Det första steget i att skapa ett tillgängligt PDF-dokument från Microsoft Word är att säkerställa att det ursprungliga Word-dokumentet är tillgängligt. För en steg-för-steg guide, se Skapa tillgängliga dokument i Microsoft Word.

När vi exporterar ett tillgänglig Word-dokument till en PDF, är målet att göra det på ett sådant sätt att tillgänglighetsanpassningarna i Word-dokument bibehålls. Det inkluderar rubrikstruktur, alternativ text för bilder och uppmärkningar som uttryckligen identifierar listor, tabeller, dokumentspråk samt annat innehåll som är viktigt för tillgängligheten.

Skriv inte ut till PDF! Denna metod för att skapa en PDF-fil bevaras inte dokumentets tillgänglighetsanpassning. Den rätta metoden att exportera till PDF beror på vilken version av Microsoft Office du använder (Se nedan).

Word (Windows)

• Gå till Arkiv och välj ”Spara som”. Välj destination för dokumentet och välj sedan PDF från de val av filformat som erbjuds. Välj alternativet ”Standard (publicera online och skriv ut)”. Som standard ger det en PDF-fil som bevarar dokumentets tillgänglighetsanpassning.
• Klicka på Alternativ och under rubriken PDF-alternativ kryssar du i rutan ”kompatibel (PDF/A)”. Då bäddas typsnitten in i dokumentet.
• När du sparar, välj Alternativ och försäkra dig om att ”Visa taggar för dokumentstruktur” är markerad. Detta val är markerad som standard, men kan bli avmarkeras under vissa omständigheter.
• Om du väljer ”Minimera storlek” för att minska storleken på PDF, vara noga med att upprepa föregående steg, eftersom detta alternativ oavsiktligt kan avmarkera valet ” Visa taggar för dokumentstruktur ”.

Word (Mac)

I Office för Mac kan Word generera en taggad PDF-fil som bevarar ett dokuments tillgänglighetsanpassning. För att använda denna funktion:

• Gå till Arkiv. Välj ”Spara som ” och välj PDF från de dokumentformat som erbjuds. Som standard skapas en PDF-fil som bevarar Word-dokumentets tillgänglighetsanpassningar.
• När du sparar, se till att kryssrutan ”Bäst för elektronisk distribution och tillgänglighet” är markerad. Filen konverteras till tillgänglig PDF online av Microsoft.

Om du inte har tillgång till originaldokumentet i Word-format

Om du inte har tillgång till originaldokumentet i Word-format, kan du försöka åtgärda bristerna direkt i pdf-dokumentet genom att följa guiden Åtgärda icke-tillgängliga PDF-dokument med Adobe Acrobat Pro.