juni 2021 – Manual

Lägga till behörighet till externa användare i Sharepoint

Uppdaterad: 2024-09-12/i Anställd, Microsoft 365, Sharepoint, Student, Svenska /av Maja Wik

Denna manual beskriver hur du bjuder in externa användare från andra organisationer till din Sharepoint-yta.

Om du redan har ett team kopplat till Sharepoint-ytan så kan du bjuda in medlem till team eller kanal.

Gå till startsidan på Sharepoint-ytan och klicka på kugghjulet uppe till höger.
Klicka därefter Webbplatsbehörigheter.
Du får nu upp en ny meny längst till höger. Klicka på Inställningar för avancerade behörigheter längst ned på sidan.
Du har nu kommit fram till gränssnittet för avancerade behörigheter. För att lägga till externa användare från andra organisationer genom att klicka på Tilldela behörigheter. Observera att den externa medlemmen får åtkomst till hela Sharepoint-ytan.
Du får nu upp ett nytt fönster där du fyller i den externa användarens e-postadress. Du kan även ange flera e-postadresser.
När du är färdig klicka på Dela. Personen/personerna får nu ett mejl med en länk till Sharepoint-ytan.

Gör en spontan omröstning med Forms i Teamsmöte

Uppdaterad: 2024-07-12/i Anställd, Forms, Microsoft 365, Student, Teams /av Maja Wik

I denna manual beskrivs hur du kan göra en spontan omröstning direkt under ett möte med hjälp utav Forms. Om du vill göra en planerad omröstningar inför ett möte, se vår andra manual

Skapa ny omröstning

När du är i mötet, klicka på + Appar bland mötesverktygen, och hitta Polls. Antingen genom att söka efter appen, eller genom att klicka på den om du ser den i listan.
En flik för Polls läggs nu till i mötet. Klicka på den nya fliken
Klicka på Ny omröstning.
I nästa fönster väljer du typ av fråga. För mer information om de olika frågetyperna se denna manual
Vill du skicka iväg omröstningen direk klickar du på Starta nu
När du har skickat din fråga kommer den att vara markerad i rött med texten Live, och frågan kommer att visas i mötet för alla deltagare (både på skärmen och i chatten).
För mer information om hur du hittar resultatet efter mötet hänvisar vi till denna manual

Skapa en enkät i Limesurvey (DIP)

Uppdaterad: 2024-05-21/i Anställd, Datainsamlingsplattform, Svenska /av Mikael Gustavsson

I denna manual beskriver vi hur du kommer igång och skapar en enkät i Limesurvey i din egen instans av Datainsamlingsplattformen. Det är viktigt att du alltid börjar arbetet i din Stage-miljö.

1. Gå till startsidan för Limesurvey Stage (namn.limesurvey.stage.its.umu.se/admin).
2. Du får nu upp en inloggningsrutan där du fyller i dina inloggningsuppgifter.
3. Du är nu inloggad i administratörsgränssnittet för Limesurvey. Klicka på Skapa en ny enkät för att skapa din enkät. Om du behöver ytterligare hjälp, se gärna Limesurveys egen manual för att skapa en enkät.
4. Fylla i ett namn och en beskrivning av enkäten. . I högerkolumnen på skärmen kan du även göra vissa inställningar, exempelvis datumformat och om du vill ha komma som decimaltecken. Klicka sedan på Spara i över högra hörnet.
5. När du har sparat kommer du till själva enkätmenyn. Under fliken Inställningar hittar du alla dina enkätinställningar. Exempelvis kan du under allmänna inställningar välja att skapa din enkät på olika språk. Om du vill veta mer om vilka olika inställningar som är möjliga att göra, se Limesurveys egna manualer.
6. Klicka på Översikt för att kunna fylla i e-postadress till Administratör och Ägare. Detta gör att respondenten har en e-postadress för att kontakta er om enkäten exempelvis inte fungerar.
7. Klicka på Spara i över högra hörnet när du är klar.
8. Klicka på fliken Struktur för att börja bygga upp din enkät.
9. Klicka på knappen Lägg till frågegrupp för att skapa din första frågegrupp. I en frågegrupp samlar du frågor av samma typ, exempelvis frågor om ett specifikt tema inom enkäten. Ofta visas alla frågor i en frågegrupp på samma sida. Du kan läsa mer om frågegrupper i Limesurveys egna manualer.
10. Om du vill kan du fylla i titel eller beskrivning av din frågegrupp. Om du är färdig och vill lägga till en fråga till din enkät, klicka Spara och lägg till fråga.
11. I nästa ruta som visas får du upp din nya fråga och frågans inställningar. Du kan även läsa mer i Limesurveys egna manualer om hur du skapar frågor. Några exempel på viktiga inställningar för din fråga:
  1. 1. 1. I fältet Kod fyller du i en unik kod för frågan genom att kombinera bokstäver och siffror. Koden fungerar som ett id för din fråga och därför är det viktigt att koden inte upprepas flera gånger i enkäten. Exempelvis Q1, Q2, Q3 o.s.v.
        
