Export av Live data i DIP

Denna manual förklarar hur man exportera ”live” data från DIP.

Klicka på Exporter.

 

 

 

 

 

 

 

 

Välja enkäten du vill export från

Klicka på ”Kopiera Live länk till Urklipp”

**OBS* För mer hjälp öppna  länken ”Läs mer om hur du skapar en extern datakälla i respektive program eller på webben”**

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Öppna ett nytt Excel blad

Från Data meny klicka på ”from web”  Klistra in URL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Klicka på Organizational account

Klicka på Sign in.

Skriv in ditt UmU-ID samt lösenord

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Klicka på ”Connect”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Klicka på DIP  (då se man data från din enkät på höger sidan)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Klicka på ”Load

 

 

 

 

 

 

 

Man kan välja Refresh för att uppdatera Live data.

Vanliga frågor om Datainsamlingsplattform (DIP)

Min data har inte skickats till Datainsamlingsplattform – vad beror det på?

Om din data inte automatiskt har skickats till DIP kan detta bero på olika saker:

  • Du skapade din enkät med felaktiga inställningar vilket gjorde att din data inte kunde tas emot av DIP. Du måste då gå tillbaka och felsöka.
  • Den automatiska kopplingen mellan Limesurvey och DIP låg nere just när datan skulle överföras.

All min data följer inte med in i Datainsamlingsplattformen. Varför?

Den enda data som förs över från Limesurvey till DIP är själva frågan och respondentens svar. Detta då DIP är ett generellt insamlingsverktyg som inte sparar metadata som är specifik för Limesurvey eller liknande enkätverktyg.

Vad är skillnaden mellan Stage och Prod?

Stage är testmiljön där du skapar och testar din enkät och din datainsamling. Prod är den skarpa miljön där du gör din riktiga enkät.

När du arbetar i Stage ser du detta genom att du ser en röd vattenstämpel där det står Testmiljö över sidan. Du kan också se detta genom att kontrollera webbadressen – om det står Stage eller Prod i webbadressen.

Storutskick till deltagare i LimeSurvey

Det är viktig att minns vid utskick av enkät till respondenter att ni vet begränsning i dina mail utskick.

Mailserver på UmU tillåt utskick av 20000 mail/timme eller 15000 mail/dag/person på normalt sett.  Så, om en person skickas ut 15,000 mail, där finns bara 5000 mail kvar som kan skickas denna timme.  Spam filer stoppas allt annat.

Har du en större lista av respondenter för en enkät i LimeSurvey är det viktig att meddela ITS.  Man måste lägg ett Servicedesk ärende och önskar undantag via Spamfilter så att alla mail skickas  på en gång till respondenter.

Det är också viktig att vet att, vid utskick, mail  måste sändas från en @umu.se adress för att inte stoppas av Spamfilter.

I LimeSurvey har man en begränsning av 500 mottagare per mail vid utskick.

För att kolla utskick adress klicka på din enkät, Inställningar flik, Allmän inställningar, Administratörens e-post adress.
Det är också viktig att du redigera ”bounce e-post adress” till din enkät administratörs epost adress också så att finns där problem får du mail om det.

Val av svar vid Manuellt export från LimeSurvey till DIP

När svar exporteras manuellt från Limesurvey: ta hänsyn till export valet av Kompletta/ofullständiga.

Vill du exportera över alla svar, oavsett komplett eller inte, måste du manuellt välja vilket svar du vill få över.

 

Man kan välja att exportera endast kompletta svar, endast ofullständiga svar eller ALLA svar, beroende på val under Allmän/Svar status.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Har du en flerspråkig enkät kan du välja att exportera en eller alla språk samtidigt.

 

 

 

 

 

 

Importera data till DIP från CSV-format

Om du har befintlig data går den att importera till Datainsamlingsplattformen (DIP) genom att använda den csv-import som benämns Importer i DIP.

Surfa till din DIP-miljö (t.ex.  https://dip.prod.its.umu.se/) och klicka på Importer.

Datainsamlingsplattformens huvudsida

Efter inloggning visas uppladdningsvyn, men innan du går vidare och försöker importera filer är det viktigt att kontrollera att filerna har rätt format, samt att du förstår vilken ordning filerna ska importeras.

Observera att persondata-filen behöver importeras först, såvida du inte har anonyma svar. Om du har anonyma svar kan du hoppa över import av personfil, i det läget skapas anonyma respondenter automatiskt för de svar som importeras från datafilen.

För att importen till DIP ska fungera gäller följande för csv-filerna:

  • csv-separator måste vara kommatecken
  • import-filens character encoding måste vara UTF8

OBS:  Använd inte Excel  för att genera CSV filer.  Excel kan endast spara CSV filer med semikolon som separator för svenska användare.  Excel kan inte spara csv-fil i UTF8 format.   Använda något annat program, t.ex  Libre office.

Skapa en persondatafil

Om du har kända respondenter behöver du först skapa en fil för persondata. Detta kan hoppas över om du har anonyma respondenter.

  • Använd angivna kolumnnamn: Personidentity samt ExternalID
  • Generera GUID:s för de respondenter du vill importera
  • Spara filen som en kommasepararad csv-fil på UTF8-format

Skapa datafil (fältgrupper)

Notera att datafilen ska innehålla samma GUID:s som du genererat för de respondenter du importerade i personfilen. Om du jobbar med anonyma respondenter behövs ingen fil med persondata, så då får du börja med att generera GUID:s för dina anonyma respondenter.

