Hänvisa samtal i Teams

Om du inte kan eller vill ta emot samtal i Teams kan du hänvisa dina samtal på några olika sätt. 

OBS! Dessa inställningar gäller för dig som flyttat telefonin från Skype till Teams. 

Välj statusen stör ej

Välj statusen “Stör ej” för att hänvisa samtal och tillfälligt stänga av aviseringar.  

Klicka på din profil uppe i högra hörnet, klicka sedan på statusen och välj ”Stör ej”. 

Välj status i Teams

Under ”Varaktighet” kan du välja hur länge du vill att statusen visas.   

I dina samtalsinställningar i Teams bestämmer du vad som ska ske vid obesvarade samtal, som standard går samtalet till röstbrevlådan.  

Välj att vidarekoppla samtal

I samtalsinställningarna i Teams kan du välja “Vidarekoppla mina samtal” och vad som ska ske vid vidarekoppling, till exempel att vidarekoppla till röstbrevlådan.  

Vidarekoppla samtal i Teams

OBS! Kom ihåg att ändra tillbaka inställningen när du vill vara nåbar igen. 

Vid längre frånvaro, till exempel semester eller tjänstledighet

Om du har schemalagt dig som “Frånvarande” i din kalender i Outlook så visas du även med statusen “Frånvarande” i Teams.  

Du kan komplettera din frånvaro i Teams med ett statusmeddelande. Klicka på din profil uppe i högra hörnet och välj sedan “Ställ in statusmeddelande”. Du kan också välja hur länge meddelandet ska visas.  

Ange ett statusmeddelande i Teams

När du är frånvarande i Teams hänvisas dina samtal som standard till röstbrevlådan.  

Frånvaromeddelande i Teams

I samtalsinställningarna i Teams, under ”Konfigurera röstbrevlåda” kan du ange ett eget frånvaromeddelande och välja när du vill att det ska spelas upp, till exempel när du har ett autosvar i Outlook eller en frånvarohändelse i din kalender.  

Frånvaromeddelande i Teams

Ta bort konto i Outlook för Mac

  1. Starta Outlook, klicka på Outlook, Inställningar och sedan Konton.

2. Markera kontot som ska tas bort och klicka sedan på ”-” längst ner.

3. Klicka sedan på knappen ”Ta bort”.

Gör gemensamma anteckningar på delad skärm i Teams möten

I denna manual beskriver vi hur du kan göra gemensamma anteckningar under Teamsmöten, när du delar skärm. På så sätt kan ni arbeta tillsammans, på en digital Whiteboard.

Anslut till ditt Teamsmöte

  1. Anslut eller starta det Teamsmöte du vill gå in i.
  2. Klicka på Dela i den övre menyraden, för att dela din skärm.
    Bild som visar vart man delar skärm i ett Teamsmöte
  3. Nu kommer en annan ruta upp, välj Skärm. Väljer du Fönster är det inte möjligt att dela anteckningar.
    Bild som visar vilken skärm du ska dela
  4. Nu delar du din helskärm, högst upp finns nu en menyrad med flera alternativ. Välj Pennan till höger om Ge kontroll för att börja anteckna.
    Bild som visar den övre menyraden i  delad skärm
  5. Välj Alla kan kommentera och göra ändringar för att tillåta alla deltagare i mötet att anteckna på skärmen.
    Bild som visar vem som kan anteckna på skärmen
  6. Nu kan alla anteckna på skärmen, och du kan rita genom att dra muspekaren över skärmen. Använd den övre menyraden för att ändra penna, lägga till reaktioner, eller lägga till post-it-lappar.
    Bild som visar redigeringsmenyn

Skapa konversationer i Microsoft Lists

I denna manual beskriver vi hur du startar upp konversationer i Microsoft Lists, via Teams. På så sätt kan du skapa trådar som är kopplade till specifika listor.  

