Outlook – Manual

Lägg till/ta bort medlemmar i funktionsbrevlåda i Outlook (webmail)

2023-12-20/i Anställd, E-post, Outlook, Svenska

Du som är ägare till en funktionsbrevlåda bör med jämna mellanrum kontrollera medlemmarna i gruppen. Detta eftersom medlemmar inte rensas ur gruppen per automatik när någon till exempel byter institution eller slutar vid universitetet. Här är en instruktion som visar hur du lägger till eller tar bort medlemmar ur en funktionsbrevlåda.

Administrera via portalen

Gå till portalen: Distribution groups – Outlook Web App (office365.com)
Under Groups I own, klicka upp den grupp du vill administrera och välj sedan Members.
Klicka på View all and manage owners .Från denna vy kan du ta bort och lägga till medlemmar i funktionsbrevlådan.

Administrera genom e-postmeddelande

Du som är ägare av en funktionsbrevlåda får med jämna mellanrum ett e-postmeddelande där du uppmanas att granska medlemmarna i gruppen. I mejlet, klicka på Start review.
Från denna vy kan du bocka i en medlem och sedan godkänna (Approve) eller ta bort (Deny) medlemmen.

Lägg till/ta bort medlemmar i distributionsgrupp i Outlook (webmail)

2023-12-15/i Anställd, E-post, Outlook

Du som är ägare till en distributionsgrupp bör med jämna mellanrum kontrollera medlemmarna i gruppen. Detta eftersom medlemmar inte rensas ur gruppen per automatik när någon till exempel byter institution eller slutar vid universitetet. Här är en instruktion som visar hur du lägger till eller tar bort medlemmar ur en distributionsgrupp.

Gå till portalen för distributionsgrupper: Distribution groups – Outlook Web App (office365.com)
Under Groups I own, klicka upp den grupp du vill administrera och välj sedan Membership.
Från denna vy kan du ta bort och lägga till medlemmar i distributionsgruppen, klicka på personens namn och sedan + eller -. Spara.

E-postaviseringar till gruppformulär

2023-06-07/i Anställd, E-post, Forms, Manual, Microsoft 365, Outlook, Student, Svenska

När du skapar gruppformulär i Forms, och vill få e-postaviseringar när ett svar lämnas in i formuläret krävs det att du gör ytterligare inställningar än att bara ställa in det i formuläret. I denna manual beskriver vi hur du kan få aviseringar till en gruppmejl, när du skapar gruppformulär i Forms.

Gå till Microsoft Forms

Under Mina grupper finns de team du är medlem i. Klicka på det team du vill ställa in e-postaviseringar på.
Uppe i det högra hörnet ser du medlemmarna i Teamet. Klicka på knappen där det står hur många medlemmar teamet har.
Nu öppnas Outlook på webben. Klicka på de tre prickarna bredvid Skicka e-postmeddelande, och välj Redigera grupp.
I den rutan som öppnas nu, bockar du i Låt personer utanför organisationen skicka e-post till gruppen. Klicka sedan på Spara.
Klar! Nu har du ställt in att dina gruppformulär tillåts att ta emot epost-aviseringar. Se till att du även ställt in i gruppformuläret att du vill få e-postaviseringar om varje inlämnat svar.

Blockera eller vitlista avsändare och domäner i Outlook

2023-06-01/i Anställd, E-post, Microsoft 365, Outlook, Student, Svenska

1. Gå till Outlook i webben via outlook.office.com/mail/

2. Klicka på kugghjulet uppe i det högra hörnet och sedan ”Visa alla Outlook-inställningar”.

3. I denna vy väljer du fliken ”Skräppost”. Här kan du se dina blockerade avsändare och domäner samt dina betrodda avsändare och domäner. Vy blockerade och betrodda avsändare i Outlook
4. Du kan ta bort (papperskorgen), ändra (pennan) och lägga till avsändare och domäner som du antingen vill blockera eller göra betrodda. Tänk på att istället för att blockera mail från legitima avsändare (t ex linkedin) bör du i första hand se till att säga upp nyhetsbrevet eller byta adressen som du får nyhetsbrevet till.
5. Klicka på ”Spara” längst ner för att spara dina ändringar.

Kom igång med din personliga bokningssida i Bookings med mig

2023-05-11/i Anställd, Bookings, Microsoft 365, Outlook, Student, Svenska

Bookings med mig är ett digitalt personligt bokningsverktyg som integreras med din lediga/upptagna tid i din Outlook-kalender. Tjänsten kan användas till exempel när du behöver boka in medarbetarsamtal eller vill erbjuda handledningstider eller coachning till studenter och kollegor. Den här manualen guidar er till hur ni kommer igång med er personliga bokningssida!

