Instruktioner för digitala disputationer

Instruktioner digitala disputationer (PDF, öppnas i nytt fönster)

Instruktionen gäller för lokalerna Triple Helix och Aula Biologica.

Förberedelser inför den digitala disputationen

Moderator på plats

Se till att det finns en person på plats under disputationen som kan moderera och administrera mötet i det verktyg som du väljer.

Tekniker på plats

Universitetsservice skickar alltid en tekniker som är på plats för att hjälpa med tekniken före och under disputationen.

Det är bra om du har möjlighet att gå igenom rummet och tekniken som ska användas några dagar före den digitala disputationen ska genomföra, för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats.

Bestäm vilket verktyg som ska användas

I Triple Helix och Aula Biologica finns tre olika digitala verktyg som lämpar sig för en digital disputation; Zoom, Teams och Starleaf. Titta igenom listan som beskriver funktionaliteten för att avgöra vilket verktyg som passar dig bäst.

Funktionalitet i Zoom, Teams och Starleaf

Zoom Teams Starleaf
Ha ett ljud- och videosamtal x x x
Chatta x x
Visa presentation/dela datorskärm x x x
Dela filer under mötet x x
Hantera deltagare under pågående möte x x x
Aktivera mötesdeltagare x x
Spela in mötet x x
Styra insläpp till mötet x x
Max antal medverkande i mötet 300 250 100
Max antal man kan se i bild samtidigt 49 49 25
Anslutning
Ringa in till mötet via telefon x x x

Boka in din disputation i två verktyg

Rekommendationen är att du bokar in disputationen i två av verktygen så att disputationen går att genomföra även om ena verktyget har driftstörningar eller av någon annan anledning inte fungerar.

Boka möte i Zoom, Manual

Boka möte i Teams, Microsoft

Instruktionsfilm: Boka möte i Teams

Möte i StarLeaf bokas i samband med lokalbokning på Infocenter.

Informera om disputationen och dela möteslänkarna

Där du publicerar information om disputationen ska även möteslänkarna finnas. Detta eftersom offentliga disputationer ska vara öppen för allmänheten att ta del av, även om den sker digitalt.

Du måste informera om vilken möteslänk som är den primära och vilken som är backup-lösningen som används ifall det primära verktyget inte skulle fungera.

Tips till dina åhörare i samband med inbjudan

Inte alla är vana att delta i digitala möten, därför kan det vara bra att skicka med några tips när du publicerar inbjudan till en digital disputation.

  1. Be dem ladda ned programvaran som krävs inför disputationen.
  2.  Be dem ansluta till disputationen och det verktyg du väljer 10–15 minuter innan så att de hinner kolla sin internetanslutning och inte får trassel med tekniken när disputationen väl börjar.
  3. Be deltagarna stänga av mikrofon och video när de ansluter. De kan slå på dessa senare om de vill ställa frågor eller på annat sätt interagera med disputationen.

Strax före den digitala disputationen startar

Ta en timme före mötet och gå igenom att allt fungerar i rummet som den digitala disputationen ska genomföras i. Använd en fast internetanslutning.

Starta upp den digitala disputationen ungefär en kvart innan disputationen ska starta så kan åhörarna få möjlighet att kliva in i väntrummet och testa sin egen teknik.

Under den digitala disputationen

Det är bra om ni har en person som kan hålla extra koll på deltagarna under disputationen. Det har hänt att personer deltagit i olika digitala möten bara för att förstöra dem. Det finns lösningar för att undvika detta i de olika verktygen.

Väntrum/lobby

Zoom och Teams erbjuder en form av ”väntrum” innan disputationen startar. Det är bra att använda detta alternativ för att säkerställa tekniska förutsättningar men också hålla lite koll på vilka deltagare som ska vara med. Som värd, host, kan du manuellt tillåta deltagare att ansluta en i taget via väntrummet till mötet eller lägga in alla samtidigt. I väntrummet kan du lägga till ett personligt meddelande som deltagarna får när de ansluter sig, detta kan vara exempelvis information om mötets upplägg.

Så här gör du i Zoom

När du bokar ditt Zoom-möte får välja om du vill ha ett lösenord till mötet. Rekommendationen är att inte ha detta, istället kan du sätta upp ett väntrum/lobby. Det gör du under Advanced options. Här kan du också välja ifall du vill tillåta deltagare att ansluta innan dig. Detta kan vara positivt så att de hinner undersöka sin teknik. Har du tillåtit ett väntrum/lobby är det dit de kommer.

