Bookings – Manual

Kom igång med din personliga bokningssida i Bookings med mig

2023-05-11/i Anställd, Bookings, Microsoft 365, Outlook, Student, Svenska

Bookings med mig är ett digitalt personligt bokningsverktyg som integreras med din lediga/upptagna tid i din Outlook-kalender. Tjänsten kan användas till exempel när du behöver boka in medarbetarsamtal eller vill erbjuda handledningstider eller coachning till studenter och kollegor. Den här manualen guidar er till hur ni kommer igång med er personliga bokningssida!

Gå till Bookings med mig via Microsoft 365 portalen, m365.umu.se
Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Bookings
Nu är du på startsidan för Bookings och ser både dina delade bokningssidor (längst ner) och din personliga bokningssida (högst upp)
Klicka på ”Gå till bokningssidan” för att sätta upp din första mötestyp
Välj om du vill skapa ett offentligt eller privat möte och klicka på ”+”
Du kan läsa vad skillnaden är under vanliga frågor
Välj en rubrik eller ett namn för mötet som ska gå att boka och en kort beskrivning om så önskas. Ange plats och hur långt mötet ska vara
Under ”Schemalägg anpassning” anger du när det ska gå att boka
1. Använd mina vanliga mötestimmar: Föreslagna tider till bokaren visas baserat på din tillgänglighet i kalendern. Har du en lucka mellan två bokningar i din kalender kommer den luckan att visas som ett tillgängligt alternativ på dina bokningssida.
2. Använd anpassade tillgänglighetstimmar: Här anger du under vilket datumintervall det ska gå och boka alternativt om det finns några särskilda tidsramar. Kanske är det bara på måndagar du vill att det ska gå att boka?
Under avancerade inställningar kan du ställa in led- och buffertid. Läs mer om vad det innebär under vanliga frågor
Du kan nu dela en länk till din bokningssida eller mötestyp och ta emot bokningar! Beroende på om ditt möte är privat eller offentligt delar du på olika sätt. Är det offentliga möten använder du den stora dela knappen högst upp medan är det ett privat möte klickar du på de tre prickarna på mötet och väljer dela där. Lycka till!

Vanliga frågor om Bookings

2023-02-07/i Anställd, Bookings, Manual, Microsoft 365

Läs mer

Skapa en bokningssida i Bookings

2023-01-23/i Anställd, Bookings, Manual, Microsoft 365

Bookings är ett digitalt bokningsverktyg där du kan schemalägga olika typer av bokningsbara tider och möten – som personer sen kan boka in sig på. Det kan till exempel vara handledningstider, rådgivning, möten, eller andra tjänster. Här finns en beskrivning av hur du gör för att skapa din egen bokningssida.

Gå till portalen på o365.umu.se

Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Bookings.
Nu är du på Bookings startsida. För att skapa en ny bokningssida klickar du på Skapa.
Välj om du vill skapa en ny bokningssida, eller om du vill klona från en befintlig kalender (bokningssida). För att skapa en ny väljer du Skapa från början.
Nu väljer du ett namn till din bokningssida, visningsnamnet kan ändras i efterhand, däremot ändras inte adressnamnet, så tänk på att om du ändrar namn på din bokningssida ändras enbart visningsnamnet. Du kan även lägga till en logotyp som kommer att synas på startsidan för bokningssidan. På ”verksamhetstyp” väljer du det som passar bäst in på din bokningstjänst.
Här kan du välja om du vill bjuda in annan personal till bokningssidan. I sökrutan söker du efter personer inom organisationen. Du kan i efterhand lägga till fler personer som ska få åtkomst till bokningssidan. Du som skapar bokningssidan är “Administratör” och kan hantera och redigera bokningssidan. De personer du bjuder in, blir automatiskt “gäster”, och har inte samma behörigheter. Detta kan ändras när bokningssidan är skapad. Du kan även sätta upp rum och resurser som personal, om du vill ha en bokningskalender för dessa.
Här kan du anpassa dina tider för din tjänst. Klicka på Ändra om du vill ändra de förinställda tiderna. Du kan även ändra och anpassa tiderna när bokningssidan är skapad. Klicka på Nästa för att fortsätta skapandet av bokningssidan.
Nu kan du välja vem som kan boka avtalade tider. När du valt vem som kan boka, klicka på Skapa kalender.
– Ingen självbetjäning: Detta innebär att enbart personal kan lägga in tider och boka i kalendern.
– Personer i organisationen: Detta innebär att man måste ha ett Umu-ID för att kunna boka tider i bokningskalendern.
– Alla: Detta innebär att vem som helst kan boka tider på bokningssidan, både externa inom Umeå Universitet, och externa.
Nu är din bokningssida skapad. Du kan dela länken direkt om du vill. Klicka på Kom igång för att redigera din bokningssida och anpassa schemaläggningen.