Tekniska och säkerhetsmässiga begränsningar

Det är viktigt vid utskick av enkäter till väldigt många respondenter, så kallade storutskick eller massutskick att man är medveten om de begränsningar som finns vid epostutskick.

Epostservrarna vid Umeå universitet tillåter utskick av totalt 20 000 epostmeddelanden per timme eller 15 000 epostmeddelanden per dag och person. Om en person skickar ut 15 000 epostmeddelanden på en gång, så finns det således bara 5 000 epostmeddelanden kvar som kan skickas av alla andra samma timme, universitetets spamfilter stoppar allt annat.

I LimeSurvey har man ytterligare en begränsning på 500 mottagare per utskick.

Avsändaradress och funktionsbrevlådor

Det är viktigt att din avsändaradress är en umu.se-adress. Det är sedan inget krav, men ofta klokt att adressen tillhör en funktionsbrevlåda för att underlätta hanteringen från er sida, i synnerhet om ni är flera som administrerar enkäten.

Läs mer om funktionsbrevlådor på medarbetarwebben Aktum

Funktionsbrevlådan beställs genom att skicka ett ärende till Servicedesk: https://www.umu.se/servicedesk

Meddela ITS innan utskick

Har du en större lista av respondenter för en enkät i LimeSurvey är det viktig att meddela ITS innan du gör ett utskick.  Det gör du genom att lägga ett ärende till Servicedesk och be om ett undantag i spamfiltret så att alla epostmeddelanden kan skickas på en gång till respondenterna: https://www.umu.se/servicedesk

Kontrollera avsändaradress

För att inte ditt enkätutskick ska hamna i spamfiltret hos mottagaren är det viktigt att du har gjort rätt inställningar för din enkät.

Du behöver ställa in rätt administratörs- och bounceadress för din enkät:

klicka på din enkät > Inställningar > Allmän inställningar > Administratörens e-post adress

Det är viktigt att både ”Administratörens e-post adress” och ”bounce email address” är samma. Det är för att säkerställa att om någon av deltagarnas epostadresser inte fungerar så kommer du att få ett meddelande om det.