Starta konversationer i Lists genom Teams 

  1. Gå in i den Teamskanal listan du vill konversera om finns. 
  2. Välj den rad i listan du vill starta en konversation om, klicka sedan på De tre prickarna och välj Öppna, eller välj Kommentera direkt i den övre menyraden.
    Bild som visar hur man öppnar upp en lista i Teams
  3. I denna vy visas mer information om raden i listan, Välj Konversation i menyraden för att starta konversation.
    Bild som visar hur det ser ut för att öppna konversationen
  4. Till höger infogas nu en chattfunktion. Här kan du skriva meddelanden och tagga personer du vill omnämna.
    Bild som visar hur det ser ut när du öppnat chattfunktionen
  5. När du startar en konversation visas den även i huvudkanalen och kan ses av medlemmarna i kanalen.  
    Bild som visar när du skcikat ett meddelande
  6. I huvudkanalen kan andra svara i konversationen, genom att klicka på Svara under inlägget
    Bild som visar hur det ser när andra kan svara på konversationen

Skapa tavelvy i Microsoft Lists

Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. I denna manual beskriver vi hur du skapar en tavelvy. 

Observera att utseendet i menyerna kan skilja sig något beroende på om du använder Mac eller Windows. 

Skapa tavelvy:

  1. Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en tavelvy i. 
  2. Klicka på Alla objekt i menyraden och välj sedan Skapa ny vy
    Bild som visar hur du väljer att skapa ny vy
  3. Nu får du upp rutan där du kan redigera och skapa din nya vy: 
    1. Lägg till det namn du vill ha på din tavelvy.  
    2. Välj sedan Tavla 
    3. Välj sedan hur du vill organisera din tavla genom att klicka på pilen till höger i detta fält.  Har du inga färdiga kolumner kommer det automatiskt skapa en som heter val1. Om du har färdiga kolumner väljer du den kolumn som du vill organisera din tavelvy utefter (tillexempel efter status, plats, eller datum). Din tavelvy kommer då att sorteras efter hur du har organiserat din tavla.  
    4. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra bockar du i denna ruta, om du vill att den ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.  
    5. När du är redo, klickar du på Skapa.
    Bild som visar hur du redigerar och skapar din tavelvy
  4. Nu visas din Tavelvy, och här kan du lägga till nya buckets och hantera dina nuvarande buckets. Du kan dra dina objekt till den bucket den ska tillhöra, och även lägga till fler objekt genom att klicka på Plusset i det högra hörnet på dina buckets.
    Bild som visar din Tavelvy

Importera filer till Microsoft Forms

Forms är ett verktyg du kan använda om du vill skapa formulär eller test. I denna manual beskriver vi hur du importerar filer med redan färdigställda frågor till Forms.

  1. För att komma till Forms, klicka på denna länk: forms.office.com, eller gå till Officeportalen (o365.umu.se). Väljer du det senare alternativet, välj Alla mina formulär längre ned på sidan.  Bild som visar hur det ser ut när du ska hitta till "Alla mina Formulär", i Forms
  2. Välj sedan Snabbimport för att importera din fil.
    Bild som visar hur det ser ut för att hitta "Snabbimport" i Forms
  3. För att importera filen, välj Ladda upp från den här enheten. Observera att gränsen för filstorleken är 10MB. Här kan du även klicka på Se importvägledning för att se hur du ska strukturera ditt Word-dokument, eller PDF innan du laddar upp den
    Bild som visar hur det ser ut när du ska importera din fil.
  4. Välj sedan den fil du vill importera. 
  5. Välj om du vill skapa ett Test eller ett Formulär.
    Bild som visar hur det ser ut när du ska välja om du vill skapa ett test eller formulär
  6. När formuläret har konverterats, väljer du om du vill importera en annan fil, genom att välja Importera en annan eller om du vill granska formuläret/testet, genom att välja Starta granskning. 
    Bild som visar hur det ser när din fil har konverterats
  7. Nu kan du redigera dina importerade frågor, för att se till att de får rätt utformning. Du kan även ta bort och lägga till frågor. 
    Bild som visar hur det ser ut när du importerat din fil, och startat din granskning av den.

Observera

Med denna funktion kan du endast skapa frågor med flera alternativ, samt frågor med öppen text (till exempel fylla i ett tomt svar). För mer avancerade frågetyper får du lägga till dem själv direkt i formuläret i Forms. 

