Taggarkiv: diva

Marika Lundqvist

Utsökning från DiVA

/i , , /av

I den här manualen går vi igenom hur du gör utsökningar i DiVA. Du kan göra utsökningar utifrån författare, organisation, ämne med mera. Utsökningarna kan tas ut och användas på olika sätt, exempelvis för

  • utformning av publikationslistor på Umeå universitets webbplats
  • sammanställningar och bearbetningar i Excel
  • referenslistor som kan användas vid ansökningar för forskningsmedel
  • import av publikationslistor till ORCID.

Under “Vanliga användningsområden” finns en sammanställning över vad olika format används till. Du gör utsökningen på samma sätt oavsett vilket format du väljer.

Vanliga användningsområden

Använd formatet Mods om du ska skapa en publikationslista till sidor på Umeå universitets webbplats. Gör en utsökning och kopiera sedan utsökningslänken. Ta bort ’s’ från https:// om du ska klistra in länken i Episerver.

På din personliga sida på umu.se syns en standardlistning av dina publikationer. Om du vill att listningen i stället ska utgå ifrån en modifierad DiVA-sökfråga så kan du själv klistra in utsökningslänken på din personliga sida.

Redigera din personliga sida på externa webben umu.se

Webbredaktörer kan uppdatera utsökningslänkar för institutioners eller enheters publikationslistor.

Block DiVA-lista i Episerver

Du kan välja något av dessa format när du ska publicera på webben:

  • Mods
  • Atom – skapar en mer begränsad XML-fil optimerad för flöden. Atom är ett alternativ till RSS.
  • RSS – skapar ett RSS-flöde av träffarna.
  • HTML-div and HTML-table – skapar HTML-filer som är uppbyggda med divtaggar respektive som tabell. Utseendet bestämmer du själv med hjälp av CSS.
  • ETDMS – står för Electronic Thesis and Dissertation Metadata Standard.

Det finns flera sätt att exportera referenser från DiVA. Vill du kunna ställa in mer exakt vilken referensstil du vill använda kan du exportera referenser till ett referenshanteringsprogram och där ställa in format. Däremot kan du inte sortera publikationerna i listan som du vill, utan detta gör du när du skapar en utsökning.

Så här gör du för att skapa en publikationslista via en utsökning:

  1. Ange ditt Umu-id i fältet ”Person, id”.
  2. Lägg till fler villkor för sökningen, till exempel om du vill exkludera vissa publikationstyper.
  3. Ange format (APA) och sortering (till exempel nyast först), samt hur många publikationer du vill ta med.
  4. Klicka på Skapa länk och kopiera in länken i en ny flik.
  5. Kopiera resultatet och klistra in det i ett tomt Worddokument.

Det går även att välja att få referenslistan enligt Vancouver, men eftersom vissa fält (till exempel upphovsman eller redaktör för kapitel i bok) inte visas i referensen är APA att rekommendera.

När du ska exportera referenser kan du välja mellan följande format:

  • APA
  • Vancouver
  • CSL-JSON
  • RIS
  • BibTex (används vid import till ORCID).

När du sparar en publikationslista i formatet CSV kan du använda den i exempelvis Excel. Se först till att du valt den variant av CSV-format som du vill ha innan du skapar länken. Kopiera sedan utsökningslänken och klistra in den i webbläsarens adressfält. Tryck enter. Filen hämtas och laddas antingen ner till ”hämtade filer” eller så får du välja var den ska sparas.

  1. Öppna en tom arbetsbok i Excel. Se till att markören står i den cell där du vill att Excel ska börja fylla på med de importerade värdena (övre vänstra hörnet).
  2. Gå till fliken ”Data”. Klicka på ”Från Text”.
  3. Välj den fil du vill importera. Klicka på ”Importera”.
  4. Klicka i ”Avgränsade fält”. Välj Filursprung: 65001 : Unicode (UTF-8). Klicka på ”Nästa”.
  5. Som avgränsare väljer du ”Komma”. Klicka på ”Nästa”, och därefter klickar du på ”Slutför”.
  6. Se till att markören är placerad där du vill att Excel ska börja fylla på data. Klicka ”OK”.

