ITS måste laga felet innan vi kan produktionssätta detta!”

Studieteamet bör överväga att ta fram en intern process för hur studien ska hantera programuppdateringar, så att studieteamet har ett protokoll att följa för att verifiera studiens integritet. Den bör innehålla:

  • Tester som ska utföras vid release.
  • Vem som ansvarar för att testerna utförs.
  • ”No-go” kriterier för produktionssättning.
  • Jämför eventuella felaktigheter med nuvarande PROD-beteende. Beskriv skillnaden i PROD- och STAGE-beteende, samt vilka problem det orsakar studien.
  • Vem man ska kontakta för att flagga en ”No-go” samt vad som orsakar ”No-go”-scenariot.

Syftet med programuppdateringen är att ITS vill förbättra upplevelsen för alla aktörer och ta bort felaktigheter. Det kan inte göras utan risker för pågående studier. Det är därför studiens egna release-verifiering är så viktig.