Blockera eller släpp e-post som hamnat i spamfilter för en funktionsbrevlåda

/i , ,

Instruktion som visar hur du blockerar eller släpper igenom e-post som hamnat i spamfiltret för en funktionsbrevlåda. Obs! För funktionsbrevlådor som inte blivit flyttade till Microsoft 365 utan ligger kvar ”on-prem” så kan du endast släppa igenom meddelandet, inte granska det. Meddelandet raderas automatiskt efter 30 dagar. 

När ett meddelande fastnat i spamfiltret för en funtkionsbrevlåda kommer det ett mail till funktionsbrevlådan på samma sätt som till din vanliga brevlåda.

Där kan du klicka för att släppa brevet.

För att se allt som finns i funktionsbrevlådans karantän går du in på din egen karantän via https://security.microsoft.com/quarantine och klickar på filter.

Ange e-postadressen och tryck på apply:

Då listas alla mail som har kommit till mailboxen och du kan markera mailen och välja att släppa eller ta bort det.

Kom igång med din personliga bokningssida i Bookings med mig

/i , , , , ,

Bookings med mig är ett digitalt personligt bokningsverktyg som integreras med din lediga/upptagna tid i din Outlook-kalender. Tjänsten kan användas till exempel när du behöver boka in medarbetarsamtal eller vill erbjuda handledningstider eller coachning till studenter och kollegor. Den här manualen guidar er till hur ni kommer igång med er personliga bokningssida!

 

  1. Gå till Bookings med mig via Microsoft 365 portalen, m365.umu.se
  2. Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Bookings
    Bild som visar hur du når Bookings
  3. Nu är du på startsidan för Bookings och ser både dina delade bokningssidor (längst ner) och din personliga bokningssida (högst upp)
  4. Klicka på ”Gå till bokningssidan” för att sätta upp din första mötestyp
  5. Välj om du vill skapa ett offentligt eller privat möte och klicka på ”+”
    Du kan läsa vad skillnaden är under vanliga frågor
  6. Välj en rubrik eller ett namn för mötet som ska gå att boka och en kort beskrivning om så önskas. Ange plats och hur långt mötet ska vara
  7. Under ”Schemalägg anpassning” anger du när det ska gå att boka
    1. Använd mina vanliga mötestimmar: Föreslagna tider till bokaren visas baserat på din tillgänglighet i kalendern. Har du en lucka mellan två bokningar i din kalender kommer den luckan att visas som ett tillgängligt alternativ på dina bokningssida.
    2. Använd anpassade tillgänglighetstimmar: Här anger du under vilket datumintervall det ska gå och boka alternativt om det finns några särskilda tidsramar. Kanske är det bara på måndagar du vill att det ska gå att boka?
  8. Under avancerade inställningar kan du ställa in led- och buffertid. Läs mer om vad det innebär under vanliga frågor
  9. Du kan nu dela en länk till din bokningssida eller mötestyp och ta emot bokningar! Beroende på om ditt möte är privat eller offentligt delar du på olika sätt. Är det offentliga möten använder du den stora dela knappen högst upp medan är det ett privat möte klickar du på de tre prickarna på mötet och väljer dela där. Lycka till!

Logga in och ut i en samtalskö via en Teams-kanal

/i , , , ,

När du tilldelas som en agent i en Teams Samtalskö är det möjligt att logga in och ut i kön. Det är endast när du är inloggad som du kommer att få samtal från Samtalskön som skickas till din Teams-klient. Samtalsköer kan konfigureras så att du endast får samtal när du är tillgänglig (grön status).

Om Samtalskön du använder är kopplad till en Teams-kanal kan du välja att ansluta/lämna direkt från den kanalen i Teams. 

1. Öppna den kanal din Samtalskö är ansluten till och välj fliken Samtal. 

2. Klicka på växelknappen bredvid ditt namn för att välja att ansluta eller lämna.

Växelknapp bredvid namn i Teams

3. Du kan också se andra användare som är tilldelade samma Samtalskö och om de har anslutit sig eller lämnat. 

Agenter i samtalskö

 

Schemaläggningsomröstning i Outlook

/i , , , , ,

I denna manual beskriver vi hur du gör en schemaläggningsomröstning i Outlook. Schemaläggningsomröstning kan du använda för att komma överens om en mötestid, då mötesdeltagarna får rösta på en tid som passar dem. Denna funktion finns enbart i Outlook på webben.

