Aktum-länk i Teams fungerar inte

2024-07-04/i Anställd, Sharepoint, Svenska, Teams

För att få länken till Aktum/ikonen med renen i Teams att fungera behöver man lägga till appen Viva Connections.

Gör så här

Gå in i Teams.
Klicka på prickarna, sök efter Viva Connections och välj Lägg till.
En ny vy visas. Under Instrumentpanel klickar du på länken till Aktum. Startsidan för Aktum visas.
Från och med nu fungerar länken/ikonen med renen i Teams.

Versionshistorik för filer i Microsoft 365

2024-02-01/i Anställd, Manual, Microsoft 365, OneDrive, Sharepoint, Student

I denna manual går vi igenom var du hittar versionshistorik av dina dokument i OneDrive, Teams och SharePoint. Versionshistoriken kan spara upp till 500 versioner av ett dokument, och en ny version skapas varje gång du gör en ändring i dokumentet. Nedan beskrivs hur du gör och vart du hittar funktionen.

Öppna en fil som du har sparad i Microsoft 365. Det kan vara ett Word-dokument, PowerPoint eller Excel.

Klicka högst upp i dokumentet där rubriken på filen står.
I rutan som kommer upp klickar du längst ner på Versionshistorik.
Nu får du upp en ruta till höger med en lista på tidigare versioner av ett dokument. Klicka på Öppna version om du vill se en tidigare version.
Nu får du upp ett nytt fönster där du ser hur dokumentet såg ut tidigare. Här kan du välja att jämföra med den nuvarande versionen eller att återställa dokumenten till denna tidigare version. Om du gör det, skapas det en ny version av dokumentet. Om du inte vill återställa eller jämföra, stänger du ner dokumentet.

Ta bort grupper i Microsoft 365

2022-05-16/i Anställd, Microsoft 365, Outlook, Planner, Sharepoint, Svenska, Teams

Ta bort grupper i verktyget

Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen. För att ta bort en grupp behöver du vara ägare i gruppen.

Ta bort grupp i Planner

Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
För att ta bort, gå till den grupp du vill ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinformation.
Längst ner i dialogfönstret för Planinformation hittar du länken för att ta bort gruppen ”Ta bort den här planen”.

Ta bort grupp i Sharepoint

Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet högst upp till höger få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort site.

Skärmdump site information Sharepoint

Ta bort grupp i Teams

Gå till Teams och välj Team i menyn till vänster.
I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn.

Skärmdump som visar ta bort team i Teams

Administrera grupper via Outlook (Office 365)

Du kan också administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.

Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
Välj Grupper i menyn till vänster.
Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar (pennan) bredvid grupppens namn. I den ruta som nu öppnas kan du administrera din grupp.

Vanliga frågor om SharePoint

2021-11-08/i Anställd, Sharepoint, Svenska

Vad är SharePoint?

SharePoint är en gratis molnbaserad applikation som primärt används för att skapa interna webbplatser och delade dokument bibliotek. Du kan använda det som ett ställe för att lagra, ordna, dela och få åtkomst till information från valfri enhet. Allt du behöver är en webbläsare, som Microsoft Edge eller Chrome.

I SharePoint kan du:

Bygga upp intranätplatser och skapa sidor, dokumentbibliotek och listor.
Lägga till webbdelar för att anpassa innehållet.
Visa viktiga visuella objekt, nyheter och uppdateringar med en grupp- eller kommunikationswebbplats.
Upptäcka, följa och söka efter webbplatser, filer och personer i hela företaget.
Hantera dina dagliga rutiner med arbetsflöden, formulär och listor.
Synkronisera och lagra filer i molnet så att alla kan arbeta med dig.
Få senaste nytt var du än är med mobilappen.

Hur hittar jag SharePoint?

Gå till www.m365.umu.se. Logga in med ditt UmU ID. Du kommer till Microsoft -portalen. Titta till vänster i panelen, klicka på våfflan högst upp till vänster eller sök efter SharePoint.

Vad är en gruppwebbplats?

Med SharePoint gruppwebbplats kan du och ditt team ansluta till delat innehåll och resurser. Använd gruppwebbplatser för att lagra och samarbeta i filer eller för att skapa och hantera listor med information samt:

Följa upp och hålla dig uppdaterad om projektets status
Ordna och redigera delat innehåll
Anslut till en Microsoft 365 grupp för åtkomst till gruppresurser

Obs! Det finns vissa begränsningar på en kommunikationswebbplats, så vår rekommendation är att skapa en gruppwebbplats för att lättare kunna hantera behörigheter.