Du kan välja mellan flera olika varianter av CSV beroende på vilken data du vill få med:

  • CSV 1 – permanent ID, publikationstyp, innehåll, språk, titel, år, projekt, datum, serie, ISSN (serie), ISBN, nyckelord, ämne, värdpublikation, PMID (kolumner)
  • CSV 2 – permanent ID, författare, författarnummer (ordning), institutionskod (intern), forskargrupp (en författare per rad)
  • CSV 3 – permanent ID, alla författare
  • CSV 4 – permanent ID, sista författare, institutionskod (intern), forskargrupp
  • CSV 5 – permanent ID, titel, år, tidskrift, ISSN, volym, nummer, författare, institution
  • CSV all metadata (csvall) – de flesta bibliografiska uppgifter, ett äldre format
  • CSV all metadata 2 (csvall2) – nyare version än CSV all metadata, tar med fler fält som tillkommit i DiVA
  • CSV (Choose columns) – ger möjlighet att skräddarsy vilken information du vill exportera.

 

Gör utsökningen

Under sökformuläret i DiVA hittar du länken Utsökning:

Länk till Utsökning i DiVA

Skapa sökfråga

När du ska skapa din sökfråga finns ett antal fördefinierade sökfält. Om du till exempel vill få en publikationslista med artiklar av en författare på Umeå universitet så är det enklast att använda fältet Person, id och ange författarens Umu-id.

Under de fördefinierade sökfälten finns en rullist med alternativet OCH och knappar för alternativen ELLER och INTE. Här kan du välja ett valfritt sökfält, även sökfält som inte finns med bland de fördefinierade fälten. Du kan också välja om du vill kombinera den sökningen med ett annat sökfält, och då välja om du vill kombinera med OCH (avgränsa sökningen), ELLER (utöka sökningen) eller INTE (utesluta något).

Begränsa eller utöka utsökningen

Begränsa sökningen

Under Begränsa sökningen kan du avgränsa sökningen ytterligare, till exempel till publikationstyp och utgivningsår.

Välj format och sortering

När du fyllt i sökkriterierna väljer du längst ner på sidan format för utsökningen. Du kan också välja antal träffar (max 9 999 träffar) och sortering.

Format

Vilket format du väljer beror på vad du vill göra med resultatet. I avsnittet ”Vanliga användningsområden” ser du exempel när olika format används.

Skapa länk

När du fyllt i sökformuläret och valt format, antal träffar och sortering klickar du på knappen Skapa länk.

Tips: Om du vill kontrollera vilka publikationer som listas i utsökningen kan du välja formatet APA eller Vancouver. Kopiera utsökningslänken, klistra in den i webbläsarens adressfält och tryck enter. Då visas utsökningens träffar och sortering (max 50 poster). Om du vill se fullständig information för publikationerna väljer du i stället formatet Atom eller RSS.

Fler alternativ för utsökningar

Om du har frågor gällande anpassade utsökningar, är du välkommen att kontakta biblioteket. Använd bibliotekets kontaktformulär och välj område ”Publicering, avhandlingar och forskningsdata”.

Kontakta biblioteket

Saga Nylund

Importera publikationer till DiVA

/i , , /av

För att förenkla registreringen i DiVA kan du importera information om publikationer från andra databaser (till exempel Pubmed och Scopus). Du kan också importera publikationslistor från ORCID till DiVA, och tvärtom.

Sök på titel innan du importerar

Importer till DiVA resulterar ibland i dubblerade poster. Kontrollera därför först om dina publikationer redan finns registrerade i DiVA genom söka i DiVA på publikationens titel eller på ditt namn.

Sök i DiVA

Om du vill ändra något (till exempel lägga till ditt Umu-id) så kan redan registrerade poster redigeras. Om posten är låst för redigering ska du i första hand kontakta en DiVA-administratör vid din institution. I andra hand kan du kontakta biblioteket.

Om du ska importera många publikationer kan du istället kontrollera dubbletter i samband med själva importen. Under steg 5 och i slutet av denna manual kan du läsa hur du gör.