Du kan också välja om du vill stänga av deltagares mikrofoner automatiskt när de ansluter till mötet. Detta är bra att göra så att de inte stör om de kommer in lite sent.

Advanced options Zoom

När någon anslutit till ditt väntrum/lobby och vill ansluta till mötet visas en ruta i nedre delen av skärmen. Här kan du välja att visa väntrummet/lobbyn eller släppa in deltagaren. Att visa väntrummet/ lobbyn kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt. Du når lobbyn via ikonen med deltagare.

Participants Zoom

Så gör du i Teams

Gå till din bokning i Outlook, dubbelklicka på den så att du får upp detaljer om mötet. Under länken för att ansluta till mötet hittar du alternativet ”Mötesalternativ”. Klicka där.

Du möts nu av en vy med alternativ:

  • Vilka som kan gå förbi i väntrummet/lobbyn. Här finns fyra alternativ: Alla, personer i min organisation, betrodda organisationer och endast mig. Med organisation menas anställda vid Umeå universitet.
  • Låt alltid uppringare gå förbi lobbyn, detta alternativ bör du lämna som ”Nej”
  • Meddela när en uppringare ansluter eller lämnar – Välj ”Ja” om du vill få en notis i form av ett pling när en deltagare går in eller ur mötet.

Vem kan presentera? Här finns fyra alternativ: Alla, personer i min organisation, vissa personer eller bara jag. Tips är att tillåta åtminstone en moderator utöver dig själv att presentera. Detta gör du genom att bjuda in personer i mötesbokningen och sedan välja dess namn i listan.

Mötesalternativ i Teams

Vem som kan presentera i Teams

När någon utanför organisationen vill ansluta till mötet visas en ruta i nedre delen av skärmen där du kan välja att visa lobbyn eller släppa in deltagaren. Visa lobbyn kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt. Du når lobbyn via deltagarlistan i menyn mitt på skärmen.

Släppa in externa deltagare i Teams

Hantera deltagare

I  Zoom, Teams och Starleaf kan värden hantera deltagare. Det innebär att du kan slå av både mikrofon och video för åhörare som inte har gjort det (om det är så att det stör själva disputationen). Du kan också kasta ut åhörare ur mötet om det behovet mot förmodan skulle finnas.

Beroende på vilket upplägg ni har för den digitala disputationen så kan du som administratör behöva hålla koll på den chattfunktion som finns om åhörare vill ställa frågor. I Zoom finns även möjligheten för deltagare att räcka upp handen och att be föreläsare att sakta ner om hen pratar för fort eller för långsamt.

Har du frågor eller funderingar?

Kontakta Servicedesk eller Infocenter så hjälper vi dig med de digitala lösningarna.

Lägg till bakgrundsbild i Zoom

Nu finns flera bilder som du kan ladda ner och använda som bakgrundsbild i Zoom. Bilderna är tagna vid campus.

Gör så här

  1. Gå till Mediabanken och ladda ner den bild du vill använda.
  2. När du är i ett möte i Zoom, klicka på pilen bredvid ikonen med filmkameran och välj ”Choose Virtual Background”.
    Ikon Filmkamera Zoom
  3. Klicka på det lilla plus-tecknet under förhandsvisningen och ladda där upp bilden som du sparat ner på din dator.
    Ikon plus-tecken välj bild Zoom

Spela in ett möte i Zoom

Du kan använda Zoom för att spela in ett möte för att sedan publicera videon i t.ex. UmU Play.

Obs! Glöm inte att informera deltagarna om du tänker spela in mötet

Spela in

  1. Om du vill spela in ett möte där du även ska dela en presentation eller skärm använder du dig av verktyget share screen innan du startar inspelningen.
  2. Klicka sedan på Record för att starta inspelningen. Om du delar skärm kan knappen gömma sig, för då muspekaren till More och klicka på
  3. Deltagarna I mötet kommer se följande ikon så länge inspelningen pågår

  1. Du kan starta och avsluta inspelningen när du vill. Under inspelningen kan du även välja att pausa inspelningen genom att klicka på Pause och sedan återuppta inspelningen när du vill. När du klickar på Stop stannar inspelningen och samma inspelning kan inte återupptas igen. Klickar du på record efter kommer en ny inspelning att startas som sedan konverteras till en separat videofil.
  2. Det är endast mötesvärden (host) I ett möte som kan spela in. Om du vill att en deltagare I mötet ska kunna spela in kan du tilldela den rättigheten manuellt till deltagare I mötet. Rättigheten för inspelning gäller så länge mötet pågår alternativt till dess att du manuellt drar tillbaka rättigheten. Klicka då på Manage participants för att tilldela en deltagare rättigheten för inspelning och välj allow record.

