Jonas Sundström

Ansluta till programserver

/i , , /av

Endast de med rättigheter till programvaruservern har möjlighet att logga in. Om Ni önskar mer information kontakta Inköp på ITS.
Mer information finns på intranätet Aurora.

  1. Börja med att hämta ftp programmet FileZilla från följande länk och installera det. Programmet finns för Windows, OSX och Linux.
    https://filezilla-project.org/download.php?show_all=1
  2. Starta FileZilla och klicka sedan på Arkiv/File och sedan Platshanteraren/Site Manager.
  3. Klicka på Ny plats/New Site och fyll i likt bilden och ändra användarnamn till ditt Umu-id, t ex software.umu.se|xyyg0130. För att skriva ett ”|” håll ner Alt Gr + < om du har Windows. Om du använder Mac Alt + 7. Klicka sedan på OK.
  4. För att ansluta till software.umu.se klicka på Anslut/Connect.
  5. Få du upp följande bild klicka OK.
  6. Skriv in lösenord och klick OK.
  7. Har behöva du välja var du ska hämta filen till. Jag har valt att skapa ett mapp på skrivbordet.
Jonas Sundström

Att använda personlig filyta på MacOS

/i , , /av

Ansluta nätverksenheter i MacOS

1. Klicka på skrivbordet så Finder blir aktivt.

2. Klicka på menyn Gå och välj Anslut till server.

3. Skriv sökvägen till nätverksenheten i fältet Serveradress: smb://minfilyta.ad.umu.se/users$/<Umu-ID>

4. Klicka på Anslut

5. Ange användarnamn och lösenord

Kopiera filer till den anslutna nätverksenheten (Du hittar den nya enheten om du öppnar ett nytt Finder-fönster, under ”Delat”)

Varje natt inventeras mappar på servern för att se vilka som har börjat använda tjänsten.

  • a. Detta startar ett jobb som skickar ut ett mail till dig som användare samt till din chef
  • b. Mailet som du nu får innehåller anvisningar om hur du skall gå tillväga för att fortsätta använda tjänsten.
  • c. Mailet till din chef innehåller bara en verifikation på du har börjat använda tjänsten.

Varje månad sammanställs en faktura som sedan skickas till er enhet/institution.

Övrig information

  • Om mail utskicket skall gå till en annan roll, ex. IT-ansvarig, vid enheten/institutionen meddela detta till ITS så kan vi ändra det för berörd enhet/institution.
  • Om alla på enheten/institutionen använder sin personliga filyta så kan den monteras automatiskt för alla via en så kallade GPO, om ni inte har en lokal resurs som kan hantera detta så kan ni få hjälp med detta genom att kontakta ITS. Detta sker mot löpande konsulttaxa.
Jonas Sundström

Sätta rättigheter på undermappar i den gemensamma mappen

/i , , /av

Sätta rättigheter på undermappar i den gemensamma mappen

Om du vill skapa undermappar i den gemensamma mappen med begränsad behörighet så görs det på följande sätt:

  1. Skapa en mapp
  2. Högerklicka på mappen
  3. Välj Säkerhetsfliken
  4. Klicka på knappen Avancerat
  5. Ta bort kryssrutan ärvda behörigheter. (Välj kopiera behörigheterna)
  6. Klicka på OK
  7. Klicka på knappen redigera
  8. Ta bort gruppen fileservicegroup.xxxxxxx
    OBS! ta ej bort SYSTEM eller ITS-FSRV01\Administrators då kommer rättigheterna att återställas till ”default” dvs. fileservicegroup.xxxxxxx, SYSTEM & ITS-FSRV01\Administrators vid inventering av storlek. Detta medför att alla i personalen återigen får access till mappen.
  9. Lägg till de användare eller grupper som skall ha rättigheter på mappen
  10. Klicka på OK

Övrig information

  • Det är viktigt att den som beställer gemensam filyta går ut med informationen till personalen angående vilken sökväg det är. Ex. \\gemfilyta.ad.umu.se\gem$\”Mappnamn”
  • Tjänsten kan bara ha ett kostnadsställe per Institution eller motsvarande.
  • Tjänsten faktureras månadsvis baserat på antalet beställda filytor samt total lagringsvolym.
  • Som användare av ”min filyta” kan du se storleken på din filyta via Servicedesk, Mina Sidor, Min filyta
  • Om alla på enheten/institutionen använder sin personliga filyta så kan den monteras automatiskt för alla via en så kallade GPO, om ni inte har en lokal resurs som kan hantera detta så kan ni få hjälp med detta genom att kontakta ITS. Det sker mot löpande konsulttaxa.

