Skapa tavelvy i Microsoft Lists

/i , , ,

Microsoft Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och arbeta i listor med vem du vill. I dina listor kan du skapa olika filter och vyer beroende på hur du vill se listans innehåll. I denna manual beskriver vi hur du skapar en tavelvy. 

En tavelvy kan vara användbar vid uppgiftshantering i till exempel projekt som kräver översikt och tydlig visualisering av status på uppgifter. Tavelvyn skiljer sig från den klassiska listvyn genom att visa varje rad som ett eget kort.

Skapa tavelvy:

  1. Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en tavelvy i. 
  2. Klicka på + till höger om Alla objekt i menyraden

  3. I rutan som dyker upp väljer du vilken typ av vy du vill skapa och vad vyn ska heta: 
    1. Ge din nya vy ett namn.  
    2. Under Visa som väljer du vilken typ av vy. Välj här Tavla för en tavelvy
    3. Välj sedan hur du vill organisera din tavla genom att klicka på Välj kolumn.
    Om du har färdiga kolumner väljer du den en av dessa alterantivt valet att skapa en ny kolumn som du vill organisera din tavelvy utefter. Ett vanligt exempel är att organisera efter status, plats eller datum. Detta går att ändra i efterhand.
    4. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra som har tillgång till listan bockar du i rutan Gör den här till en offentlig vy under synlighet. Om du vill att vyn ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.  
    5. När du är redo, klickar du på Skapa.

  4. Nu har du skapat din nya Tavelvy! Alla dina vyer syns som flikar ovanför innehållet och du kan enkelt gå mellan dessa beroende på ditt behov.
    I vyn kan du skapa nya buckets (alternativ i den kolumn nu valt att organisera efter) och hantera dina nuvarande buckets. Du kan dra dina objekt till den bucket den ska tillhöra, och även lägga till fler objekt genom att klicka på + i det högra hörnet på dina buckets. Klicka enkelt på ett av korten för att få all information eller ändra redan tillagd information. I bucketen Otilldelade objekt hittar du kort som saknar information i den kolumn du valt att organisera tavlan efter.

Skapa en kalendervy i Microsoft Lists

/i , ,

Microsoft Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och arbeta i listor med vem du vill. I dina listor kan du skapa olika filter och vyer beroende på hur du vill se listans innehåll. I denna manual beskriver vi hur du skapar en kalendervy. 

En kalendervy kan vara användbar för att visualisera hur och när uppgifter ska vara gjorda. Det gör det möjligt att skapa en översikt av kommande händelser, möten eller deadlines.

Skapa kalendervy:

  1. Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en kalendervy i. 
  2. Klicka på + till höger om Alla objekt i menyraden

  3. I rutan som dyker upp väljer du vilken typ av vy du vill skapa och vad vyn ska heta: 
    1. Ge din nya vy ett namn.  
    2. Under Visa som väljer du vilken typ av vy. Välj här Kalender för en kalendervy
    3. Välj sedan layouten för din kalendervy. Välj mellan Månad, Vecka, Arbetsvecka och dag.
    4. För kalenderns start- och slutdatum behöver du ha två datumkolumner i din lista. Längre ner i denna manual visar vi hur du skapar dessa.
    5. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra som har tillgång till listan bockar du i rutan Gör den här till en offentlig vy under synlighet. Om du vill att vyn ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.  
    6. Under Fler alternativ kan du välja vad som ska stå på objekten i kalendervyn.
    7. När du är redo, klickar du på Skapa.

Lägg till datumkolumn och andra kolumner

  1. Tryck på Lägg till kolumn.
  2. Välj vilken typ av kolumn du vill använda. För att kunna använda dig utav en kalendervy krävs åtminstone en kolumn för Datum och tid.
  3. I panelen Skapa en kolumn under namn anger du en rubrik.
  4. Fyll i informationen i den typ av kolumn du har valt.
  5. Repetera stegen tills du har alla kolumner du vill. En kolumn för exempelvis Plats är vanligt förekommande.

Vanliga frågor om Microsoft Lists

/i , ,

Microsoft lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och organisera ditt arbete med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. Här kan du se favoriter, nyligen arbetade listor, söka i alla dina listor, skapa nya listor, anpassa färger och ikoner för listornas titlar och lägga till kommentarer.

Vad är skillnaden mellan Microsoft ToDo, Planner och Lists?

Microsoft ToDo, Planner och Lists är alla verktyg inom Microsoft 365 som hjälper dig att organisera och hantera dina arbetsuppgifter, men de är utformade för olika ändamål.

Microsoft ToDo är ett verktyg för personlig uppgiftshantering. Det är utformat för att hjälpa dig att hålla koll på dina dagliga uppgifter och att göra-listor. Det är integrerat med andra Microsoft-appar, vilket gör det smidigt att använda för att spåra personliga uppgifter och flaggade e-postmeddelanden.