Vill du veta mer, se manual: Hitta, skapa och ta bort gruppwebbplats i SharePoint

Vad är ett dokumentbibliotek?

Ett dokumentbibliotek är en plats för fillagring där du och dina medarbetare enkelt kan hitta era filer, arbeta med dem tillsammans och komma åt dem från vilken enhet som helst. Du kan till exempel använda ett dokumentbibliotek på en webbplats i SharePoint lagra alla filer som är relaterade till ett visst projekt eller en viss klient. Det är enkelt att lägga till filer eller flytta filer mellan mappar – dra dem bara från en plats och släpp dem på en annan.

Kan jag dra filer från min dator till ett SharePoint dokumentbibliotek?

Ja, det kan du. Du kan dra filer och mappar från datorn för att ladda upp dem OneDrive biblioteket eller SharePoint gruppwebbplats med det moderna upplevelsen. Du kan också bläddra bland och ladda upp filer.

Om du vill skapa och ladda upp filer och mappar i ett bibliotek måste du ha deltagarbehörighet till biblioteket. Om du inte vet vilka behörigheter du har kontaktar du SharePoint administratör.

Kan jag kopiera filer i SharePoint?

Ja, du kan kopiera och flytta filer och mappar från en SharePoint bibliotek. Se manual: Flytta eller kopiera filer i Microsoft 365

Kan jag sluta dela en fil i SharePoint?

Ja, du kan dela och sluta dela filer om du har behörighet till att göra det inom en SharePoint grupp. Se manual: Sluta dela filer i Microsoft 365

Vad är ett nyhetsinlägg i SharePoint?

Ett nyhetsinlägg är en funktion som du kan använda dig av för att sprida nyheter inom en befintlig SharePoint sida. Du kan använda dig av olika ”webbdelar” (information) att förmedla ditt budskap med. Exempelvis text, bild, video, mm.

Kan jag ta bort en SharePoint gruppwebbplats?

Ja, du kan ta bort en SharePoint webbplats. Du behöver dock vara ägare av SharePoint webbplatsen. Se här hur du gör: Hitta, skapa och ta bort gruppwebbplats i SharePoint

Kan jag ta bort filer och mappar i SharePoint?

Ja, du kan ta bort filer och mappar i ditt SharePoint bibliotek. Tänk på att om du tar bort filer från ett SharePoint bibliotek som är kopplat till ett Team kommer filerna att tas bort i Teams. När du tar bort filer sparas dem i Papperskorgen.

Viktigt!: När du tar bort en mapp tas mappen och eventuella filer och undermappar i den bort. Du kan flytta eller arkivera innehållet i mappen innan du tar bort den. Du eller administratören kanske kan återställa en mapp och dess innehåll från papperskorgen. (se nästa fråga).

Hur länge lagras borttagna objekt i Papperskorgen?

I SharePoint i Microsoft 365 behålls objekt i 93 dagar från den ursprungliga platsen. De ligger kvar i webbplatsens papperskorg hela tiden, såvida inte någon tar bort dem därifrån eller tömmer Papperskorgen. I så fall går objekten till webbplatssamlingens papperskorg där de finns kvar under de 93 dagarna såvida inte:

Webbplatssamlingens papperskorg överskrider sin kvot och börjar tömma de äldsta objekten.
Objekten tas bort manuellt av administratören för webbplatssamlingen från webbplatssamlingens papperskorg.

Kan jag ta bort ett dokumentbibliotek eller Nyhetsinlägg i SharePoint?

Ja, som ägare av SharePoint gruppwebbplatsen kan du ta bort dokumentbibiotek och nyhetsinlägg.

Kan jag synkronisera filer från SharePoint till min dator?

Ja du kan synkronisera filer från SharePoint till din dator. Se mer här om hur du synkroniserar: Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Kan jag göra så att vissa personer inte kan redigera dokument i SharePoint?