 

Jonas Sundström

Att beställa/ändra/avbeställa Gemensam filyta

/i , /av

Hur beställer, förändrar eller avbeställer jag gemensam filyta?
OBS! kan bara beställas av Prefekt eller motsvarande samt IT-ansvarig vid institutionen

  1. Gå till https://administrationsverktyg.umu.se/Filyta
  2. Välj kostnadsställe samt fyll i eventuell fakturareferens
  3. Klicka på knappen Fortsätt
  4. Du kommer till en sida där du kan beställa Gemensam filyta. Endast en gemensam filyta för institutionen kan beställas.
    Alla anställda kommer att få åtkomst till denna mapp, dock kan man skapa undermappar som har begränsad åtkomst. Se att skapa under mappar för gemensam filyta.

Beställa Gemensam filyta

Gemensam filyta beställs genom att:

  1. Klicka i rutan Gemensam filyta för organisationen
  2. Skriv ett önskat namn på den gemensamma filytan (undvik namn med mellanslag)
  3. Klicka på länken Kontrollera om namnet är tillgängligt
    1. Om namnet ej är tillgängligt upprepa steg 2 & 3
  4. Klicka på Spara ändringar

Avbeställa Gemensam filyta

Gemensam filyta avbeställs genom att

  1. Klicka ur rutan Gemensam filyta för organisationen
  2. Klicka på Spara ändringar
    OBS! Om mappen som skall avbeställas ej är tom kommer avbeställningen ej att lyckas. Det kommer även ett medelande när du klickat på Spara ändringar. Då måste du se till att mappen töms och sedan göra om ovanstående procedur.

Bekräftelser på beställning/avbeställning

Via webbsidan

När man klickar på knappen Spara ändringar får man en bekräftelse på vad som är utfört i form av

  • Beställda filytor
  • Avbeställda filytor
  • Om det blev några fel i beställningen/avbeställningen

Via e-post

En e-postbekräftelse skickas även till dig som beställt eller avbeställt filytor.

Övrig information

  • Det är viktigt att den som beställer gemensam filyta går ut med informationen till personalen angående vilken sökväg det är. Ex. \\gemfilyta.ad.umu.se\gem$\”Mappnamn”
  • Tjänsten kan bara ha ett kostnadsställe per institution eller motsvarande.
  • Tjänsten faktureras månadsvis baserat på antalet beställda filytor samt total lagringsvolym.
  • Som användare av ”Min filyta” kan du se storleken på din filyta via Servicedesk, Mina Sidor, Min filyta
  • Om alla på enheten/institutionen använder sin personliga filyta så kan den monteras automatiskt för alla via en så kallade GPO, om ni inte har en lokal resurs som kan hantera detta så kan ni få hjälp med detta genom att kontakta ITS. Det sker mot löpande konsulttaxa.
Jonas Sundström

Att beställa/ändra/avbeställa personlig filyta

/i , , /av

Hur beställer, förändrar eller avbeställer jag personlig filyta
OBS! kan bara beställas av prefekt eller motsvarande samt IT-ansvarig vid institutionen

1. Gå till https://administrationsverktyg.umu.se/Filyta
2. Välj kostnadsställe samt fyll i eventuell fakturareferens
3. Klicka på knappen Fortsätt
4. Nu kommer du till en sida där du kan beställa personliga filyta. Personlig filyta kan beställas för individer, alla nu anställda och alla kommande anställningar vid institutionen.