Planner är mer inriktat på arbetsgrupper och projektledning. Det låter dig och ditt team tilldela och kategorisera uppgifter, samt bestämma start- och slutdatum. Planner ger en översikt över uppgifternas status genom diagram och kan hjälpa till att följa upp vad som behöver göras i ett projekt eller arbetsflöde.

Lists är en app för att spåra information och organisera arbete på en mer omfattande nivå. Det låter dig skapa och interagera med listor baserade på dina och ditt teams behov. Du kan använda Lists för att visa information i tabeller eller spåra arbete i en kalender, och du kan skapa regler för aviseringar om ändringar i dina listor och styra formatering baserat på olika villkor.

Sammanfattningsvis används ToDo för personliga uppgifter, Planner för teambaserade projekt och uppgifter, och Lists för att hantera och organisera information och arbetsflöden på en bredare skala. Varje verktyg har sina egna fördelar och användningsområden beroende på dina behov.

Hur kommer jag åt Microsoft Lists och skapar egna listor?

Gå till Microsoft365-portalen eller valfritt team i Microsoft Teams. Du hittar Lists bland dina appar i portalen eller under + i ett team. Om du inte hittar Lists bland apparna kan du använda sökfältet. Ser hur du kommer igång med Lists här

Hur tar jag bort en kolumn i en lista i Microsoft?

  1. Gå till listan eller biblioteket som du vill ta bort en kolumn från.
  2. Markera kolumnrubriken för den kolumn som du vill ta bort och välj Kolumninställningar > Redigera.
  3. Välj Ta bort längst ned i fönstret.

Hur tar jag bort en lista i Microsoft-listor?

  1. Klicka på kugghjulet högst upp till höger
  2. Välj listinställningar
  3. Klicka sedan på Ta bort lista bland de olika inställningarna

Hur tilldelar jag uppgifter i Listor?

Du kan tilldela uppgifter till alla medlemmar i en delas lista, inklusive dig själv. Om du vill tilldela en uppgift i en delad lista öppnar du aktivitetens detaljvy och väljer Tilldela till. Välj sedan medlemmen i den delade listan som du vill tilldela uppgiften.

Kan jag länka till en lista?

Om du vill dela en lista klickar du på dela eller hantera åtkomst i menyn inne i listan. När delningsmenyn öppnas väljer du Skapa, Kopiera länk och klistrar sedan i delningslänken i din favoritapp för e-post eller chatt som skickas till dina medarbetare.

Kom igång med Microsoft Lists

/i , ,

Microsoft lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och organisera ditt arbete med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. I denna manual beskriver vi några olika användningsområden för Lists.

Det finns flera sätt att komma åt Lists. Du kan logga in via Microsoft 365-portalen, hitta verktyget via Teams eller SharePoint eller installera det direkt på din dator.

Kom igång med Lists via Teams

  1. Gå till det team där du vill lägga till Lists.
  2. I menyn längst upp, tryck på +.
  3. Välj Lists. Om det inte finns med i listan så kan du söka fram högst upp i rutan.
  4. I nästa ruta klicka Spara.
  5. Klicka på din nya flik.
  6. Här kan du välja om du vill skapa en lista eller använda en befintlig listaFör att skapa en ny lista, se rubriken Skapa en ny lista.

Kom igång med Lists via Microsoft 365-portalen

Såhär hittar du Lists i Microsoft365-portalen:

  1. Gå till portalen på m365.umu.se 
  2. Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Lists.
  3. Du kommer nu att se dina befintliga listor och favoriter. Här kan du även markera favoriter eller ta bort markering som favorit samt skapa nya listor.

Skapa en ny lista

För att skapa en ny lista:

  1. Klicka på Ny lista i övre högra hörnet på skärmen.
  2. Du får nu upp ett antal olika inställningar för din nya lista. Du kan exempelvis göra en tom lista (du skapar själv alla dina kolumner), utgå från en Excel-fil (konvertera befintlig Excel-fil till en lista) eller utgå från en mall. I detta exempel utgår vi från mallen som kallas Problemspårning.
  3. I nästa steg får du se mallen och väljer Använd mall längst ner för att bekräfta ditt val.
  4. Nu är det dags att starta igång din lista.
    1. Välj ett namn
    2. Om du vill kan du också skriva en kort beskrivning av listans syfte
    3. Välj en färg och en ikon till till lista
    4. Sist men inte minst, välj var listans ska sparas. Standard om du skapar listan från portalen är att listan sparas bland dina listor och blir personlig. Är ni flera som ska samarbeta i lista rekommenderar vi att ni väljer ett team eller en grupp istället. Då blir ni gemensamma ägare av listan och berörs inte om någon i gruppen skulle avsluta sin anställning.
  5. Klicka på Skapa för att skapa din nya lista.