Ja som ägare till en SharePoint gruppwebbplats kan du hantera behörigheter på mappar och filer. Se mer här: Anpassa behörigheter för filer, mappar och bibliotek i SharePoint

Hitta, skapa och ta bort gruppwebbplats i SharePoint

2021-11-02/i Anställd, Sharepoint, Svenska

I denna manual beskriver vi hur du hittar, skapar och tar bort gruppwebbplatser i SharePoint. Observera att om du har ett Team i Microsoft Teams har du och medlemmarna i teamet redan en gruppwebbplats i SharePoint. Gruppwebbplats=Team

Hitta gruppwebbplatser

Du hittar dina webbplatser i SharePoint genom att:

Öppna din webbläsare och gå till adressen www.m365.umu.se
Klicka in dig på våfflan uppe till vänster med alla applikationer.
Välj SharePoint
Klicka på jordgloben (Mina webbplatser) i menyn till vänster. I listan ser du dina webbplatser och Team.

Skapa gruppwebbplats i SharePoint

I det vänstra övre hörnet på SharePoint sidan klickar du på + Skapa webbplats.
Det finns två olika typer av webbplatser du kan skapa. Vi rekommenderar att ni använder er av det första alternativet, Gruppwebbplats.
I nästa steg får du möjlighet att välja en mall. Prova gärna de mallar som finns eller börja med mallen Standardteam. När du klickat på den mall du vill använda välj den färgade knappen i högra nedre hörnet Använd mall
Nu är det dags att namge din webbplats. När du skrivit ett namn till webbplatsen får du upp fler fönster nedanför, dessa kan du frånse så länge det dyker upp en grön text som anger om webbplatsnamnet är tillgängligt. När du är redo klickar du på Nästa
Nu är det dags att välja sekretess och språk. Om du har möjlighet att välja Känslighet, kan du hoppa över den inställning tillsvidare. Börja med att välja om webbplatsen ska vara privat eller offentlig. Observera att i en privat grupp bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta på webbplatsen. I en offentlig grupp kan alla inom Umeå universitet besöka webbplatsens dokument. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga webbplatser utan inbjudan. Vi rekommenderar att ni väljer Privat. Sekretess inställningarna går att ändra i efterhand. När du är redo klicka på Skapa webbplats
Bjud in medlemmar och lägg till eventuellt ytterligare ägare till gruppwebbplatsen. Du har även möjlighet att göra detta senare. I detta steg kan du bara bjuda in användare med umuid. Vill du bjud in externa gör du det i ett senare skede. Se manual för hur du bjuder in externa här
När du lagt till önskade medlemmar avslutar du med Slutför
Nu är Gruppwebbplatsen skapad

Ta bort gruppwebbplats

Gå till den webbplats du vill ta bort. Klicka på kugghjulet i höger hörn och välj Webbplatsinformation.
En dialogruta till höger visar sig. Välj Ta bort Webbplats.
En säkerhetsruta visar sig som varnar om att du håller på att ta bort ett SharePoint sida. Bocka i rutan under ”Ja, ta bort den här gruppen och alla tillhörande resurser” och klicka sedan Ta bort.
Nu är SharePoint gruppen borttagen.

Flytta eller kopiera filer i Microsoft 365

2021-10-14/i Anställd, Sharepoint, Student, Svenska

I denna manual visar vi hur du flyttar och kopierar filer i SharePoint. Förutom att flytta eller kopiera filer i SharePoint kan du också:

Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Dela filer i Microsoft 365

För att flytta eller kopiera filer i ett SharePoint bibliotek:

Välj fil eller mapp att kopiera. Håll musen över fil/mapp, klicka på de tre prickarna.
Välj flytta till eller kopiera till.
I rutan som nu dyker upp ska du väljer destination.
- I mitten på rutan kan du navigera i det aktuella biblioteket
- Mina filer till vänster är din personliga OneDrive
- Snabbåtkomst visar föslag på andra delade bibliotek att flytta/kopiera till.
- Längst ner finns fler platser och där hittar du resterande delade bibliotek du har behörighet till

4. När du är redo klickar du på Kopiera hit eller Flytta hit längst ner till höger (beroende på vad du valt att göra)

Ladda upp filer och mappar i SharePoint

2021-10-14/i Anställd, Sharepoint, Student, Svenska

I denna manual beskriver vi hur du laddar upp filer och mappar i ett befintligt SharePoint dokumentbibliotek. Om du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek i en befintlig gruppwebbplats se Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

Välj SharePoint gruppwebbplats och klicka på Dokument i vänstra menyn.
Klicka på ladda upp
Välj om du vill ladda upp filer, mapp eller Mall.
Du kommer till din utforskare (windows), finder (apple)
Välj fil och/eller mapp att ladda upp.

Dra filer till SharePoint dokumentbibliotek

Du kan även dra över dokument från din utforskare (windows), finder (apple).