Beställa
Personlig filyta för valda individer skapas genom att
1. Klicka samma bokstav som personens efternamn börjar på
2. Klicka i en checkruta för den användare som du skall beställa filyta för. (Du kan välja flera användare under olika ”bokstäver”)
3. Klicka på Spara ändringar

Personlig filyta för alla anställda skapas genom att
1. Klicka på länken Välj alla. (om du gör detta valet kan det vara smart att klicka i rutan Ge tjänsten till alla kommande anställningar)
2. Klicka på Spara ändringar

Förändra
Lägga till Personlig filyta för ytterligare individer genom att
1. Klicka samma bokstav som personens efternamn börjar på
2. Klicka i en checkruta för den användare som du skall beställa filyta för. (Du kan välja flera användare under olika ”bokstäver”)
3. Klicka på Spara ändringar

Ändra så att all personal får Personlig filyta genom att
1. Klicka på länken Välj alla. (om du gör detta valet kan det vara smart att klicka i rutan Ge tjänsten till alla kommande anställningar)
2. Klicka på Spara ändringar

Avbeställa
Personlig filyta för valda individer genom att
1. Klicka samma bokstav som personens efternamn börjar på
2. Klicka ur en checkruta för den användare som du skall avbeställa filyta för. (Du kan välja flera användare under olika ”bokstäver”)
3. Klicka på Spara ändringar
OBS! Om mappen som skall avbeställas ej är tom kommer avbeställningen ej att lyckas. Det kommer även ett medelande när du klickat på Spara ändringar. Då måste du se till att mappen töms och sedan göra om ovanstående procedur.

Personlig filyta för alla anställda genom att
1. Klicka på länken Alla valda
2. Klicka på länken Rensa valda. (om du gör detta valet kan det vara smart att klicka ur rutan Ge tjänsten till alla kommande anställningar om den är i kryssad)
3. Klicka på Spara ändringar
OBS! Om mappen som skall avbeställas ej är tom kommer avbeställningen ej att lyckas. Det kommer även ett medelande när du klickat på Spara ändringar. Då måste du se till att mappen töms och sedan göra om ovanstående procedur.

 

Beställnings, förändrings eller avbeställnings bekräftelser

Via webbsidan
När man klickar på knappen Spara ändringar får man en bekräftelse på vad som är utfört i form av
• Beställda filytor
• Avbeställda filytor
• Om det blev några fel i beställningen/avbeställningen

Via e-post
En e-postbekräftelse skickas även till dig som beställt eller avbeställt filytor.

Övrig information
• Tjänsten kan bara ha ett kostnadsställe per institution eller motsvarande.
• Om e-postutskicket skall gå till en annan roll, ex. IT-ansvarig, vid enheten/institutionen meddela detta till ITS så kan vi ändra det för berörd enhet/institution.
• Tjänsten faktureras månadsvis baserat på antalet beställda filytor samt total lagringsvolym.
• Som prefekt eller IT-ansvarig kan du se hur vilka på din institution som har filyta via Servicedesk.
• Som användare av ”Min filyta” kan du se storleken på din filyta via Servicedesk, Mina Sidor, Min filyta
• Om alla på enheten/institutionen använder sin personliga filyta så kan den monteras automatiskt för alla via en så kallade GPO. Om ni inte har en lokal resurs som kan hantera detta så kan ni få hjälp med detta genom att kontakta ITS. Det sker mot löpande konsulttaxa.

Jonas Sundström

Byt Lösenord/Ge ny tillfällig identitet som katalogansvarig/IT-ansvarig

/i , /av

Obs! Anställda och studenter kan numera själva återställa sitt lösenord med hjälp av bl.a. BankID via administrationsverktyget Mina inställningar, återställning på det sätt denna manual beskriver ska endast användas vid nödfall.

 

https://administrationsverktyg.umu.se/PersonalAdministration

Som katalogansvarig eller IT-ansvarig kan du hjälpa personal på institutionen/enheten som glömt sitt lösenord.

Du måste logga in med ditt Umu-id för att göra förändringen.

  • Klicka dig fram till rätt person i listan med personal
  • Klicka på Skapa ny aktiveringskod

OBS! Personens konto kommer i och med detta att inaktiveras till dess att personen har återaktiverat sitt konto med hjälp av den tillfälliga identiteten. 

