Kontroll av DIP-miljön i samband med uppdatering

ITS ansvar vid uppdatering

  • Logga in som administratör i Limesurvey
  • Svara på en enkät i LimeSurvey
  • Enkätsvar exporteras till DIP.
  • Svar kan hämtas ur DIP-Exporter.
  • Behörighetsadministratör kan ändra behörighetsinställningar i DIP-Admin

Ditt ansvar som kund vid uppdatering

Genomför följande reflektion: ”När denna förändring kommer till PROD, kommer insamling och datauttag fortsätta att fungera som vanligt? Fungerar den uppdaterade plattformen för studiens unika behov?”

Om studieteamet inte kan svara på den frågan med de tester genomförs på STAGE så tar studien stora risker. I värsta fall kanske inga nya svar kan insamlas, databasen går sönder och all data som ligger i DIP blir förstörd. Om det scenariot innebär ett problem för studien så är det ditt ansvar att så långt som möjligt säkerställa att den kommande programuppdateringen inte orsakar problem.

ITS genomför grundläggande allmänna tester för att säkerställa plattformens integritet och vi tar backuper på insamlat material, men det är ditt ansvar att se till att just din studie kan fortsätta normalt efter programförändringen. Det är därför ITS erbjuder STAGE-miljön.

Varje studie har unika förutsättningar och DIP-teamet på ITS har inte verksamhetskunskap eller förmåga att verifiera att studiespecifikt insamlings- och datauttagsregelverk uppfylls.

Rent konkret rekommenderas att du gör följande:

  • Prata med studiens teammedlemmar och be dem verifiera funktionen i STAGE-versionen av plattformen så långt som möjligt i god tid innan den skarpa driftsättningen till PROD.
    • Det kan till exempel innefatta att de viktigaste användningsfallen testas i STAGE:
      • Kan vi registrera nya användare?
      • Kan man spara svar till plattformen?
      • Kan jag administrera användare som tidigare?
      • Kan vi hämta ut svar från DIP?
      • Innehåller svaren rätt information?
      • Spara undan kopior på redan insamlat material inför PROD-releasen.

Efter att studieteamet utfört dessa tester bör du känna dig trygg med att den nya releasen fungerar för studien, – Eller- så upptäcker studieteamet ett problem, något viktigt kanske har slutat fungera, då måste du kontakta ITS och säga ”Funktion X har gått sönder, studiens integritet hotas om detta kommer till produktion, ITS måste laga felet innan vi kan produktionssätta detta!”

Studieteamet bör överväga att ta fram en intern process för hur studien ska hantera programuppdateringar, så att studieteamet har ett protokoll att följa för att verifiera studiens integritet. Den bör innehålla:

  • Tester som ska utföras vid release.
  • Vem som ansvarar för att testerna utförs.
  • ”No-go” kriterier för produktionssättning.
  • Jämför eventuella felaktigheter med nuvarande PROD-beteende. Beskriv skillnaden i PROD- och STAGE-beteende, samt vilka problem det orsakar studien.
  • Vem man ska kontakta för att flagga en ”No-go” samt vad som orsakar ”No-go”-scenariot.

Syftet med programuppdateringen är att ITS vill förbättra upplevelsen för alla aktörer och ta bort felaktigheter. Det kan inte göras utan risker för pågående studier. Det är därför studiens egna release-verifiering är så viktig.

Skapa en enkät i Limesurvey (DIP)

I denna manual beskriver vi hur du kommer igång och skapar en enkät i Limesurvey i din egen instans av Datainsamlingsplattformen. Det är viktigt att du alltid börjar arbetet i din Stage-miljö.

