Manual – Manual

Spärrat konto på grund av riskanvändning i Microsoft 365

2024-03-12/i Anställd, Manual, Microsoft 365

I denna manual beskriver vi hur du hanterar om ditt konto blivit spärrat på grund av misstänkt aktivitet som tyder på hög risk för ditt konto, och du betraktas som en riskanvändare. För att återställa ditt konto behöver du då återställa ditt lösenord.

Om ditt konto blir spärrat på grund av riskanvändning, får du upp en spärr och kan ej använda Microsoft 365 med ditt umu-konto. Då ser du denna ruta nedan:
Bild som visar hur det ser ut när ditt umu-konto är spärrat

För att få tillgång till ditt konto igen, behöver du återställa ditt lösenord:

Gå till administrationsverktyg.umu.se/Settings. Klicka på ”Jag har glömt mitt Umu-ID och/eller lösenord”.
Under Återställ lösenord, välj det alternativ som passar dig.
Härifrån skriver du i ditt nya lösenord, och klickar sedan på Spara.
Klar! Nu har du återställt ditt lösenord, och kan logga in på ditt konto med ditt nya lösenord.

Versionshistorik för filer i Microsoft 365

2024-02-01/i Anställd, Manual, Microsoft 365, OneDrive, Sharepoint, Student

I denna manual går vi igenom var du hittar versionshistorik av dina dokument i OneDrive, Teams och SharePoint. Versionshistoriken kan spara upp till 500 versioner av ett dokument, och en ny version skapas varje gång du gör en ändring i dokumentet. Nedan beskrivs hur du gör och vart du hittar funktionen.

Öppna en fil som du har sparad i Microsoft 365. Det kan vara ett Word-dokument, PowerPoint eller Excel.

Klicka högst upp i dokumentet där rubriken på filen står.
I rutan som kommer upp klickar du längst ner på Versionshistorik.
Nu får du upp en ruta till höger med en lista på tidigare versioner av ett dokument. Klicka på Öppna version om du vill se en tidigare version.
Nu får du upp ett nytt fönster där du ser hur dokumentet såg ut tidigare. Här kan du välja att jämföra med den nuvarande versionen eller att återställa dokumenten till denna tidigare version. Om du gör det, skapas det en ny version av dokumentet. Om du inte vill återställa eller jämföra, stänger du ner dokumentet.

E-postaviseringar till gruppformulär

2023-06-07/i Anställd, E-post, Forms, Manual, Microsoft 365, Outlook, Student, Svenska

När du skapar gruppformulär i Forms, och vill få e-postaviseringar när ett svar lämnas in i formuläret krävs det att du gör ytterligare inställningar än att bara ställa in det i formuläret. I denna manual beskriver vi hur du kan få aviseringar till en gruppmejl, när du skapar gruppformulär i Forms.

Gå till Microsoft Forms
Gå längst ner på sidan och hitta den grupp/team formuläret du vill ha aviseringar ifrån finns.
Klicka på det team du vill ställa in e-postaviseringar på.
Uppe i det högra hörnet ser du medlemmarna i Teamet. Klicka på knappen där det står hur många medlemmar teamet har.
Nu öppnas Outlook på webben. Högst upp till vänster i menyn klickar du nu på Redigera
I den rutan som öppnas nu, bockar du i Låt personer utanför organisationen skicka e-post till gruppen (du kan behöva scrolla ner lite i rutan)
Klicka sedan på Spara.
Klar! Nu har du ställt in att dina gruppformulär tillåts att ta emot epost-aviseringar. Se till att du även ställt in i gruppformuläret att du vill få e-postaviseringar om varje inlämnat svar.

Schemaläggningsomröstning i Outlook

2023-04-05/i Anställd, E-post, Manual, Microsoft 365, Outlook, Svenska

I denna manual beskriver vi hur du gör en schemaläggningsomröstning i Outlook. Schemaläggningsomröstning kan du använda för att komma överens om en mötestid, då mötesdeltagarna får rösta på en tid som passar dem. Denna funktion finns enbart för Windows och på webben. Manualen kommer att utgå ifrån webben för att passa även de som använder till exempel Mac.