Inställningar för telefoni i Teams (mobilvy)

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams-appen.

Du ser en lista med historik över dina samtal.

Klicka på telefonen längst ner i högra hörnet för att ringa ett samtal.

Mobilvy Samtal i Teams

Inställningarna når du genom att klicka på din profil till vänster i appen, välj ”Inställningar” och sedan ”Ringer”.

Här kan du välja att vidarekoppla samtal, ställa in vad som ska ske vid obesvarat samtal, ändra din röstbrevlådehälsning.

Du kan också välja att synkronisera dina enhetskontakter och där med komma åt alla dina kontakter som du har sparat på din telefon direkt via Teams.

Du kan även välja att blockera nummer.

Inställningar för telefoni i Teams, mobilvy

Kontrollera backup från tjänsten ”Min backup” (Code42 Crashplan)

Detta är en manual för att kontrollera att din backup via tjänsten ”Min backup” (Code42 Crashplan) fungerar. Manualen fungerar både för dig med Windows och MacOS.

Via inloggning på webbsida

  1. Gå till https://console.eu5.cpg.crashplan.com/ i en webbläsare
  2. Logga in med din epostadress. Du skickas sedan vidare till Umu inloggning där du loggar in med umu-id.
  3. Inloggad klickar du på enheter och klickar på din enhet (datornamn).

  4. Kontrollera storleken på backupen, backupstatus, samt när den senast kördes.
  5. Kontrollera under historik att backup körs och att det inte finns några felmeddelanden.

    (OBS! 0MB kan betyda att inga filer har ändrats sedan senaste backupen)

Via programmet på din dator

  1. Öppna programmet via startmenyn.

    Du skickas vidare till Umu:s hemsida för inloggning där du loggar in med umu-id.
  2. Kontrollera att du har en grön bock samt när backupen senast kördes.

Återställa en fil går endast göra via programmet på datorn.

  1. Prova att återskapa en fil genom att klicka på återskapa filer.
  2. Välj en fil/mapp att återskapa ta gärna en enstaka fil som inte är så stor, när du testar första gången så ta en mindre viktig fil.
  3. Återskapa den till en annan plats (en annan plats än där filen ligger i dagsläget) så att den inte skriver över någon viktig fil.

Kontrollera vilka filer du gör backup på

Som standard är inställningen att backup görs på Dokument mappen på datorn, inget mer.

Vill du ändra detta eller göra backup på fler mappar gör du det genom att klicka på knappen ”Hantera filer”

Där kan du välja fler mappar.

Starta en backup (Säkerhetskopiering) manuellt.

Öppna Min backup (Code42 Crashplan) på datorn och klicka på ”kör säkerhetskopiering”

Inställningar för telefoni i Teams

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams.

OBS! Vyn visas endast för dig som flyttat telefonin från Skype till Teams.  Vy över flik Samtal i Teams

  1. Lägg till nya kontakter.
  2. Skriv numret du vill ringa eller sök  ett namn och ring direkt.
  3. Välj om du vill vidarekoppla och hitta andra inställningar för samtal.
  4. Inställningar för ljudenheterVälj vilken ljudenhet du vill använda.
  5. Klicka din profil för att ändra status och ange statusmeddelande. Du kan även schemalägga din frånvaro

Inställningarna når du genom att klicka på din profil uppe till höger, välj ”Hantera konto” och sedan ”Samtal”. ​

Vy över samtalsinställningar i Teams

Under Telesvarsregler kan du ställa in regler för vad som ska hända när du inte besvarar samtal samt regler för vidarekoppling. Genom Ring även kan du välja att det även ska ringa till t ex din mobiltelefon när det ringer i Teams.

Under Röstbrevlåda kan du justera inställningar för din röstbrevlåda. Du kan spela in en hälsning och välja hur samtal ska hanteras när de går till röstbrevlåda. Rekommendationen är att koppling till röstbrevlåda sker efter 20 sekunder.

Under Ringsignaler kan du lyssna på och välja olika ringsignaler för dina samtal.