 

Importera till DiVA

1. Sök fram och exportera dina publikationer

Börja med att söka fram och exportera dina publikationer från en lämplig databas. När du ska exportera information från databaser behöver du välja format för exporten. Följande referensformat kan användas i DiVA:

  • BibLaTex
  • BibTex
  • EndNote XML
  • ISI
  • MODS
  • RIS

Här kan du läsa om hur det fungerar i några av de vanligaste databaserna:

  1. Gör en sökning och markera posterna som du vill importera. Du kan också ändra antal träffar eller klicka ”alla på sidan”. Det går även att välja ”250 framåt”.
  2. Välj Exportera, och från listan väljer du MODS.
Endnote Desktop
  1. Öppna Endnote och markera alla referenser som du vill importera.
  2. Välj File > Export…
  3. Välj XML som filformat och Output style = Show all fields. Filen sparas på din dator.
Endnote Online

Om du använder Endnote Online går det inte exportera till filformatet XML. Istället gör du följande:

  1. Välj vilka referenser du vill exportera från ditt bibliotek och spara dessa till Quick List, alternativt till en mapp.
  2. Gå till Format > Export references.
  3. Under ”References” väljer du Quick List, alternativt den mapp med referenser som du vill exportera.
  4. Du väljer antingen BibTex Export eller RefMan (RIS) Export som export style.
  1. Gör en sökning och markera posterna som du vill importera.
  2. Klicka på Export och sedan Citations ovanför träfflistan.
  3. Välj Format: RIS och Include: Citation & Abstract.
  4. Klicka på Export.

Från din ORCID-profil kan du exportera publikationer till DiVA. Du kan välja att antingen exportera alla poster eller markera de poster du vill exportera. Så här importerar du till DiVA:

  1. Klicka på knappen Actions under rubriken “Works”.
  2. Klicka på Export (all) works när du har valt poster och sedan på Export selected works to BibTex.
  3. Spara filen (filändelse .bib).
a) Importera enstaka publikationer

I DiVA kan du importera enskilda publikationer från Pubmed med hjälp av Pubmed ID (PMID). Sök fram dina publikationer i Pubmed så att du har PMID till hands inför importen i steg 3.

b) Importera flera publikationer

Du kan importera flera referenser från Pubmed till DiVA med hjälp av ett referenshanteringsprogram:

  1. Välj Send to i träfflistan och därefter Citation manager.
  2. Filen som laddas ned öppnar du sedan i valfritt referenshanteringsprogram.
  3. Därefter kan du exportera referenserna som BibTex-format eller RIS-format.
  4. Denna fil importerar du sedan som vanligt till DiVA, se steg 3.
  1. Gör en sökning och markera posterna som du vill importera.
  2. Klicka på Export ovanför träfflistan.
  3. Välj RIS Format. Kryssa i Citation information, Bibliographical information och Abstract & keywords (alla rutor under dessa ska vara ikryssade).
  4. Klicka på Export.
  1. Gör en sökning och markera önskade poster. Du kan välja att antingen markera alla träffar, markera posterna på sidan som visas eller välja poster inom ett visst nummerspann (via knappen ”Add to marked list”).
  2. Klicka på knappen Export ovanför träfflistan. Välj format Plain text file.
  3. Du får då upp rutan ”Export Records to Plain Text File”. Här väljer du Full record.
  4. Klicka på Export.

 

2. Spara filen

Spara den exporterade filen till din dator. Om du inte får upp en fråga om var du vill spara exporterad fil så laddas den vanligtvis ner till Hämtade filer på datorn.

3. Importera

För att genomföra importen till DiVA behöver du logga in i DiVA administration.

  1. Logga in i DiVA med ditt Umu-id.
  2. Välj ingången ”Importera uppgifter om publikation”.
  3. Klicka på Importera från externa databaser (uppe till höger).

Ingången importera referenser i Diva

a) Importera enstaka Pubmed-poster med PMID

Om du ska importera enstaka publikationer från Pubmed fyller du i publikationens PMID i fältet PubMedID och klickar på Importera. Det går bara att importera en publikation i taget med den här funktionen.

b) Importera en exporterad fil

Om du har exporterat en fil väljer du format i listan innan du importerar. För databaserna beskrivna i steg 1 väljer du följande format:

  • Annat lärosätes DiVA: MODS V3
  • Annat referenshanteringsprogram: RIS eller BibTex
  • Endnote: EndNote XML
  • Endnote Online: RIS eller BibTex
  • IEEE: RIS
  • ORCID: BibTex
  • Scopus: RIS
  • Web of Science: ISI

Välj sedan den nedsparade exportfilen för att ladda upp den till DiVA.

Två olika fält för att importera i Diva

4. Bekräfta importen

När importen är klar får du upp ett meddelande att filuppladdningen lyckades. Klicka på Importera.

