Versionshistorik för filer i Microsoft 365

I denna manual går vi igenom var du hittar versionshistorik av dina dokument i OneDrive, Teams och SharePoint. Versionshistoriken kan spara upp till 500 versioner av ett dokument, och en ny version skapas varje gång du gör en ändring i dokumentet. Nedan beskrivs hur du gör och vart du hittar funktionen.

Öppna en fil som du har sparad i Microsoft 365. Det kan vara ett Word-dokument, PowerPoint eller Excel.

  1. Klicka högst upp i dokumentet där rubriken på filen står.
    Bild som visar var du hittar versionshistoriken
  2. I rutan som kommer upp klickar du längst ner på Versionshistorik.
    Bild som visar hur du hittar funktionen Versionshistorik
  3. Nu får du upp en ruta till höger med en lista på tidigare versioner av ett dokument. Klicka på Öppna version om du vill se en tidigare version.
    Bild som visar hur du öppnar tidigare versionen av en fil
  4. Nu får du upp ett nytt fönster där du ser hur dokumentet såg ut tidigare. Här kan du välja att jämföra med den nuvarande versionen eller att återställa dokumenten till denna tidigare version. Om du gör det, skapas det en ny version av dokumentet. Om du inte vill återställa eller jämföra, stänger du ner dokumentet.
    Bild som visar var du återställer eller jämför dokumentet med nuvarande version

Ta bort eller flytta filer från din OneDrive

Logga in i OneDrive via webbläsaren

  1. Gå till m365.umu.se och logga in på ditt konto (umuid@ad.umu.se för anställda och umu-id@student.umu.se för studenter)
  2. Gå till OneDrive via menyn upp till vänster.
  3. Under ditt namn till vänster, klicka på Mina filer.
  4. I denna vy ser du dina filer som du har sparat i din OneDrive.

Ta bort filer i din OneDrive

  1. I vyn Mina filer kan du markera de filer och mappar du vill radera och sedan klicka på Ta bort. Vill du inte radera hela mappen kan du klicka dig in i mappen och välja filer där som du vill ta bort.
  2. Dina raderade filer och mappar hamnar i OneDrive papperskorgen. Den måste tömmas för att din lagring ska minskas.
  3. Välj först Papperskorgen i OneDrive-navigeringen till vänster. Om du vill ta bort filer permanent väljer du Töm papperskorgen i den övre navigeringen.

Flytta filer i din OneDrive

  1. I vyn Mina filer kan du markera de filer och mappar du vill flytta och sedan klicka på Flytta till.
  2. Då öppnas en ruta. I mitten under Mina filer kan du flytta de markerade filerna till någon av dina befintliga mappar. Till vänster under Snabbåtkomst kan du flytta de markerade filerna till ett team eller delat bibliotek. Klicka på Fler platser … för att hitta fler av dina team och delade bibliotek. När du valt plats dit filerna ska flyttas klickar du på Flytta hit.

Konfigurera OneDrive

Manualer som beskriver hur du konfigurerar OneDrive.

Hitta dina delade filer i OneDrive

I den här manualen visar vi hur du hittar de filer du delar med andra via OneDrive, samt vilka filer som delas till dig till din OneDrive.

 

  1. Gå till www.O365.umu.se och logga in med ditt UmU-ID.
  2. Skriv OneDrive i sökrutan och klicka på OneDrive.
    Hitta dina delade filer i OneDrive. Office portalen sök onedrive välj onedrive
  3. Klicka på Delat på den vänstra menyn.
  4. Först kommer du till i Delas med dig – Här ser du filer / mappar som andra delar med dig.
    Hitta dina delade filer i OneDrive. välj delat och sedan delas med dig
  5. Välj Delas av dig – Här ser du filer/mappar som du delar med andra.
    Hitta dina delade filer i OneDrive. välj delat och sedan delas av dig

