Hur dina OneDrive-filer är lagrade (Filer på begäran)
Nedan beskriver vi vad ”Filer på begäran” innebär, och hur dina OneDrive-filer kan vara lagrade på din dator.
Vad är OneDrive-Filer på begäran?
- Filer på begäran är en inbyggd funktion i OneDrive som tillåter dig att välja hur du vill att dina filer ska vara lagrade.
- Du kan spara utrymme på din dator genom att göra filer enbart tillgängliga online.
- Göra så att filer alltid är tillgängliga på din enhet, oavsett om du har internet eller inte.
- Filer på begäran gäller även för filer du har synkroniserad till din OneDrive från exempelvis Teams, eller delade bibliotek.
Nedan kan du läsa mer om vad de olika symbolerna betyder som du kan se på dina OneDrive filer i utforskaren:
På de filer och mappar du ser detta blå moln: 
innebär det att filerna enbart är tillgängliga online, och tar inte upp plats på din dator. Du ser dessa filer direkt i utforskaren men laddas ej ned förrän du öppnar dem. Det krävs även att du är internetuppkopplad för att öppna dessa filer. För dig som använder Mac, ser symbolen ut såhär: 
De filer och mappar där du ser denna grön bock: 
är filer som är online-filer, men när du öppnar dem laddas dem ner och blir en lokalt tillgänglig fil. Om du behöver mer utrymme på din enhet kan du välja att Frigöra utrymme. Högerklicka på filen och välj ”frigör utrymme”. Dessa filer är alltså både online-filer och filer som är tillgängliga lokalt på din enhet. För dig som använder Mac, kommer du ej att se en symbol bredvid din fil.
De filer och mappar där du ser denna gröna bock: 
är filer som du aktivt har valt att alltid behålla på din enhet. Dessa filer är nedladdade och tar upp plats på din enhet och du kan öppna dem närsomhelst, även utan internetuppkoppling. För dig som använder Mac, ser symbolen ut såhär: 
Andra symboler i din OneDrive
Bortsett från dessa tre symboler, kan du även se andra symboler på dina filer eller på din OneDrive-ikon i aktivitetsfältet, exempelvis en paus-symbol, utropstecken eller varningstriangel. Håll utkik efter symboler på ditt OneDrive-moln. Du kan klicka på din OneDrive symbol i aktivitetsfältet för att se vad felet är och hur det kan lösas. Så här kan symbolerna se ut:
Vill du alltid behålla dina filer på din dator?
Om du vill behålla alla dina OneDrive filer på din dator, och därmed alltid ha tillgång till dom offline, kan du höger klicka på OneDrive mappen i din meny till vänster i din utforskare, och sedan välja ”Behåll alltid på denna enhet”. Detta är inget vi rekommenderar, då det ofta är bättre att välja ut särskilda dokument och mappar som vill ska behållas på enheten. På så sätt så tas det inte heller upp onödigt med utrymme på din dator. Här kan du läsa mer om hur du gör om vill behålla dina OneDrive-filer på din enhet.
Ladda ned dina OneDrive filer till din enhet
I denna manual beskriver vi hur du laddar ned alla dina OneDrive filer till din dator, så du kan använda filerna även när du ej har tillgång till internet.
-
- Öppna din utforskare på din dator
- I menyn till vänster hittar du OneDrive under det blå OneDrive-molnet + ditt namn + Umeå Universitet. Högerklicka på den, och välj Behåll alltid på denna enhet. Detta kan du även göra på enskilda mappar och filer om du enbart vill behålla specifika dokument på din enhet.
- Klar! När du gjort detta kommer du att se att allt innehåll i din OneDrive får en grön bock bredvid sig (), det betyder att de finns nu på din enhet och du behöver ej vara uppkopplad till internet för att öppna eller arbeta med filerna.
Spärrat konto på grund av riskanvändning i Microsoft 365
I denna manual beskriver vi hur du hanterar om ditt konto blivit spärrat på grund av misstänkt aktivitet som tyder på hög risk för ditt konto, och du betraktas som en riskanvändare. För att återställa ditt konto behöver du då återställa ditt lösenord.
Om ditt konto blir spärrat på grund av riskanvändning, får du upp en spärr och kan ej använda Microsoft 365 med ditt umu-konto. Då ser du denna ruta nedan:
För att få tillgång till ditt konto igen, behöver du återställa ditt lösenord:
- Gå till administrationsverktyg.umu.se/Settings. Klicka på ”Jag har glömt mitt Umu-ID och/eller lösenord”.
- Under Återställ lösenord, välj det alternativ som passar dig.
- Härifrån skriver du i ditt nya lösenord, och klickar sedan på Spara.
- Klar! Nu har du återställt ditt lösenord, och kan logga in på ditt konto med ditt nya lösenord.
Versionshistorik för filer i Microsoft 365
I denna manual går vi igenom var du hittar versionshistorik av dina dokument i OneDrive, Teams och SharePoint. Versionshistoriken kan spara upp till 500 versioner av ett dokument, och en ny version skapas varje gång du gör en ändring i dokumentet. Nedan beskrivs hur du gör och vart du hittar funktionen.