  • Använd angivna kolumnnamn: Created och DataOwner
  • Generera GUID:s för de respondenter du vill importera
  • Spara filen som en kommasepararad csv-fil på UTF8-format

 

 

 

 

 

 

 

OBS:  kontrollera resultat innan du importera till DIP med ett annat program.  t.ex Notepad++

Import av persondata och fältgrupper

Välja den fil du vill ladda upp och klicka på ”Ladda upp”. Notera att du ska börja ladda upp din persondatafil i de fall du inte har anonyma respondenter. Efter att importerna genomförts är det bra att dubbelkolla att enkäten dyker upp i DIP genom att gå in i Exporter.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

OBS! Om csv-filen innehåller siffror i slutet så kommer de att raderas vid importen.

Felsöka failed export från LimeSurvey till DIP

Det händer ibland att exportering från LimeSurvey till DIP misslyckas.

Felsökning måste börja.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Första sak att göra är för att klicka på ”show export details” för att se vad felet är.

 

 

 

 

 

 

 

Om inte alla svar exporteras från LimeSurvey till DIP kan man försök med en export till.

Alla information för felsökning finns i detaljer för failed export och logfiler.

 

Exportera svar från LimeSurvey till DIP

När enkäten är stängt och man vill exportera deltagares svar från LimeSurvey till DIP, gör så här:

I LimeSurvey enkät, klicka på fliken ’Inställningar’ och då från menyrad, välj Svar, Svar och statistik.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Var säkert under Svarssammanfattning att du faktiskt har svar att exportera.

Välja Exportera då Exportera svar från menyrad.

 

 

 

 

 

Vid nästa ruta, bocka in ITS-Dip. (Vill man ha alla svar, var säkert att under”Område” har alla svar väljat (numerisk).  Vill du ha bara en viss del svar, måste du ange exakt vilket svar (numerisk) du vill ha.

Då klicka på ”Exportera” i top höger hörn.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

När exporten är klar får du en liten rapport som berätta att exporten är klar, hur många svar du har lyckat att exportera.

 

 

 

 

 

 

 

 

Om du får ”failed” svar, se manual inlägg ”Felsöka failed export från LimeSurvey till DIP”

Vad är DIP?

Datainsamlingsplattform (DIP) är en tjänst/plattform för användare som har stora informationsmängder och/eller höga IT säkerhetskrav.

Datainsamlingsplattform hjälper användare som behöver samla in, bearbeta, analysera och lagra/arkivera information.

 

Tjänsten innefattar

  • Möjlighet att samla in information via webb- och/eller mobil, csv-filer och enkätverktyg.
  • För bearbetning och analys finns möjlighet att använda exempelvis PowerBI, SPSS eller Excel.
  • När insamling och analys är slutförd har du möjlighet att exportera din information.
  • 15 samtidiga dataset oavsett insamlingsmetod.
  • 1 GB lagring
  • Nätverksperimeterskydd såsom yttre perimeter, samt logisk separering mellan applikations- och databaslager samt mellan produktions- och verifieringsmiljöer.
  • Trafik mellan anslutande klienter och applikation sker krypterat via SSL (https).
  • Multifaktorsautentisering
  • Inbyggda behörighetsroller med läs, skriv och administrativa rättigheter.
  • Stöd för klassning och behörighetstilldelning på attributnivån inom lagrad data.
  • Backup med RPO (Restore Point Objective) 24 timmar
  • Explicit loggning av administrativa accesser.

 

Vill du ha mer detaljerad information följa länken:
https://projekt.aurora.umu.se/projekt/fordjupning-it/Sidor/Datainsamlingsplattform.aspx

Har du frågor eller vill ha mer information om Datainsamlingsplattform, kontakta Servicedesk  (www.umu.se/servicedesk)

Att lägga in bilder i en enkätfråga i LimeSurvey

För att lägg i en bild till en enkät fråga, gör så här:

1.  Redigera din fråga och klicka i ”fråga” rutan. Klicka på pennsymbolen för att komma till editorn i LimeSurvey.

Editorn öppnas.

2.  Klicka på knappen för Infoga bild

3. En ny ruta öppnas. Välj  Bläddra på Server för att bläddra fram till den bild du vill använda.


4:  Om du ser den bild du vill ha kan du dubbelklicka på den (gå sen till steg 6 i instruktionen)
Om bilden inte finns uppladdad kan du göra det själv. Det gör du genom att klicka på Ladda upp (se bild).

5: Din utforskare öppnas och du kan bläddra fram till där du lagt den bild du vill lägga upp i frågan. Har du flera bilder du vill använda kan du markera alla bilder på samma gång för att ladda upp den.

Klicka på Öppna för att ladda upp bilderna till LimeSurvey. Du borde nu se alla dina uppladdad bilder i ditt LimeSurvey-bibliotek.


6. Dubbelklicka på bilden du vill lägg till i frågan. Om bilden är för stor kan du själv justera bildens inställningarna så att den passar.


Klicka på OK för att godkänna alla inställningar.

7.  Nu syns din bild i frågans editor. Klicka på Spara.

8. Klart! Stäng editorn och börja med nästa fråga.