Ändra inställningar för delade filer i Microsoft 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 så använder du m365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från SharePoint (det vill säga Teams) eller OneDrive. I denna manual utgår vi från SharePoint men samma inställningar fungerar för OneDrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna m365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för SharePoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den SharePoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill ändra inställningar.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i SharePoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill sluta dela.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Hantera åtkomst.
  8. Här kan du ändra dina inställningar för länkar, grupper och personer du har delat filen med, och ändra behörigheterna.
    – Under Personer kan du se om/vilka personer du har delat filen med. Du kan sluta dela filen eller ändra behörigheten för personerna du har delat med. Om du vill ändra behörigheten för personen du delat med, klickar du på personens namn.
    – Under Grupper kan du se vilka grupper som har tillgång till filen och vilken behörighet de har.
    – Under länkar ser du om du har delat en/flera länkar av denna fil.
    Bild som visar hur du ändrar inställningarna för en fil
  9. Om det är en gemensam fil på en Teams- eller SharePoint-yta kommer du att se olika grupper under den kategorin: Ägare, Medlemmar och Gäster. Gäster (visitors) har per automatik behörigheten ”Kan visa” och medlemmar har per automatik behörigheten ”Kan redigera” Du kan ändra behörigheterna för medlemmar och gäster, det gör du genom att trycka på ”Kan redigera” eller ”Kan visa”.
    Bild som visar vart du ändrar behörighet
  10. Under Länkar kan du skapa nya länkar eller ändra behörigheter för länkarna som redan finns. Om du vill skapa en ny länk klicka på ”Skapa och dela ny länk”. För att ändra länkens behörighet klickar du på Kugghjulet. Observera att denna inställning påverkar alla personer du har delat länken till. Härifrån kan du även kopiera länken eller ta bort länken.
    Bild som visar hur du ändrar inställningar för länk

Sluta dela filer i Microsoft 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 så använder du m365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint (det vill säga Teams) eller Onedrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna m365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill sluta dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill sluta dela.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Hantera åtkomst.
    Hantera åtkomst i Office 365
  8. Under Hantera åtkomst och Personer kan du se en lista på den/de du har delat ut filen till. Klicka på Sluta dela för att sluta dela filen med samtliga under Personer. Om du vill sluta dela med enstaka personer klickar du på deras namn.
    Bild som visar hur du slutar dela en fil
  9. Om du endast vill sluta dela med en person, klickar du på personens namn, och sedan på Specifika personer med den här länken. Klicka sedan på pilen bredvid personens profil, och sedan på krysset bredvid personen.
    Bild som visar hur du slutar dela fil med specifika personer
  10. När du klickar på krysset får du upp en kontrollfråga – om du är säker på att du vill ta bort åtkomst och sluta dela. För att sluta dela välj Ta bort annars väljer du Avbryt.
  11. Nu har du tagit bort åtkomsten och slutat dela din mapp/fil.

Dela filer i Microsoft 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 använder du m365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från SharePoint, Teams eller OneDrive. I denna manual utgår vi från SharePoint men samma inställningar fungerar för Teams och OneDrive.

Rekommendation lagring och delning

  • Använd verktygen i Microsoft 365 för att lagra och dela filer.
  • Använd OneDrive för att lagra dina egna filer, denna tjänst tar automatisk backup på allt du sparat där.
  • Använd SharePoint eller Teams för att lagra gemensamma filer vid samarbeten.
  • Tänk på att inte lagra filer som innehåller känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess i dessa verktyg.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna m365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för SharePoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den SharePoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  SharePoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i SharePoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill dela. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny (se bilden ovan).
  6. Här kan du välja mellan att klicka på de tre prickarna och klicka på Dela i menyn som kommer upp. Du kan också trycka på ikonen med pilen för att direkt komma till dela-vyn.
  7. I dela-vyn hittar du inställningar för hur du vill dela mappen/filen. Börja med att klicka på det inramade området (se bild nedan) för att ställa in vem eller vilka som ska ha åtkomst till mappen/filen.
    Bild som visar hur du delar en fil
    Här finns tre alternativ för hur du kan dela mappen/filen:

    1. Personer i Umeå universitet som har länken
      Detta alternativ gör att alla inom organisationen som har länken kan komma åt filen. Det gäller oavsett om de får länken direkt av dig eller av någon annan.
    2. Personer med åtkomst
      Detta alternativ gör att mappen/filen bara kan användas av de som redan har tillgång till den. Använd bara det här alternativet om du bara vill skicka en länk till någon som redan har åtkomst.
    3. Personer som du anger kan visa – Detta ger åtkomst endast till de personer du anger, även om andra användare kanske redan har åtkomst. Om någon vidarebefordrar delningsinbjudan kan den bara användas av de som redan har åtkomst till mappen/filen.
  8. Under Övriga inställningar väljer du om det bara ska vara möjligt att läsa filen, granska eller om det ska vara möjligt att redigera den. Klicka på pennan för att ändra inställningen. Denna inställning påverkar inte de som du eventuellt har gett möjlighet att redigera filen sedan tidigare. Du kan också välja att blockera möjligheten att ladda ner filen till sin egen dator.
    Bild som visar hur du gör inställningar när du delar en fil
  9. Efter att du har gjort din inställning, klicka på Använd.
  10. Fyll i namnet på den person, grupp eller e-postadress som du vill dela din mapp/fil med. När du börjar skriva kommer alternativ att visas automatiskt. Du kan välja att dela mappen/filen med flera samtidigt.
    Bild som visar hur du delar en fil
  11. När du har valt vilka du vill skicka till finns två alternativ för hur du delar mappen/filen.
    1. Klicka på Skicka. Mottagaren får då ett e-postmeddelande som ger åtkomst till mappen/filen. Du får också en bekräftelse via e-post om delningen.
    2. Klicka på Kopiera. Du får då en länk som du kan skicka via e-post eller chatt.
  12. Nu har du delat din mapp/fil!