 

  1. När du är klar med inspelningen klickar du på stop, alternativt stänger ned mötet. Då startar konverteringen av inspelningen.
  2. När du avslutar ditt Zoommöte måste videon konverteras. Det kan ta en stund beroende på videons storlek.

 

 

Vad syns i inspelningen?

  • Skärmdelning – Gör du en skärminspelning kommer detta att visas i inspelningen. För att välja vilka skärmar som ska delas och ännu viktigare, spelas in, klicka på alternativet ”Share”. I dialogrutan som visas ser du alla öppna applikationer och skärmar. Du kan välja därifrån vilken du vill dela på skärmen för inspelning.

    Har du dubbla skärmar finns det en inställning även för det. För att kunna aktivera denna funktion går du till zoomappen på din dator, klickar på Settings –>General. Bocka i rutan för ”Use dual monitors”

  • Visa video – Det är mötesvärdens inställningar som styr vad som visas på inspelningen. När du som värd använder Active Speaker View, kommer inspelningen växla stor bild mellan den som talar. Om du istället aktiverat Gallery View, kommer videoinspelningen fånga flera samtida videor med deltagare. Notera att Gallery View endast tillåter 25 deltagares videor att visassamtidigt.

    Du kan även välja ”Spotlight” av en deltagares video vilket innebär att endast en specifik video kommer att visas och spelas in.

 

  • Dölj video – Du kan välja att helt dölja video från inspelningen under tiden du gör en skärmdelning. Gå till Settings –> recording och inaktivera ”Record video during screen sharing”.

Hur och var sparas inspelningarna?

Alla inspelningar sparas lokalt på datorn hos den som spelat in.

1. Per automatik kommer inspelningarna att sparas:

  • PC: C:\Users\User Name\Documents\Zoom
  • Mac: /Users/User Name/Documents/Zoom

Under Settings och Recording på ditt Zoom konto kan du själv välja var du vill spara dina kommande inspelningar.

 

2. För att hitta igen inspelningar kan du öppna Zoomappen på din dator, klicka på Meetings sedan Recorded och Open för aktuellt möte.

Publicera videon i UmU play

Du kan publicera din video i UmU play och bädda in den på en kurs i lärplattform för att göra den tillgänglig för studenter.
Logga in på https://play.umu.se/. Därefter kan du följa instruktionerna på https://manual.its.umu.se/ladda-upp-video-i-umuplay/

 

 

Skapa ett nytt Zoommöte

När du vill skapa ett möte via zoomappen måste du först ladda ner appen och logga in med SSO (umu-id).

Du kan enkelt ladda ner zoomappen till din dator här: https://zoom.us/download

  1. När du laddat ner appen väljer du att logga in via SSO
    .
  2. I nästa steg för ”Company Domain” skriver du ”UMU” och klickar på ”continue”

  3. Logga in med ditt umu-id som vanligt

Nu kan du använda Zoom på din dator och har tillgång till ett flertal olika funktioner för att både skapa möten och ansluta till andras möten m.m.

OBS! Det går även att komma åt sitt konto och möten via webben, använd då länken www.zoom.umu.se. Se till att klicka på log in.

Skapa ett möte

”Instant meeting”

När du vill skapa ett spontant möte som ska äga rum nu kan du klicka på ”New meeting”. Här ifrån kan du bjuda in deltagare via e-post eller söka bland kontakter inom UmU.
Via kontaktlistan ser du vilka kontakter inom Umu som är tillgängliga vid det specifika tillfället. Du ser ditt ”Meeting ID” högst upp i Zoomfönstret, denna kod kan du kopiera och skicka till deltagare som du vill ska ansluta till just detta zoommöte.

”Scheduled meeting”

När du vill skapa eller schemalägga ett möte för en specifik tidpunkt kan du göra detta genom att trycka på Schedule. Då får du upp den här menyn.

