Om grupper i Microsoft 365

När du lägger till en medlem i en grupp i Office 365 så får den korrekt behörighet på allt som gruppen omfattar med hjälp av tjänsten Microsoft 365 Groups. Grupper ska helst ha två ägare och det är viktigt att ta bort grupper som inte längre används. 

Du kan skapa grupper i Microsoft 365 på olika sätt

  • Delat bibliotek i din OneDrive. När du skapar ett delat bibliotek i din OneDrive för att kunna samarbeta kring dokument, vilket är bättre än att dela ut behörigheter bland sina personliga filer i OneDrive. Det som egentligen skapas är en SharePoint webbplats. Du hittar det delade biblioteket under SharePoint.
  • Grupper i Teams. När du skapar ett team för att i en grupp kommunicera i en chatt eller använda verktyg som Planner och dokumenthantering eller någon annan app som finns tillgänglig för Teams.
  • När du skapar en plan i Planner för att ha kontroll över uppgifter i en grupp.
  • När du skapar en SharePoint webbplats för att publicera information/nyheter eller samarbeta eller tillgängliggöra dokument för en grupp.

Roller i Microsoft 365 grupper

Det finns tre olika roller: ägare, medlem och gäst.

Ägaren administrerar vilka som ska vara medlemmar, därför är det bra om man är minst två som är ägare av en grupp.

Medlemmar och gäster har i stort sett samma behörigheter vilket är att skapa, läsa och redigera innehåll.

Viktigt att ta bort inaktiva grupper

Om du är medlem i eller äger många grupper så kan du uppleva att det är svårt att navigera bland grupper som inte längre används. Grupper kan döljas vilket underlättar navigering, men dessa grupper kan också utgöra ett hot mot informationssäkerheten och då främst om det finns information som ingen äger och tar ansvar för. Har du dessutom bjudit in externa gäster med konton som UmU inte hanterar så kan dessa konton hamna i händerna på personer som inte är avsedda att ta del av informationen.

Därför rekommenderar vi att du tar bort grupper som inte längre används.

Ta bort grupper i Microsoft 365