Inlägg

Lägga till behörighet till externa gäster för Sharepoint/Teams

Att bjuda in externa medlemmar gör du enklast via Teams. En av fördelarna med att göra på detta sätt är att du redan är redo att använda Teams om du i framtiden önskar att komplettera ditt samarbete.
Du slipper även att använda det avancerade behörighetsverktyget som finns tillgängligt via Sharepoint som kan kännas krångligt.

1. Efter att du skapat din sida i Sharepoint så ska möjligheten att koppla Teams till sidan finnas nere till vänster (Lägg till Microsoft Teams).

2. Klicka på Fortsätt.

3. Välj om du vill ha några flikar eller boka ur till att börja med, klicka sedan på Lägg till Teams.

4. När Teams är kopplad så ska du hitta Teams till vänster, klicka på den och öppna Teams antingen via skrivbordsappen eller webbappen.

5. Nu ska du vara inne i ditt Team, klicka på ”…” och välj Lägg till medlem

6. Skriv in mailadressen till din gäst/medlem och klicka på Lägg till, när du lagt till alla gäster/medlemmar så klickar du sedan på stäng.
När detta är gjort så kommer det skickas ut ett mail med beskrivning hur den som blivit inbjuden ska ansluta till Teamet/Sharepointsidan.

7. Kolla om alla medlemmar finns inlagda på Teams-ytan.

8. Gå sedan tillbaka till SharePoint-siten och se om gästerna/medlemmarna även dykt upp där.
Ifall alla gäster/medlemmar finns med så kommer dem kunna utnyttja sidan precis vanliga användare.

 


Nedan följer en kortare beskrivning vart du som site-ägare kan gå för att sätta upp mer avancerade behörighetsinställningar.


1. Klicka på kugghjulet uppe till höger och välj Webbplatsbehörigheter

2. Längst ner på sidan hittar du Inställningar för avancerade behörigheter klicka där.

3. Nu har du nått det avancerade behörighetsgränssnittet.

Dela filer från ett team till ett annat

Länka in en fil som en flik

  1. Gå till det team och kanal som har filer du vill dela till personer utanför teamet 
  2. Välj fliken Filer och Öppna i Sharepoint
    Öppna fil i Sharepoint från Teams

3. I Sharepoint letar du upp den mapp/fil du vill dela och väljer ikonen för att dela
Ikon för att dela fil i Sharepoint

4. Nu kan du se över behörigheten innan du delar filen. Klicka på ”Personer i Umeå universitet …” för att justera inställningarna. Kopiera sedan länken.

Inställningar behörighet för en fil

Kopiera länk

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. När du ställt in önskad behörighet godkänner du och går tillbaka till teamet och kanalen där du vill dela länken och väljer +

+ kanal i teams

6. Välj Webbplats

7. Välj ett namn till fliken och klistra in länken 

8. Medlemmar i det andra teamet kan nu se filerna du gett dem behörighet att se från det första teamet 

Delat filer i annat Team

 

 

 

 

 

 

Andra sätt att länka in en fil

Denna metod fungerar bra exempelvis när du vill länka till en fil i inlägg i Teams, e-post, Onenote, Word m.m.

  1. Följ steg 1-4 ovan.
  2. Skriv en text som beskriver innehållet i länken, exempelvis ”Mötestider för trivselgruppen”.
  3. Markera texten och högerklicka.
  4. Välj Hyperlänk.
  5. Klistra in länken i fältet.
  6. Klicka på spara.
  7. Klart!

Ta bort behörighet till länk 

  1. Skulle du efter en tid vilja återkalla behörigheten till den länk du tidigare delat går du tillbaka till ursprungsteamet 
  2. Välj fliken Filer och sedan Öppna i Sharepoint
  3. Istället för att välja dela-ikonen väljer du denna gång de tre prickarna och sedan Hantera behörighet
  4. lj de tre prickarna till höger om den länk du vill ändra eller återkalla 
  5. För att ta bort länken väljer du nu krysset längst till höger 
  6. Länken är nu inte längre tillgänglig för andra än de i ursprungsteamet