Gå till portalen (m365.umu.se) och öppna Outlook.
Gå till kalendern och klicka på Ny händelse, och välj Händelse.
Nu får du upp en ruta där du bjuder in mötesdeltagarna och sätter en rubrik på mötet.
Gå sedan till Schemaläggningsomröstning i menyraden.
Nu får du upp en ruta till höger. Här kan du välja hur långt mötet ska vara, och vilket datum det är. Nedan kan du se förslag på tider då det skulle passa alla mötesdeltagare, respektive någon av mötesdeltagarna. När du har valt vilka förslag du vill skicka ut klickar du på Nästa.
Nu ser du ruta med en överblick över de tider du valt. Här kan du även välja en plats, eller bocka i Teams-möte. Under ”Hantera omröstningsinställningar” får du alternativ du kan välja att bocka i eller bocka ur:
– Schemalägg när deltagarna uppnår konsensus: Bocka i denna om du vill att mötet ska bokas in automatiskt i Outlook-kalendern när ni kommit överens om tid.
– Blockera valda tider i min kalender: Lägg in platshållare i din kalender för samtliga av de valda tiderna.
– Meddela mig om uppdateringar av omröstningar: Få ett mejl när en mötesdeltagare lagt en röst.
– Kräv att deltagarna verifierar sin identitet: Deltagarna som röstar ska vara inloggade, så det går att identifiera vem det är som röstat.
– Lås omröstning för deltagare: Deltagare kan inte föreslå nya tider.När du känner dig redo, klicka på Skapa omröstning.
Nu ser du en översikt på vad du skickar i din omröstning, och kan skriva ett meddelande i mejlet. När du är redo klickar du på Skicka.
När du skickat schemaläggningsomröstningen, kommer platshållare att skapas i din och mottagarnas kalender, för de valda tiderna.
Klar! När de röstar får du ett mejl, och om alla kommer överens om samma tid, läggs en bokning in i kalendern för den tiden, och platshållarna försvinner.

Spela in möten i Teams

2023-03-08/i Anställd, Manual, Microsoft 365, Student, Svenska, Teams

I denna manual beskriver vi hur du spelar in digitala möten i Teams, och vart du hittar inspelningen när mötet är över. Observera att alla deltagare behöver ge sitt samtycke för att kunna delta under mötet vid en inspelning. Om samtycke ej ges kommer personen enbart att kunna lyssna till mötet samt använda chatten. Deras ljud och video stängs av och de kommer heller inte kunna dela sin skärm. Ett tips är att alltid informera deltagarna innan mötet om att det kommer att spelas in.

Tänk efter innan du spelar in ett möte

Undvik helst att spela in möten om du inte absolut måste. Skriv hellre minnesanteckningar för att dokumentera mötet. Om du ändå vill spela in ett möte ska du:

Informera deltagarna i mötet innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade.
Säkerställa att informationen som spelas in inte innehåller känsliga uppgifter.

Anslut till ett teamsmöte

När du har startat eller anslutit till ett teamsmöte klicka på Mer, och sedan Spela in och transkribera.
Nu får du upp ytterligare en ruta, klicka på Starta inspelning när du är redo. Här kan du även välja att Starta avskrift, om du vill transkribera mötet.
Som den person som startar inspelningen får du nu upp en informationsruta om att samtycke krävs från deltagarna. Klicka på Fortsätt för att begära samtyckte från deltagarna. Alla deltagares kamera och mikrofon kommer att stängas av.
Deltagarna får upp en informationsruta högst upp i mötet där de får instruktioner om hur de ger sitt godkännande. För att ge sitt godkännande behöver de aktivera sin kamera eller mikrofon. När deltagaren slår igång sin kamera eller mikrofon får de en ny informationsruta där de får förklarat för sig vad de godkänner och får välja Ja eller Nej.
När du vill avsluta inspelningen gör du på samma sätt som när du startade inspelningen. Du går till Mer och sedan Spela in och transkribera, därefter klickar du på Stoppa inspelning. Inspelningen stoppas även automatiskt när mötet avslutas.
Nu har du gjort en inspelning av ditt Teamsmöte. Det kan ta några minuter innan inspelningen är sparad. Inspelningen sparas automatiskt i möteschatten efter mötet är avslutat. Beroende på vilken typ av teamsmöte du spelade in sparas inspelningen på olika ställen:
– Kanalmöte: Inspelningen sparas i en mapp under ”Filer” i kanalens SharePoint, där alla medlemmar i teamet har tillgång till den.
– Vanligt möte: Inspelningen sparas i mappen ”Inspelningar” på OneDrive för den individ som startade inspelningen.
Inspelningen sparas enbart under begränsad tid, så om du ej vill att den ska försvinna kan du spara ner den i en annan mapp i din OneDrive.

