Kom igång med Microsoft Lists
Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. I denna manual beskriver vi några olika användningsområden för Lists.
Det finns flera sätt att komma åt Lists. Du kan logga in via Microsoft 365-portalen, hitta verktyget via Teams eller via SharePoint. Observera att utseendet på menyerna kan skilja sig något åt om du använder Mac eller dylikt.
Kom igång med Lists via Teams
- Gå till det team där du vill lägga till Lists.
- I menyn längst upp i ditt hörn, tryck på plustecknet.
- Välj Lists. Om det inte finns med i listan så kan du söka fram det.
- I nästa ruta klicka Spara.
- Klicka på din nya flik.
- Här kan du välja om du vill skapa en tom lista, använda en befintlig list m.m.
För att skapa en ny lista, se rubriken Skapa en ny lista.
Kom igång med Lists via Microsoft 365-portalen
Såhär hittar du Lists i Office365-portalen:
- Gå till m365.umu.se
- Du hittar dina mest använda appar i vänsterkolumnen. Om du inte hittar Lists bland dina appar – kan du söka efter Lists i sökfältet.
- Klicka på ikonen för Lists.
- Du kommer nu att se dina befintliga listor och favoriter. Här kan du även markera favoriter eller ta bort markering som favorit och skapa nya listor.
För att skapa en ny favorit:
- Håll musen över listan
- Klicka på stjärnan i höger hörn.
Skapa en ny lista
För att skapa en ny lista:
- Klicka på Ny lista i övre högra hörnet på skärmen.
- Du får nu upp ett antal olika inställningar för din nya lista. Du kan exempelvis göra en tom lista (du skapar själv alla dina kolumner), utgå från en Excel-fil (konvertera befintlig Excel-fil till en lista) eller utgå från en mall. I detta exempel utgår vi från mallen som kallas Ärendeuppföljning.
- I nästa ruta väljer du dina inställningar. Du fyller i titeln, en beskrivning av listans syfte och väljer en lämplig färg och ikon.
- Under Spara i väljer du var du vill spara din lista. Om du vill att listan ska vara privat eller om du vill dela den med utvalda personer väljer du Mina listor. Du kan även bläddra dig fram till ett team eller en SharePoint-sida och spara listan där.
- Klicka på Skapa för att skapa din nya lista.
Lägg till objekt till lista
- Gå till den lista du just har skapat.
- Klicka på Nytt objekt i vänstra hörnet.
- I rutan som öppnas får du upp ett antal inställningar du kan fylla i för ditt nya objekt. Rubriken Ärende är markerad som obligatorisk. Du kan lägga till bilder, bifoga filer och fylla i olika inställningar som exempelvis problembeskrivning, prioritet, datum för rapportering av ärendet vem du ska tilldela ärendet till. Klicka på Spara när du är klar.
Dela din lista med deltagare
Om du vill kan du skapa innehåll först för att sedan dela innehållet med en deltagare.
- Klicka på Dela i menyn för din lista.
- Fyll i e-postadress eller namn på den du vill dela listan med. Där kan du välja vilken behörighet personen ska ha – om personen ska kunna se eller redigera innehållet.
- Du väljer om personen ska få en avisering om delningen genom att bocka i eller ur Meddela användare.
- Klicka sedan Bevilja åtkomst för att dela listan.
Sortera dina objekt i vyer
För att förenkla ditt arbete kan du ordna din lista i olika typer av vyer. Du hittar alla vyer genom att klicka på Alla objekt i högra hörnet på din lista. Några exempel på vyer:
- Filtrera efter tilldelad person – vilka ärenden som är tilldelade till vem och vad som inte är tilldelat.
- Filtrera efter prioritet – om ärendet har hög eller låg prioritet.
- Filtrera efter datum – du kan få en kalendervy eller kortvy.
Lägga till regler
För att förenkla ditt arbete i Lists kan du skapa regler för att automatisera processer utifrån dina listdata. Med en regel kan du meddela dig själv eller andra när något ändras i listan. Såhär skapar du en regel:
- Öppna din lista.
- Klicka på Automatisera till höger i din lista.
- Klicka på Skapa en regel.
- En ny ruta öppnas med olika alternativ för regler. Du kan välja att en notifiering skickas som e-post till dig eller andra vid förändring av en kolumn, när ett kolumnvärde ändras, när ett nytt objekt skapats eller när ett objekt raderats. Klicka på den typ av regel du vill skapa.
- I nästa ruta väljer du vad som utlöser regeln och vilken åtgärd som ska ske. Beroende på vilken typ av regel du har valt får du olika alternativ. Du kan exempelvis välja vilken kolumn som avses, ett värde för kolumnen och vem som ska bli meddelad. Klicka Skapa när du är klar.
Mallar
När du använder mallar i Lists får du listor med fördefinierade format som du sedan kan anpassa till just ditt arbete. För att se vad mallen ska användas till och vilka rubrik/kolumner som finns i mallen – klicka på någon av mallarna när du ska skapa en ny lista.
Beskrivning av några av mallarna:
- Ärendeuppföljning: Med denna mall kan du följa upp, hantera och avsluta ärenden. Ange prioritet och ha full koll på hur ett ärende fortskrider i statuskolumnen. Håll igång produktiviteten i teamet genom att skicka meddelanden när de tilldelas ärenden.
- Evenemangsplan: Samla all viktig evenemangsinformation på en enda plat för en lyckad evenemangsplanering. Spåra talarnas namn och e-postadresser, start- och sluttider, rumskapacitet med mera.
- Introduktionschecklista: Checklistan hjälper till att hantera introduktionen av nya medarbetare och hjälper dem att lyckas under deras första veckor på arbetet. Nya medarbetare kan få tips om relevanta kontakter och resurser.