 

Gå till portalen (m365.umu.se) och öppna Outlook.

  1. Gå till kalendern och klicka på Ny händelse, och välj Händelse.
    Bild som visar hur du kommer till schemaläggningsomröstningen
  2. Nu får du upp en ruta där du bjuder in mötesdeltagarna och sätter en rubrik på mötet. Gå sedan till Schemaläggningsomröstning i menyraden.

    Bild som visar schemaläggningsomröstningen i menyraden

  3. Nu får du upp en ruta till höger. Här kan du välja hur långt mötet ska vara, och vilket datum det är. Nedan kan du se förslag på tider då det skulle passa alla mötesdeltagare, respektive någon av mötesdeltagarna. När du har valt vilka förslag du vill skicka ut klickar du på Nästa.
    Bild som visar antalet tillgängliga mötesdeltagare

  4. Nu ser du ruta med en överblick över de tider du valt. Här kan du även välja en plats, eller bocka i Teams-möte. Under ”Hantera omröstningsinställningar” får du alternativ du kan välja att bocka i eller bocka ur:
    – Schemalägg när deltagarna uppnår konsensus: Bocka i denna om du vill att mötet ska bokas in automatiskt i Outlook-kalendern när ni kommit överens om tid.
    – Blockera valda tider i min kalender: Lägg in platshållare i din kalender för samtliga av de valda tiderna.
    – Meddela mig om uppdateringar av omröstningar: Få ett mejl när en mötesdeltagare lagt en röst.
    – Kräv att deltagarna verifierar sin identitet: Deltagarna som röstar ska vara inloggade, så det går att identifiera vem det är som röstat.
    – Lås omröstning för deltagare: Deltagare kan inte föreslå nya tider.

    När du känner dig redo, klicka på Skapa omröstning.

    Bild som visar inställningar i omröstningen

  5. Nu ser du en översikt på vad du skickar i din omröstning, och kan skriva ett meddelande i mejlet. När du är redo klickar du på Skicka.
    Bild som visar hur mejlet du skickar ser ut.
  6. När du skickat schemaläggningsomröstningen, kommer platshållare att skapas i din och mottagarnas kalender, för de valda tiderna.
  7. Klar! När de röstar får du ett mejl, och om alla kommer överens om samma tid, läggs en bokning in i kalendern för den tiden, och platshållarna försvinner.

Logga in på Teams skrivbordstelefon

/i , , , ,

Instruktion som visar hur du loggar in på en personlig eller gemensam bordstelefon när den uppdaterats till Teamstelefoni. För att följa instruktionen behöver du tillgång till en Teams skrivsbordstelefon och en dator.

1. När din telefon är igång och ansluten till internet visas en inloggningskod på telefonens display. 

2. Öppna webbläsaren på din dator och gå till adressen https://microsoft.com/devicelogin. I rutan under Enter code, fyll i  koden som står på displayen på telefonen. Klicka Next för att fortsätta.

3. För personlig bordstelefon: Logga in med ditt umu-id, umuid@ad.umu.se.
För gemensam bordstelefon: Logga in med inloggningsuppgifterna du fått, login och password.

4. Klicka på Continue för att bekräfta.

5. Din telefon loggar in och installeras. När den är klar visas din profilbild och att du är inloggad.

Överför ett samtal i Teams

/i , , ,

1.När du är i ett samtal i Teams, välj Mer > Överför i dina samtalskontroller.

2. Börja skriva namnet på personen eller telefonnumret du vill överföra samtalet till och välj dem när de visas.

3. Om du överför till en annan Teams-användare, slå på Ring tillbaka om ingen svarade för att skicka tillbaka samtalet till dig om mottagaren inte svarar. Om denna inställning inte är aktiverad kommer samtalet att överföras till mottagarens röstbrevlåda om mottagaren inte svarar. Om du får tillbaka samtalet visas ett popup-meddelande som informerar att mottagaren inte nåddes.