  • Klicka på aktiveringskoden som skapades och välj om du vill hämta identitetshandlingarna på svenska eller engelska.
  • En ny sida öppnas och innehåller användarnamn och lösenord som skall användas för att återställa kontot med nytt lösenord.
  • Om du klickar på skriv ut kan du skriva ut identitetshandlingarna eller välja att ladda ned dem som PDF.

Överlämna dokumentet till berörd anställd/anknuten som därefter kan återställa sitt lösenord genom samma förfarande som nya konton aktiveras.

Jonas Sundström

Beställning och avslutning av VPN-konto

/i , , /av

Manual som instruerar hur man beställer och/eller avslutar sitt VPN-konto.

Läs mer
Jonas Sundström

Begär ny tillfällig identitet

/i , /av

https://administrationsverktyg.umu.se/KontoAktivering

Här kan du begära en ny tillfällig identitet om du inte redan erhållit någon. Du kan också begära en ny tillfällig identitet om du tappat bort uppgifterna eller på annat sätt inte längre kan använda dem.

  1. Välj alternativet Jag behöver beställa en ny aktiveringskod
  2. På nästa sida anger du din kontaktinformation så att någon av Servicedesk-personal kan kontakta dig. Observera att viss information är obligatorisk!
  3. Klicka på Skicka.
Jonas Sundström

Lägga till en extra brevlåda/funktionsbrevlåda i Outlook (Windows)

/i , /av

I Outlook kan du lägga till en extra brevlåda/funktionsbrevlåda.

1. Klicka på Arkiv.

2. Klicka på Kontoinställningar och sedan kontoinställningar…

3. Välj fliken Datafiler, markera ditt konto och klicka på Inställningar/Ändra

Välj sedan Fler inställningar

4. Välj fliken Avancerat, klicka på Lägg till…

5. Skriv in namnet på den låda du vill lägga till (ex. its-servicedesk) och klicka OK.

6. Klicka OK och stäng ner fönstren, nu ska funktionsbrevlådan vara listad under ditt vanliga konto i Outlook.

 

Fungerar det inte som det ska?

Här finns några tips och råd kring vanliga frågor om funktionsbrevlådor och Outlook.

Adressen visas inte i ”Från…”

Om du lagt till brevlådan, men saknar alternativet under ”Från…” när du ska skicka från adressen kan det bero på följande: Alla på universitetet har sin Outlook inställt i något som heter cached mode vilket innebär att man har får tillgång till mailen även när datorn inte är kopplad till nätet. Den uppdaterar informationen mot servern med jämna mellanrum och när det kommer nya mail. Ibland blir det fel på synkroniseringen och då kan man behöva gå in och synka den manuellt för att den ska visas (finns under skicka/ta emot) eller logga in via webmail så triggas automatiskt en synkning.

E-post hamnar i ens egen utkorg

När man skickar via Outlook på sin dator läggs det skickade brevet i ens egen Skickat-mapp, inte i funktionsbrevlådan. Om det är ett problem kan man antingen flytta manuellt, eller använda webmailen. För att se hur man man kommer åt en annan brevlåda: https://manual.its.umu.se/oppna-brevladafunktionsbrevlada-via-webmail/

Det finns även ett registerhack som ITS kan hjälpa dig med. Kontakta Servicedesk.

Jonas Sundström

Beställa ”Min backup” (Crashplan) för anknuten

/i , , /av

OBS! Tjänsten kan bara beställas av prefekt eller motsvarande samt IT-ansvarig vid institutionen eller enheten.

För att beställa/ändra/avbeställa min backup till anknuten

1. Gå till sidan https://administrationsverktyg.umu.se/Backup och logga in med ditt Umu-id

2. Klicka på länken Hantera Backup (OBS! syns bara för Prefekter eller IT-ansvariga)

3. Ange Organisation

4. Beställ eller Avbeställ för respektive person.

Nu skickas ett mail som ser ut på följande sätt ut till dem som tjänsten är beställd för.

 

OBS! Du måste komplettera din beställning om det tillkommer anknutna till din institution/enhet, samt plocka bort de som slutat.
Meddela gärna berörd person att du har för avsikt att beställa tjänsten samt att de får ett mejl när tjänsten är beställd.