Flytta dokument från Shared with everyone i Microsoft 365

  1. Logga in på Microsoft 365 med ditt Umu-id och ditt lösenord.
  2. Klicka på Onedrive i vänstermenyn.
  3. Hitta mappen Shared with everyone.
    Shared with everyone Teams
  4. Markera samtliga dokument/mappar i mappen.
  5. Klicka sedan på de tre prickarna och välj Flytta till.
    Flytta filer Teams
  6. Till höger får du upp en ruta där du kan välja var du vill flytta filerna. Välj Din Onedrive och välj vilken mapp du vill flytta filerna till.
    Din Onedrive Teams
  7. När du har flyttat dina filer, högerklicka på mappen Shared with everyone.
  8. Välj sedan Ta bort.
    Ta bort filer Teams

OBS! Om du når dina dokument från Onedrive i din utforskare/filhanterare kan du flytta filerna där också. Markera då filerna och dra till en annan mapp i utforskaren.

Synkronisera filer från OneDrive, Teams eller SharePoint till din dator

Du kan synkronisera mappar, filer och hela bibliotek från Office 365 till din dator. Det innebär att du kan arbeta med samma filer som du har i Teams, SharePoint eller OneDrive. I denna manual visar vi hur du synkroniserar från din OneDrive, ett Team, en Teamkanal och ett delat SharePoint bibliotek. Vår rekommendation är att ni inte synkroniserar för många filer.

Synkronisera mina egna filer från OneDrive till din dator

  1. Välj Start på din dator och sök upp appen OneDrive.
  2.  Logga in på OneDrive med ditt konto, umuid@ad.umu.se.
  3. När du är inloggad visas det blå molnet nere till höger.
  4. Du kan ställa in vilka mappar du vill synkronisera genom att klicka på OneDrive-molnet och sedan kugghjulet upp till höger.
  5. Gå sedan till Konto och Välj mappar, bocka i de mappar du vill synkronisera och klicka sedan på OK.
  6. Synkroniseringen från din OneDrive är nu klar. Det skapas en ny flik i din utforskare/Finder – ”Ditt namn- Umeå Universitet”. Du kan nu arbeta med dessa filer från din dator. Observera att det är samma filer som finns på OneDrive för webben. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från din OneDrive - utforskaren

Synkronisera filer från ett helt Team till din dator

  1. Välj de Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
  2. Välj kanalen allmänt och klicka på fliken Filer
    synkronisera filer från team - klicka fliken filer
  3. Klicka på Dokument
    synkronisera filer från team - klicka på dokument
  4. Du kommer till alla filer som är kopplade till Teamet. Klicka sedan på Synkronisera. 
    synkronisera filer från team - klicka på synkronisera
  5. OneDrive appen startas. Kontrollera att alla mappar och filer är markerade. När du är klar, klicka på starta synkronisering.
    synkronisera filer från team - onedrive öppnas klicka starta synkronisering
  6. Synkroniseringen från ett helt Team är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamet. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från ett helt team - utforskaren

Synkronisera filer från en specifik kanal i ett Team

  1. Klicka på det Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från till din dator. Tillexempel kanalen Education som bilden visar.
    synkronisera filer från teamkanal - välj team
  3. Klicka på fliken Filer
    synkronisera filer från teamkanal - klicka på fliken filer
  4. Klicka på Synkronisera
    synkronisera filer från teamkanal - klicka på synkronisera
  5. OneDrive öppnas. Kontrollera att rätt filer är valda (som ni ser är det samma mappar som bilden i steg 4). Klicka Starta synkronisering.
    synkronisera filer från teamkanal - onedrive öppnas välj starta synkronisering
  6. Synkroniseringen från en specifik Teamkanal är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamkanalen. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från teamkanal - utforskaren

Synkronisera dina filer från ett delat SharePoint bibliotek

  1. Gå till det delade biblioteket. Detta gör du enklast genom att använda din OneDrive via: O365.
  2. Klicka på det delade bibliotek som du vill synkronisera (exempelvis som bilden visar, val av Teamet Arbetsgrupp).
  3. Välj Gå till webbplats.
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj sharepoint gruppwebbplats - klicka gå till webbplatsen
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj fliken dokument
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj tre prickar sedan synkronisera eller lägga till genväg i OneDrive
  6. Synkroniseringen från ett delat dokumentbibliotek är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i SharePoint. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från ett helt team - utforskaren