I denna meny väljer du rubrik för sitt möte, datum, hur långt mötet ska vara och andra funktioner. (Obs! Mötet kommer inte avslutas efter den angivna tiden, det är mer en indikation till dina mötesdeltagare hur länge mötet kommer pågå)

  • Meeting ID kan du välja som ditt personliga ID eller välja ”generade automatically” om Zoom ska autogenerera ett ID för mötet..
  • Bockar du i Password kommer deltagaren behöva skriva in ett lösenord för att ansluta till mötet, som du valt.
  • Under Video kan man välja om värden och deltagarna ska ha video på när de först ansluter till mötet.
  • Audio avgör vilken ljudkälla du väljer att spela in din röst med, exempelvis hörlurar eller datorns inbyggda mikrofon.
  • Under Calendar kan du välja att importera det bokade mötet till Google, Outlook eller annan kalender. Då skapas en kalenderhändelse med information om zoommötet inklusive möteslänk. Denna kalenderhändelse kan du använda för att bjuda in deltagare till mötet. Du kan skicka vidare kalenderhändelsen till kollegor eller kopiera möteslänken och klistra in i t.ex. lärplattform.
  • Väljer du att skapa ett recurring meeting kommer samma möte kunna användas under en längre tid vid flertal mötestillfällen. Mötet kommer då ha samma meeting ID/möteslänk under denna period. Ett recurring meeting kan vara användbart när du planerar uppföljande samtal, eller för möten med studenter då du vill dela en och samma länk till alla. På detta sätt slipper man starta ett nytt möte varje gång med ett nytt meeting ID.
  • Advanced Options ger en ytterligare val att anpassa sitt möte efter sina preferenser.
    • Här väljer du t.ex. om deltagarna ska kunna starta upp Zoommötet även om du inte är närvarande (Enable join before host), ett väntrum (Enable wainting room) för att manuellt släppa in deltagare i mötet. Här kan du även sätta en alternativ mötesvärd (alternative host) som då får högre rättigheter i det aktuella zoommötet.

Starta ditt möte

Du startar dina schemalagda möten via Zoomappen på din dator, alternativt via ditt konto på webben via www.zoom.umu.se.
För att starta dina möten klickar du på Start i din personliga kalender.

Zoom – inställningar i ett möte

Ljudinställningar

2020-03-04_15-52-19.png

Det första du behöver göra är att kolla dina ljudinställningar.

1. Klicka på pilen till höger om mikrofonsymbolen.
2. Leta upp och klicka på ditt inkopplade USB Headset under val av mikrofon (microphone).
3. Leta upp och klicka på samma USB Headset under val av högtalare (speaker).

Vad gör de olika knapparna?

Observera: som deltagare har du INTE tillgång till alla knappar nedan. Du har alla knappar endast om du är den som startat Zoom-mötet.

zoom-knappar.png

1. Mute – stäng av/på din mikrofon. Stäng gärna av din mikrofon om du inte ska prata under en period.
2. Stop video – stäng av/på webbkamera. Du kan stänga av din webbkamera om en långsam internetuppkoppling gör att bild och/eller ljudet hackar.
3. Invite – om du behöver få tag i länken till rummet, klickar du på Invite och sedan på Copy URL-knappen. Du kan därefter klistra in länken i t.ex. ett meddelande
4. Manage participants – här kan du se deltagare och bestämma ifall de ska få ha ljud på, webbkamera igång osv.
5. Share – dela med dig av vad som helst via din skärm så att de andra deltagarna kan se – t.ex. ett worddokument i Word.
6. Chat – öppnar chattfönstret där alla deltagare kan skriva meddelanden till varandra. Den kan också fungera för löpande mötesanteckning om alla ska kunna se samtidigt.
7. Record – spela in mötet. Filmen som spelas in blir en fil på din dator. Filen kan du i efterhand skicka upp till din yta på umuplayLänkar till en externa sida. för att dela med dig av din film.
8. Breakout Rooms – här kan du skicka ut deltagare i slutna samtalsrum. Du kan besöka de olika rummen och även återkalla alla deltagare.
9. End meeting – avslutar mötet. Om du var den som startade mötet, kan du antingen stänga ner mötet för dig och alla andra (End Meeting for All) eller lämna mötet med de andra deltagarna kvar i rummet (Leave Meeting – observera att du då inte kan medverka i ett annat Zoom-möte samtidigt).

zoom-avsluta.png

 

Du kan själv starta ett möte och bjuda in dina kurskamrater, här kan du läsa mer om det: Zoom – starta eget onlinemöte.