4. Välj Överför för att slutföra överföringen.

Rådgör och överför sedan samtal

Om du vill konsultera med mottagaren av samtalet innan du överför ett samtal ska du välja detta valet.
Obs! Rådgör och överför sedan är inte tillgängligt när du använder Teams i webbläsaren.

1. När du är i ett samtal, välj Mer > Rådgör och överför sedan.

2. I fältet Bjud in någon eller slå ett nummer, börja skriv namnet på den användare du vill överföra samtalet till eller skriv ett externt telefonnummer.

3. Konsultera via chatt (endast tillgängligt för Teams-användare) eller genom att ringa dem. Klicka på Chatta-knappen för att starta en chatt eller klicka på pil-knappen för att ringa ett Teams-ljudsamtal eller ett samtal till deras telefonnummer.

4. När du är redo att koppla vidare samtalet klicka på Överför.

Spela in möten i Teams

/i , , , , ,

I denna manual beskriver vi hur du spelar in digitala möten i Teams, och vart du hittar inspelningen när mötet är över. Observera att det är viktigt att du meddelar deltagarna i mötet innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade.  

Tänk efter innan du spelar in ett möte 

Undvik helst att spela in möten om du inte absolut måste. Skriv hellre minnesanteckningar för att dokumentera mötet. Om du ändå vill spela in ett möte ska du:

  • Informera deltagarna i mötet innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade.  
  • Säkerställa att informationen som spelas in inte innehåller känsliga uppgifter.  

Anslut till ett teamsmöte

  1. När du har startat eller anslutit till ett teamsmöte klicka på Mer, och sedan Spela in och transkribera.
    Bild som visar menyn i ett teamsmöte
  2. Nu får du upp ytterligare en ruta, klicka på Starta inspelning när du är redo. Här kan du även välja att Starta avskrift, om du vill transkribera mötet.Bild som visar vart du startar inspelningen av mötet
  3. När du vill avsluta inspelningen gör du på samma sätt som när du startade inspelningen. Du går till Mer och sedan Spela in och transkribera, därefter klickar du på Stoppa inspelning.  Inspelningen stoppas även automatiskt när mötet avslutas.
    Bild som visar hur du stoppar inspelningen av mötet
  4. Nu har du gjort en inspelning av ditt Teamsmöte. Det kan ta några minuter innan inspelningen är sparad. Inspelningen sparas automatiskt i möteschatten efter mötet är avslutat. Beroende på vilken typ av teamsmöte du spelade in sparas inspelningen på olika ställen:  
    – Kanalmöte: Inspelningen sparas i en mapp under ”Filer” i kanalens SharePoint, där alla medlemmar i teamet har tillgång till den.  
    – Vanligt möte: Inspelningen sparas i mappen ”Inspelningar” på OneDrive för den individ som startade inspelningen. 
    Inspelningen sparas enbart under begränsad tid, så om du ej vill att den ska försvinna kan du spara ner den i en annan mapp i din OneDrive.

Automatisk inspelning

Innan mötet börjar kan du välja att det ska spelas in automatiskt. Gå till Mötesaltenativ och bocka sedan i Spela in automatiskt. Om du väljer att göra detta är det viktigt att deltagarna i mötet godkänner redan innan mötet startar att det är okej att bli inspelade.
Bild som visar funktionen "spela in automatiskt"

Logga in och ut i en samtalskö i Teams via inställningarna

/i , , ,

När du tilldelas som en agent i en Teams Samtalskö är det möjligt att logga in och ut i kön. Det är endast när du är inloggad som du kommer att få samtal från Samtalskön som skickas till din Teams-klient. Samtalsköer kan konfigureras så att du endast får samtal när du är tillgänglig (grön status). 

  1. Öppna Inställningar i Teams genom att klicka på de tre prickarna bredvid din profilbild och välj Inställningar. 

Inställningar i Teams

2. Öppna Samtal i menyn till vänster i inställningar och bläddra nedåt så ser du alla Samtalsköer som du är tilldelad. Klicka på växelknappen för att välja att ansluta eller lämna. 

Samtalsinställningar i Teams

3. Stäng inställningarna. 

 

Installera VPN-klienten

/i , ,

Manualer som beskriver hur du installerar VPN-klienten på olika system/enheter.

Läs mer