Automatisk inspelning

Innan mötet börjar kan du välja att det ska spelas in automatiskt. Gå till Mötesaltenativ och bocka sedan i Spela in automatiskt. Om du väljer att göra detta är det viktigt att deltagarna i mötet godkänner redan innan mötet startar att det är okej att bli inspelade.
Bild som visar funktionen "spela in automatiskt"

Vanliga frågor om Bookings

2023-02-07/i Anställd, Bookings, Manual, Microsoft 365

Läs mer

Skapa en bokningssida i Bookings

2023-01-23/i Anställd, Bookings, Manual, Microsoft 365

Bookings är ett digitalt bokningsverktyg där du kan schemalägga olika typer av bokningsbara tider och möten – som personer sen kan boka in sig på. Det kan till exempel vara handledningstider, rådgivning, möten, eller andra tjänster. Här finns en beskrivning av hur du gör för att skapa din egen delade bokningssida. Vill du veta hur du kommer igång med Bookings med mig rekommenderar jag att du tittar på denna sida: Mer information om hur du kommer igång med mötestyper i Bookings med mig

Gå till portalen på m365.umu.se
Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Bookings.
Nu är du på Bookings startsida.
- För att skapa en mötestyp i Bookings för mig klickar du på Skapa mötestypen. Mer information om hur du kommer igång med mötestyper i Bookings med mig
- För att skapa en ny delad bokningssida klickar du på Skapa bokningssida
Välj om du vill skapa en ny bokningssida, eller om du vill klona från en befintlig kalender (bokningssida). För att skapa en ny väljer du Skapa från början.
Nu väljer du ett namn till din bokningssida, visningsnamnet kan ändras i efterhand, däremot ändras inte adressnamnet, så tänk på att om du ändrar namn på din bokningssida ändras enbart visningsnamnet. Du kan även lägga till en logotyp som kommer att synas på startsidan för bokningssidan. På ”verksamhetstyp” väljer du det som passar bäst in på din bokningstjänst.
Här kan du välja om du vill bjuda in annan personal till bokningssidan. I sökrutan söker du efter personer inom organisationen. Du kan i efterhand lägga till fler personer som ska få åtkomst till bokningssidan. Du som skapar bokningssidan är “Administratör” och kan hantera och redigera bokningssidan. De personer du bjuder in, blir automatiskt “gäster”, och har inte samma behörigheter. Detta kan ändras när bokningssidan är skapad. Du kan även sätta upp rum och resurser som personal, om du vill ha en bokningskalender för dessa.
Här kan du anpassa dina tider för din tjänst. Klicka på Ändra om du vill ändra de förinställda tiderna. Du kan även ändra och anpassa tiderna när bokningssidan är skapad. Klicka på Nästa för att fortsätta skapandet av bokningssidan.
Nu kan du välja vem som kan boka avtalade tider. När du valt vem som kan boka, klicka på Skapa kalender.
– Ingen självbetjäning: Detta innebär att enbart personal kan lägga in tider och boka i kalendern.
– Personer i organisationen: Detta innebär att man måste ha ett Umu-ID för att kunna boka tider i bokningskalendern.
– Alla: Detta innebär att vem som helst kan boka tider på bokningssidan, både personer inom Umeå Universitet, och externa.
Nu är din bokningssida skapad. Du kan dela länken direkt om du vill. Klicka på Kom igång för att redigera din bokningssida och anpassa schemaläggningen.

Lathund för att skapa inlägg i Manual

2020-11-17/i Anställd, Manual, Svenska

Logga in

För att logga in i manual gå till https://manual.its.umu.se/wp-inloggning

Logga in med ditt användarnamn och lösenord, OBS ej ditt Umu-id.

Skapa nytt inlägg

I Adminpanelen till vänster, klicka på Inlägg.
Klicka på Skapa nytt. Nu skapas ett nytt inlägg där du kan skapa dina manual.

Tydliga och beskrivande rubriker

Fundera på hur användaren kommer att söka efter ditt inlägg. Det ger dig en riktlinje för hur du ska utforma rubriken på ditt inlägg. Det är bra om det framgår vilken tjänst/system du skriver om, samt om det är för en speciell mobil eller operativsystem.

Exempel på tydliga beskrivande rubriker:

Ställa in eduroam för Mac
Manuell installation av VPN-klienten på en dator med Windows
Logga in på Skype för företag på iPhone

Ingress

I början av instruktionen kan du skriva en kort ingress där du sammanfattar instruktionen och tar upp om det finns särskilda förutsättningar för din instruktion.

Exempel på en ingress:

I denna manual hittar du instruktioner för hur du installerar eduroam på din enhet.

Mellanrubriker och viktiga nyckelord

Rubriknivåer i text editor i Manual

Mellanrubriker kan underlätta för läsaren att navigera sig i texten och hitta det innehåll hen vill läsa. Använd rubriknivåerna som du hittar i text editorn under Stycke.

Tänk igenom vilka ord användaren kan tänkas söka efter för att hitta instruktionen. Försök få med viktiga nyckelord i instruktionen så att inlägget blir sökbart för användaren. Markera nyckelord i texten med fet stil – inte kursiv stil. Fet stil är lättare för läsaren att uppmärksamma än om du kursiverar text.