Öppna en fil som du har sparad i Microsoft 365. Det kan vara ett Word-dokument, PowerPoint eller Excel.
- Klicka högst upp i dokumentet där rubriken på filen står.
- I rutan som kommer upp klickar du längst ner på Versionshistorik.
- Nu får du upp en ruta till höger med en lista på tidigare versioner av ett dokument. Klicka på Öppna version om du vill se en tidigare version.
- Nu får du upp ett nytt fönster där du ser hur dokumentet såg ut tidigare. Här kan du välja att jämföra med den nuvarande versionen eller att återställa dokumenten till denna tidigare version. Om du gör det, skapas det en ny version av dokumentet. Om du inte vill återställa eller jämföra, stänger du ner dokumentet.
Lägg till/ta bort medlemmar i funktionsbrevlåda i Outlook (webmail)
Du som är ägare till en funktionsbrevlåda bör med jämna mellanrum kontrollera medlemmarna i gruppen. Detta eftersom medlemmar inte rensas ur gruppen per automatik när någon till exempel byter institution eller slutar vid universitetet. Här är en instruktion som visar hur du lägger till eller tar bort medlemmar ur en funktionsbrevlåda.
Administrera via portalen
- Gå till portalen: Distribution groups – Outlook Web App (office365.com)
- Under Groups I own, klicka upp den grupp du vill administrera och välj sedan Members.
- Klicka på View all and manage owners .Från denna vy kan du ta bort och lägga till medlemmar i funktionsbrevlådan.
Administrera genom e-postmeddelande
- Du som är ägare av en funktionsbrevlåda får med jämna mellanrum ett e-postmeddelande där du uppmanas att granska medlemmarna i gruppen. I mejlet, klicka på Start review.
- Från denna vy kan du bocka i en medlem och sedan godkänna (Approve) eller ta bort (Deny) medlemmen.
Lägg till/ta bort medlemmar i distributionsgrupp i Outlook (webmail)
Du som är ägare till en distributionsgrupp bör med jämna mellanrum kontrollera medlemmarna i gruppen. Detta eftersom medlemmar inte rensas ur gruppen per automatik när någon till exempel byter institution eller slutar vid universitetet. Här är en instruktion som visar hur du lägger till eller tar bort medlemmar ur en distributionsgrupp.
- Gå till portalen för distributionsgrupper: Distribution groups – Outlook Web App (office365.com)
- Under Groups I own, klicka upp den grupp du vill administrera och välj sedan Membership.
- Från denna vy kan du ta bort och lägga till medlemmar i distributionsgruppen, klicka på personens namn och sedan + eller -. Spara.
Ta bort eller flytta filer från din OneDrive
Logga in i OneDrive via webbläsaren
- Gå till m365.umu.se och logga in på ditt konto (umuid@ad.umu.se för anställda och umu-id@student.umu.se för studenter)
- Gå till OneDrive via menyn upp till vänster.
- Under ditt namn till vänster, klicka på Mina filer.
- I denna vy ser du dina filer som du har sparat i din OneDrive.
Ta bort filer i din OneDrive
- I vyn Mina filer kan du markera de filer och mappar du vill radera och sedan klicka på Ta bort. Vill du inte radera hela mappen kan du klicka dig in i mappen och välja filer där som du vill ta bort.
- Dina raderade filer och mappar hamnar i OneDrive papperskorgen. Den måste tömmas för att din lagring ska minskas.
- Välj först Papperskorgen i OneDrive-navigeringen till vänster. Om du vill ta bort filer permanent väljer du Töm papperskorgen i den övre navigeringen.
Flytta filer i din OneDrive
- I vyn Mina filer kan du markera de filer och mappar du vill flytta och sedan klicka på Flytta till.
- Då öppnas en ruta. I mitten under Mina filer kan du flytta de markerade filerna till någon av dina befintliga mappar. Till vänster under Snabbåtkomst kan du flytta de markerade filerna till ett team eller delat bibliotek. Klicka på Fler platser … för att hitta fler av dina team och delade bibliotek. När du valt plats dit filerna ska flyttas klickar du på Flytta hit.
Rensa Teams-cachen
Om du har problem som påverkar Microsoft Teams kan det vara till hjälp att rensa cacheminnet på enheten.
Så använder du den AI-drivna chatten Copilot
Chatten är tillgänglig för alla anställda vid universitetet samt för anknutna med en A5-licens.
- Öppna din webbläsare* och gå till copilot.microsoft.com.
- Om du inte redan är inloggad, logga in med ditt Umu-id så här:
- Klicka på Logga in i menyn högst upp till höger.
- Välj “Logga in med arbets- eller skolkonto”.
- Logga in med umu-id@ad.umu.se och ditt lösenord.
*Om du använder webbläsaren Edge får du flest funktioner i Copilot Chatt. Där kan du välja mellan läget Chatt för att konversera med chatten och läget Skriv för att be Copilot skriva texter utifrån dina förvalda inställningar. I andra webbläsare kan du endast använda läget Chatt.