        I fältet Fråga fyller du den fråga du vill ställa till respondenten.
        
        På knappen Obligatorisk kan du välja om frågan ska vara obligatorisk att svara på eller frivillig.
        
        I fältet Frågetyp väljer du vilken frågetyp du vill använda. I detta exempel väljer vi frågetypen Lista (radio) som gör att respondenten kan klicka i ett svar från en lista på flera alternativ. Observera att när du har valt frågetyp så kan fler inställningar dyka upp. Du kan även läsa mer i Limesurveys egna manualer om de olika frågetyperna.
12. Klicka på Spara.
13. Din första fråga är nu skapad. Om det är en frågetyp som tvingar dig att lägga till svarsalternativ så kommer du få upp en varning om att du inte har lagt till svarsalternativ. Klicka på texten Du måste lägga till svarsalternativ till denna fråga för att lägga till dina svarsalternativ.
14. Du kommer nu in i inställningarna för att skapa svarsalternativ. Några viktiga inställningar:
  1. I fältet Alternativ för svar fyller du i dina svarsalternativ. För att lägga till fler svarsalternativ, klicka på plustecknet i slutet av raden till höger.
  2. I fältet Kod fyller du svarsalternativets kod. Det är viktigt att även svarskoderna är unika.
15. Klicka sedan på Spara.
16. När du har sparat kommer du till din frågeöversikt och ett meddelande visas som säger att dina svarsalternativ är sparade. Om inga varningar visas så är din första fråga nu klar!
17. Du kan nu välja att gå vidare för att skapa nya frågor eller frågegrupper till din enkät.
18. Fortsätt att lägga alla frågor till din första enkät.

Gör en planerad omröstning med Forms i Teamsmöte

Uppdaterad: 2024-07-12/i Anställd, Forms, Microsoft 365, Student, Svenska, Teams /av Maja Wik

I denna manual beskrivs hur du kan förbereda en omröstning du vill använda under ett möte med hjälp utav Forms. Om du vill göra en spontan omröstningar inför ett möte, se vår andra manual

Lägg till fliken Omröstning

Boka ett möte i Teams eller Outlook.
Gå sedan till din kalender i Teams och klicka på mötet det gäller (alternativt högerklickar och väljer redigera). Du får då upp mötesvyn.
I mötesvyn, klicka på + högst upp för att lägga till en ny flik
Välj Polls för att skapa en ny flik för omröstning. Finns den inte i listan som på bilden kan du antingen söka i fältet ovanför eller leta fram den under Visa alla
Nu har en ny flik skapats i mötesvyn, Polls

Skapa ny omröstning

Klicka på fliken Polls.
Första gången du skapar en omröstning, klicka Ny omröstning.
I nästa fönster väljer du typ av fråga. Längre ner beskriver vi vad de olika frågetyperna kan användas till.
När du valt din frågetyp och är färdig med din fråga klickar du på Spara utkast eller + Lägg till fråga om omröstningen ska ha fler frågor.
Nedan ger vi en överblick hur de olika frågealternativen fungerar