Gå till Bookings med mig via Microsoft 365 portalen, m365.umu.se
Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Bookings
Nu är du på startsidan för Bookings och ser både dina delade bokningssidor (längst ner) och din personliga bokningssida (högst upp)
Klicka på ”Gå till bokningssidan” för att sätta upp din första mötestyp
Välj om du vill skapa ett offentligt eller privat möte och klicka på ”+”
Du kan läsa vad skillnaden är under vanliga frågor
Välj en rubrik eller ett namn för mötet som ska gå att boka och en kort beskrivning om så önskas. Ange plats och hur långt mötet ska vara
Under ”Schemalägg anpassning” anger du när det ska gå att boka
1. Använd mina vanliga mötestimmar: Föreslagna tider till bokaren visas baserat på din tillgänglighet i kalendern. Har du en lucka mellan två bokningar i din kalender kommer den luckan att visas som ett tillgängligt alternativ på dina bokningssida.
2. Använd anpassade tillgänglighetstimmar: Här anger du under vilket datumintervall det ska gå och boka alternativt om det finns några särskilda tidsramar. Kanske är det bara på måndagar du vill att det ska gå att boka?
Under avancerade inställningar kan du ställa in led- och buffertid. Läs mer om vad det innebär under vanliga frågor
Du kan nu dela en länk till din bokningssida eller mötestyp och ta emot bokningar! Beroende på om ditt möte är privat eller offentligt delar du på olika sätt. Är det offentliga möten använder du den stora dela knappen högst upp medan är det ett privat möte klickar du på de tre prickarna på mötet och väljer dela där. Lycka till!

Schemaläggningsomröstning i Outlook

2023-04-05/i Anställd, E-post, Manual, Microsoft 365, Outlook, Svenska

I denna manual beskriver vi hur du gör en schemaläggningsomröstning i Outlook. Schemaläggningsomröstning kan du använda för att komma överens om en mötestid, då mötesdeltagarna får rösta på en tid som passar dem. Denna funktion finns enbart i Outlook på webben.

Gå till portalen (m365.umu.se) och öppna Outlook.

Gå till kalendern och klicka på Ny händelse, och välj Händelse.
Nu får du upp en ruta där du bjuder in mötesdeltagarna och sätter en rubrik på mötet. Gå sedan till Schemaläggningsomröstning i menyraden.
Nu får du upp en ruta till höger. Här kan du välja hur långt mötet ska vara, och vilket datum det är. Nedan kan du se förslag på tider då det skulle passa alla mötesdeltagare, respektive någon av mötesdeltagarna. När du har valt vilka förslag du vill skicka ut klickar du på Nästa.
Nu ser du ruta med en överblick över de tider du valt. Här kan du även välja en plats, eller bocka i Teams-möte. Under ”Hantera omröstningsinställningar” får du alternativ du kan välja att bocka i eller bocka ur:
– Schemalägg när deltagarna uppnår konsensus: Bocka i denna om du vill att mötet ska bokas in automatiskt i Outlook-kalendern när ni kommit överens om tid.
– Blockera valda tider i min kalender: Lägg in platshållare i din kalender för samtliga av de valda tiderna.
– Meddela mig om uppdateringar av omröstningar: Få ett mejl när en mötesdeltagare lagt en röst.
– Kräv att deltagarna verifierar sin identitet: Deltagarna som röstar ska vara inloggade, så det går att identifiera vem det är som röstat.
– Lås omröstning för deltagare: Deltagare kan inte föreslå nya tider.

När du känner dig redo, klicka på Skapa omröstning.
Nu ser du en översikt på vad du skickar i din omröstning, och kan skriva ett meddelande i mejlet. När du är redo klickar du på Skicka.
När du skickat schemaläggningsomröstningen, kommer platshållare att skapas i din och mottagarnas kalender, för de valda tiderna.
Klar! När de röstar får du ett mejl, och om alla kommer överens om samma tid, läggs en bokning in i kalendern för den tiden, och platshållarna försvinner.

Visa veckonummer i Outlook

2023-02-17/i E-post, Microsoft 365, Outlook, Svenska

Manualer som visar hur du aktiverar veckonummer i Outlook.

Läs mer

Ställ in Outlook med mailkonto i M365/O365

2023-02-16/i E-post, Microsoft 365, Outlook, Svenska

Manualer som beskriver hur du ställer in e-posten i Outlook på olika operativsystem/enheter.

Läs mer

Blockera eller släpp e-post som hamnat i spamfilter

2022-11-29/i Anställd, E-post, Microsoft 365, Outlook, Student, Svenska

Du kan få ett e-postmeddelande från avsändaren noreply@umu.se om att du har ett e-postmeddelande i spamfiltret. Om du anser att meddelandet är säkert kan du välja att släppa igenom det så det hamnar i din inkorg. Om meddelandet är skräppost behöver du inte göra någonting, det kommer automatiskt raderas om 30 dagar.

Så här ser meddelandet ut:

Välj Släpp för att släppa igenom meddelandet till din inkorg.

Välj Blockera avsändare för att blockera avsändaren.

Välj Granska meddelande för att granska meddelandet för att ta ställning till om du vill släppa igenom det eller inte. Du kommer då till denna vy:

Karantän listvy