    1. Gå till startsidan för Limesurvey Stage (namn.limesurvey.stage.its.umu.se/admin).
    2. Du får nu upp en inloggningsrutan där du fyller i dina inloggningsuppgifter.
    3. Du är nu inloggad i administratörsgränssnittet för Limesurvey. Klicka på Skapa en ny enkät för att skapa din enkät. Om du behöver ytterligare hjälp, se gärna Limesurveys egen manual för att skapa en enkät.
    4. Fylla i ett namn och en beskrivning av enkäten. . I högerkolumnen på skärmen kan du även göra vissa inställningar, exempelvis datumformat och om du vill ha komma som decimaltecken. Klicka sedan på Spara i över högra hörnet.
    5. När du har sparat kommer du till själva enkätmenyn. Under fliken Inställningar hittar du alla dina enkätinställningar. Exempelvis kan du under allmänna inställningar välja att skapa din enkät på olika språk. Om du vill veta mer om vilka olika inställningar som är möjliga att göra, se Limesurveys egna manualer.
    6. Klicka på Översikt för att kunna fylla i e-postadress till Administratör och Ägare. Detta gör att respondenten har en e-postadress för att kontakta er om enkäten exempelvis inte fungerar.
    7. Klicka på Spara i över högra hörnet när du är klar.
    8. Klicka på fliken Struktur för att börja bygga upp din enkät.
    9. Klicka på knappen Lägg till frågegrupp för att skapa din första frågegrupp. I en frågegrupp samlar du frågor av samma typ, exempelvis frågor om ett specifikt tema inom enkäten. Ofta visas alla frågor i en frågegrupp på samma sida. Du kan läsa mer om frågegrupper i Limesurveys egna manualer.
    10. Om du vill kan du fylla i titel eller beskrivning av din frågegrupp. Om du är färdig och vill lägga till en fråga till din enkät, klicka Spara och lägg till fråga.
    11. I nästa ruta som visas får du upp din nya fråga och frågans inställningar. Du kan även läsa mer i Limesurveys egna manualer om hur du skapar frågor. Några exempel på viktiga inställningar för din fråga:
            1. I fältet Kod fyller du i en unik kod för frågan genom att kombinera bokstäver och siffror. Koden fungerar som ett id för din fråga och därför är det viktigt att koden inte upprepas flera gånger i enkäten. Exempelvis Q1, Q2, Q3 o.s.v.
            2. I fältet Fråga fyller du den fråga du vill ställa till respondenten.
            3. På knappen Obligatorisk kan du välja om frågan ska vara obligatorisk att svara på eller frivillig.
            4. I fältet Frågetyp väljer du vilken frågetyp du vill använda. I detta exempel väljer vi frågetypen Lista (radio) som gör att respondenten kan klicka i ett svar från en lista på flera alternativ. Observera att när du har valt frågetyp så kan fler inställningar dyka upp. Du kan även läsa mer i Limesurveys egna manualer om de olika frågetyperna.
    12. Klicka på Spara.
    13. Din första fråga är nu skapad. Om det är en frågetyp som tvingar dig att lägga till svarsalternativ så kommer du få upp en varning om att du inte har lagt till svarsalternativ. Klicka på texten Du måste lägga till svarsalternativ till denna fråga för att lägga till dina svarsalternativ.
    14. Du kommer nu in i inställningarna för att skapa svarsalternativ. Några viktiga inställningar:
      1. I fältet Alternativ för svar fyller du i dina svarsalternativ. För att lägga till fler svarsalternativ, klicka på plustecknet i slutet av raden till höger.
      2. I fältet Kod fyller du svarsalternativets kod. Det är viktigt att även svarskoderna är unika.
    15. Klicka sedan på Spara.
    16. När du har sparat kommer du till din frågeöversikt och ett meddelande visas som säger att dina svarsalternativ är sparade. Om inga varningar visas så är din första fråga nu klar!
    17. Du kan nu välja att gå vidare för att skapa nya frågor eller frågegrupper till din enkät.
    18. Fortsätt att lägga alla frågor till din första enkät.

Datainsamlingsplattform (startsida)

För att din datainsamling ska ge det resultat du vill ha och för att datan ska förvaras på ett säkert sätt är det viktigt att du arbetar enligt Datainsamlingsplattforms (DIP:s) arbetsprocess.

Storutskick till deltagare i LimeSurvey

Tekniska och säkerhetsmässiga begränsningar

Det är viktigt vid utskick av enkäter till väldigt många respondenter, så kallade storutskick eller massutskick att man är medveten om de begränsningar som finns vid epostutskick.