Exempel på markering av nyckelord med fet stil:

“3. Här ser du alla medlemmar, för att lägga till och ta bort medlemmar klicka på  Ändra medlemmar.
4. Klicka på Lägg till för att söka efter en ny medlem, eller markera en medlem i listan och välj Ta bort, klicka sedan OK.”

Punktlistor underlättar läsning

Använd gärna punktlistor och numrerade listor för steg för steg-instruktioner. Det gör det lättare för läsaren att orientera sig i texten. Om det är en lång instruktion kan man även skriva ut hur många steg instruktionen innehåller redan i början så man vet vad man har att vänta sig, till exempel 1 (av 22).

Länkar

I instruktionen kan du länka vidare till information som är nödvändig för att kunna fullfölja instruktionen. Skriv tydliga och beskrivande länktexter, och inte bara ”klicka här”.

Skriv inte:

Klicka här och ladda ner de bilder du vill använda.

Skriv hellre:

Gå till Mediabanken och ladda ner de bilder du vill använda.

Bilder

I instruktioner är det bra att ha tydliga bilder som visar var i gränssnittet på tjänsten/systemet/appen man är. Använd gärna möjligheten att ringa in eller rita pilar på bilden för ytterligare tydlighet.

Tänk på dispositionen i inlägget och balansen mellan bild och text. Använd inte för många och stora bilder som gör att textinstruktionen döljs. Alla steg i en instruktion behöver inte en bild kopplad till sig, utan endast de där textinstruktionen inte är tillräckligt tydlig i sig.

Namn på bilder

Döp inte bilderna till något allmängiltigt utan namnet får gärna beskriva vad bilden föreställer, eller själva steget i instruktionen som bilden beskriver.

Skriv inte: Teams1

Skriv hellre: Inloggningsvy för Teams

Lägg till bilder

För att lägga till en bild, kicka på Lägg till media och sedan Ladda upp filer, välj sedan fil. Du avgör själv hur stor bilden bör vara för bäst synlighet men generellt bör medium eller full storlek fungera.

Om bilden är i storlek medium bör du vänsterjustera bilden.

Alternativ text

Fyll i alternativ text när du laddar upp bilden. Personer som använder skärmläsare kan då också ta del av vad bilden föreställer.

Ta bort gamla bilder

Om du uppdaterar en instruktion med nya bilder kom ihåg att gå in i Mediabiblioteket och radera de gamla bilderna.

Uppföljningsdatum

Fält för uppföljningsdatum

Här måste du skriva du in ett datum för när du eller någon annan behöver titta igenom innehållet för att se om allt stämmer fortfarande. Väljer du inget datum kommer inlägget avpubliceras. Välj ett datum cirka sex månader framåt. Cirka 7 dagar innan uppföljningsdatumet skickar systemet ut ett meddelande om att det är dags att se över sidan. Om uppföljningsdatumet inte flyttas fram kommer sidan att avpubliceras och sparas som ett utkast. Tänk också på att INTE välja ett datum under lediga perioder som sommaren eller vid jul och nyår. Önskvärt är också att du väljer en en vardag. Ett tips är också att välja samma datum om du har både en svensk och engelsk version av manualen.

Relaterade länkar

Vy för relaterade länkar och kopplat innehåll

Finns det länkar som är bra för den som läser ditt inlägg? Det kan vara inlägg direkt till webbgränssnitt, information i ITS tjänstekatalog eller annat som är bra att ha.

Relaterade länkar kan även användas för att visa upp andra inlägg i Manual som är bra att ha i närheten.

Lägg gärna till dem under Relaterade länkar i ditt inlägg. Då visas de upp i högerspalt när inlägget är publicerat.

Kopplat innehåll

Förhandsvisning av kopplat innehåll Att koppla innehåll är ett sätt att visa upp saker i inläggets högerspalt som inte är länkar utan innehåller korta instruktioner eller annan information.

För att skapa kopplat innehåll behöver du först skapa Sidoinnehåll. Tänk dig Sidoinnehåll som ett slags miniartikel som du kan återanvända på flera typer av inlägg.

Skapa sidoinnehåll
Gå till ditt inlägg
Lägg till Kopplat innehåll
Publicera

Skriv FAQ för kortare frågor och svar

Vår kunskapsdatabas Manual innehåller över 200 olika instruktioner och guider. Det gör att det ibland är svårt att hitta och veta var man ska börja leta på. Då är förslaget att du skapar en FAQ med kortare frågor och svar.

I relaterade länkar lägger du in länkar till längre instruktioner och sånt som kan vara bra att ha.

Exempel på FAQ:er som finns idag är:

E-post för studenter FAQ
Portalen FAQ
Umu-kort FAQ