Öppna det SharePoint dokumentbiblioteket du vill dra över filer till.
På din dator öppnar du utforskaren (windows) eller Finder (Apple).
Från utforskaren/Finder väljer du fil eller mapp du vill dra över till SharePoint bibliotek.
Dra och släpp vald fil eller mapp. Se bild nedan hur det ser ut när man drar fil.
OBS. Om du laddar upp stora filer, eller många filer som tillsammans blir stora, till ett bibliotek kan det uppstå fel, som beror på att filstorleksgränsen i SharePoint eller tidsgränsen i din version av Internet Explorer har överskridits. Ta för vana att inte ladda upp för stora filer med denna metod.

Lägga till behörighet till externa användare i Sharepoint

2021-06-22/i Anställd, Microsoft 365, Sharepoint, Student, Svenska

Denna manual beskriver hur du bjuder in externa användare från andra organisationer till din Sharepoint-yta.

Om du redan har ett team kopplat till Sharepoint-ytan så kan du bjuda in medlem till team eller kanal.

Gå till startsidan på Sharepoint-ytan och klicka på kugghjulet uppe till höger.
Klicka därefter Webbplatsbehörigheter.
Du får nu upp en ny meny längst till höger. Klicka på Inställningar för avancerade behörigheter längst ned på sidan.
Du har nu kommit fram till gränssnittet för avancerade behörigheter. För att lägga till externa användare från andra organisationer genom att klicka på Tilldela behörigheter. Observera att den externa medlemmen får åtkomst till hela Sharepoint-ytan.
Du får nu upp ett nytt fönster där du fyller i den externa användarens e-postadress. Du kan även ange flera e-postadresser.
När du är färdig klicka på Dela. Personen/personerna får nu ett mejl med en länk till Sharepoint-ytan.

Synkronisera filer från OneDrive, Teams eller SharePoint till din dator

2020-12-16/i Anställd, Microsoft 365, OneDrive, Sharepoint, Svenska, Teams

Du kan synkronisera mappar, filer och hela bibliotek från Microsoft 365 till din dator. Det innebär att du kan arbeta med samma filer som du har i Teams, SharePoint eller OneDrive. I denna manual visar vi hur du synkroniserar från din OneDrive, ett Team, en Teamkanal och ett delat SharePoint bibliotek. Vår rekommendation är att ni inte synkroniserar för många filer.

Synkronisera mina egna filer från OneDrive till din dator

Välj Start på din dator och sök upp appen OneDrive.
Logga in på OneDrive med ditt konto, umuid@ad.umu.se.
När du är inloggad visas det blå molnet nere till höger.
Du kan ställa in vilka mappar du vill synkronisera genom att klicka på OneDrive-molnet och sedan kugghjulet upp till höger.
Gå sedan till Konto och Välj mappar, bocka i de mappar du vill synkronisera och klicka sedan på OK.
Synkroniseringen från din OneDrive är nu klar. Det skapas en ny flik i din utforskare/Finder – ”Ditt namn- Umeå Universitet”. Du kan nu arbeta med dessa filer från din dator. Observera att det är samma filer som finns på OneDrive för webben. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.

Synkronisera filer från ett helt Team till din dator

Välj de Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
Välj kanalen allmänt och klicka på fliken Filer
Klicka på Dokument
Du kommer till alla filer som är kopplade till Teamet. Klicka sedan på Synkronisera.
OneDrive appen startas. Kontrollera att alla mappar och filer är markerade. När du är klar, klicka på starta synkronisering.
Synkroniseringen från ett helt Team är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamet. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.

Synkronisera filer från en specifik kanal i ett Team

Klicka på det Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från till din dator. Tillexempel kanalen Education som bilden visar.
Klicka på fliken Filer
Klicka på Synkronisera
OneDrive öppnas. Kontrollera att rätt filer är valda (som ni ser är det samma mappar som bilden i steg 4). Klicka Starta synkronisering.
Synkroniseringen från en specifik Teamkanal är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamkanalen. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.

Synkronisera dina filer från ett delat SharePoint bibliotek

Gå till det delade biblioteket. Detta gör du enklast genom att använda din OneDrive via: m365.umu.se
Klicka på det delade bibliotek som du vill synkronisera (exempelvis som bilden visar, val av Teamet Arbetsgrupp).
Välj Gå till webbplats.
Klicka på Dokument i menyn till vänster.
Klicka på Välj synkronisera
Synkroniseringen från ett delat dokumentbibliotek är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i SharePoint. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.