Epostservrarna vid Umeå universitet tillåter utskick av totalt 20 000 epostmeddelanden per timme eller 15 000 epostmeddelanden per dag och person. Om en person skickar ut 15 000 epostmeddelanden på en gång, så finns det således bara 5 000 epostmeddelanden kvar som kan skickas av alla andra samma timme, universitetets spamfilter stoppar allt annat.

I LimeSurvey har man ytterligare en begränsning på 500 mottagare per utskick.

Avsändaradress och funktionsbrevlådor

Det är viktigt att din avsändaradress är en umu.se-adress. Det är sedan inget krav, men ofta klokt att adressen tillhör en funktionsbrevlåda för att underlätta hanteringen från er sida, i synnerhet om ni är flera som administrerar enkäten.

Läs mer om funktionsbrevlådor här: https://www.aurora.umu.se/stod-och-service/it-och-digitala-tjanster/e-post/funktionsbrevlada

Funktionsbrevlådan beställs genom att skicka ett ärende till Servicedesk: https://www.umu.se/servicedesk

Meddela ITS innan utskick

Har du en större lista av respondenter för en enkät i LimeSurvey är det viktig att meddela ITS innan du gör ett utskick.  Det gör du genom att lägga ett ärende till Servicedesk och be om ett undantag i spamfiltret så att alla epostmeddelanden kan skickas på en gång till respondenterna: https://www.umu.se/servicedesk

Kontrollera avsändaradress

För att inte ditt enkätutskick ska hamna i spamfiltret hos mottagaren är det viktigt att du har gjort rätt inställningar för din enkät.

Du behöver ställa in rätt administratörs- och bounceadress för din enkät:

klicka på din enkät > Inställningar > Allmän inställningar > Administratörens e-post adress

Det är viktigt att både ”Administratörens e-post adress” och ”bounce email address” är samma. Det är för att säkerställa att om någon av deltagarnas epostadresser inte fungerar så kommer du att få ett meddelande om det.

Importera data till DIP från CSV-format

Om du har befintlig data går den att importera till Datainsamlingsplattformen (DIP) genom att använda den csv-import som benämns Importer i DIP.

Surfa till din DIP-miljö (t.ex.  https://dip.prod.its.umu.se/) och klicka på Importer.

Datainsamlingsplattformens huvudsida

Efter inloggning visas uppladdningsvyn, men innan du går vidare och försöker importera filer är det viktigt att kontrollera att filerna har rätt format, samt att du förstår vilken ordning filerna ska importeras.

Observera att persondata-filen behöver importeras först, såvida du inte har anonyma svar. Om du har anonyma svar kan du hoppa över import av personfil, i det läget skapas anonyma respondenter automatiskt för de svar som importeras från datafilen.

För att importen till DIP ska fungera gäller följande för csv-filerna:

  • csv-separator måste vara kommatecken
  • import-filens character encoding måste vara UTF8

OBS:  Använd inte Excel  för att genera CSV filer.  Excel kan endast spara CSV filer med semikolon som separator för svenska användare.  Excel kan inte spara csv-fil i UTF8 format.   Använda något annat program, t.ex  Libre office.

Skapa en persondatafil

Om du har kända respondenter behöver du först skapa en fil för persondata. Detta kan hoppas över om du har anonyma respondenter. Det är viktigt att kolumnnamnen är korrekt namngivna, systemet gör skillnad på stor och liten bokstav.

  • Använd angivna kolumnnamn: PersonIdentity samt ExternalId
  • Generera GUID:s för de respondenter du vill importera
  • Spara filen som en kommasepararad csv-fil i UTF8-format

Skapa datafil (fältgrupper)

Notera att datafilen ska innehålla samma GUID:s som du genererat för de respondenter du importerade i personfilen. Om du jobbar med anonyma respondenter behövs ingen fil med persondata, så då får du börja med att generera GUID:s för dina anonyma respondenter. Även här är det viktigt att kolumnnamnen är korrekt namngivna, systemet gör skillnad på stor och liten bokstav.