Ansluta med en videokonferensanläggning till Zoom

Förutsättningar

Du har Zoom installerat på din dator och är inloggad med Umeå universitets inloggningsuppgifter.

Steg 1.

Starta ett Zoommöte med Zoomprogrammet genom att klicka på ” New Meeting”

Steg 2.

Bjud in till mötet genom att klicka på ”Invite”

Steg 3.

Klicka på fliken som heter ”Invite a room system”

Steg 4.

På din videokonferensutrustning anger du siffrorna som står efter Dial: I detta exempel: 109.105.112.236

Ange också Meeting ID enligt vad som står i just din ruta. I detta exempel 484 1697760

Exakt hur gränssnittet ser ut på just din videokonferensanläggning ser olika ut så det momentet beskrivs inte i denna manual.

Bjuda in deltagare som inte har videokonferens

Det är möjligt att förutom den videokonferens du bjudit in även bjuda in deltagare i mötet som kanske ska vara med med sin dator och sitt Zoom.

För att göra detta klickar du på Copy URL (rödmarkerat nere till vänster)

Öppna sedan ett mailprogram och maila länken som du just kopierat.

Personligt mötesrum i Zoom

Alla användare har ett personligt mötesrum i Zoom. Ditt personliga mötes-ID och din personliga länk är två olika sätt att komma åt och bjuda in deltagare till ditt personliga mötesrum.

Du kan starta möten med ditt mötesrum när som helst eller schemalägga det för framtida användning. Då kan du välja att alltid använda samma adress när du bjuder in. Det är till exempel praktiskt om du ska ha återkommande handledningstillfällen i en kurs och vill kunna lägga ut en och samma länk för alla studenter.

Din personliga länk

  1. Gå till https://umu.zoom.us klicka på Log in och logga in med ditt umu-id
  2. Klicka på Profile i vänstermenyn
  3. Hitta raden för Personal Link och klicka på Customize. Skriv in hur du vill att din länk ska avslutas. T.ex. https://umu.zoom.us/my/JohnDoe
  4. Klicka Save changes

Personligt mötes-ID

Alla möten i Zoom har alltid ett ID-nummer. Det har även ditt personliga mötesrum. Du hittar ID-numret på samma ställe som du ställer in din personliga länk, dvs. på umu.zoom.us om du klickar på Profile.

Här kan du klicka på Edit och bocka i att du vill att ditt personliga ID ska vara förvalt när du startar ett spontant möte. Då blir det alltid ditt personliga mötesrum som startar när du klickar på knappen för New Meeting i skrivbordsappen Zoom.

Om du använder funktionen Copy the invitation i Zoom kommer det att bli ID-numret som kopieras men den den personliga länken går alltså till samma möte.

Dela mötesläknen med dina dina studenter eller mötesdeltagare

Nu kan du bestämma tider för möten och kopiera din personliga länk t.ex. https://umu.zoom.us/my/JohnDoe och lägga in den i lärplattformen eller maila den till dina mötesdeltagare. Samma länk  går att använda hur många gånger som helst.

Starta möte i ditt personliga mötesrum

Du kan starta mötet via samma länk som du gett till deltagarna.

Om du använder skrivbordsappen Zoom på din dator ska du klicka på den lilla nedåtriktade pilen vid knappen New Meeting och kontrollera så du har en bock framför Use My Personal Meeting ID (PMI). Sedan är det bara att klicka på knappen för att starta.

Tips! Om skrivbordsappen frågar efter inloggning ska du välja SSO-inloggning till höger och sedan skriva umu i rutan för Company domain.

 

Ställ in inställningar för ditt personliga mötesrum

Du kan ändra inställningar för alla framtida möten i ditt personliga mötesrum. T.ex. om du vill kräva ett lösenord för att komma in i mötesrummet eller att alla deltagare som ansluter sig till mötesrummet med automatik ska ha tystad mikrofon.

  1. Gå till https://umu.zoom.us klicka på Log in och logga in med ditt umu-id
  2. Klicka på Meetings i vänstermenyn
  3. Klicka på Personal meeting room
  4. Klicka på Edit this meeting
  5. Ställ in önskvärda inställningar för kommande möten i ditt mötesrum
  6. Klicka på Save

Tips! Låt inställningen Enable join before host förbli inaktiverad, på så sätt får inte deltagare tillgång till ditt mötesrum när du inte är där.