5. Granska de importerade posterna

De importerade posterna hamnar i en lista. Om du har importerat en publikation som redan finns registrerad i DiVA med DOI eller någon annan identifikator så visas den som en dubblett i listan. Du kan då radera dubbletten från importlistan (den redan registrerade posten ligger kvar i DiVA).

Klicka på en post för att komma till registreringsformuläret. Granska uppgifterna för varje publikation noga. Använd gärna manualen för att registrera forskningspublikationer i DiVA:

Registrera forskningspublikation i DiVA

  • Publikationstyp och eventuell underkategori.
  • Författaruppgifter. Klicka på Koppla personpost för att fylla i dina uppgifter automatiskt eller ange Umu-id för Umu-affilierade författare. Ange den organisationstillhörighet som uppges i publikationen.
  • Typ av innehåll (refereegranskat, övrigt vetenskapligt, övrigt).
  • Nationell ämneskategori. Välj från ämnesträdet eller använd funktionen ”Förslag på nationell ämneskategori”.
  • Abstract. Kontrollera gärna att abstractet ser bra ut, till exempel att styckesindelning ser ut som i publikationen.

 

På nästa sida kan du välja att ladda upp en fulltext av publikationen. Klicka sedan på Fortsätt.

6. Skicka in

  • På sista sidan i registreringsformuläret får du en översikt över informationen för den publikationen. Du kan här gå tillbaka i formuläret om du vill lägga till eller ändra något.
  • När du kontrollerat informationen klickar du på Skicka in.
  • Om du har importerat flera publikationer kommer du nu tillbaka till importlistan och kan granska nästa post.

En registrerad publikation blir synlig i DiVA inom några minuter. Det kan dock dröja upp till ett dygn innan nya publikationer visas på personal- och institutionssidor.

Kontrollera dubbletter

Kontrollerade du om publikationerna fanns registrerade i DiVA innan du påbörjade importen? Om du inte gjorde det behöver du nu se till att din import inte orsakade några dubblerade poster. Kontakta biblioteket om du är osäker.

  1. Gå till “Ändra / Radera post” i DiVA administration.
  2. Sök på antingen namn eller Umu-id.
  3. Sortera publikationerna på titel.
  4. Om du har råkat registrera en dubblett kan du själv ta bort den genom att klicka på krysset till höger.

 

Publikationslistor i ORCID

ORCID är ett unikt id som särskiljer dig från andra forskare. På din ORCID-profil kan du samla dina publikationer men också annat, såsom utmärkelser, finansiering, och annan forskningsoutput (till exempel forskningsdata eller kod). Om du inte redan har ett ORCID-konto kan du registrera ett konto genom att gå till Create your ORCID iD.

Importera poster från DiVA till ORCID

Du kan enkelt importera poster från DiVA till ORCID för att hålla din ORCID-profil uppdaterad. Tänk på att du kan behöva justera typ och andra uppgifter för varje post i efterhand.

  1. Gå till Utsökning i DiVA.
  2. Skriv in ditt Umu-id i sökfältet “Person, id”.
  3. Längst ner på sidan finns “Välj format och sortering”. Här väljer du formatet BibTex.
  4. Välj hur många poster du vill exportera under “Antal träffar”. Det är förinställt på 50 poster, men du kan välja upp till 9 999 poster.
  5. Klicka på Skapa länk och kopiera länken som genereras under “Utsökningslänk”.
  6. Klistra in länken i en ny flik i webbläsarens adressfält och tryck på enter. En BibTex-fil skapas.
  7. Spara filen som skapats.
  8. Logga in på ditt ORCID-konto.
  9. Klicka på Add vid rubriken “Works”. Välj Add BibTex.
  10. Klicka på Choose BibTex file to import och välj den sparade BibTex-filen. Observera att om filen du sparat har fått ändelsen “.txt” måste du välja ”Alla filer” i rullisten för att den ska visas.
  11. Välj Select all för att importera alla poster, eller markera de poster du vill importera. Klicka på Import works to your record.
  12. Du kan redigera informationen om de importerade posterna och komplettera om någonting saknas. Dessutom kan du välja om posterna ska vara tillgängliga för alla, endast för utvalda, eller enbart för dig.

 

Kontakta biblioteket

Kontakta biblioteket om du har frågor om DiVA. Välj kategorin Publicering, avhandlingar och forskningsdata.

Kontakta biblioteket