  • Använd angivna kolumnnamn för de första två kolumnerna: Created och DataOwner
  • Datumformatet för kolumnen Created ska följa ISO-8601, till exempel: 2021-12-17 12:01:01
  • Generera GUID:s för de respondenter du vill importera
  • Spara filen som en kommasepararad csv-fil i UTF8-format

OBS:  kontrollera resultat innan du importera till DIP med ett annat program.  t.ex Notepad++

Import av persondata och fältgrupper

Välja den fil du vill ladda upp och klicka på ”Ladda upp”. Notera att du ska börja ladda upp din persondatafil i de fall du inte har anonyma respondenter. Efter att importerna genomförts är det bra att dubbelkolla att enkäten dyker upp i DIP genom att gå in i Exporter.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

OBS! Om csv-filen innehåller siffror i slutet så kommer de att raderas vid importen.

Felsöka failed export från LimeSurvey till DIP

Det händer ibland att exportering från LimeSurvey till DIP misslyckas. Då får man ett felmeddelande där det framgår att ett antal rader av det exporterade datat inte lyckades exporterades till DIP.

Klicka på knappen Show export details för att få en rapport på vad som har gått fel.

Om inte alla svar exporteras från LimeSurvey till DIP kan man försöka igen med en export till.

Om exporten misslyckas igen och exportloggen inte ger några ledtrådar så ta kontakt med Servicedesk.

Exportera svar från LimeSurvey till DIP

Limesurvey för automatiskt över alla helt ifyllda svar till datainsamlingsplattformen (DIP). Vill du göra en manuell överföring av svar så kan göra följa den här instruktionen.

Kontrollera om du har fått svar

Du kan kontrollera att du har svar att exportera genom att gå in på din enkät och klicka på Översikt i menyraden och sedan välja Svar > Svar och statistik i menyraden.

Där kan du se om du har svar att exportera eller ej.

Exportera svar

När du är inne på listan över svar så kan du klicka på Exportera i menyraden och sedan på Exportera svar.

Du har flera format du har möjlighet att exportera till. För att överföra dina svar till DIP så rekommenderar vi ”ITS-DIP, direktöverföring” eller ”ITS-DIP, via fil”.

Skillnaden mellan de olika alternativen är att ”ITS-DIP, direktöverföring” för över dina resultat direkt till Datainsamlingsplattformen (DIP) för att sedan radera dina resultat från LimeSurvey, medan ”ITS-DIP, via fil” ger dig möjligheten att ladda ned en JSON-formaterad fil med alla svar du har fått in. Den största skillnaden är att föra över svaren via direktöverföring till LimeSurvey innebär också att de försvinner från LimeSurvey, medan att föra över dom via fil gör att svaren finns kvar i LimeSurvey.

Anledningar till varför man vill använda överföring via fil kan vara:

  • Om man har fått så många svar att direktöverföring inte är ett bra alternativ
  • Om man inte vill låta svaren ligga kvar i LimeSurvey och ändå kunna göra en export senare
  • Om man vill ha möjlighet att justera svaren innan de tas in i DIP

För att använda något av alternativen så markerar du ”ITS-Dip, direktöverföring” eller ”ITS-DIP, via fil” i rutan för Format. Ange sedan under Svarsstatus om du vill ha alla, endast ofullständiga eller fullständiga svar. Klicka sedan på den blå Exportera-knappen uppe i höger hörn.

Limesurveys exportalternativ

Limesurveys exportalternativ

Exporteringsrapport

När exporten är klar får du en rapport som talar om att exporten är klar och hur många svar du har lyckats att exportera. Har du valt alternativet ”ITS-DIP, via fil” så får du också möjlighet att ladda ned filen som har skapats genom att klicka på Download.

ITS-DIP, direktöverföring

ITS-DIP, via fil

Limesurvey export via fil till ITS-DIP

Misslyckad export

Om du får ”failed” som svar, se manualsidan: Felsöka failed export från LimeSurvey till DIP.