De olika frågetyperna

Flerval

Används bäst när du vill få en snabb överblick över deltagarnas åsikter eller kunskaper om ett specifikt ämne. Till exempel, “Vilken av följande strategier tycker du är mest effektiv?”
Gör så här för att skapa din flervalsfråga:

Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
Skriv sedan in de olika alternativen. Välj + Lägg till alternativ om du vill ha fler alternativ än de två förskapade.
Bocka i Flera markeringar om du vill tillåta att deltagarna väljer mer än ett av de föreslagna alternativen.
Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
Klicka Spara som utkast när du är klar.

Frågesport

Perfekt för att göra möten mer interaktiva och engagerande. Du kan använda frågesporter för att testa deltagarnas kunskaper om ett ämne som diskuterats, eller för att bryta isen med roliga frågor.
Gör så här för att skapa din frågesport:

Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
Skriv sedan in de olika alternativen. Välj + Lägg till alternativ om du vill ha fler alternativ än de två förskapade.
Markera Bockrutan till vänster om ett alternativ för att markera att det är rätt svar. Detta är vad som skiljer sig mellan frågesport och föregående frågetyp flerval.
Bocka i Flera markeringar om du vill tillåta att deltagarna väljer mer än ett av de föreslagna alternativen.
Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
Klicka Spara som utkast när du är klar.

Word-moln

Bra för brainstorming-sessioner där du vill samla in många idéer eller åsikter snabbt. Deltagarna kan skriva in sina tankar och se dem visualiseras i ett moln, vilket kan hjälpa till att identifiera vanliga teman eller idéer.

Gör så här för att skapa ditt word-moln:

Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
Klicka Spara som utkast när du är klar.

Betyg

Används när du vill få feedback på en skala, till exempel för att utvärdera en presentation eller ett förslag. Deltagarna kan betygsätta något från 1 till 5, vilket ger en tydlig indikation på deras åsikter.

Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
Välj Nivåer för att ange antalet nivåer på betygsättningen som deltagarna ska tillåtas ge.
Välj Symbol för att välja vilken symbol som ska representera betygsättningen. I bilden är Stjärna vald.
Välj vilken etikett du vill att betygen ska ha, ange vilken etikett Nivå 1, respektive Nivå 5 ska få. En etikett hjälper den svarande att tolka nivåerna. Till exempel skulle en etikett på nivå 1 kunna vara Aldrig och etiketten för nivå 5 vara Varje dag.
Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
Klicka Spara som utkast när du är klar.

Rankning

Lämpligt när du vill att deltagarna ska prioritera olika alternativ eller idéer. Till exempel, “Rangordna dessa projekt efter viktighet.”

Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
Skriv sedan in de olika alternativen. Välj + Lägg till alternativ om du vill ha fler alternativ än de två förskapade.
Bocka i Blanda alternativen om du vill att de svarande ska få alternativen presenterade i olika ordning,
Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
Klicka Spara som utkast när du är klar.

Publicera fråga i möte

Kontrollera om du är nöjd med dina inställningar. Om inte – redigera din omröstning på pilen bredvid Starta.
Om du är nöjd och vill publicera frågan i mötet, klicka på Starta.
När du har startat din fråga kommer den att vara markerad i rött med texten Live.
Alla deltagare i mötet får en notis i form av en banderoll att en fråga har skickats.
Svaren från undersökningens presenteras direkt i mötet och mötesvyn.

Se resultat från omröstningar i efterhand

För att se resultatet från omröstningen i efterhand:

Gå till m365.umu.se
Klicka på våfflan uppe till vänster och välj Forms Om du inte hittar Forms kan du söka eller klicka på Fler appar längst ned.
Du hittar nu dina polls under Mina formulär och kan här ta del av resultatet samt exportera det till en excel efter mötet.